Código: GF-PR-002

PROCEDIMIENTO
Versión: 1

PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN Y CUMPLIDOS Fecha de vigencia:

01/Nov/2012

1. FACTURACION Y
PROCESO: 9. GESTION FINANCIERA SUBPROCESO:
CUMPLIDOS

1. OBJETIVO
Definir la metodología para facturar los servicios prestados a los clientes, controlando las copias de facturación, los
cumplidos y las pruebas de entrega.

2. ALCANCE
Desde la verificación del registro de las condiciones comerciales aprobadas en el acuerdo comercial o contrato realizado con
el cliente, revisión de copias de facturación, generación de listados de producción, control de pruebas de entrega, hasta la
facturación, digitalización y archivo. Se desarrolla en el proceso Gestión Financiera y subproceso Facturación y Cumplidos.

3. RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN E INTERACCIÓN:

Con los procesos
Vicepresidente
Direccionamiento, Mercadeo y
Financiero, Director
Ventas, Sistemas de Gestión,
Nacional de
Control Interno, Operaciones,
Facturación y
RESPONSABLE DE LA Servicio al Cliente, Gestión
Cumplidos, Gerente INTERACCIÓN:
IMPLEMENTACIÓN: Humana, Sistemas y
Regional y
Comunicaciones, Gestión
Coordinador Regional
Financiera, subprocesos:
de Facturación y
Cartera, Tesorería y
Cumplidos.
Contabilidad.

4. DEFINICIONES
• ARCHIVO EN PÁGINA WEB: Número consecutivo por regional que hace referencia a la ubicación física de la prueba de
entrega o cumplido.
 • ARCHIVO PLANO: Medio magnético o archivo con información o base de datos sistematizada.
• CARTA DE PORTE: Son anexos entregados por el cliente y corresponden a facturas, remisiones, comunicaciones, guías
que en algunos casos requieren la devolución del documento firmado y/o sellado por el destinatario.
• CUMPLIDO: Prueba de entrega de las unidades transportadas y entregadas a través de Operaciones Mercancías.
• DIGITALIZACIÓN.: Prueba de entrega o cumplido a través de medio electrónico.
• FACTURA CUENTA CORRIENTE: Título valor que se expide para clientes con crédito aprobado por la organización.
• FACTURA FLETE PAGADO: Documento soporte para despachos de envíos a través de Mensajería Expresa y Mercancías
cuyo flete es pagado por anticipado por el remitente.
• FACTURA FLETE CONTRA ENTREGA: Documento soporte para despachos de envíos a través de Operaciones
Mercancías cuyo flete es pagado por el destinatario al momento de la entrega de las unidades transportadas.
• GUÍA: Documento soporte para despachos de envíos a través de Redmail.
• IPC: Informe de Papelería Cumplida para Mercancías y Mensajería Expresa.
• MANIFIESTO DE CARGA: Documento soporte para traslado de mercancías entre regionales exigido por el Ministerio de
Transporte.
• MEMO-CUMPLIDO: Comunicación interna para enviar al cliente pruebas de entrega, cumplidos y anexos.
• PENDIENTES POR CUMPLIR: Remisiones o guías que por cualquier no conformidad no se tiene aún la prueba de
entrega.
• PENDIENTES POR FACTURAR: Remisiones o guías que por cualquier no conformidad no se han facturado al cliente.
• PRUEBA DE ENTREGA.: Cumplido de las unidades transportadas y entregadas a través de Redmail.
• REMISIÓN: Documento soporte para despachos de envíos a través de Operaciones Mercancías.

5. CONTENIDO

5.1 Registro de clientes nuevos

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Requisitos del cliente:
Para clientes cuenta corriente, recibir de Cartera - Copia del acuerdo comercial
el acuerdo comercial. MVCRFO05.
Coordinador Regional de
Para clientes Flete pago y Contra entrega, se - Factura flete pago.
Facturación y Cumplidos
recibe de Operaciones la factura y el número del - Factura flete contra entrega.
 
