INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

GPR-PR04
GESTIÓN DE PROYECTOS Version 02
02/01/2023
LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS

1. OBJETO.
Definir el documento para establecer las actividades para el adecuado cierre documental, contable, financiero,
contractual y físico de los proyectos ejecutados por INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., con el objeto
de que se garantice la eficiencia y el correcto manejo de los recursos económicos, humanos y técnicos
destinados a la construcción del proyecto.

2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a la revisión y verificación del proceso administrativo de obra desarrollado
por INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S., que genera gestión, trámite y desembolso de fondos del
proyecto, con destino al pago de los recursos materiales, humanos, técnicos y de bienes y servicios,
considerados en el Presupuesto de obra.

3. DEFINICIONES
• Administración Delegada: Sistema de contratación en el cual el constructor general actúa como
representante o delegado del contratante para la ejecución de la obra y todos los gastos de ella se efectúan
en nombre, por cuenta y riesgo de éste
• Especificación de Construcción: Documento que establece requisitos técnicos y de procedimiento
constructivo particular, con que debe cumplir una parte de una obra.
• Constructor: Entidad profesional responsable de la materialización y construcción de un Proyecto.
• Interventoría - Auditoria: Conjunto de procesos de verificación y control desarrolladas por una entidad
profesional sobre la ejecución de obra, basado en el cumplimiento de los requisitos del Proyecto y los
procedimientos administrativos de construcción, en procura de sus objetivos de calidad y eficiencia de costos
y tiempos.
• Precios Unitarios: Sistema de contratación en el cual se pacta el precio unitario de cada ítem o actividad de
la obra que vaya a ser ejecutada por el constructor; dentro del precio unitario establecido para cada actividad
deben encontrarse incluidos los costos de materiales, mano de obra, transportes, equipo y herramienta
necesarios para ejecutar la actividad. El valor parcial de cada actividad se determina por el producto del
precio unitario aplicado a la cantidad realmente ejecutada para la actividad correspondiente. El valor final del
costo directo del contrato corresponde a la sumatoria de los valores parciales de todos los ítems o
actividades.
• Precio Global: Sistema de contratación en el cual el constructor ejecuta la totalidad de las actividades de
construcción de una obra previamente determinada por una suma fija y absoluta, asumiendo la totalidad de
los costos y riesgos dentro de dicho valor.

4. GENERALIDADES
4.1 CIERRE DEL PROYECTO.
La supervisión de obra, tiene como objetivo principal la verificación, el seguimiento y el control de Para efectuar
la liquidación del contrato de construcción y entrega al dueño del proyecto, es necesario el cierre de todos los
procesos implicados en la construcción, así como el desmonte de las instalaciones y construcciones
provisionales.

5. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES.
5.1 LIQUIDACIÓN INTERNA DE OBRA:

5.1.1. Liquidación de Proveedores.

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Es requisito indispensable para iniciar el proceso de liquidación a proveedores, que las obras objeto del contrato
o suministros, se hayan culminado y que se hayan determinado las cantidades finales ejecutadas, realizados
los otrosís correspondientes para legalizar las obras contratadas y ejecutadas.

• Proveedores de Insumos (sin retención en garantía)

Para los proveedores de insumos, el Ingeniero Residente con apoyo del Director Administrativo y Contabilidad
verifican que:

✓ No existan saldos de anticipos.

✓ No hallan saldos por pagar anteriores a la fecha de la liquidación, en caso de presentarse, el Director
Administrativo concilia con el proveedor y Contabilidad para determinar si es procedente la conciliación al
proveedor, para que éste presente el cobro con el monto a favor y obtener la constancia de pago.
✓ No existan notas débito o crédito pendientes de conciliar.
✓ No se presenten excedentes en el almacén de obra, en cuyo caso debería gestionarse la devolución al
proveedor.
✓ La obra haya ejecutado los descuentos correspondientes (daños, por suministros defectuosos o incompletos,
entre otros), relacionados en la Relación de descuentos a contratistas.

