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PROCEDIMIENTO
Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter
confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa
de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
PLANEACIN , TOMA Y AJUSTE DE VERSIN: 4
INVENTARIO TIENDA JAVERIANA
FECHA: Diciembre de 2013
1. OBJETIVO
Realizar la planeacin, toma y ajuste del inventario anual y del inventario aleatorio de
los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana, de manera que se garantice
la verificacin peridica de las existencias y se compruebe la eficacia de los sistemas
de control.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboracin del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma de
inventario hasta la elaboracin del informe de resultados del inventario.
3. DEFINICIONES
Sistema ICG: software de gestin empresarial que integra los mdulos de ventas,
compras e inventarios proporcionando informacin para la toma decisiones
gerenciales.
4. CONDICIONES GENERALES
Generalidades
Los libros debern organizarse de forma alfabtica por el primer apellido del autor
dentro de cada categora.
Ajustes de Inventario
INVENTARIOS ALEATORIOS
- Librera firme.
- Librera en consignacin.
- Uniformes.
Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos Pgina 5 de 25
CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
PLANEACIN , TOMA Y AJUSTE DE VERSIN: 4
INVENTARIO TIENDA JAVERIANA
FECHA: Diciembre de 2013
- Comestibles.
- Productos institucionales.
- Papelera.
- Marroquinera.
- Joyas y accesorios.
- Cuidado personal.
- Medicamentos.
- Msica.
- Ropa.
- Tecnologa.
- Bonos.
4. Informe con los ajustes contables establecidos para cada conteo, si se presentan
diferencias de conteo.
Las personas encargadas del conteo y que participarn en el proceso sern los
empleados de la Tienda Javeriana cruzados por reas de responsabilidad y son:
- Auxiliar I-Administrativo.
- Auxiliar I-Financiero
- Auditor Operativo.
- Auxiliar de Ingresos.
La mesa de control deber realizar los muestreos que considere pertinente a las
referencias de los productos ingresados al sistema ICG, para cada una de la
secciones inventariadas as: Librera, papelera, msica, ropa, institucional,
marroquinera, perfumera, joyas y accesorios, medicamentos, hogar, cuidado
personal, tecnologa, uniformes, comestibles, bonos y dems, de acuerdo a la
siguiente tabla:
2-8 2 0 1 1 0 1
9-15 3 0 1 2 0 1
16-25 5 0 1 3 0 1
26-50 8 1 2 4 0 1
51-90 13 1 2 7 0 1
91-150 20 2 3 10 1 2
151-280 32 3 4 16 1 2
Los muestreos a los conteos se realizarn durante los dos conteos y la mesa de
control definir los criterios para realizarlos de acuerdo con la tabla anterior.
De acuerdo a los resultados del muestreo se determinar las secciones crticas que
requieren un mayor control por parte de la mesa de control.
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Elabora el plan de trabajo antes de llevar
a cabo la toma de inventario, mediante
1 el diligenciamiento del Formato Plan de Tienda Javeriana
Coordinador
trabajo inventario Tienda
Javeriana (BS-P30-F03).
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Lleva a cabo el cierre de la Tienda
Javeriana en la fecha y hora definida de
7 Tienda Javeriana Coordinador
acuerdo con la comunicacin enviada a la
Comunidad Educativa Javeriana.
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Remtase a la actividad 4.
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Remtase a la actividad 8.
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Realiza el primer conteo fsico de cada
uno de los productos mediante la captura
de cdigo de barras o cdigo ICG.
Si no existen diferencias :
Si existen diferencias:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo antes de llevar a
cabo la toma de inventario, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario Tienda Javeriana (BS-P30-F03).
Coordinador
Tienda Javeriana
Expone y explica al personal de la Tienda
Javeriana que participar en la realizacin del
inventario el plan de trabajo, la metodologa a
utilizar, los horarios de trabajo y las
responsabilidades. Se requiere la presencia
de los integrantes de la Mesa de Control.
Nota: Esta actividad deber realizarse con 2
3 das hbiles de anticipacin a la realizacin
del inventario.
Auxiliar de Ingresos
Auxiliar II Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Identifica y separa los productos que se
encuentran deteriorados o en mal estado.
Coordinador
Tienda Javeriana
Lleva a cabo el cierre de la Tienda Javeriana
en la fecha y hora definida de acuerdo con la
comunicacin enviada a la Comunidad
Educativa Javeriana.
Coordinador
Tienda Javeriana
Verifica que se haya ejecutado cada una de
las tareas previstas en el plan de trabajo
elaborado.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se rene con el personal de la Tienda
Javeriana que participar en la realizacin del
inventario y con los integrantes de la mesa de
control para recordar el plan de trabajo a
seguir, la metodologa a utilizar e informar
acerca de los horarios de trabajo.
Nota: Esta actividad deber ser realizada el
da de inicio del inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el acta de inicio del inventario.
FIN
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Nota: Si persisten
las diferencias se
Genera el informe de ajustes de inventario y lo
deber continuar con enva a la Oficina de Servicios Generales y al
un tercer conteo. Director de Servicios Universitarios para
aprobacin y de forma informativa a los
integrantes de la mesa de control.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobacin
del Director de Servicios Universitarios.
FIN
INICIO
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
fsicas encontradas durante el primer conteo.
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
fsicas encontradas durante el conteo
aleatorio.
Coordinador
Tienda Javeriana
Realiza un segundo conteo fsico de cada uno
de los productos que presentan diferencias
Coordinador
con el uso del formato Control de conteos de
Tienda Javeriana
inventario (BS-P30-F02)
Nota: Si persisten las diferencias como Exporta a Excel El conteo..
resultado del segundo conteo se deber
realizar un tercer conteo con el uso del
formato Control de conteos de inventario (BS-
Coordinador
P30-F02)
Tienda Javeriana
Genera el informe de ajustes de inventario y
se enva a la Oficina de Servicios Generales,
Director de Servicios Universitarios para
aprobacin e informativo para los integrantes
de la mesa de control
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobacin
del Director de Servicios Universitarios
FIN
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario Tienda Javeriana (BS-P30-F03) y
realiza envo a Auditora Interna, Revisora
Fiscal, Oficina de Contabilidad, Jefe de la
Oficina de Servicios Generales y Director de
Servicios Universitarios.
Coordinador
Tienda Javeriana
Informa al personal de la Tienda Javeriana
que participar en la realizacin del inventario
el plan de trabajo, la metodologa a utilizar y
las responsabilidades.
Coordinador
Tienda Javeriana
Genera el catlogo completo de los productos
de la Tienda Javeriana que se van a contar de
acuerdo a las lneas de inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Enva el catlogo de productos de la Tienda
Javeriana que se van a contar a Auditora
Interna, Revisora Fiscal, Oficina de
Contabilidad, Jefe de la Oficina de Servicios
Generales y Director de Servicios
Universitarios.
Coordinador
Tienda Javeriana
Diligencia el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) con los
productos que se van a contar de la lnea de
inventario correspondiente y realiza entrega al
responsable del conteo.
FIN
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Registra en el sistema el conteo y genera el
informe de diferencias para ser trasladadas a
la bodega de mermas.
FIN
7. RELACIN DE REGISTROS
NOMBRE CDIGO
Formato para el control de conteos de
BS-P30-F02
inventario
Plan de trabajo
BS-P30-F03