Capítulo VI.

Planeación de compras
Planificar las compras significa definir que necesita la organización, cuanto y para cuando lo
necesita. Dentro de un periodo de tiempo determinado. Además, en la planificación se
identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales
parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
La planeación de compras ayuda a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, ya
que a través de esta se consiguen los precios mas competitivos, efectuar compras oportunas
y aumentar la productividad de la organización, además nos sirve para guiar, controlar y
transparentar los gastos. Es decir que, con planificar las compras, significa saber lo que
necesita la organización, cuanto o para cuando lo necesita. Todo esto en un periodo de
tiempo determinado.
Tipos de compras:
• Compras especiales
• Compras anticipadas
• Compras estacionales
• Compras rutinarias
• Compras de oportunidad
• Compras de urgencia
Ventajas de la planificación de compras:
1. precios más competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos
mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite
agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales
(precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc)
2. Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos
procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de
la entrega del producto o servicio, etc.
3. Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación será posible
definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y
sus costos asociados.
4. Compras oportunas, lo que significa “tener lo que necesitamos para cuando lo
necesitamos”. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros
clientes con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.
La planificación puede ser entendida como un proceso de 3 etapas:
Etapa 1. levantamiento de requerimientos: en la práctica, se trata de proyectar consumos
futuros en base a los consumos históricos. Para planificar las compras, en primer lugar, es
necesario saber que se va a necesitar durante el próximo periodo. Es muy probable que
muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Una buena manera de estimar la
demanda futura de este tipo de productos o servicios es tomar como base sus consumos
históricos y proyectar los requerimientos futuros.
Etapa 2. programación de las compras: una vez que se ha definido de qué modo se
compraran o contrataran los bienes y servicios debemos programarlos de manera de
asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en
cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y
contratación.
Etapa 3. Seguimiento del plan de compras: el seguimiento del plan de compras es tan
relevantes como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y
los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas
oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los
avances y resultados.
Aspectos para tomar en cuenta para la realización de un presupuesto de compra:
➢ Cuando y cuánto.
➢ Economía en la compra
➢ Necesidad de capital
➢ Tiempo de entrega
➢ Instalaciones de almacenamiento
➢ Costos de almacenamiento
➢ Variables en los precios.

VI.1 Programa de compras y política de la gerencia de compras mínimo 8 puntos.

Programa de compras.
Este proceso tiene como propósito el determinar los pasos a seguir en un programa de ventas;
que va desde su formulación hasta su evaluación y control. Sus pasos son:

• Formulación del programa de ventas.

➢ Para la elaboración de un programa de ventas; es preciso considerar los factores del
entorno que afectan la empresa; y que permiten realizar un pronóstico de los posibles
resultados.
➢ Posteriormente; se organizan y planean las actividades generales relacionadas con las
ventas agregándose las estrategias mercadológicas a seguir. La importancia de esta
fase, en el programa de ventas; radica en que si se tiene una adecuada planeación;
se determinará el camino a seguir en el proceso de colocación y distribución del
producto.
 • Aplicación. En esta fase; se selecciona al personal de área de ventas más apto de
acuerdo con las características del producto y a las estrategias de mercadotecnia
planteadas.

Por ejemplo; si la empresa vende autopartes, se contratarán personas que tengan

conocimiento sobre automóviles. En este punto también se “diseñan e implantan las políticas
y procedimientos que encaminarán los esfuerzos hacia los objetivos deseados”.

➢ Evaluación y control del programa de ventas. Esta base consiste en la elaboración de

métodos y procedimientos para medir el desempeño de la fuerza de ventas. Si el
resultado no es el esperado; se pueden hacer ajustes en el programa de ventas o
replantear la estrategia de mercadotecnia.

Política de gerencia de compras.

Como definición de política de compras, podemos decir que se trata de una serie de pautas
en las que las compañías establecen las condiciones, los plazos de pago y quiénes son los
proveedores a la hora de adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento
de la empresa.

Asimismo, existe otra definición de política de compras en la que se dice que es la guía para
las decisiones administrativas. En ella se recogen los criterios generales para orientar a la hora
de la adquisición de los materiales que necesita la empresa para su funcionamiento.

Para que la política corporativa de compras funcione es necesario tener en cuenta el

volumen y tamaño de la misma. Asimismo, al momento de comprar hay que establecer tres
puntos:

➢ Determinar la inversión que se va a realizar

➢ Qué servicios o productos se van a adquirir
➢ A quiénes. Es decir a qué proveedores.

