Unidad II Obligaciones y responsabilidades de un director de ventas

Introducción
Esta unidad temática adquirirás los conocimientos para el cálculo de la demanda de los productos y su importancia, como es un plan anual de
publicidad, la importancia de la administración del tiempo y del territorio de ventas y las razones básicas para establecer estos territorios de ventas, así
como la toma de decisiones y los sistemas de dirección dentro de las organizaciones, con estos aprendizajes podrás adentrarte en su aplicación dentro
del ámbito turístico.

 
2.1. Determinación anual de la demanda de los productos o servicios.

Formulación de un programa de ventas

La formulación de un programa de ventas necesita de cinco aspectos para la toma de decisiones.

 
1. ¿Cuál es la mejor manera de adaptar el esfuerzo personal de ventas al entorno de la empresa y de integrarlo a los demás elementos de la
estrategia de mercadotecnia?
2. ¿Cuál es la forma de acercarse, convencer y dar servicio a los clientes potenciales? En otras palabras, ¿Qué prácticas de administración de
cuenta debe adoptarse?
3. ¿Cómo debe organizarse la función de ventas para contactar y administrar a diversos tipos de clientes de la manera más eficiente y eficaz
posible? ¿Y cómo crear equipos para mejorar problemas específicos de los clientes. ¿Quién debe estar en esos equipos?
4. Desde un enfoque realista ¿qué grado de desempeño cabe esperar que alcance cada miembro de la fuerza de ventas durante el siguiente
periodo de planeación? Los gerentes de venta participan en el pronóstico de la demanda y en la determinación de cuotas y presupuestos.
5. En vista de las prácticas de administración de cuentas y de empresa y de los pronósticos de demanda, ¿cómo debe organizarse la fuerza de
ventas? ¿Cómo deben definirse los territorios de ventas? ¿Cuál es la mejor manera de asignar el tiempo de cada vendedor en un territorio?

 
2.2. Plan anual de publicidad, relaciones públicas y ventas personales
 

El proceso de ventas personales

El primer paso que debe considerare son las técnicas que tradicionalmente han producido mejores resultados. El proceso de ventas está comprendido
por una serie donde cada paso debe ir completándose ya que de no realizarse no se cerrara la venta. De acuerdo a  Stanton, Buskirk y Spiro (1995)
esta serie de pasos está comprendida como sigue:

1.- Búsqueda de clientes: La búsqueda de clientes es un método o sistema mediante el cual los vendedores averiguan los nombres de las personas
que necesitan sus productos y sean adquiridos. Hay una gran variedad de formas de adquirir o conseguir las lista de posibles clientes.

Directores de ventas preparan listas de posibles clientes.

Los clientes pueden darnos nuevos nombres
Los actuales clientes pueden necesitar distintos modelos de productos nuevos o diferentes.
Los clientes de los competidores pueden ser buenos clientes prospectivos.
Los anuncios de peticiones de mano, bodas y nacimientos pueden facilitar buenas pistas.

2.- Planificación de la venta: La fase previa al acercamiento incluye todas las actividades de obtención de información necesaria para averiguar los
datos pertinentes sobre el cliente, sus necesidades y su situación, consta de cuatro funciones:

Calificar al cliente o descubrir sus necesidades y posibilidades de compra.

Aportar información que permita al vendedor adaptar su presentación al cliente en cuestión.
Aportar información que permita al vendedor cometa errores tácticos graves durante la presentación.
Acrecentar la confianza del vendedor con el fin de que este se sienta capaz de hacer frente a cualquier problema que surja mientras realiza la
venta.

3.- Acercamiento: En cuanto el agente de ventas tiene el nombre del posible cliente se realiza el acercamiento y se establece contacto. Este
acercamiento suele consumir los primeros minutos de la venta y con frecuencia facilita o imposibilita la presentación.
Un buen acercamiento consta de tres aspectos: Capta la atención del cliente eventual. Despierta su interés por saber más sobre el producto o servicio.
Y permite realizar una fácil transición hacia la presentación.

4.- Presentación: Es la parte principal de la venta. El vendedor presenta el producto o servicio y demuestra sus ventajas y características al cliente. A lo
largo de la presentación, el vendedor ensaya varios cierres tentativos para determinar si el cliente está dispuesto a comprar.

5.- Rebatir objeciones: Durante las presentaciones en algunas ocasiones surgen series de objeciones que deben agradecerse ya que indican que el
cliente tiene cierto interés en la oferta. La persona que no tiene ningún interés rara vez presenta una objeción, sino que permanecen en silencio durante
la presentación y al final dicen no estar interesados.

