PLAN ESTRATÉGICO DE TOMA DE DECISIONES.

Identificación.

La comunicación es fundamental para el éxito de cualquier negocio. La falta de

una línea comunicacional clara puede terminar siendo perjudicial para tu
organización en todos los niveles. Aproximadamente, un tercio de todos los
proyectos fallidos o retrasados son el resultado de una falla en la comunicación.

La comunicación interna concibe que una buena administración del personal

humano es un pilar fundamental para el cumplimiento de las metas y además de
esto, es la que contribuye al desarrollo y fortalecimiento de la manera en la que los
colaboradores perciben y actúan en la organización en la que trabajan. Es por ello
que la comunicación interna se convierte en gran medida en un factor constitutivo
de la cultura organizacional. Para ello se necesita un líder con liderazgo debido a
que en la empresa cuando las personas que tienen un cargo de más jerarquía y
lideran alguna área de la empresa no logran resultados positivos ni empatía con
las personas a cargo; ya sea por una actitud autoritaria, déspota o desordenada.
Una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de pérdidas en
cualquier empresa. Es vital elaborar estrategias especializadas en mejorar la
comunicación interna de las organizaciones porque esta decisión será decisiva
para aumentar su rentabilidad.

Análisis de las causas.

 Ambiente de trabajo estresante. El ambiente de trabajo estresante puede

tensar la comunicación entre los empleados en el lugar de trabajo. Un
ejemplo de esto pasa cuando los empleados se sienten sobrecargados y la
empresa no tiene suficiente personal. Un entorno de trabajo estresante
puede dificultar la comunicación eficaz de los empleados.
 Los gerentes mantienen a los empleados fuera del circuito. Asegurarse
de que los empleados puedan comunicarse con los gerentes es
fundamental para mantener canales de comunicación eficientes, pero
también es importante asegurarse de que los gerentes utilicen estos
 canales para comunicarse con sus empleados. Uno de los problemas que
tienen muchas empresas es que sus gerentes asumen que los empleados
no necesitan saberlo todo. Sin embargo, mantener informados a los
empleados sobre cuáles son los objetivos de la organización, cómo van los
proyectos y cómo le va a la empresa, les hace sentir que en realidad son
una parte importante del negocio y tienen interés en cómo funciona.
 Formas de comunicación incorrectas. Las diferentes interacciones
requieren diferentes modos de comunicación. El tema y la urgencia del
mensaje definirán la forma correcta de comunicación.
 No hay plataformas para la comunicación en el lugar de trabajo. Las
empresas deben utilizar plataformas de comunicación seguras para
relacionarse con sus empleados. Si no cuentan con eso, los miembros del
equipo encontrarán otras formas de comunicarse entre sí, que pueden no
ser menos seguros.
 Envío de información irrelevante. Si los gerentes envían mensajes
constantemente a sus empleados y esos mensajes son irrelevantes para
sus funciones, los empleados comenzarán a ignorar esos mensajes. Esto
puede ser un problema real, especialmente si se ignora un mensaje urgente
porque los destinatarios asumen que podría ser irrelevante.
 Sin líneas de comunicación abiertas con los jefes.
Si los empleados no pueden comunicarse fácilmente con la gerencia,
entonces será difícil que los gerentes hagan un seguimiento de lo que están
haciendo sus empleados y qué tipo de progreso están logrando y qué
requieren para aumentar sus niveles de productividad. Todos los niveles de
una organización necesitan comunicarse entre sí de manera eficiente para
hacer preguntas, abordar problemas o mantenerse al día. La falta de líneas
de comunicación entre los empleados y la gerencia hará que los empleados
sean menos productivos e incluso pueden sentirse menos valorados, ya
que no hay forma de que se aborden, eficientemente, sus problemas.
 No contar con un plan de comunicación. Todas las empresas deben
tener un plan de comunicación establecido. Este plan debe informar a los
 empleados, gerentes y partes interesadas, cómo, dónde y cuándo deben
comunicarse. Sin ese plan, puede resultar difícil saber cuál es el proceso
correcto para comunicarse.
 Una organización demasiado jerárquica. Una estructura demasiado
vertical o compleja dificulta el flujo de información; alguna información
puede perderse y otra a los destinatarios distorsionada.

Soluciones potenciales.

