DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

Y COMPRAS CÓDIGO
POE-L-00X

PROCEDIMIENTO DE MAQUILAS
F/EMISIÓN: 28-11-2019
EDICIÓN: 00 F/ VENCIMIENTO: 11-2021

1. SITIO DE UBICACIÓN
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y COMPRAS

2. RESPONSABILIDADES

2.1. QUIEN DEBE CONOCERLO Y EJECUTARLO

Departamento de Logistica y compras, Contabilidad, Aseguramiento de Calidad,
Director Técnico, Gerente General, Director de Producción, Almacen.

2.2. QUIEN DEBE HACERLO CUMPLIR

Administrador de Logística y compras

3. DEPARTAMENTO RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y COMPRAS

4. OBJETIVO

Establecer un procedimiento operativo estándar para el servicio de maquila que

presta ADS PHARMA S.A.S y a su vez el servicio que le prestan a ADS PHARMA
S.A.S los laboratorios terceros.

5. DEFINICIONES

5.1. MAQUILA: Un proceso de maquila funciona a partir de un contrato,

(denominado comúnmente contrato de maquila), el cual plantea como
objetivo de compromiso que la empresa maquiladora utilice su capacidad
instalada y procesos productivos para la fabricación de productos tangibles
o la prestación de servicios intangibles.

5.2. ORDEN DE COMPRA: Documento donde se legaliza con el Proveedor

seleccionado, la compra de bienes y / o Servicios.

5.3. CONTRATO: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes
se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de
condiciones.
6. MODIFICADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
7. Nombre: Cristian Munevar Nombre: Ramiro Ramirez Nombre: Piedad Lopez
Cargo: Administrador de Cargo: Director de Cargo: Gerencia
Logística y Compras Aseguramiento Administrativa y Financiera
8.

9. Firma: Firma: Firma:

Fecha: 28-11-2019 Fecha: 28-11-2019 Fecha: 28-11-2019
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5.4. ORDEN DE PRODUCCIÓN: Es el control individualizado que se lleva a

cada pedido o trabajo que se está elaborado, es un sistema que puede
utilizar las empresas productoras de bienes o las que se dedican a la
prestación de servicios.

6. PRECAUCIONES

6.1. Todos los clientes deben cumplir con el reglamento interno para poder prestar
oportunamente el servicio.

6.2. El seguimiento constante a las las instrucciones y el cumplimiento a las BPM son
la base para prestar un servicio y obtener un producto de calidad

7. CONSIDERACIONES

7.1. Toda exportación debe estar asociada a una Orden de Compra y esta a su vez
debe estar con aprobación de la gerencia general según su negociación en cuanto
a precios, términos de negociación y fechas de entrega, bajo ninguna circunstancia
la empresa debe iniciar un proceso de exportación sin orden de compra y contrato
con el cliente donde se determinen los términos de la negociación.

7.2. Al iniciar el proceso de exportación es necesario estar actualizado en la

normatividad que rige este proceso, tener conocimiento previo de las normas
ICOTERMS, realizar la previa verificación de declaraciones juramentadas por
producto a exportar y tener todos los trámites legales frente a los entes de control.

7.3. Para poder realizar una exportación los productos a despachar deben de tener
su partida arancelaria vigente para el país de despacho.

8. FRECUENCIA: Cada vez que se requiera elaborar una exportación y una

importación.

9. PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIONES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Recepción de Se recibe el documento,
se valida la solicitud. Administrador de
Orden de Compra
1. Logistica y
del Cliente
compras
Internacional
Verificar si se encuentra
lo requerido en bodega, Administrador de
Verificar
2. si no, se solicita al área Logistica y
Existencias
de producción las fechas compras
de fabricación y entrega

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de los productos
solicitados.

Se informa a las
diferentes áreas
Correo
involucradas en el
Administrador de Electrónico.
3. Difusión de la proceso de la orden de
Logistica y
Información compra recibida y del
compras
inicio del proceso de
exportación.

La lista de empaque
debe contener la
RL-006-01
información del cliente y
4. Lista de Empaque Director Técnico Lista de
productos, se ejecuta por
Empaque
parte de la Dirección
Técnica.
Se realiza el pedido en el
programa Xirux de
acuerdo a la orden
Elaboración de
5. compra y previa Administración de
Pedido
verificación y entrega Ventas
física de la lista de
empaque.
Este a su vez es
aprobado por la Gerencia
Gerente
Administrativa y
Administrativo y
Aprobación de Financiera o la Gerencia
6. Financiero.
Pedido General, una vez
aprobado el área de
Gerente General
ventas realiza el
despacho.
Una vez se tenga el
despacho el área de
contabilidad realiza la
factura incluyendo de
manera informativa el
tipo de negociación
según los términos
Elaboración de ICOTERMS, medidas y
7. Factura peso del embalaje total Factura
Director de
de la mercancía. Anexan
contabilidad
los certificados de
análisis correspondientes
a los productos y lotes
facturados. Se entrega Al
área de Logística y
compras para continuar
con el proceso.
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Se realiza la solicitud del

Solicitud de
certificado de origen ante
Certificado Origen Administrador de
8. la Cía. Anexando copia
y Reserva de Logistica y
de la factura, lista de
Aerolínea compras
empaque.
Se envía al cliente por
correo electrónico copia
de factura certificados de
Envío Administrador de
análisis, borrador del
9. Documentación Logistica y
certificado de origen,
Cliente compras
liquidación previa y pre
guía para su revisión y
aprobación.
Se programa la entrega
del producto con la Cia,
dando notificación al área
de aseguramiento para
que realice un check list
de todo el procedimiento,
entrega adecuada al
transportador y
condiciones del vehículo.
Supervisor de
Entrega de Carga El área de almacen debe
10. Almacen
y documentos de alistar la mercancía
para la entrega con su
respectiva identificación y
a su vez el Administrador
de Logistica y compras le
entrega toda la
documentación para la
exportación. Almacen es
el encargado de entregar
todo a la Cia.

