PROASISTEMAS S.A.

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Lista de Chequeo para Implementación Fecha:09/04/2019
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Lista de Chequeo para la Implementación

Helisa Facturación Electrónica
DATOS DE LA EMPRESA
RAZÓN SOCIAL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
TRANSGRUAS GALVIS SAS 900653530-9

RESPONSABLE DEL PROYECTO

CARGO NOMBRE
AUXILIAR CONTABLE John Esneider Beltrán

Personas que participan en la asesoría:

CARGO NOMBRE
AUXILIAR CONTABLE John Esneider Beltrán
C

OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

Breve descripción de los objetivos que la empresa tiene con el manejo del programa
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

 INFORMACIÓN
Dentro de los procesos establecidos para la implementación de las opciones de
facturación electrónica, está el realizar tareas, que corresponden a compromisos que
adquiere el cliente para cumplir con los objetivos propuestos dentro del software, de esto
depende el éxito de la implantación del nuevo modelo de facturación.
Para ello va a encontrar casillas resaltadas y con letra en negrilla, las tareas que se deben
cumplir.
Nuestro funcionario de implementación le explicará cómo realizar el proceso y hará el
acompañamiento

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cualquier medio. El otorgamiento de una copia a terceros, deberá ser con autorización escrita de la gerencia o en su defecto
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Para que el proceso sea exitoso, debe:

 Revisar su proceso actual de facturación, verificar su esquema y evaluar el impacto del

cambio dentro de la organización.
 Realizar la inscripción como facturadora electrónica ante la DIAN y seleccionar al
proveedor tecnológico a ATEB COLOMBIA y verificar el correo de autorización del
proveedor tecnológico.
 La DIAN le actualizará el Rut y en ese momento solicita la numeración y los prefijos.
 Informar a sus clientes sobre el nuevo modelo de facturación y guardar pruebas de esa
notificación (e-mail, circulares, llamadas, etc.).
 Enviar procedimiento de descarga de los documentos electrónicos a los clientes.

Este proceso de descarga hace que la trasmisión y resguardo de los documentos sea más segura y
cumple con nuestra normatividad en ISO 27001.

CENTRO DE SERVICIOS

VISITA
RESPONSABLE PLAN DE TRABAJO OBSERVACIÓN
FECHA # CHECK

Asesor Técnico /
1. www.helisa.com / centro de N/A
Cliente Servicios

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

VISITA OBSERVACIÓN
RESPONSABLE PLAN DE TRABAJO
FECHA # CHECK

2. Registro de Licencia de facturación N/A

electrónica, con licencia de Helisa
Asesor Técnico /
NIIF
Cliente
2.1 Validar en el CRM
Asesor Técnico / 30/07/ OK
Cliente 3. Revisar actualización con FE.
2020

Validar en el equipo servidor los 30/07/ OK

Asesor Técnico / permisos a los puertos 8030,31,32,33 y 2020
Cliente
Conexión a las Urls de CRM
http://registro.helisa.com:8080/Llamad

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asWEB/FacturacionElectronicaServlet?fl
ag=1&licencia=aaaaa&empresa=1&prov
eedor=1.
Validar la Url de Cofidi Según el
ambiente en cual se esté trabajando.
4.
OBSERVACIONES
ASESOR
5.

6.

DEFINIR PARÁMETROS (Información General)

Asesor 4. Revisar registro para activar 20/07/ ok

Técnico / proveedor tecnológico. 2020
Cliente

Asesor 5. Explicación sobre uso de pruebas N/A

Técnico /
Cliente
Asesor 6. Definir Rutas para copia de PDF y 03/08/ ok
Técnico / XML 2020
Cliente
7.
OBSERVACIONES
ASESOR 8.

9.

DEFINIR PARÁMETROS (Documentos, Notificaciones y Datos adicionales)

Asesor 7. Parametrización de Documentos N/A

Técnico / (Tener en cuenta que, si se crean
Cliente nuevos tipos de documentos. Para
esta gestión, se deben revisar los
parámetros de servicios y artículos
en impuestos asociados, el tipo de
documento no debe ser
alfanumérico y el consecutivo de los
documentos)
Asesor Técnico 8. Datos adicionales (si se requieren) N/A
/ Cliente

OBSERVACIONES 10.

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ASESOR 11.