El propósito de cualquier política de compras de un negocio es:

➢ Establecer un compromiso de la empresa con sus proveedores en el proceso de
compra.
➢ Fomentar el cumplimento de unos criterios básicos por parte de los proveedores.
➢ Difundir dicho compromiso entre empresa y proveedores.
 VI. 2. Diseñar el formato de para el control de las compras de materia prima, proveedores
locales, foráneos y de importación.
El control de compras es un plan que nos ayuda a mantener el funcionamiento adecuado
de las compras de nuestra empresa. En los objetivos principales de mantener un control de
compras en tu empresa se encuentran:
➢ Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y calidad acordada.
➢ Definir los procesos para la gestión de compras y documentarlos con el objetivo de
detectar oportunidades de mejora.
➢ Elegir a los proveedores que nos ofrezcan mejor calidad a mejor precio.
➢ Identificar las necesidades de nuestros clientes.
➢ Entre otros.
Al implementar un sistema de control de compras los protagonistas serán dos documentos:
“la orden de compra y las requisiciones” La requisición es un documento que especifica los
artículos deseados con los detalles esperados para que se realice la cotización. Las órdenes
de compra son documentos que el comprador entrega al proveedor para solicitar ciertas
mercancías. En estos se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las
condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
Para llevar el control de compras en tu empresa puedes recurrir a distintos métodos, desde
una libreta de apuntes, un archivo en Excel hasta un sistema informático.
 Control de compras SOMEX

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 VI. 3. LOTES ECONÓMICOS Y EL VOLUMEN DE COMPRA.

El Lote Económico de Compras (EOQ) es un modelo clásico de cantidad fija

de pedidos, es decir, calcula cuánto comprar cuando el inventario cae a
un nivel predeterminado. ... La finalidad de este modelo es minimizar los
costos de hacer nuevos pedidos y los costos de mantener inventarios.

En otras palabras, el Lote Económico de Compras (EOQ) es un modelo

clásico de cantidad fija de pedidos, es decir, calcula cuánto comprar de
manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al
mantenimiento de las unidades en inventario. Muchas empresas utilizan el
EOQ para tomar decisiones de compras. El objetivo básico que se persigue
al determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se
responden dos preguntas claves: • ¿Cuánto pedir? • ¿Cuándo pedir?

# De Unidad Inventario Costo Costo por Costo

pedidos por promedio promedio pedir total
pedido inventario.
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 VI.4 CUESTIONARIO PARA NUEVOS PROVEEDORES
Por favor, conteste a las siguientes preguntas. Si algo no aplica por
favor indique NA
 A. ORGANIZACIÓN

1. Listado de sus instalaciones de producción y/o distribución, y capacidad de

almacenaje.

2. Facilitar una copia del organigrama de su empresa incluyendo la estructura de

propietarios. ¿Está integrada su empresa en un grupo? ¿Cuál? ¿Dispone de filiales?
¿Representaciones en el extranjero?

3. ¿Está su compañía involucrada actualmente en la dirección de Calidad Total?

4. Relacione sus diez clientes más importantes. ¿Qué porcentaje tiene cada uno de
ellos en el total de su negocio?

5. ¿Cuál es su capacidad actual en cada proceso de producción / distribución?

6. Número de empleados en la actualidad

7. ¿Contrata externamente alguno de sus procesos?

8. Si fábrica o distribuye por favor indique sus principales proveedores: tipo y origen
de las materias primas

B. LOGÍSTICA

9. ¿Cuál es el plazo actual de entrega para uno o un grupo de materiales?

10. Detalle este plazo de entrega (en días) desde el recibo del pedido hasta que la orden
está preparada para su envío

11. ¿Existen planes para la reducción de los plazos de entrega?

12. ¿Cuál es su plazo de entrega en caso de emergencia?

13. ¿Qué tipo de pallets utiliza?

14. ¿Etiquetan las cajas de embalaje con la información solicitada?

C. CALIDAD

15. ¿Cómo define la calidad y que seguimiento de ella hace con su cliente?

16. Describa sus Procedimientos de Calidad

17. ¿En qué áreas de su negocio son utilizados los programas/ procedimientos de Calidad?

18. ¿Qué política tiene con los materiales devueltos / rechazados?

19. ¿Cuáles son sus ratios de rechazos internos y externos?

20. ¿Poseen certificación ISO o similar? Por favor indicar cuales

21. ¿Tienen ustedes laboratorio en sus instalaciones?

22. ¿Hacen un control de las mercancías recibidas y del producto terminado?

D. FIABILIDAD

23. Por favor liste equipos de producción y/o distribución

24. ¿Cuantos pedidos producen mensualmente para sus principales clientes?

25. ¿Cuantos envíos son entregados en fecha y sin reclamaciones? Por favor,adjunte un
gráfico con los datos apropiados

26. ¿Hace algún otro seguimiento de su fiabilidad? ¿Cuáles son los resultados?

27. ¿Cuál es el nivel histórico y la previsión del stock de material?

E. RESPETO POR LOS DERECHOS HUMANOS

28. En caso de operar en mercados internacionales, ¿apoyan y respetan la protección

de los derechos humanos fundamentales dentro de su esfera de influencia?

29. En caso de subcontratar, ¿se asegura de que su empresa no actúa como cómplice
en la violación de los derechos humanos?

30. ¿Reconocen la libertad de afiliación y el derecho a la negociación colectiva?

Gracias por completar este impreso.