SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO
PAGO DE PROVEEDORES Y
SUBCONTRATOS
PR-GA-25

REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

00 01 de Septiembre de 2008 Primera Edición
Se clarifica donde se archivan cheques de pago de proveedores al
01 29 de Noviembre de 2008
final del día punto 6.5 y se incorpora en las responsabilidades.
Se modifica punto 6.5 referido a comprobantes contables para
02 29 de diciembre de 2009 pago mediante depósito o transferencia. Se incorpora FO25-GA-
02 como nuevo comprobante para este caso.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Fabrizzio Oviedo P. Rodrigo González R. Fernando Miguel F.

Gerente de Administración Responsable Dirección Gerente General
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CALIDAD
FECHA 29 de diciembre de 2009
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SUBCONTRATOS
 

1.- OBJETIVO

Planificar el proceso de cancelación de Proveedores y Subcontratistas de la empresa.

2.- ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los pagos por productos adquiridos o servicios contratados por la
empresa.

3.- RESPONSABILIDADES

Secretaria Encargada de Recepción

• Registrar la recepción de facturas u otros en libro de correspondencia y derivar a encargado de
proveedores.
• Coordinar y entregar los documentos de pagos de facturas a Proveedores y Subcontratistas.

Jefe de Abastecimiento y Proveedores

• Ingresar a sistema computacional las facturas y generar archivo con facturas para pago según
vencimiento.
• Efectuar el proceso de pago de proveedores y contratos de servicio según proceda.

Gerente de Administración y Finanzas

• Definir en Presupuesto mensual el ítem del pago a Proveedores, Prestadores de Servicios y
Subcontratistas de acuerdo a las órdenes de compras y contratación de servicios.
• Validar los pagos en los egresos contables según respaldos de lo recepcionado versus la orden de
compra, recepción conforme de los estados de pago por el Gerente de operaciones, considerando
los vencimientos y prioridades.
• Responsable del almacenamiento de los cheques no retirados por los proveedores al final del día.

Gerente de Operaciones
• Validar los estados de pagos de Subcontratos.
• Definir prioridades ante pagos de estados de pagos de Subcontratistas y Proveedores críticos.
• Definir en el Contrato de Servicios que su finiquito sea ante notaría con el último estado de pago.

Administrador de Obra
• Aprobar los estados de pagos de Subcontratos.
• Respaldar los estados de pago con la liquidación del avance de obra.
• Indicar los descuentos a los estados de pago, según informe de bodega, para el caso de suministro
de materiales, combustible, equipos u otro producto o servicio entregado.

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SUBCONTRATOS
 

4.- DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios – PR-GA-15.

Procedimiento de Bodega – PR-GA-16.
Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios – PR-GA-17.
Procedimiento de Rendición de Gastos – PR-GA-18.
Procedimiento de Correspondencia – PR-GA-27.
Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra – PR-GA-28.
Procedimiento de Planificación y Programación de Obras – PR-GO-34

5.- TERMINOLOGIA

TÉRMINO DEFINICIÓN
Contrato de Documento legal donde se acuerdan las condiciones de un Subcontratista
Obra con respecto a la empresa para desarrollar una determinada obra o faena.
Estados de Pago Detalle del avance en montos y cantidades de obra, con mención a los
descuentos por entrega de materiales, equipos, combustible u otros.
Informe de liquidación de servicios contratados, acompañará al último
Finiquito de
Estado de Pago, validando que cesa el contrato sin existir deuda de parte de
Contrato
nuestra empresa ni obligación laboral pendiente.
Archivo de Archivador de facturas de proveedor, subcontratos y de compras, que han
Facturas para sido contabilizadas, ordenados alfabéticamente y junto a sus respaldos y
Pago vistos buenos respectivos a la espera del proceso de pago.
Reporte generado en Sistema Computacional para el pago de las facturas;
debe ser firmada por el Encargado que la emite, por el Gerente de
Egreso Contable
Administración y Finanzas y por el Gerente General que además firma el
cheque.
Archivo de Archivador de egresos contables según correlativo de emisión y el período
Egreso Contable de cancelación.

6.- PROCEDIMIENTO

6.1.- Generalidades

El Jefe de Abastecimiento y Proveedores generará la cancelación de las obligaciones de la empresa por

compra de materiales y prestación de servicios según la metodología de este procedimiento que define
requisitos, condiciones y pautas relevantes para un efectivo control del egreso de dinero, transparente
presupuesto de pago de las deudas y una gestión que potencie una relación de compromiso con nuestros
Proveedores y Subcontratistas.

