PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

Formación contInua
 ÍNDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE

COMPRAS

2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA

QUÉ LO CREAMOS?

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

VI. RESUMEN
 I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

“Comprender la importancia de la planificación en las

compras públicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras”
 II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.

(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Significa definir:

A) Qué necesita la organización Planificación de Compras

B) Cuánto necesita
Plan de
Compras
C) Para cuándo lo necesita

D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

 1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Definición de Selección del Reunión equipo Validación Subida Seguimiento
requerimiento mecanismo de Elaboración Plan del plan a
e trabajo Presupuestaria Del Plan
compra la Web

1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

1. Revisar stocks. 1. Determinar 1. Reunión de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del 1. Seguimiento

2. Ver datos tipo de encargado de aprobación plan de compras Plan de en el año del
históricos (lo compra y compras con sus presupuestaria con sus Compras al Plan Anual de
comprado y tiempos que Jefes para para la lista de actividades de Sistema Compras en
consumido el año demorará el validar sus compras. seguimiento e ChileCompra. base a
pasado). proceso. Se previsiones y identificación de programa.
3. Reunión de crea lista y revisar si existen responsables.
trabajo con detalle con nuevos (Programa de
quienes necesitan las compras proyectos. Se ejecución de
insumos a realizar. actualiza lista de actividades).
estratégicos compras.
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.

Plan de Compras
 2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora

tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable
suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los

cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos
de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la
institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema
informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo
que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,
debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.
 IMPORTANTE

 La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento

funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo
que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y
tensiones entre unidades y funcionarios.

 La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso

organizacional de todas las partes.

 Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

 En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el

proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.
 INICIO

III. “PROCESO DE
Definición de
ABASTECIMIENTO”
requerimiento
1 Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
2 de ofertas
3 Evaluación de
ofertas
Planificación
Planificación 4
de
de Compras
Compras
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor
estimado.

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Públicas. Este plan como mínimo debiese tener:
 Descripción del bien o servicio
 Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico
 Cantidad del bien o servicio
 Monto estimado
 Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica,
etc).
 Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
 SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:

 Usuarios principales

 Si es una compra simple o estratégica

 Cronograma del proceso para las compras complejas

 Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE

El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema

ChileCompra, información que además, será un insumo clave para
la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección
ChileCompra.
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Precios competitivos para los compradores.

 Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra),
menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

 Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los
requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo
que evidentemente aumenta su satisfacción.
 Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de
evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
 Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.

 Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras

urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.

 Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será

posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
 Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

 Tener un registro histórico.

 Controlar y trasparentar los gastos.
 V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Seguimiento del
Plan

7
 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
 Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
 Compras planificadas v/s realizadas

 Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

costo, tiempos, etc.)
 Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
 RESUMEN

Identificar
desviaciones
Programación de las Analizar causas
actividades Ejecutar Evaluar
1. 2. Problemas de
planificación
Programación de las Problemas de
licitaciones ejecución

Proponer mejoras
y/o medidas
Ajustar
3. correctivas

Modificar el plan de
compras
FIN DE PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Formación continua