NIT o cédula de ciudadanía. - Información en base de datos del
Ingresar la negociación con los requisitos del sistema.  
cliente en la base de datos del sistema.  
 • ACTUALIZACIÓN DE DATOS
2. Actualización de datos del cliente:
Y REQUISITOS DE CLIENTES
Recibir información con actualización de datos.
Coordinador Regional de MV-FO-3
Si se modifican requisitos del cliente, se debe
Facturación y Cumplidos
solicitar cambio de acuerdo comercial.
 
Ingresar información en el sistema para mantener
- Base de datos actualizada.
la base de datos actualizada.  
 

5.2 Elaborar y/o registrar remisiones, guías y facturas

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Elaboración de remisiones, guías y
facturas:
Recibir relaciones de despachos, anexos o cartas
• RELACIÓN DE DESPACHOS
de porte, copias de “facturación” de remisiones,
OP-FO-2
guías o facturas flete pago y flete contra entrega Auxiliar de Facturación y
y medios magnéticos para la elaboración de Cumplidos.
remisiones, guías y registro de la información.  
- Medios magnéticos
Verificar que la información y la documentación
 
estén completas. Registrar en el sistema o
elaborar remisión, guía y/o factura flete pago y
FCE. Archivar relaciones de despachos. 
2. Remisiones de cortesía:
El proceso que lo requiera, solicita la elaboración
Responsable de proceso nacional o
de remisiones o guías flete cortesía con relación • RELACIÓN DE DESPACHOS
regional.
de despachos debidamente autorizada por el OP-FO-2 
 
responsable del proceso nacional y/o regional,
antes de las 5 pm. 
3. No conformidades en información:
Auxiliar de Facturación y
Si no hay conformidad, buscar solución o • COMUNICACIÓN INTERNA
Cumplidos.
solicitarla a través de Servicio al Cliente. Recibir GC-FO-2 
 
solución y efectuar corrección. 
4. Registro en el software: Auxiliar de Facturación y • RELACIÓN DE DESPACHOS
Elaborar remisión, guía y/o factura flete pago y Cumplidos. OP-FO-2
FCE y/o ingresar datos al sistema. Archivar
relaciones de despachos. Revisar el correcto
  -Información en base de datos en el
ingreso en la base de datos contra el soporte
sistema.
escrito y separar copias de facturación. 
 
5. Remisiones y guías no conformes:
Si no hay conformidad con las remisiones y
guías elaboradas, se corrige el error en el
sistema, se reimprime la remisión y la que se
elaboró se destruye. Si la no conformidad se
presenta con remisiones o guías elaboradas por el • COMUNICACIÓN INTERNA
cliente, se deja la novedad en el formato de no GC-FO-2
Auxiliar de Facturación y
conformidades y se entrega a SAC.
Cumplidos.
Generar informe diario de los clientes que no
 
están enviando la información requerida para el - Remisión anulada.
destinatario, a través de la opción Cliente,  
Informes, Informe Cliente Destinatario y
entregarlo al responsable del proceso Mercadeo
y Ventas a través de correo electrónico para que
se realice la gestión con el cliente y envíe la
información.  
6. Cartas de porte y anexos:
Se adjunta a la remisión y/o guía los anexos o
cartas de porte y si lo requiere, se coloca sello:
Auxiliar de Facturación y
“Devolver carta de porte firmado y sellado”. Remisión y anexos.
Cumplidos.
Entregar remisiones, guías, facturas y cartas de  
 
porte a Operaciones para hacer el embarque en el
sistema, definiendo vehículo y ruta.
 

