PROCEDIMIENTO DE

Código:
CORRESPONDENCIA
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Versión 4 de 11/23 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS

Garantizar que los paquetes y documentos sean entregados a su destinatario

de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones.

ALCANCE

Recibir, clasificar, registrar y distribuir de forma centralizada comunicaciones y

documentos internos y externos para todos los miembros de la organización
entre las diferentes divisiones.

OBJETIVOS GENERALES
El auxiliar de correspondencia tiene funciones específicas destinadas a
documentar, organizar y distribuir de manera eficiente las correspondencias
que contienen información inherente al negocio o servicio que se presta, así
como toda la documentación vital para el respaldo de la actividad administrativa
y organizacional.

Entre las funciones específicas de la unidad de correspondencia destacan las

siguientes:

 Controlar el ingreso y salida de documentos y paquetes.

 Distribuir los documentos y paquetes a las áreas correspondientes.
 Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y
externamente.
 Digitalizar documentos que se tramitan por bancos.
 Ordenar, clasificar y describir los documentos y paquetería en los casilleros.
 Asignar números consecutivos a la correspondencia que se produce o se
recibe (radicación).
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Flujograma de procedimiento del área de correspondencia.

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a) Los documentos y paquetería que llegue por transportadora y mensajería en

ventanilla única deberán estar relacionada en el formato “Planilla de
correspondencia Externa”

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b) Los documentos y paquetería que llegue por los usuarios internos de la

empresa para ser distribuido a las salas de Bogotá, Soacha, y nacionales en
Gestión documental deberán estar relacionada en el formato “Planilla de
correspondencia Interna”

c) Se clasifica la documentación y la paquetería según destino interno, externo

Bogotá y Soacha, externo nacional.

d) Se crea una tarea en el drive “MATRIZ CORRESPONDENCIA “asignando un

numero consecutivo dependiendo si es correspondencia interna o
correspondencia externa Bogotá y Soacha.
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e) La correspondencia que llega para los usuarios internos dentro de la compañía se digita la información de
origen y para quien va en el drive “MATRIZ CORRESPONDENCIA” en la hoja INTERNA.

f) La correspondencia que llega para los usuarios externos sedes de la compañía

Bogotá y Soacha se digita la información de origen y para quien va en el drive
“MATRIZ CORRESPONDENCIA” en la hoja EXTERNA.
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g) La correspondencia externa nacional se solicita el servicio de recolección y se

crea las guías en el aplicativo que nos generó la transportadora Coordinadora.
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h) La correspondencia para ser distribuida a las áreas correspondientes por el auxiliar de correspondencia y
los mensajeros se suben las tareas creadas a la aplicación “SMART QUICK¨, para generar la evidencia
de entrega.

i) Seguimiento de las solicitudes de envíos y recolecciones en la aplicación de coordinadora.

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j) Revisión de correos en todo momento ya que las áreas usuarias envían solicitudes.

k) Responder los correos de solicitud oportunamente.