ASUNTO LOGROS DIFICULTADES

APOYO TECNICO Se logró conseguir Asesoría en el área, lo que nos está La visita del Asesor fue extemporánea (fines de diciembre), cuando ya habíamos procesado
AL AREA permitiendo ordenarnos, sistematizar la información y apoyo 8.500 comprobantes. Ahora, se está reprocesando las correcciones que surgieron de su
en la parte técnica que era una de las debilidades desde revisión y análisis con miras a la adecuada aplicación de políticas contables y tributarias;
siempre. implicando por supuesto doble tarea y reproceso, pero vamos avanzando.

Por otra parte, se esta entrenando al personal administrativo

contable para que en adelante pueda mantener esa pericia
contable incluso en transacciones inusuales.

CONTINGENCIAS Se ha identificado y cuantificado todas las contingencias que Se tuvo, y aún se tiene dificultades en obtener la información integra que permita registrar
amenazan a la Empresa. las operaciones de gestiones pasadas y delimiten los montos a ser declarados
Tributarias impositivamente, y la falta de definición de los Socios y la gerencia en encarar las
Laborales contingencias laborales que nos permitan sanear la contabilidad y nuestros registros
Seguridad social contables enmarcado en las disposiciones legales aplicables.

REGISTROS Por primera vez en la historia de EXIMCRUZ estamos Dificultades en la operatoria del sistema al principio. Para un flujo de información
CONTABLES completando de implementar el registro en un sistema de financiera es útil, pero la idea es contar con un sistema integrado que permita efectuar los
contabilidad y la documentación por cada transacción en los input de información desde distintas áreas que suministran información al área contable.
comprobantes contables resultantes del sistema contable.
El anterior jefe administrativo recibió capacitación diaria para el manejo del sistema
Aplicando políticas contables y tributarias acorde a la realidad BUHO, pero no dejó ni existen resultados de dicha capacitación porque no fue replicada al
de las operaciones de la Empresa personal contable. Como ejemplo de que los cambios solo trajeron ineficiencias al área.

Se esta emitiendo comprobantes contables con las operación en Alta rotación en los cargos de Jefatura de Administración y Finanzas (en un año pasaron
el día para su aprobación y ejecución de desembolso de fondos. tres cambios), tres Contadores (duro unos meses y no aportaron como se esperaba),
Responsable de compras (a la fecha no se contrató y estamos a puertas de la Zafra); esta
rotación como es de conocimiento general, no permite ejercer las actividades de manera
continua y repercutió en las tareas de la Jefatura porque se tuvo que asumir las tareas
asignadas.

PAGOS Se ha logrado documentar cada transacción lo mas detallado y Existen pagos que los socios piden y autorizan realizar por compras de materiales,
AUTORIZADOS POR comprensible posible. repuestos de vehículos, mantenimiento, servicios de transporte, que no están documentados
SOCIOS con los respaldos necesarios y solo se adjunta la el cheque o boleta de transacción del
Banco.

El servicio de transporte nacional de acuerdo con las disposiciones tributarias requiere que
estén registrados en el Servicio de Impuestos.

COORDINACIÓN En general los socios para autorizar a la Jefatura de Administración coordinan, pero en gran
SOCIOS GERENCIA parte no existe coordinación con Gerencia; lo que repercute en que la Jefatura se ve
impotente frente a las instrucciones porque ambas partes son autoridad jerárquica de la
Empresa.
IMPLEMENTACION Se han logrado subir al Drive reportes en Excel de las distinta El acceso a la edición de esos documentos están restringidos, por tanto dificulta reprocesar
DE REPORTES EN áreas para contar con información al día la información a las necesidades del área contable; y elaborarlos o alimentar esas bases de
EL DRIVE datos, resultan muchas veces en reprocesos en el input de información, restando los tiempos
que pueden ser asignados para tareas rutinarias que si lo requieren.

RECURSOS No se perciben logros en esta área, si que se ordenó la Las funciones y responsabilidades de esta área no están adecuadamente divulgadas y se
HUMANOS documentación y se está tratando de no incurrir en problemas requiere que la misma esté reforzada con el apoyo de un auxiliar con conocimientos
de las gestiones pasadas. contables y elaboración de planillas y pago de aportes.

ALMACENES Se ha logrado el ordenamiento del almacén y existe cierto flujo Realizar los reportes en Excel ayudan de alguna manera, pero no permiten efectuar el
y control del movimiento de activos y fungibles que ingresan y control de insumos, materiales en cuentas de activo para luego realizar su distribución en la
se despachan de esta área, estos reportes son subidos al aplicación correcta al área que corresponde.
DRIVE.
MATERIAS PRIMAS Las bases de datos que administra Luis Challco y que son la No nos proporcionan las boletas de ingreso de materia prima que nos permita cruzar
fuente de información para el registro contable están mas información para el registro de la bajas de los anticipos por cada entrada y por proveedor.
actualizados que en anteriores gestiones

PORTERIA - Se han colocado cámaras de vigilancia en la portería Se detecta dificultades en la seguridad de la Empresa, se produjeron robos de celulares y
SEGURIDAD motocicletas

PRODUCCION DE El área proporciona el informe de producción por beneficiado Los reportes de producción sufren cambios de un día a otro, lo que dificulta el control de las
BENEFICIADOS diariamente. cantidades asignadas por calidad y registro de los lotes beneficiados repercutiendo en
diferencias reportadas a almacén y transportistas.
En reunión conjunta de socios se ha definido que los socios no
operaran como beneficiadores. Contablemente los costos de compras de materias primas, por ser una de las cuentas donde
se absorben las distribuciones de utilidades, requieren que sean cerrados al termino de cada
gestión en función a las diferencia que se reporte en anticipos a socios y los pagos en
efectivo.