5.3 Revisar copias de facturación y generar listados de producción

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Generar listados de producción: Auxiliar de Facturación y Copias “facturación” de remisiones,
Organizar copias de facturación:
a) Cuenta corriente y flete pago: Por cliente y por
consecutivo.
guías y facturas flete pago y contra
b) Flete contra entrega: Por ruta y consecutivo. Cumplidos.
entrega.
Generar listado de producción por cuenta  
 
corriente, flete pago, FCE, cortesía y cuenta
corriente otras ciudades. Verificar listado de
producción contra copia de facturación. 
2. Control no conformidades:
Si se presentan no conformidades, efectuar las
correcciones, ajustar código flete pago y flete
contra entrega. Reportar no conformidades a Auxiliar de Facturación y
• COMUNICACIÓN INTERNA
Operaciones y Mercadeo y Ventas con Cumplidos.
GC-FO-2 
Comunicación interna PCFO02. Después de  
realizar los ajustes a las producciones, archivar
listados que se utilizaron para la revisión.
 
• COMUNICACIÓN INTERNA
3. Listados FP, FCE y copias facturación:
GC-FO-2
Entregar a Cartera listados de Flete contra Auxiliar de Facturación y
entrega y Flete pago con copias de remisiones. Cumplidos.
Enviar copias de facturación de otras regionales  
-Listado de producción.
a la ciudad correspondiente. 
 
4. Control de los registros:
Organizar copias de facturación por consecutivo
de clientes que se facturan semanalmente con
copia de aforo “facturación”. Auxiliar de Facturación y Copia de la remisión o guía de
Archivar por fecha: Fletes de traslado interno, Cumplidos. transporte.
cortesía y facturación contra cumplido.    
Realizar cierre de módulo en el sistema de
Silogtran.
 

5.4 Cumplidos y/o pruebas de entrega

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Recibo y verificación de pruebas de
entrega:
Recibir del Auxiliar de Operaciones las planillas
urbanas con causal de no conformidad (si aplica, - Planilla urbana.
las remisiones o guías con novedad deben - Cumplidos.
haberse emproblemado por Servicio al Cliente), Auxiliar de Facturación y - Cartas de porte.
firma de revisado por Tesorería, remisiones, Cumplidos.
guías y cartas de porte.  
Verificar planilla contra remisiones, guías y
cartas de porte, según requisitos de cada cliente. - Comunicación interna GCFO02 
Archivar planillas urbanas.
Recibir remisiones y guías solucionadas de
Operaciones. 
2. Pruebas de entrega con no conformidad:
Si no hay conformidad, registrar la novedad con
la causal 24 y generar comunicación interna al
Director Regional de Operaciones. Las Auxiliar de Facturación y
• COMUNICACIÓN INTERNA
novedades se deben resolver en un plazo máximo Cumplidos.
GC-FO-2 
de 3 días hábiles. Si pasados 3 días hábiles no  
hay solución, se envía informe al Gerente
Regional.
 
3. Seguimiento a pendientes por cumplir:
Realizar control diario de las no conformidades
en SAC y generar informe al Director Regional
de SAC, con las novedades superiores a 8 días
hábiles sin solución. Si pasados 2 días hábiles no Coordinador Regional de
• COMUNICACIÓN INTERNA
hay solución, se envía informe al Gerente Facturación y Cumplidos.
GC-FO-2 
Regional.  
Recibir del Director Regional de SAC, informe
del resultado de la gestión de responsabilidad
adelantada para efectuar la respectiva
contabilización en un plazo no superior a 8 días
hábiles. 
4. Digitalizar cumplidos:
Separar cumplidos originales de carga por Informe de Papelería Cumplida –
Auxiliar de Facturación y
sucursal de facturación, y cumplidos originales IPC.
Cumplidos.
de mensajería por origen. Digitalizar la copia Archivo digital en la página web
 
archivo, separar copias de archivo carga por  
origen, generar informe de papelería cumplida. 
5. No conformidades:
Auxiliar de Facturación y
Si hay no conformidades, revisar y solucionar:
Cumplidos. - 
Ajustar en el sistema.
 
