Paso 2 - Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Estudiante

Yessica Andrea Guevara Téllez

Código: 1121216280

Tutora:

William Rene Huertas

Grupo

80007_288

Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Escuela De Ciencias Sociales Artes Y Humanidades

Tecnología en Regencia de Farmacia

Febrero 2021

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 INTRODUCCIÓN

La comunicación y el manejo de la información son elementos fundamentales para el desarrollo de

las actividades individuales y colectivas, en las familias, las empresas; la comunicación es un
elemento de gran relevancia en las relaciones entre empleadores y empleados de una empresa,
porque por naturaleza una persona requiere relacionarse con otras personas para satisfacer sus
necesidades. En el caso de las empresas la comunicación es la base estructural de cualquier
organización, es por eso que la transmisión de información es una actividad diaria y de gran
importancia en las empresas, sea cual sea, están necesitan mantenerse actualizadas, estar al tanto
de nuevas tendencias, estar en continuo cambio tanto en productos como en servicios.

La comunicación organizacional es una herramienta fundamental en las relaciones laborales, ya

que da lugar a la transmisión de información para mejorar la calidad del servicio que se está
prestando tanto a sus clientes como a los empleados. La finalidad de la comunicación es
primordial para alcanzar los objetivos propuestos dentro de la empresa y así de esta manera poder
satisfacer las necesidades de sus clientes como de la empresa misma.

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 OBJETIVOS

Objetivo general

 Diseñar estrategias para garantizar la calidad de servicios de la empresa

Objetivos específicos

 Mantener una comunicación clara y precisa con el personal para lograr los objetivos
propuestos
 Determinar los factores motivacionales
 Evaluar el rendimiento laboral de los empleados

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 ENSAYO

LA IMPORTSNCIA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL, LA EFICIENCIA DE

LAS RELACIONES LABORALES Y SU ENFLUENCIA EN EL TRABAJO EM EQUIPO

Es importante saber que la comunicación es inevitable ya que uno no puede dejar de hacerlo, el ser
humano constantemente manda mensajes no verbales incluso cuando estamos en silencio, esto se
puede ver reflejado en gestos, posturas, la expresión del rostro y distintos comportamientos en las
que podemos identificar ciertas actitudes. También es importante mencionar que la comunicación
es irreversible, es decir, las palabras que decimos ya no las podemos regresar, es por eso que juega
un papel muy importante el hecho de pensar antes de hablar, y más importante aún la forma en que
decimos las cosas.

El aprendizaje se basa en la comunicación, ya que el conocimiento que se adquiere se basa en la

interacción de una persona con otra en la que se pueden transmitir distinta información, ideas,
pensamientos y experiencias, esto aunado a la práctica de sus labores y a la previa información que
se tenga, cumpliendo así un proceso de comunicación. Por otra parte, el clima organizacional tiene
que ser el adecuado en una organización, ya que es un entorno en que el trabajador se tiene que
desenvolver de forma cotidiana y de nueva cuenta el factor de mayor importancia es la
comunicación, ya que de está depende si se lleva un buen desempeño dentro de la organización.
Las habilidades para comunicarnos también son relevantes, es por eso por lo que grandes empresas
ven en la comunicación un factor de mucha importancia.

Las empresas necesitan mantenerse actualizadas, estar al tanto de las nuevas tendencias e innovar
en productos y servicios, lo cual permite su permanencia en el mundo de los negocios y estar
dentro de las empresas altamente efectivas. Para eso es necesario que se comprometan a nivel
corporativo a darle el valor que realmente se le debe dar a los procesos vitales de comunicación

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interna y que le permitan alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivas con relación a
las demás organizaciones.

La comunicación organizacional es una herramienta fundamental en las relaciones laborales hoy

en día, ya que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para
identificar los requerimientos y logros de estas y de sus colaboradores.

CTIVIDAD COLABORATIVA

Posteriormente el grupo colaborativo realiza la lectura del caso Empresa XX, que se relaciona a
continuación al cual deben:

-Presentar la identificación de la empresa

CASO EMPRESA

“HAPPY PETS”

Descripción de la empresa

Nombre de la empresa: HAPPY PETS

Ciudad Sede Principal: Leticia amazonas

Fecha de Creación: febrero 16 de 2021

Número de empleados: Nueve Empleados, Un Gerente, dos Jefes de Departamento y tres

subordinados por departamento.

Características de la empresa

La empresa HAPPY PETS tiene como actividad económica la venta de comidas y accesorios para
mascotas. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de
departamento y los subordinados (departamentos de producción y de ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas administrativas y de
producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de Colombia una en la sede principal
y las otras dos en otras ciudades.