• Contratistas
La liquidación de los contratos a precios unitarios se hace con el fin de hacer una verificación exacta de todas
las actividades realmente ejecutadas versus las contratadas. Para contratos a precio global fijo se hace para
verificar que el control de pagos llegue al 100% del contrato, previo visto bueno del Ingeniero Residente.

Para garantizar la relación, se debe adjuntar una copia del estado del contrato del sistema de información
vigente, información de Contabilidad en donde relacione los desembolsos realizados y los saldos de retención
en garantía y la amortización del anticipo.

El Ingeniero Residente tiene en cuenta los siguientes pasos para realizar la liquidación a Proveedores
(Contratistas o Proveedores de Insumos con retención en garantía).

• Inventario Documental para Recibo

El Ingeniero Residente inicia el Inventario Documental para Recibo, incluyendo los documentos que aplican
para la liquidación del contrato con el proveedor, teniendo en cuenta el siguiente listado, entre otros. El Ingeniero
Residente entrega al Contratista el formato quien procede a reunir los documentos solicitados. Una vez sean
entregados al Ingeniero Residente procede a firmar el acta documental.

DOCUMENTO RESPONSABLE
Paz y salvo Almacenista, Inspector SST, Administrativo
Catálogos del fabricante Contratista
Cuenta devolución de retención en garantía Contratista
Garantía de provisión de repuestos y accesorios Contratista
Garantías de funcionamiento por el fabricante Contratista
Informe de pruebas y laboratorios Contratista
Memorias de cálculo estructural Contratista
Memorias de Diseño Contratista

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DOCUMENTO RESPONSABLE

Paz y salvo ministerio de Protección y Seguridad

Contratista
Social
Planilla de seguridad Social Contratista
Planos record Contratista
Póliza d Pago de prestaciones sociales Contratista
Póliza de correcto funcionamiento de los equipos Contratista
Póliza de cumplimiento Contratista
Póliza de estabilidad Contratista
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Contratista
Recibo de pago prima pólizas Contratista
Recomendaciones de operación y mantenimiento Contratista
Calificación de proveedores y contratistas Ingeniero Residente
Certificado RETIE Ingeniero Residente
Acta de recibo final de obra Administrativo
Tabla de liquidación final del contrato Administrativo
Último corte de obra Administrativo
Acta de liquidación de contratistas Administrativo

• Acta de Recibo de Obra

Previo a la firma “acta de recibo de obra”, el contratista debe entregar:

✓ Paz y salvo de Obra, incluye almacén de obra, SST, Administrativo, Ingeniero Residente y los que aplique
según sea el caso.
✓ Paz y Salvo ante el Ministerio de Protección Social
✓ Paz y Salvo Proveedores y Subcontratistas

• Tabla de liquidación
Con base en los documentos anteriores, el Director Administrativo procede a realizar la Tabla de liquidación,
teniendo en cuenta los siguientes documentos:

✓ Pólizas actualizadas, según el contrato (suministradas por el Contratista)

✓ Último corte de obra, con los acumulados a la fecha.
✓ Ficha individual de control, debidamente diligenciada.
✓ Estado del contrato extraído del sistema de Información actual.
✓ Pólizas o garantías según lo especificado en el contrato, con el respectivo recibo de pago de la prima o carta
de exención por actividad comercial no cubierta por las aseguradoras. (suministradas por el Contratista)
✓ Copia de la Póliza de Estabilidad y del pago de la Prima (suministradas por el Contratista)
Si la póliza de estabilidad es entregada desde el comienzo del contrato, se debe garantizar que la vigencia es
por el periodo especificado en el contrato después de haber sido recibidos los trabajos a satisfacción, por eso
es importante remitir copia del acta de recibo de las obras a la compañía de seguros. Si el contrato tuvo otrosíes
y el valor cambió, el contratista debe ajustar el valor de la póliza al valor final cancelado.

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Una vez se cumplan los requisitos anteriores, el Ingeniero Residente firma la tabla de liquidación y la sustenta
ante la Gerencia para obtener su respectiva aprobación.

