Gerencia de Importaciones

Planificación
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¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Significa definir:

A) Qué necesita la organización

B) Cuánto necesita

C) Para cuándo lo necesita

D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

26/01/2023
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ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE
COMPRAS
Definición de Selección del Reunión equipo Validación Subida Seguimiento
requerimiento mecanismo de Elaboración Plan del plan a
e trabajo Presupuestaria Del Plan
compra la Web

1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

1. Revisar stocks. 1. Determinar 1. Reunión de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del

2. Ver datos tipo de encargado de aprobación plan de compras Plan de
históricos (lo compra y compras con sus presupuestaria con sus Compras al
comprado y tiempos que Jefes para para la lista de actividades de Sistema
consumido el año demorará el validar sus compras. seguimiento e Integral.
pasado). proceso. Se previsiones y identificación de
3. Reunión de crea lista y revisar si existen responsables.
trabajo con detalle con nuevos (Programa de
quienes necesitan las compras proyectos. Se ejecución de
insumos a realizar. actualiza lista de actividades).
estratégicos compras.
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
Plan de Compras
anterior.

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EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para

impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es
bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la
misma cifra el año siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de

los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya
que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas
en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de
modernización del sistema informático puede acarrear la
eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es
muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo
entonces comprar menor cantidad de resmas.

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 La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento

funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo
que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y
tensiones entre unidades y funcionarios.

 La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso

IMPORTANTE
organizacional de todas las partes.

 Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.

 En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el

proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.

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INICIO

“PROCESO DE
ABASTECIMIENTO”
Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
2 de ofertas
3 Evaluación de
ofertas
Planificación 4
de Compras
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
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¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

 Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfacción.

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¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos

en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.

 Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y

planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.

 Disminución del número de compras urgentes. El ordenar y programar

las compras permite no tener que realizar importantes compras
urgentemente.

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¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será

posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.

 Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

 Tener un registro histórico.

 Controlar y trasparentar los gastos.

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ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
 Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
 Compras planificadas v/s realizadas

 Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

costo, tiempos, etc.)
 Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas
que originan las desviaciones.

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