 Identificar problemas en la comunicación. Utilizar medios de

comunicación inadecuados, emplear lenguajes con los que los trabajadores
no necesariamente están familiarizados u omitir la preparación de los
nuevos talentos de una compañía puede traducirse en un desinterés o un
aislamiento de las áreas y miembros de la empresa. El departamento de
recursos humanos debe realizar supervisiones continuas para conocer la
percepción de los miembros de la compañía y poner a prueba los medios
de comunicación internos para saber si la información está siendo recibida
por los trabajadores de forma expedita, si es clara y si cuentan con canales
versátiles para comunicarse.
 Promover la receptividad. En los equipos de trabajo de una compañía
existe una gran diversidad de relaciones. Si bien muchas son horizontales y
ponen en un mismo nivel a los miembros de los departamentos y equipos
promoviendo su constante interacción, hay relaciones laborales verticales
que pueden poner en desventaja a los empleados respecto a sus líderes y
jefes.
 Capacitar a los recursos humanos. Los objetivos de una empresa están
en permanente cambio debido a las exigencias del mercado y a la
innovación tecnológica. Es probable que a lo largo del tiempo cambien las
metas trazadas y los equipos y software que se utilizan en la compañía. Por
ende, los colaboradores deben estar al día respecto a estos avances y solo
mediante la actualización se puede esperar que todos trabajen de acuerdo
a las metodologías establecidas y se comuniquen en los mismos términos.
 Para ello, el departamento de recursos humanos debe ofrecer
capacitaciones tecnológicas y de habilidades blandas a todos los
trabajadores de la compañía.
 Mantener informados a los miembros de la compañía. Es ideal que el
área de recursos humanos de una empresa difunda cierta información al
resto de los colaboradores, como las modificaciones en los valores que
definen la cultura de la empresa o incluso modificaciones de los grupos de
trabajo, dueños y directivos.
 Aprovechar las herramientas de marketing. La imagen de una empresa
es determinante para generar canales de venta y determinar audiencias y
consumidores. Las marcas están sometidas a una competencia voraz con
otras compañías, por lo que comunicar eficientemente la cultura, la visión y
los métodos de trabajo de una empresa es una gran alternativa para captar
públicos que empaten con sus objetivos.
 Implementar tecnologías para la comunicación. Las tecnologías de la
información y comunicación son excelentes aliadas a la hora de mejorar la
comunicación organizacional de una empresa.

Consecuencias de acciones.

 Moral baja. La buena comunicación debe generarse desde los más

grandes de la empresa, articulando una visión y unos objetivos claros. Una
mala comunicación puede generar resentimientos, frustraciones, crear un
mal ambiente en el trabajo, dañar la productividad e inclusive las relaciones
externas.
 Falta de comunicación interna. Cuando hay falta de comunicación interna
en una empresa se originan retrasos en la planificación, se repite
innecesariamente el flujo de trabajo o se tiene que rehacer lo mismo.
 Clientes insatisfechos. Cuando no se escuchan las necesidades de los
clientes, la empresa va perdiendo la confianza de ellos. Por esta razón, las
empresas pueden cometer errores como hacer un pedido duplicado o una
orden incorrecta.
  Bajo rendimiento. El rendimiento en una empresa se mide por la
productividad. No tener una buena comunicación puede traducirse en
pérdidas de tiempo, en espera de recibir instrucciones claras o tiempo
perdido cuando el trabajo debe ser hecho de nuevo debido a la falta de
entendimiento.

Selección del modelo.

Este modelo está conformado por distintas estrategias:

Elaborar y difundir un manual corporativo.

Es de gran utilidad para los nuevos empleados. Al principio habrá un texto de

bienvenida y posteriormente encontraran toda la información relevante que
necesitan manejar para desarrollar su actividad profesional: los objetivos de la
empresa, el organigrama de una empresa, los procedimientos básicos, las normas
internas, los valores de la entidad o recursos. Si está redactado correctamente y
con todos los detalles fundamentales, el trabajador será eficaz desde,
prácticamente, el primer día de su incorporación. Además, al sentirse integrado e
informado su adaptación será más rápida.

Buzón de sugerencias.

La comunicación interna, para que realmente funcione, debe ser bidireccional y

basarse en el respeto y la confianza. No obstante, habrá temas delicados en los
que el empleado no quiera dar a conocer su identidad o expresar una opinión
concreta por el recelo a no ser entendido. Esto se soluciona con la colocación de
un buzón de sugerencias.

La empresa no puede permitirse perder buenas ideas o iniciativas por el hecho de

que el empleado tenga miedo o vergüenza. Con el buzón de sugerencias se
pueden recoger, de manera anónima, las inquietudes y opiniones de los
trabajadores, sin que se produzca ninguna situación incómoda o sin el miedo a las
represalias.
Tablón de anuncios.