• Acta de liquidación
Para la aprobación del acta de liquidación de contratistas, se debe tener en cuenta los siguientes documentos:

✓ Inventario Documental para Recibo y sus soportes

✓ Acta de recibo de obra y sus soportes
✓ Tabla de liquidación aprobada y sus soportes
✓ Cuenta de cobro de la devolución de la retención en garantía
✓ Planos Record, manuales y copias de garantías de equipos, cuando aplique.
✓ Informe de pruebas y resultados, cuando aplique.
✓ Pago del FIC (Fondo para la Industria de la Construcción ante el SENA)

Una revisados los documentos anteriormente mencionados, con el visto bueno del Ingeniero Residente y el
Gerente en el acta de liquidación, se procede a firmar el acta de liquidación. Una vez aprobados los documentos
anteriores, el Ingeniero Residente hace entrega de la cuenta de devolución en garantía a Contabilidad para su
respectiva revisión y aprobación de pagos.

El tiempo máximo para realizar el acta de liquidación de contratistas, por parte del Ingeniero Residente después
de la fecha de firma del acta de recibo de la obra, será de dos (2) meses calendario, salvo excepciones
demostradas y aprobadas por INTEGRAR BIENES Y SERVICIOS S.A.S.

• Casos especiales – Liquidación por terminación unilateral

En los casos que el Equipo Constructor que haya terminado las actividades contratadas y no se presenta para
iniciar proceso de liquidación, el Ingeniero Residente deberá iniciarlo con el apoyo de la Interventoría Interna y
dos testigos, teniendo en cuenta los documentos y actividades a seguir, según la instrucción del Gerente.

Una vez obtenidos los documentos exigidos por la Gerencia, el Ingeniero Residente procede a diligenciar el
acta de liquidación unilateral de contrato firmada.

• Casos especiales – Liquidación por incumplimiento

En los casos que el Contratista que haya incumplido el contrato y no se presente para iniciar proceso de
liquidación ó en virtud del contrato se inicie la liquidación unilateral por incumplimiento, el Ingeniero Residente
deberá iniciarlo con el apoyo de la Interventoría Interna y dos testigos, teniendo en cuenta los documentos y
actividades a seguir, según la instrucción del Gerente. Una vez obtenidos los documentos exigidos por la
Gerencia, el Ingeniero Residente procede a diligenciar el “acta de liquidación por incumplimiento del contrato
debidamente firmada.

5.1.2. Liquidación de Caja Menor.

Se realiza acorde con al manejo de Caja Menor.

5.1.3. Liquidación o entrega de los Servicios Públicos Provisionales

Con una carta con copia a la Memoria Técnica enviada a las respectivas entidades de servicios públicos, la
solicitud de retiro de los servicios públicos provisiones anexando el último recibo de pago a las entidades de
energía, acueducto, teléfono e Internet.

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5.1.4. Liquidación de SST

Para la culminación del programa SISO, el Inspector SSTS debe solicitar a los contratistas a liquidar el
cumplimiento de los requerimientos solicitados en el paz y salvo de obra.

El Inspector SSTS atiende las disposiciones de entrega física y digital del Archivo Activo e Inactivo, relacionando
la entrega en el Inventario documental.

5.1.5. Liquidación de Almacén

Se realiza acorde con a los criterios para el manejo de Almacén de Obra

5.1.6. Casinos
Se cancelan los contratos de arrendamiento realizados para la ocupación del espacio en la obra de acuerdo
con las cláusulas de terminación del contrato de arrendamiento y se verifica la cancelación de los servicios
provisionales los que se encuentren a cargo del casino, para que no queden cuentas creadas con cargo al lote.
Las áreas ocupadas por los casinos serán terminadas de acuerdo a los planos de diseño y entregadas al Cliente
o su representante.

5.1.7. Vigilancia
Se cancelan los contratos de servicios de acuerdo con las cláusulas de terminación del contrato, informando
por escrito el retiro físico de la vigilancia en coordinación con el Cliente o su representante. Las áreas ocupadas
por las garitas serán terminadas de acuerdo a los planos de diseño y entregadas al Cliente Comprador.