6.- Cierre: Hasta este punto del proceso de ventas, el vendedor sólo ha tenido un objetivo: conseguir el pedido. Muchos vendedores l hacen todo
perfecto hasta que llegan al cierre y no consiguen el pedido. Parecen creer que el cliente comprará automáticamente. Pero el cliente suele necesitar que
lo apremien un poco y el cierre brinda esa oportunidad.
El cierre presuntivo. Muchos vendedores confían en el cierre presuntivo y se limitan a presumir que el cliente va a comprar y empiezan a tomar el pedido
formulando preguntas tales como:

Bien ¿qué tamaño quiere usted?

¿Su apellido se escribe con e o con i?
¿A qué dirección quiere que se lo enviemos?
¿Podemos entregarlo hoy o es mejor mañana por la mañana?
¿Le bastará con tres docenas o prefiere que le mande cuatro?

Si el cliente contesta a tales preguntas, el cierre se está realizando.

7.- Seguimiento: Los vendedores deben aprender que la venta no se termina cuando consigue el pedido. Los buenos vendedores realizan un
seguimiento de varias formas. Inmediatamente después de obtener el pedido, confirman al comprador que ha tomado una decisión inteligente. Se
aseguran de haber contestado a todas las preguntas del comprador y de que el comprador entiende todos los detalles del contrato. Un buen
seguimiento es la clave para crearse una clientela fiel, en última instancia, se traduce en jugosos ingresos para el vendedor. Un cliente satisfecho se
presenta voluntariamente a facilitar nuevas oportunidades de negocios.
8.- Satisfacción del cliente y seguimiento. La satisfacción del cliente sobre el producto y la venta son de suma importancia para idealizar y contar una
siguiente venta, un buen seguimiento es la clave para crearse de clientela, lo que, en última instancia, se traduce en jugosos ingresos para el vendedor.

Por otro lado, las relaciones publicas son el establecimiento de buenas relaciones con los diversos públicos, que implican una publicidad favorable y la
creación de una imagen positiva para la compañía, de las principales herramientas de promoción son el instrumento menos utilizado y su potencial es
dar a conocer y hacer que se prefiera un producto.

Las relaciones públicas implican la determinación de objetivos, la elección de los mensajes y vehículos, la instrumentación del plan y la evaluación de
los resultados.

 
2.3. Principales puntos de venta y distribución del producto o servicio.

Dentro de los puntos de venta y distribución encontramos una tarea muy importante en lo que se refiere a la administración de
ventas que es el establecimiento de territorios de venta.

Establecimiento del Territorio de ventas

La asignación efectiva del personal de ventas a los territorios es uno de los factores clave para las organizaciones. En general, se
considera que un territorio de vetas es un área geográfica que contiene cuentas de clientes. Estas cuentas pueden consistir de
clientes presentes y potenciales que se asignan a un vendedor particular. Los clientes y los prospectos se agrupan en forma tal
que el vendedor que atiende a esas cuentas puede visitarlas tan convenientes y económicamente como sea posible.

Al asignar los territorios de ventas se ayuda al gerente de ventas a empatas los esfuerzos y las oportunidades de ventas. El
mercado total de la mayor parte de las empresas es por el general demasiado grande para administrarse en forma eficaz, por lo
que se establecen territorios para facilitar a los gerentes de ventas la tarea de dirigir, evaluar y controlar a la fuerza de ventas.

Aun cuando la mayor parte de las empresas establece territorios sobre una base geográfica, los gerentes de ventas no deben
preocuparse demasiado por consideraciones geográficas. Deben darse mayor importancia a los clientes, no de aéreas
geográficas. Los mercados no se miden en kilómetros cuadrados sino en cantidad de clientes y su poder de compra.

Las razones para establecer territorios de ventas. Fundamentalmente es facilitar la planeación y el control de la función de ventas.
Pero, típicamente, los gerentes de ventas tienen más razones específicas para establecer territorios.

Los territorios para mejorar la cobertura del mercado. El tiempo para visitas de un vendedor debe planearse con tanta
eficiencia como sea posible para poder garantizar una cobertura adecuada de los clientes actuales y potenciales. La cobertura
seguramente será más profunda cuando se asigne un vendedor a un territorio diseñado en forma adecuada y no cuando se
permita al personal de ventas que venda en cualquier lugar.

 El territorio de ventas no debe ser tan grande como para que el vendedor dedique una gran cantidad de tiempo viajando a para
que tenga tiempo de visitar sólo a algunos de sus mejores clientes. Por otro lado, un territorio de ventas no debe ser tan pequeño
como para que el vendedor visite a sus clientes con demasiada frecuencia.

