PROCEDIMIENTO DE LIDER DE

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OPERACIONES ALFAGRES S.A
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Versión 4 de 11/23 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO DEL CARGO.

El área de gestión documental del centro de trabajo de Alfagres S.A. maneja 4 procesos
fundamentales:

 1.Correspondencia
 2.Archivo
 3.Ventanilla única de correspondencia
 4. Mensajería

Donde el líder de operaciones es el administrador de los procesos. Se debe encargar de la

planificación, implementación y supervisión, para que se cumplan a cabalidad, poder brindar los
resultados finales.

Velar por la estandarización de los procesos logísticos y asegurar la implementación de los mismos de
acuerdo a la realidad de cada cliente, garantizando en todo momento la promesa de servicio.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Garantizar que todos los cargos del área de Gestión documental, cuenten con las funciones,
requisitos específicos que contribuyan al cumplimiento de la misión y objetivos de la
Organización.
 Actualizar, precisar de manera clara y formal la razón de ser de cada cargo. Determinar sus
funciones competentes y alineadas con las políticas de calidad y cumplimiento de normatividad
vigente.
 Actualizar y especificar los requerimientos de los cargos en términos de conocimientos,
experiencia y competencias. Para así orientar la búsqueda de selección del personal con los
perfiles adecuados para ocuparlo.
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 Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: Selección de personal,

Inducción de nuevos colaboradores, capacitación en los puestos de trabajo y evaluación del
desempeño.
 Generar en los trabajadores el compromiso con el desempeño eficiente de sus funciones,
entregándoles la información básica sobre los mismos.
 Fortalecer el desempeño de los colaboradores, aumentando su productividad y efectividad a
través del conocimiento de las funciones propias del cargo.

 VERIFICACION DE PERSONAL ALFAGRES GENERAL

Al inicio de la jornada laboral el líder de operaciones debe garantizar que el personal asista y salga a la
operación a tiempo por medio del aplicativo Smart Control de Quick, donde el personal operativo
debe garantizar la marcación por medio de dos fotos: una selfie y una foto de su lugar de trabajo.
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 VERIFICACION CORREO ELECTRONICO GESTION DOCUMENTAL.

Los correos electrónicos se le deben brindar respuesta oportuna, a las áreas usuarias y demás al
iniciar la jornada.

 VERIFICACION DE RUTAS PARA MESAJEROS

Validar y certificar que las tareas en la plataforma Smart Quick tanto para correspondencia interna y
Externa estén cargadas al aplicativo satisfactoriamente.

Planear rutas de manera lógica y georreferenciadas buscando siempre el mejoramiento continuo en

cuanto a optimización de tiempos de las diligencias asignadas.
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 VERIFICACION DE DRIVE´S

A. VENTANILLA UNICA (VUC).

Donde se revisa cada pestaña que esté al día.

En este Drive se verifica la información alimentada por las auxiliares de la ventanilla única de
correspondencia, revisando que toda la información este completa en cada pestaña.

1. Consolidado de otras sociedades: se revisa la cantidad de cuentas de cobro y/o facturas que se
recibieron y hacerle el seguimiento el estado de su entrega.

2. Consolidado Pisotrans: se revisa toda la información y se verifica la cantidad de facturas y cuentas

de cobro radicadas con un cruce de datos y enviarlo para la planta.

3. Devoluciones Pisotrans: se revisa que la información que ingresen sea la misma que relacionan
los funcionarios de Pisorans en los correos de devolución.
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4. Devoluciones ventanilla Pisotrans: se verifica la información digitada por los colaboradores de

ventanilla cuando realizan devoluciones el momento que le radican al transportador, porque
encontraron algún error.

B. DRIVE MATRIZ DE CORRESPONDENCIA

El Drive de correspondencia se realiza un seguimiento y control de las diligencias realizadas a las

áreas usuarias tanto externas como internas. Verificando que la información que brinda el área usuaria
este detallada y así poder redireccionar al personal a cargo.
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C. DRIVE FUID AG TEUSAQUILLO Y DRIVE ARCHIVO CENTRAL V7

En el FUID AG TEUSAQUILLO, verificar que toda la documentación de las hojas de vida donde se
puede validar la relación de las tipologías documentales y los datos del colaborador corresponda al
documento entregado.

ARCHIVO CENTRAL V7, verificación de toda la información archivada en el archivo de gestión y en el

archivo central
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 ACTUALIZACION DE CAMARAS DECOMERCIO.

Un día antes de terminar el mes se solicita al área de servicios administrativos el valor de $71.500 para
que el primer día de cada mes comprar las cámaras de comercio de las sociedades, y enváralas a
todas las áreas de Alfagres vía correo corporativo
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 PREFACTURAS COORDINADORA.

Cada vez que llega una Pre factura por el área de facturación de coordinadora, el proceso es
descargar por la página un informe de negocios entre las fechas del mes en curso y realizar un cruce
con el pre factura y así poder verificar que la información este completa.
El área de servicios administrativos nos envía un archivo actualizado con los centros de costos se
verifica las solicitudes realizadas Vs los centros de costos de cada área, y debe estar activo. Después
de esta validación se procede a enviar a las demás áreas para la respectiva aprobación y creación de
la OC, para que pueda ser pagada.
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 PREFACTURAS QUICK.