5.1.8. Cierre de Control de Costos

El Ingeniero Residente y Director Administrativo elaboran el informe de costos final, en que se refleje:

✓ Liquidación de proveedores (no deben quedar anticipos pendientes por amortizar)

✓ Cortes finales de los contratistas (en estado de contratos deben reflejarse las devoluciones de rete-
garantías aplicadas y la totalidad de los anticipos entregados amortizados)
✓ Aplicación de todos los descuentos a los mismos
✓ Inventario final de almacén
✓ Cierre de contratos (el valor del contrato debe ser igual al valor ejecutado, es decir, no debe quedar nada
pendiente de pago; para lo cual, deben haberse realizado con anterioridad el trámite de otro sí des
contratación para aquellas actividades no ejecutadas o de contratación de adicionales, cuando aplique).

5.1.9. Planoteca
El cierre y liquidación de la planoteca se realiza acorde con lo especificado en el Documento de Control de
Planos (GPR-IN04).

5.1.10. Cierre Documentación Física y Digital del Proyecto

• Documentos físicos
De acuerdo con los documentos físicos generados en la obra y organizados en carpetas por grupos de acuerdo
con el Documento de Manejo y Gestión de Archivo (GCA-IN04), el Ingeniero Residente y personal asignado,
almacenan las carpetas en cajas para hacer la entrega a la Oficina Principal, teniendo en cuenta lo siguiente:

✓ Destruir todas las copias de los documentos obsoletos, innecesarios o irrelevantes.

✓ Entregar a la persona asignada, toda la información física y digital de todos los participantes del proyecto:
carpetas, libros, informes, carteras, archivos digitales, etc.

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• Documentos digitales
El Ingeniero Residente y persona asignada tienen en cuenta las siguientes disposiciones para la entrega de los
documentos digitales del proyecto:

✓ Generar el backup final de los documentos digitales de cada computador del proyecto, debidamente
identificado.
✓ Copia de los planos Record (digital)
✓ Registro fotográfico del proyecto
✓ Copia de los planos record entregados al Cliente
✓ Copia de los Manuales del propietario y de Zonas Comunes

5.1.11. Memoria Administrativa del contrato

Durante el proceso de liquidación del Contrato de obra, el Ingeniero Residente con la persona asignada,
estructuran la memoria administrativa, esta es una carpeta compuesta por los documentos finales de obra.

5.2 LIQUIDACION DEL CONTRATO CON EL CLIENTE.

5.2.1. Entrega Documental y Magnética al Dueño del Proyecto
Para realizar la entrega de los documentos físicos o digitales al Cliente o su representante, El Ingeniero
Residente tiene en cuenta:

✓ Verificar que los documentos físicos a entregar se encuentren empastados, en carpetas tres argollas, en
bolsas de acetato para el caso de los planos, identificados adecuadamente.
✓ Preparar las copias digitales de los documentos que serán entregados, Planos record, conformadas con
carpetas digitales y nombres de archivos, debidamente identificados.
✓ Identificar los CD´s con la siguiente información, si el cliente no indica otra disposición: nombre del Cliente,
nombre de la empresa, nombre del proyecto, número de CD´s, título general del tema, nombre del
documento, fecha de emisión ver anexo con el ejemplo de identificación para CD´s.
✓ Preparar las copias de los documentos que sean requeridas para distribución a los destinatarios,
debidamente empastadas e identificadas.
✓ Preparar un oficio o acta de entrega documental en el que se describa los documentos, planos, informes,
manuales y otros que serán entregados.
✓ Solicitar al destinatario un registro que recibió los documentos listados, que puede ser la firma de recibido
sobre el oficio o acta de entrega.

En el momento de la liquidación del contrato, se entrega la MEMORIA TÉCNICA al dueño del proyecto con la
revisión previa por parte de Cliente o su representante. La memoria técnica contiene los documentos técnicos
que se generaron antes, durante y después de la terminación de la obra, hasta la fecha de la entrega al Cliente.
Esta documentación, previamente es revisada por Cliente o su representante quien firma en aprobación a la
veracidad de los documentos anexados conjuntamente con el Ingeniero Residente. Como mínimo, la Memoria
Técnica debe Incluir:

✓ Planos record (digitales).