 
6. IPC:
Enviar a la regional donde se factura al cliente, el
IPC con cumplidos. Para mensajería se cumplen
las pruebas de entrega.
Enviar a la regional donde se factura al cliente, Auxiliar de Facturación y
- Informe de papelería cumplida.
copia de IPC y copias de “archivo” por Cumplidos.
Mercancías al día siguiente, por seguridad.
Recibir, revisar y cumplir en el sistema los IPC
- Cumplidos originales.
de remisiones originales con la opción
CUMPLIDO MEMORANDO.
Recibir y archivar en la ciudad que originó el Auxiliar de Facturación y
- Copias de archivo. 
despacho los IPC con copias de archivo Carga y Cumplidos (origen). 
las pruebas de entrega de mensajería.
En caso de no conformidad, comunicarse con el
Coordinador Regional de Facturación y
Cumplidos de origen y solucionar. 
7. Memocumplido: - Memocumplido.
Si está conforme, separar remisiones y guías por - Listado de
Auxiliar de Facturación y
tipo de flete: Cuenta corriente (CC), Flete pago Memocumplidos.
Cumplidos.
(FP), Flete contra entrega (FCE).
 
Organizar cumplidos de FP por cliente para
elaborar memocumplido. Las remisiones de
cuenta corriente se separan por cliente tipo A,
tipo B y tipo K. A los clientes de mensajería se
les genera memocumplido.
Separar por cliente y organizar por consecutivo.
Generar listado de memocumplidos, se imprimen
Memocumplidos firmados por el
los memocumplidos.
cliente. 
Revisar físicos contra memo-cumplido.
Si no está conforme, verificar y solucionar.
Enviar memocumplidos al cliente y verificar la
entrega con el memocumplido firmado y sellado.
8. Plan de facturación:
Generar plan de facturación semanal y mensual y
Coordinador Regional de
enviarlo por correo electrónico a Dirección Plan de Facturación. (digital)
Facturación y Cumplidos.
Nacional de Facturación y Cumplidos con base  
 
en la producción.
 
9. Control de los registros:
Auxiliar de Facturación y
Archivar pruebas de entrega en archivo activo
Cumplidos. • ENTREGA DE REGISTROS AL
por seis meses y en archivo central por dos años.
Coordinador Regional de ARCHIVO INACTIVO SG-AR-
Entregar mensualmente a Servicios Generales el
Facturación y Cumplidos. FO-1 
archivo inactivo para conservar por 3 años más y
 
conservar la evidencia de entrega por 4 años. 

5.5 Facturación
ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Prefactura:
Generar pre-factura de los clientes de la regional Auxiliar de Facturación y
Borrador de prefactura.
de acuerdo con el cronograma establecido y Cumplidos.
 
revisar pre-factura.  
 
2. No conformidades en prefacturación: Auxiliar de Facturación y
Si no está conforme por inconsistencias en Cumplidos. - 
digitación (peso, valor declarado, flete, flete  
variable, códigos de cliente o representante /
aforador), solucionar.
 
3. Generar factura:
Si está conforme, generar factura y anexar
listado con detalle para enviar al cliente a través
Auxiliar de Facturación y
de Cartera. Revisar factura. Si no está conforme,
Cumplidos. - Factura verificada.
solucionar. Si la factura está conforme, entregar
Coordinador Regional de - Resumen de facturación.
al Coordinador Regional de Cartera con listado.
Facturación y Cumplidos.  
Al final del mes entregar a Contabilidad las
 
copias de las facturas (CONTABILIDAD) y la
relación de notas crédito con comunicación
interna. 
4. No conformidades en facturación:
Si se presenta alguna no conformidad, recibir
solicitud de modificación, ajuste y/o nota crédito.
Revisar solicitud, si no hay justificación, el
• COMUNICACIÓN INTERNA
Coordinador Regional de Facturación y
Coordinador Reg. de Facturación y GC-FO-2
Cumplidos se comunica con el cliente y da
Cumplidos
explicación. Cuando sea necesario se envía
 