Compromisos entre los empleados de la empresa

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Compromiso Laboral Afectivo

Los empleados se organizarán porque así lo quiere, sin ningún tipo de necesidad. Se identifica con
los valores de la empresa, se esfuerza por hacer crecer la empresa y siente los problemas del
negocio como propios así podrán tener un buen ambiente laboral.

Compromiso Laboral de Continuidad

Hace referencia al coste para el empleado de dejar la empresa. El trabajador necesita el trabajo y
continúa porque lo necesita.

Compromiso Laboral Normativo

En este caso, el empleado se ve obligado a seguir en la organización. Ya sea por contrato, o por
otros motivos ajenos a la voluntad del trabajador.

-Definir el tipo de comunicación.

Los tipos de comunicación que se implementa en la empresa “HAPPY PETS” son

De manera interna con la que se trata de mantener informados a los miembros del equipo y generar
climas laborales positivos. Para que sea lo más efectiva posible, y se da de estas maneras:
Descendente: de los superiores a los trabajadores, a través de instrucciones orales, discursos,
reuniones, llamadas telefónicas, memorándums, cartas, informes, folletos, manuales, etc.
Ascendente: de los empleados a los directivos y responsables de área, mediante encuestas,
reuniones, entrevistas, formularios de sugerencias, etc.
Horizontal: la que tiene lugar entre colaboradores del mismo rango jerárquico con la finalidad de
mejorar la cohesión de los equipos, a través de reuniones, llamadas, correos, etc.  
Y de manera externa que va dirigida a la comunidad para dar a conocer la actividad empresarial.
En este caso, la comunicación organizacional está compuesta por las relaciones públicas y como se
ve proyecta la empresa en el ámbito comercial para posicionarse en el mercado.

-Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa

“HAPPY PETS”

1. Definir Público

Publico Interno: directivas, empleados, operarios, vendedores, personal administración, socios,

accionistas-

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Publico Externo: Clientes, Proveedores, distribuidores, bancos o entidades financieras

2. Definir Objetivos

Formar un equipo de trabajo basado en el liderazgo y comunicación sana, para garantizar un clima
laborar estable.
Identificar los métodos de comunicación interna para que tantos empleados como directivas
pueden generar un clima laborar positivo y cada uno logre expresar inconformidades, sugerencias,
etc.
Proponer estrategias de comunicación externa para que clientes, proveedores y distribuidores
logren generar un vínculo positivo que ayude a la valoración de la empresa.
Contribuir al posicionamiento y recordación de HAPPY PETS mediante la difusión de sus
principios, valores y logros en sus diferentes áreas que brinden una mayor aceptación en el
mercado y el comercio.
3. Definir Estrategias

La principal estrategia es generar un clima laboral apropiado donde cada uno de los trabajadores
cumple un rol importante en el crecimiento de la empresa y de esta manera generar un buen equipo
de trabajo para así poder ofrecer un producto de calidad; Elaborar y distribuir de forma pertinente
material de apoyo como impresos, boletines virtuales, etc. Que ayuden a la motivación laboral y
así tener un rendimiento en el ámbito de producción, que aporte al desarrollo profesional y
personal del equipo de trabajo.
Establecer roles para el desempeño de diferentes funciones que ayuden a la mejoría y estabilidad
del ambiente laboral.

Establecer la comunicación como algo prioritario en la organización. Tanto la interna como la

externa; la comunicación ayuda a mantener la empresa al día, ganar en alineación, descubrir
nuevas oportunidades y reducir el riesgo.

Conocer compañeros y clientes. La comunicación en el lugar de trabajo puede parecer a veces

desafiante y frustrante, especialmente cuando se desconocen las preferencias de comunicación de
los demás. Lo mismo sucede de puertas hacia fuera y por eso, comprender cómo estamos todos
conectados consigue aumentar la efectividad de cualquier estrategia.

4. Tipo de Comunicación

Descendente: de los superiores a los trabajadores, a través de instrucciones orales, discursos,

reuniones, llamadas telefónicas, memorándums, cartas, informes, folletos, manuales, etc.
Ascendente: de los empleados a los directivos y responsables de área, mediante encuestas,
reuniones, entrevistas, formularios de sugerencias, etc.