NUESTRA META
Consolidarme como una líder de equipo con el respaldo de mi personal trabajando coordinamente y mejorando cada día.

La gestión 2023, luego de efectuar el cierre contable tener información actualizada de cada cuenta, tener reuniones de coordinación y planificación semanal que permita al equipo tomar las acciones oportunamentes frente a debilidades que se vayan detectan
distintas areas que alimentan la contabilidad.
 PROPUESTAS
Apoyo de la Gerencia y los socios para que periódicamente se tomen cursos de actualización tributaria,
contable; para la jefatura cursos o seminarios de tipo gerencial y administrativo a efectos de seguir con la
mejora continua que ya está establecida.

Se tome decisiones a nivel socios y gerentes en pro de continuar con el crecimiento de las operaciones de
la Empresa y se mitiguen todos los riesgos identificados.

De ingresar a contiendas judiciales con terceros y relacionados con el Servicio de Impuestos ocasionaría
problemas de financiamiento a futuro, pérdida de credibilidad ante esas instituciones, etc.

Se debería desde este año asegurar a todo el personal y pagar los aportes patronales a las AFPs y efectuar
las retenciones laborales del seguro de largo plazo al personal, como primer paso para minimizar el
riesgo. Para llevar esto a cabo en orden y sistemáticamente, se requerirá personal de apoyo para el área
de RRHH.

Una vez concluida la reconstrucción contable y se estimen las contingencias laborales, tributarias si
surgen nuevas, y otros es importante registrarlos en los estados financieros al cierre del 2023 a efectos de
que no representen un alto riesgo no asumido de acuerdo con los principios contables que requieren
contabilizar todo gasto una vez que se las conoce y estén cuantificados (principio de prudencia).

Se requiere la implementación de un sistema contable que permita efectuar los input de información de
una sola vez para la obtención de información útil para el área administrativa y Gerencial. El actual
sistema OCTUPUS se la adoptó debido a que no había uno disponible en ese momento que nos permita
contabilizar en un "sistema" nuestras operaciones, y al parecer cuenta con herramientas funcionales, pero
se requiere que su diseñador esté presente y pueda rediseñar y adecuar los módulos de producción y
almacenes a medida.

El sistema puede ser diseñado por centros de costos bien definidos y en paralelo ir diseñando el sistema
que registre todo movimiento por procesos, este segundo paso sería lo ideal porque la alimentación de
datos se las haría desde producción y automáticamente se generarían los asientos contables para
determinar los costos de los productos terminados producidos.

Incentivar a los socios que traigan la documentación y que cada pago ingreso vía gerencia para que
puedan ser respaldados con documentación suficiente.

Un mecanismo o norma que pueda regular estas impases administrativos y se definan niveles de
autorización.
 Se requiere la implementación de un sistema contable que permita efectuar los input de información de
una sola vez para la obtención de información útil para el área administrativa y Gerencial. El actual
sistema OCTUPUS se la adoptó debido a que no había uno disponible en ese momento que nos permita
contabilizar en un "sistema" nuestras operaciones, y al parecer cuenta con herramientas funcionales
estándar para mantener una contabilidad estándar; pero la empresa es una industrial y se requiere que se
diseñe un sistema a medida y su diseñador esté presente y pueda rediseñar y adecuar los módulos de
producción y almacenes a medida.

Se capacite o fortalezca el área a efectos de que pueda emitir las planillas de sueldos, de primas, de
aguinaldos, de indemnizaciones, a efectos de que estos puedan ser revisados por el área contable para su
reproceso y pago.

Se implementen con los recursos necesario para que podamos producir resultados en los tiempos
determinados.

Se reitera la necesidad de contar con un sistema contable diseñado para la actividad de la Empresa y que
tenga un plan de implementación paralela al sistema actual a efectos de cuando los registros estén en
línea … continuar con la implementación pero en un sistema que cumpla todos esos requisitos,
complementados con el área de producción.
El responsable de la emisión de las boletas de ingreso de materia prima nos faciliten semanalmente una
copia de todos los ingresos de la semana para poder contabilizar y respaldar cada transacción y que
permita se realice la retención impositiva y emposo al SIN mensual como corresponde.

La portería debe contar con una pantalla donde se muestren las imágenes de los alrededores y donde se
encuentran los vehículos y motocicletas aprovechando la existencia de cámaras y cumpla su propósito.

Que los cambios introducidos en los reportes diarios deben ser dados a conocer inmediatamente por
correo con el respaldo del cambio producido para evitar diferencias cuando se hace el cruce con almacén.

Mantener el acuerdo de los socios, lo que va permitir contar con tener la contabilidad del costo de
producción bien estimado al cierre de cada mes.

ando coordinamente y mejorando cada día.

anal que permita al equipo tomar las acciones oportunamentes frente a debilidades que se vayan detectando en las
idad.
Costo Aceite
Bs
MP LIBRAS 44 1 CAJA
KILOS 20 1 CAJA
KILOS 100 5 CAJAS 1 BARRICA
5 BARRICAS 400 2,000
40
50