 
El territorio debe ser tan grande que represente una carga de trabajo razonable para el vendedor pero no tan pequeño que
garantice que se pueda visitar a todos los clientes potenciales con la frecuencia necesaria. Ya sea que una empresa establezca
territorios de venta por primera vez, o que modifique los que ya existen, se aplica el mismo procedimiento general, Anderson, Hair
y Bush (2001).

1. Seleccionar una unidad geográfica de control. Las unidades de este tipo emplean estados, condados, áreas de los códigos
postales, ciudades, las zonas metropolitanas y las áreas comerciales. La administración debe luchar por una unidad de
control lo más pequeña posible por dos razones principales. Una es que una unidad pequeña ayudará a la administración a
señalar la ubicación geográfica exacta del potencial de ventas, la segunda es que el uso de pequeñas áreas geográficas
facilitaran la tarea de administrativa de ajustar territorios.
2. Hacer un análisis de la cuenta.  Es indispensable realizar un análisis completo de la cuenta, incluyendo volumen y
características de los productos que se consumen y el radio de acción de estos, así como un comparativo de posibles
competidores dentro de la zona.
3. Desarrollar un análisis de la carga de trabajo de un vendedor. En este proceso se debe analizar y definir el tamaño del área
y la cantidad de clientes por atender en su territorio.
4. Combinar las unidades geográficas de control en territorios. En este proceso se debe detallar bien los límites geográficos y
mantener un control minucioso de los vendedores y sus territorios para la consecución y alcance de metas.
5. Asignar personal de ventas a los territorios.  Una vez establecidos los territorios de ventas, la dirección puede asignar
vendedores individuales a cada distrito.

Canales de distribución

oCanal de distribución.- se llama canal de distribución a toda secuencia de intermediarios que van del productor al consumidor no
importando el número de intermediarios que participen en ella.
Intermediario.- Es la empresa del mercado que adquiere la propiedad de los productos con el objeto de revenderlos al consumidor
final o a otro comerciante, asumiendo el riesgo de la competencia.

 
 

Objeto prioritario de la política de canal de distribución

Tener disponible el producto para que el consumidor lo obtenga a través de un esfuerzo razonable y no excesivo.

Objeto secundario

1. Penetración del mercado

2. Protegerse de los ataques de la competencia

 
2.4. Toma de decisiones y sistemas de dirección.

 
La toma de decisiones es un aspecto neurálgico en cualquier organización, este conlleva un proceso en el cual la persona escoge entre varias
alternativas, la toma de decisiones invade cuatro funciones administrativas:

 
Considerando estas funciones administrativas podemos revisar también las cualidades personales para la toma de decisiones:

 
Proceso para la toma de decisiones:

 
 
Al tomar una decisión se debe tener en cuenta los siguientes puntos:

Toma en cuenta que las decisiones de rutina se toman rápidamente y tal vez inconscientemente.
En las decisiones complejas y críticas es necesario tomarse tiempo para decidir sistemáticamente, debes confiar en tu propio juicio y aceptar
responsabilidades.
Las decisiones tienen que operar para el futuro.
Las decisiones tienen que ser en un ambiente de comunicación entre áreas.

¿Qué es un DSS?
El sistema de soporte de decisiones:

Análisis de escenarios. Es proyectar a un futuro los resultados de la decisión que se tome.

Base de datos. Donde se encuentran todos los datos actuales e históricos de la compañía, debe estar organizada de manera sencilla.
Interfaz de usuario. Facilidad para el usuario de extraer información por medio de pantallas claras y reportes bien estructurados.

Las características de un DSS son:

Tipo de decisión
Interactividad
Flexibilidad
Comunicación inter organizacional
Simplicidad de uso
Desarrollo de modelos de decisiones

Los tipos de decisiones son:

Estructurada. Se hace de acuerdo a procesos específicos.

No estructurada. Alto grado de incertidumbre, información sólo de una porción de conocimiento.
Semi-estructurada. Existe datos fijos o modelos, pero la decisión pertenece al usuario.

El uso de TIC impacta en factores como ventas, costos operativos, manejo de stock y satisfacción del cliente, así como mejorar la coordinación y
cooperación entre áreas, estimular la eficiencia de las actividades de dirección, administración, comercialización, marketing, producción, logística e
innovación.

Las decisiones son el motor de los negocios y la adecuada selección de alternativas depende en gran parte del éxito de la organización. El
administrador es quien decide que se debe hacer, quien ha de hacerlo, cuándo, dónde y en ocasiones cómo se hará. El análisis de una gran cantidad de
información, se consideran las variables, se establecen alternativas y se pone en acción la más adecuada que conlleve a lograr las metas.

 
  

Actividad 3:
Cronograma de actividades

Actividad 4:
Cuestionario