La validación de las Prefecturas enviadas por el área de facturación de Quick, se deben revisar una a
una que la cantidad de recursos este correcta, que los valores a cobrar son válidos, verificar si están
generando cobros adicionales, de ser así justificar el motivo y se envía el correo a la coordinadora de
gestión documental jefe Mónica García, para la respectiva validación y aprobación.

 COMUNICACIÓN POR PROCESO.

Se realiza un acompañamiento diario a cada uno de los colaboradores del inicio de la operación,
revisando novedades, pendientes o detalles y brindar solución de lo que se presente.
Garantizando al equipo de trabajo la confianza para realizar sus labores diarias, con responsabilidad,
de manera oportuna y eficaz.
Tener el control de los ANS (ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO) ya establecidos con el cliente de
las respuestas y actividades para cumplir con lo solicitado por las áreas usuarias.
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 SEGUIMIENTO PROCESO DE COORDINADORA COURRIER.

En este Drive se debe diligenciar la cantidad de envíos realizados desde la sede de Teusaquillo y así
tener el control de los envíos escaneados por el transportador Vs los que tenemos para salir a ruta. La
información debe ser igual para entregar la mercancía.

RECOGIDAS NACIONALES

En las tiendas los comerciales nacionales realizan programación de recogidas de sobres y/o
paquetería, se debe inspeccionar al auxiliar de correspondencia que realice la programación y bride
respuesta con un ID por medio de correo electrónico verificando al día siguiente que la recogida sea
efectiva, si tenemos alguna novedad nos debemos comunicar con servicio al cliente y que nos brinden
solución inmediata.
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 REALIZACION DE INFORMES E INDICADORES PARA EL CLIENTE

Cada mes se le envía por correo electrónico al cliente, los indicadores de gestión del mes anterior de
las áreas a cargo, evidenciando un comparativo mes a mes de la cantidad de tareas realizadas.
Se envía un informe de gestión, un tablero de control y se adiciona un archivo donde se presenta las
tareas y pagos adicionales de alta prioridad.
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 NOVEDADES Y AUSENCIAS OPERATIVAS.

Todas las novedades presentadas durante el transcurso de la operación, deben ser reportadas a
tiempo para poder ubicar un recurso que pueda cubrir a la persona ausente, estos permisos se deben
solicitar a tiempo al equipo de operaciones y soportar con evidencias el motivo de esta solicitud.

En la plataforma interna de Quick, uno debe subir al sistema con evidencias, los permisos, ausencias,
incapacidades y demás situaciones presentadas en la operación, y realizar el debido seguimiento para
que cierren e caso ya que pasa por varias áreas de aprobación.
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 SEGUIMIENTO PLATAFORMA SMARTQUICK.

En el aplicativo Smartquick se puede realizar el planeamiento de rutas de manera lógica y

georreferenciada, buscando siempre el mejoramiento continuo en cuanto a optimización de costos y
recursos.

Se le realiza seguimiento en tiempo real de donde se encuentra el mensajero y las rutas que tiene
asignadas las pueda cumplir a tiempo.
Certificando que las tareas en la plataforma, tanto para correspondencia externa e internas sean
cerradas correctamente con evidencias fotográficas claras y legibles.
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 CONTROL DE INSUMOS DE PAPELERIA

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En este Drive se diligencia la solicitud de la papelería cada 2 meses en caso de que sea necesario y
se realiza la solicitud por correo al área de servicios administrativos con el aval de la jefe de gestión
documental.

Se realiza el control y uso de estos implementos por parte de los colaboradores que están asignados
al centro de trabajo Alfagres S.A.

 SEGUIMIENTO Y CONTROL BREAK Y ALMUERZO DE LOS COLABORADORES.

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Se realiza un cronograma de tiempos para el equipo de trabajo para que sea cumplido por todos y se
respeten los tiempos del break y hora de almuerzo.

Este cuadro sujeto a cambios en la semana por la rotación de los auxiliares de archivo en la planta y
Teusaquillo.

 INSPECCION Y CONTROL PERSONAL MOTORIZADO.

Los mensajeros administrativos y los auxiliares de archivo deben diligenciar una planilla pre
operacional donde deben colocar todos los requisitos y así poder identificar los cambios y
modificaciones que le realizan a la motocicleta, esto lo deben realizar por un formulario de google y por
la planilla pre operacional, donde se controla las fechas de vencimiento de los documentos y la
cantidad de combustible que consumen dentro de la operación.
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Así mismo se realiza una inspección presencial donde se revisa el estado del vehículo, que tengan
toda la documentación al día, que la motocicleta cuente con todas las partes en buen estado para
cubrir con las tareas asignadas a la operación.

 ACTIVIDADES Y CAPACITACIONES INTERNAS.

Programación Periódica de solicitudes de asistencia a todo el personal en general, donde los capacitan
en temas importantes de las labores diarias, servicio al cliente, riesgo biológico, seguridad vial y varios
temas que tienen que ver con la prestación del servicio a nuestro cliente. (Presencial y/o virtual).