Para determinados temas, como situaciones puntuales, urgentes o relevantes se

puede utilizar un tablón de anuncios que todos los miembros de la empresa
puedan consultar. La ventaja es que evitamos saturar el correo electrónico de los
empleados y, lo que es peor aún, que, al llegar demasiados emails con noticias
internas, se acaben convirtiendo en spam.

Si queremos que sea realmente útil, es necesario fomentar la participación de los

empleados, poniendo en marcha alguna iniciativa interesante como comidas de
departamentos un determinado día de la semana, propuestas para jugar al pádel
después del trabajo.

Selección de la solución.

Compromiso entre los trabajadores y la dirección de la empresa, y viceversa.

Para que una relación funcione es necesario que todos pongan de su parte. Lejos
queda esa política de las empresas en las que lo que primaba era la comunicación
descendente, es decir, los responsables mandaban y los trabajadores acataban.
La humildad de los directivos y la potenciación de acciones que motiven a los
empleados son dos aspectos básicos para formar equipos productivos y
competitivos. Si lo fomentamos aumentará el sentimiento de pertenencia a la
empresa por parte del trabajador.

Integrar la estrategia de comunicación interna en las acciones de la empresa.

Una vez que tenemos clara la estrategia y la planificación de los puntos clave en la
comunicación interna, hay que reflejarlo con acciones reales que pongan de
manifiesto que se está poniendo en práctica y que no son acciones puramente
teóricas. Es decir, las acciones innovadoras de la estrategia de comunicación
interna tienen que plasmarse en casos concretos.

Implementación.
Al escuchar y realizar cada uno de los pasos y puntos para mejorar la
comunicación entre los trabajadores y directivos de la empresa, puede aumentar
un 40% la satisfacción del cliente. Además, mejora la rentabilidad de la entidad al
30%. Los datos corroboran la importancia de hablar con los trabajadores.

Para que todo esto se produzca es fundamental llevar a cabo una estrategia: un
plan de comunicación interna, es decir, unas directrices concretas para informar a
los trabajadores de los objetivos generales o de una iniciativa concreta y
permitirles que tomen las decisiones más beneficiosas en función de las
circunstancias o de los cambios. Un mayor conocimiento de la empresa por parte
de los empleados, permite priorizar las acciones y organizar mejor el tiempo.

Evaluación.

A.  Políticas y procesos aplicados en el área de la comunicación interna

Posibles acciones a
Aspectos a evaluar Sí No implementar
¿Existe una definición clara de la
política a seguir en la
1 comunicación interna?
¿Existe un plan de comunicación
2 interna?
¿Todos los departamentos actúan
igual y al unísono en la aplicación
de la política de comunicación
3 interna?
Los éxitos de la empresa, ¿se
4 comunican a todo el personal?
¿Se informa del futuro y las
tendencias del mercado a los
5 empleados?
¿Están debidamente formalizados
los procesos de comunicación
6 interna?
¿Se produce con frecuencia
7 exceso de información?
 ¿Le atribuyen más importancia en
la empresa a las comunicaciones
descendentes (de los niveles de
dirección hacia abajo) que a las
comunicaciones ascendentes (de
los niveles operativos a los niveles
8 de dirección)?
¿Los empleados tienen
conocimiento de los objetivos de la
9 empresa?
¿Conoce el personal en
profundidad los cambios
10 organizativos de la empresa?
¿Existen manuales de procesos de
trabajo para las actividades más
11 importantes de la organización?
¿Se implican activamente los altos
niveles de dirección en las
actividades de comunicación
12 interna?
En la comunicación que se realiza
en la empresa actualmente, ¿se
atribuye más importancia a los
medios utilizados que a los
13 contenidos?
¿Existe suficiente coherencia e
integración entre los diferentes
canales de comunicación interna
14 utilizados?

B. Herramientas de comunicación interna utilizadas

¿Qué herramientas de comunicación interna se están utilizando en la actualidad

en la empresa?

Posibles acciones a
Herramientas Sí No implantar
1 Intranet/correo electrónico.
2 Revista digital.
3 Reuniones programadas.
4 Reuniones no programadas
5 Manual de bienvenida.
6 Revista interna impresa.
7 Jornadas de puertas abiertas.
8 Convención anual.
9 Tablón de anuncios.

10 Teléfono de información.

11 Reuniones con la dirección.

12 Buzón de sugerencias.

13 Cartas de la dirección general.

14 Encuestas.

15 Programas de ideas de mejora.

Concursos de ideas entre el
16 personal.
Reuniones y/o entrevistas
17 personales.

18 Otros:
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