9. Revisión de clientes (verificación de que N/A

Asesor Técnico el cliente receptor cuente con todos los
/ Cliente datos básicos requeridos para F.E)

Asesor Técnico 10. Explicación de Consultas de Facturas N/A

/ Cliente electrónicas

11. Captura de Documentos 03/08/ ok

Asesor Técnico
/ Cliente 2020

Asesor Técnico 11.1. Factura electrónica (explicar 03/08/ ok

/ Cliente exportación, notas débito y crédito) 2020

25. Cliente debe completar la

OBSERVACIONES información de clientes para FE
ASESOR
26. Solicitar resolución de facturación
12. Realizar pruebas en modo de N/A
transmisión de pruebas iniciales (tener
en cuenta que las facturas bajo esta
opción siguen funcionando como
Asesor Técnico cotidianamente se trabajan, es decir
/ Cliente que se pueden modificar, anular o
eliminar.
Pero en el portal de pruebas COFIDI
puede ver la trasmisión de datos.

Asesor Técnico 15.3 realizar ejercicios de facturación y 03/08/

/ Cliente analizar comportamiento de datos) 2020
Cliente 13. El cliente define hora Cero de inicio de 30/07/ ok
facturación electrónica. 2020
Asesor Técnico 14. COFIDI. Explicación de acceso al portal 03/08/ ok
/ Cliente con usuario y contraseña y explicación 2020
de funcionalidades y opciones.

Asesor Técnico 17.1 Creación de prefijos a validar con 03/08/ ok

/ Cliente la resolución de la Numeración 2020
entregada por la DIAN

Asesor Técnico 17.2 Explicación de actualización de 03/08/ ok

/ Cliente correo de sus usuarios receptores 2020

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Asesor Técnico 17.3 Consulta de documentos emitidos 03/08/ ok

/ Cliente 2020
Asesor Técnico 17.4 Asociación de certificado de firma N/A
/ Cliente Digital.

Asesor Técnico 17.5 Registro de eventos 03/08/ ok

/ Cliente 2020

_________________________________
Firma del Cliente

ACLARACIONES:

URL DE ACCESO A:

PRUEBAS

Url de prueba: http://201.144.64.68:8031/cofidi4.ws.co/cofidi4.ws.co.asmx

Url de prueba de Login: http://201.144.64.68:8031

OFICIAL

url oficial: https://wsgeneracion.ateb.com.co:8031/cofidi4.ws.co.asmx

url de login: https://login.ateb.com.co:8033

Informacion Anexos:

1. Link paso a paso descarga de documentos electrónicos https://youtu.be/Ge-8UMQEawM

2. Link parametrización facturación electrónica Helisa
https://www.youtube.com/watch?v=XXUxL7o_8x0&t=0s&list=PL2xp6IRDj-
RUuCE7CtmHLYCDBt_ZHIv25&index=2
3. Manual de parametrización facturación electrónica Helisa

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RECUERDE QUE:

Según lo pactado en el “ACTA DE COMPROMISO ENTRE LAS PARTES, SOFTWARE HELISA”:

1. En la parte introductoria, se menciona el siguiente párrafo:

”El usuario, nombre un “líder de proyecto”, tenga un perfil apto, es decir, experiencia, conocimiento
y formación en los temas a tratar; que conozca los procedimientos internos, el tratamiento a los
documentos y a los procesos; un alto grado de compromiso para con la empresa, su gente, sus
metas y con disponibilidad de tiempo para estar siempre presente a lo largo de las actividades.”…
“Todas las labores de ejecutar, digitar, Parametrizar, definir formatos, derechos y restricciones son
tareas exclusivas del personal determinado por El usuario (Cliente), para operar el programa.” En el
cual se hace la aclaración ya mencionada y es vital importancia que se tenga en cuenta para las
tareas asignadas al responsable Cliente.
2. En el numeral 2. Se hace la siguiente mención:” Proasistemas S.A., solo capacita y guía, en la
operación del programa” y el numeral 3. (implementación): “Las actividades desarrolladas en esta
etapa son de tipo didáctico y tutoriales, es decir, que el asesor desarrolla los temas con criterio de
orientador o guía y, debe estar atento para aclarar dudas o procedimientos y hacer sugerencias,
que de acuerdo a su criterio y experiencia, conduzcan a un mejor aprovechamiento del producto
HELISA.” por cual se debe tener en cuenta que toda la labor de implementación debe estar
siempre presente el usuario y/o cliente (es decir, el responsable del proyecto).
3. Es importante recalcar el numeral 5. literal a): “Cualquier cambio en el personal autorizado por el
usuario para los procesos de acompañamiento o de “líder del proyecto”, debe ser informado por
escrito (correo electrónico, carta) a Proasistemas S.A”. ya que el avance obtenido hasta el evento de
cambio de personal no hace responsable a Proasistemas S.A. en el caso que se requiera una
ampliación en el tiempo adquirido para dicha implementación.

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