comunicación interna a Cartera. Si la solicitud es
Factura conforme. 
justificada, el Coordinador Regional de
Facturación y Cumplidos autoriza con
comunicación escrita la elaboración de la nota
crédito o entrega la factura conforme. 
5. Pendientes por facturar y cumplir:
Si todo está conforme, generar pendientes por
facturar y pendientes por cumplir por regional de
destino. Determinar regional responsable de la Coordinador Reg. de Facturación y Pendientes por facturar y por
solución de los pendientes por facturar y por Cumplidos. cumplir.
cumplir. Distribuir a cada regional responsable    
de la solución. Hacer seguimiento a la solución e
ir al paso 1 para facturar el flete al cliente.
 
5.6 Pendientes por facturar
El Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos o quien éste delegue, genera de la página Web de Silogtran el informe
de remisiones pendientes por facturar cada 15 días. El informe se debe generar con fecha posterior a 20 días después del
despacho y evidenciando que se haya cumplido toda la papelería que se encuentre en la regional, a fin de evitar que en el
informe salgan pendientes que ya hayan sido retornados a la ciudad de origen.

Se analiza la veracidad de los pendientes y se distribuye por regional responsable del cumplimiento. Se envía correo
electrónico al Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos, adjuntando un archivo en Excel con las remisiones y guías
que se encuentran pendientes por facturar. El Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos de la regional responsable
del pendiente por facturar o quien haga sus veces, hace gestión sobre las remisiones y guías pendientes por facturar y
responde dentro del mismo archivo de Excel con el comentario pertinente (hacer comentario frente a cada remisión sobre la
respuesta al pendiente), la respuesta se debe enviar dentro de los 10 días siguientes.

El objeto de esta actividad es cumplir las remisiones pendientes en cualquier proceso o en su defecto identificarlas
físicamente para evitar el extravío de la misma y por ende evitar la dificultad en el cobro de los fletes. A las remisiones que
presenten más de 30 días sin cumplimiento para la facturación se les hace seguimiento diario, hasta tanto se ubique el
cumplido y se devuelva a la ciudad de facturación para el cobro.

Se definen los siguientes estados y los responsables de la solución:

 
5.7. Pendientes por cumplir
El Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos genera al final de cada mes un informe de remisiones y guías
pendientes por cumplir. Genera desde el programa Silogtran un informe con las remisiones y guías que no tengan asignado
archivo en el sistema, analiza la información y establece la responsabilidad por cada regional de destino; envía al
Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos de la regional responsable, correo electrónico con un adjunto en Excel
que contenga la relación de las remisiones y guías pendientes por cumplir.

El Coordinador Regional de Facturación y Cumplidos de la regional responsable del pendiente por cumplir, o quien haga sus
veces, debe ubicar el cumplido y dar respuesta dentro de los 15 días calendario siguientes al envío de la comunicación. El
objeto de esta actividad es garantizar que todos los despachos efectuados por la organización, tengan la prueba de entrega en
archivo como evidencia de la entrega de las mercancías transportadas. A las remisiones y guías que lleven más de un mes sin
cumplir, se les hace seguimiento a diario hasta obtener la prueba de entrega para el archivo.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
REGISTRO
• CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA GF-
Listado Maestro de Registros
CZ-1
• PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA GF-PR-1

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 01/Jul/2010
1 01/Nov/2012
Creación del documento. 
Actualización a la presentación del software del SGC. En 5.2 se
adicionaron las disposiciones para fletes de cortesía. En 5.4 se adicionaron
las disposiciones para el control de los registros por cumplidos y pruebas
de entrega.
Se incluyó cuadro con los estados de la página web y el proceso
responsable de la solución y/o actualización. 

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: 01/Nov/2012 Fecha: 01/Nov/2012 Fecha: 01/Nov/2012