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Horizontal: la que tiene lugar entre colaboradores del mismo rango jerárquico con la finalidad de
mejorar la cohesión de los equipos, a través de reuniones, llamadas, correos, etc.  
Y de manera externa que va dirigida a la comunidad para dar a conocer la actividad empresarial.
En este caso, la comunicación organizacional está compuesta por las relaciones públicas y como se
ve proyecta la empresa en el ámbito comercial para posicionarse en el mercado.
5. Herramientas

 Carta al personal
 Reuniones informativas
 Entrevista
 Cartelera
 Circulares y correos electrónicos grupales
 Buzón de sugerencias
 Intranet
 Correo electrónico
 Círculos de calidad
 Reuniones periódicas
 Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
 Sesiones informativas
 Redes sociales
 Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)

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 7- organigrama de aplicación

CRONOGRAMA DE APLICACIÓN
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEM OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBR
Actividad Dirigido a:
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Elaboración Protocolo de Empleados en
Comunicaciones Internas y Externas General                                                                                                
Empleados en
Socialización Protocolo de
Comunicaciones General
                                                                                             
Empleados en
Seguimiento y Control del Protocoló General
de Comunicación
                                                                                               
Empleados en
Plan de Mejoramiento General
                                                                                               
Empleados en
General
Ejecución y Aplicación Protocolo  

                                                                                             
Empleados en
Seguimiento y Control del Protocoló General
de Comunicación
 
                                                                                             
Empleados en
General
Plan de Mejoramiento

                                                                                               

Este organigrama de aplicación busca generar un mayor orden y una estructuración organizada para cada una de las actividades a
realizar. Inicialmente se requiere hacer una actividad a la semana para establecer una relación directa entre empleados y empleadores.
-Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en
equipo.

La proactividad puede ser definida como la capacidad que tiene una persona de actuar a partir de
su iniciativa, aportando su creatividad y generación de nuevas ideas en la realización de sus
deberes. La motivación es aquello que incentiva a una persona a realizar diferentes actividades,
este factor se encuentra directamente relacionado con el rendimiento y comportamiento del
individuo

Para dinamizar las relaciones laborales y el trabajo en equipo se deben desarrollar los siguientes
programas, los cuales deben ser elaborados con la participación de los Empleados de la Empresa,
es decir el plan de motivación consiste

Programa de Bienestar Social:

El Bienestar de la persona consiste en un equilibrio espiritual, físico, mental y de relaciones

positivas con su entorno ecológico, social y laboral por lo tanto la política de Bienestar Social debe
responder a la satisfacción de las necesidades tanto de la Empresa como del Empleado dentro del
contexto laboral, asumiendo los nuevos retos de los cambios organizacionales, políticos, culturales
y haciendo partícipes a los Empleados en la implementación de los planes, programas y
proyectos, de tal manera que se combinen los fines de desarrollo de la Empresa, con los fines de
desarrollo personal.

Actividades:

Deportivos, recreativos y vacacionales, Artísticos y culturales, Promoción y prevención de la

salud, Educación en artes y artesanías, Promoción de programas de vivienda, Clima laboral
Cambio organizacional, Adaptación laboral, Preparación a los pre pensionados para el retiro del
servicio, Cultura organizacional

Programa de Incentivos
Los planes de incentivos para los Empleados se Orientarán a otorgar reconocimientos por el buen
desempeño, propiciando así una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad bajo un
esquema de mayor compromiso con la Empresa y

El Gerente de la Empresa, podrá adoptar anualmente el plan de Incentivos y señalar en él, los
Incentivos que se ofrecerán al mejor Empleado de la Empresa de cada nivel Jerárquico y a los
mejores Equipos de Trabajo escogidos entre aquellos que pertenezcan a los niveles profesional,
técnico, administrativo y operativo.

Plan de Capacitación

El Plan Institucional de Capacitaciones (PIC) se define como el “conjunto de procesos

organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo a lo
establecido por la ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación
inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de
actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos de la Empresa, a la mejor prestación de servicios a
la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral, durante un periodo de
tiempo y a partir de unos objetivos específicos.
 Conclusiones

 Los empleados motivados, propenden por ser eficaces y eficientes-

 Las reglas fundamentales de negociación se aprenden en los primeros años de
socialización del ser humano; negociar es tratar asuntos públicos y privados procurando su
mejor logro. No existe un único método de negociación a todos los casos y circunstancias.
 Aprender a negociar nos ayuda a vivir con menos conflictos y en mayor armonía con
nuestros semejantes, mejora las relaciones interpersonales y hace más fácil el logro de las
metas personales y profesionales en todos los ámbitos de la vida.
 BIBLIOGRAFÍA APLICANDO LAS NORMAS APA.

Castro, A. de. (2014). Comunicacion organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado dehttp://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?
url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live