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6.2.- Recepción de facturas

Las facturas y otros documentos relacionados con la adquisición de materiales y abastecimiento de la

bodega serán recepcionadas por Secretaria de Oficina Central según Procedimiento de Sistema de
Correspondencia, PR-GA-27, y derivará al Gerente de Administración y Finanzas para su proceso
contable.

6.3.- Ingreso al Sistema Computacional de facturas de Proveedores

Validada la factura del Proveedor contra el respaldo emitido por bodega de la recepción de productos
versus orden de compra, ingresará al Sistema Computacional para su registro contable, control de costos, y
la generación de la obligación financiera pasando al Archivo de Facturas para pagos.

En caso de hallarse diferencias se solicitará la modificación o la total anulación de la factura. Se ingresará al

Sistema Computacional y se creará un Archivo de Facturas con Detalle a la espera de Nota de Crédito,
resuelto lo anterior pasará a proceso de pago.

6.4.- Ingreso al Sistema Computacional de facturas por Contratación de Servicios

El ingreso de facturas por Estados de Pago de Subcontratistas deberá validarse por la firma del Gerente de
Operaciones y el Responsable o Administrador de Obra, vendrá acompañada del contrato de obras
respectivo y deberá adjuntarse el Informe de Avance de obra, el detalle de cuenta corriente por los
suministros entregados, y el certificado laboral emitido por la Oficina de la Inspección del Trabajo de la
Jurisdicción donde se ejecuta la obra en cuestión y corresponderá su emisión al mes de los servicios
facturados.

Si se tratara de la factura de último Estado de Pago, el Subcontratista deberá acompañarlo con la

Liquidación o Finiquito de Contrato, donde se establecerá los plazos y las condiciones para el cobro de las
retenciones, entrega de los documentos en garantías y otros requisitos para condicionar el pago a una
prestación efectiva de servicios, y si en caso de que posteriormente se detectaran errores o fallas en el
desarrollo de las obras se puedan cobrar con estas garantías a nombre de la empresa.

Para su cancelación se considera en todos los eventos la condición de contado. En caso de que el
Subcontratista no tenga la facultad de emitir factura, el Encargado de Proveedores le emitirá una Factura de
Compra que será acompañada por la documentación que confirma el control administrativo y personal del
Contratista. Todo ello sujeto a lo establecido en el Procedimiento de Subcontratos, PR-GA-30

6.5.- Proceso de Pago

El proceso de Pago se efectuará según la fecha del vencimiento, considerando los plazos acordados en la
Orden de Compra o el Contrato de Obra, y de acuerdo a la prioridad definida para el suministro de
material o el servicio prestado, si ha sido definido en un nivel crítico o no para la obra.

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SUBCONTRATOS
 

Se emitirá un Egreso correspondiente al Registro “Comprobante Contable”: FO25-GA-01, adjuntándose a

las facturas y sus respaldos el cheque por el monto adeudado y que deberá ser emitido nominativo a la
razón social de la factura.

Se confeccionará una Nómina de Pago con todos los Egresos para revisión y firma del Gerente de
Administración y Finanzas, la cual se entregará al Gerente General para la correspondiente firma de
cheques y de Comprobantes Contables.

La carpeta de la Nómina de Pagos con los egresos contables firmados pasará a Secretaría para entrega de
cheques o emisión de los talones de depósitos.

Se creará un Archivo de Comprobantes Contables donde se archivarán los Egresos correlativamente junto
con su documentación, quien retira el cheque firmará el egreso, factura original y cuadruplicado. En caso
ser realizado con transferencia electrónica o depósito bancario sólo será necesario adjuntar y enviar el
formulario de comprobantes contables para pago bancario (FO25-GA-02) con dichos respaldos.

Se guardará este Archivo de Comprobantes Contables al cierre de cada día con los cheques no retirados en
caja fuerte o caja debidamente cerrada, debiendo priorizar la entrega de cheques a través de avisos a los
Proveedores o solicitud de cuentas corrientes para generar depósitos de estas obligaciones.

7.- CONTROL DE REGISTROS

TIEMPO DE
IDENTIFICACION DE
ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION RETENCION Y
REGISTRO
DISPOSICION
F025-GA-01 Oficina de No requiere Jefe de 12 meses /
Comprobantes Contables Administración Abastecimiento Destrucción
F025-GA-02 Oficina de No requiere Jefe de 12 meses /
Comprobantes Contables Administración Abastecimiento Destrucción
para pago bancario

8.- ANEXOS
No aplica.

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