10. DOCUMENTACIÓN EXPORTACIÓN

La documentación que se debe de tener para cada exportación es la siguiente.

10.1. Factura
10.2. Orden de Compra cliente.
10.3. Lista de empaque RL-006-01.
10.4. Informes de análisis del producto terminado.
10.5. Declaración de exportación formato FOR 600 DIAN.
10.6. Solicitud autorización de embarque FOR 602 DIAN.
10.7. Planilla de traslado FOR 1162 DIAN.
10.8. Certificado de origen.
10.9. Carta antinarcóticos.
10.10. Carta aerolínea.
10.11. Carta no apertura.

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11. PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIÓN

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Se realiza la cotización
de la mercancía a Administrador
1. Cotización solicitar donde se defina Logistica y
el ICOTERMS compras
Por parte de la Gerencia
Gerencia
General y la Gerencia
Administrativa y
Administrativa y
Aprobación Financiera.
2. financiera se revisa la
Cotización
propuesta y se deja
firmada la cotización
Gerencia General
aprobada
Se le solicita al
proveedor la factura
Administrador
Solicitud de proforma y lista de
3. Logistica y
Factura Proforma empaque para cotizar
Compras
con la Cia todo el tema
de la importación.
Generar Orden de Administrador Orden de
Se realiza la orden de
4. Compra Logistica y Compra
compra para importación.
Importación Compras importación
Se realiza la compra de
las divisas según la Administrador
5. Compra de Divisas moneda que se requiera Logistica y
para realizar el pago Compras
El área del almacen
recibe la mercancía y
entrega toda la
Recepción de Supervisor
6. documentación
Mercancía Almacen
pertinente para el ingreso
al área de Logistica y
compras.
El área de contabilidad
liquida los costos de
importación asociados a Liquidación
Liquidación de Director de
7. ese bien o servicio e de
importación Contabilidad
ingresa la información Importación
que se requiera de cada
insumo.

12. ANEXOS

12.1. Lista de Empaque RL-006-01

13. BIBLIOGRAFÍA

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EDICIÓN: 00 F/ VENCIMIENTO: 11-2021

13.1. Autor: ABBACO NET GROUP Fecha: 03/2016. Título: Incoterms. Sitio:
Bussinescol.com. URL:
http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm#inicio

13.2. Autor: Universidad ICESI Fecha: 25/01/2008. Título: Exportacion. Sitio:

icesi.edu.co. URL:
http://www.icesi.edu.co/blogs/icecomex/2008/01/25/36/#respond

13.3. ABBACO NET GROUP. (2016). Ilustración de ICOTERMS. [Ilustración I].

Recuperado de http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm#inicio

13.4. Autor: Soporte Alegra Fecha: 26/01/2017. Título: Órdenes de Compra a

Proveedores. Sitio: ayuda.alegra.com. URL:
https://ayuda.alegra.com/hc/es/articles/208532066-%C3%93rdenes-de-
Compra-a-Proveedores.

13.5. Autor: Eylin Cruces Fecha: 24/10/2012. Título: Partidas Arancelarias. Sitio:
Prezzi.com. URL: https://prezi.com/uxgctcqgshkd/partidas-arancelarias/

13.6. Autor: PROCOLOMBIA Fecha: 11/07/2016. Título: Cómo funciona la factura

comercial Sitio: colombiatrade.com.co. URL:
http://www.colombiatrade.com.co/preguntas-frecuentes/como-funciona-la-
factura-comercial

13.7. Autor: Mario Blandón Fecha: 20/11/2015. Título: Diligenciamiento del dex.
Sitio: Prezzi.com. URL: https://prezi.com/dsh5eueycmni/diligenciamiento-
del-dex-documentos-de-exportacion/

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 REGISTRO MODIFICACION DE DOCUMENTOS
CODIGO DE REGISTRO: RAC-001-01
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO: PROCESO DE EXPORTACIÓN

CODIGO DE DOCUMENTO: C-006

FECHA EDICION MODIFICACION MODIFICADO AUTORIZADO
MODIFICACIÒN MODIFICADA POR POR (ASEG.
CALIDAD)
29/01/2.016 2 Cambio de formato para documentación ISO. Adriana
Valderrama Diego
Esquivel
24-05-2018 3 Incluir numerales 6 y 7. Se modifican los Amanda Oscar Pereira
numerales 1, 2.1, 3, 9.1, 9.2, 9.3 Y 9.12, también González
se incluyeron los numerales 10 y 11.
28-11-2019 4 Se modifican los numerales 1, 2, 3, 4 se incluyen Cristian Ramiro
los numerales 5.13, 5.14, 7.3, 9, 10,11. Munevar Ramirez

Fecha Emisión: 17-10-2017 Fecha de Vencimiento: 10-2019 No Edición: 04

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 REGISTRO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
CODIGO DE REGISTRO RAC-001-02
DEPARTAMENTO ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO: PROCESO DE EXPORTACIÓN

CODIGO DE DOCUMENTO: C-006

FECHA DE No. No. FIRMA ENTREGA FIRMA RECIBE CARGO
ENTREGA EDICION COPIAS

Fecha Emisión: 17-10-2017 Fecha de Vencimiento: 10-2019 No Edición: 04

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