✓ Copia de los libros de Obra.
✓ Actas de recibo de los Servicios Públicos.
✓ Permisos otorgados por Organismos de Control.
✓ Directorio de Proveedores y Contratistas del Proyecto.
✓ Copia del Manual de Propietario
✓ Copia del manual de zonas comunes

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✓ Manuales de Operación y Garantías de todos los equipos especiales instalados en las obras que se están
entregando.
✓ Record de Modificaciones aprobadas por el área Comercial

6. CONTROL OPERACIONAL Y DE GESTIÓN

6.1. CONSIDERACIONES DE CALIDAD.
• Utilice y diligencie adecuadamente los formatos establecidos para registrar sus actividades.
• Aplique los documentos establecidos para cada actividad. En caso de requerirse una mejora, deberá
informarlo para que se aplique lo antes posible.
• Archive en el lugar indicado los registros y/o documentos aplicables a la gestión de su cargo.
• En caso de envíos digitales, proteja los documentos en Formato PDF o asígnele una protección con
contraseña.

6.2. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO.

• Revisar de forma periódica los hábitos de trabajo para detectar posibles actos inseguros que puedan generar
riesgos.
• Las salidas, zonas de paso, vías de evacuación y espacios de trabajo deberán mantenerse siempre
despejados de objetos y líquidos o sustancias resbaladizas
• Inspeccionar equipos y herramientas a utilizar que estén en buen estado y bien asegurados.
• El área de trabajo y muebles deberán quedar ordenadas y recogidas al finalizar la jornada. Guarda los objetos
cortantes o punzantes tan pronto termines de utilizarlos.
• Mantener un extintor en el sitio en buen estado y con recarga vigente. Tener en el lugar: una camilla, un
botiquín y un vehículo en caso de que se llegue a presentar una emergencia.
• Usar los equipos de protección personal que sean necesarios para protegerte de los riesgos a que estés
expuesto (Cabeza, Cara, Visual, Auditiva, Manos, Pies y Cuerpo).

6.3. CONSIDERACIONES DE SALUD EN EL TRABAJO.

• Cumpla con las recomendaciones médicas generadas en sus Exámenes Ocupacionales.
• Reportar oportunamente las condiciones de salud o causas de su ausentismo.
• Cumplir con las recomendaciones ergonómicas generadas para la ejecución de sus labores.
• Participe en los programas de Promoción & Prevención ejecutados por la empresa.

6.4. CONSIDERACIONES DEL MEDIO AMBIENTE.

• El material que pueda ser reutilizado será recuperado.
• Ubicar bolsa o contenedor en el color adecuado para la recolección y separación del residuo.
• Aplicar las medidas establecidas para el ahorro de los recursos (Agua, energía y papel).
• Los elementos de protección defectuosos se deberán ser entregados a bodega de materiales para su
recolección, clasificación y disposición final

7. DOCUMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS

Código Documento y/o Formatos Aplicables Responsable Frecuencia
GPR-PL01 Plan de Gestión del Proyecto Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-PL02 Plan de Inspección del Proyecto Ingeniero Asignado Ocasión

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Código Documento y/o Formatos Aplicables Responsable Frecuencia

GPR-PL03 Plan de Ensayos del Proyecto Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT02 Acta de inicio del Proyecto Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT03 Solicitud de Adición y o Prorroga Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT04 Acta de terminación de contrato Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT05 Acta de entrega y recibo final Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT06 Acta de mayores y menores cantidades Ingeniero Asignado Ocasión
GPR-FT08 Control de Ejecución o Avance Diario Ingeniero Asignado Ocasión

8. GESTIÓN DEL CAMBIO

Versión Fecha Descripción del Cambio
01 01/08/2022 Emisión Inicial del Documento.
02 02/01/2023 Ajuste y actualización de este documento.

9. APROBACIÓN DE DOCUMENTO
NOMBRE COMPLETO CARGO FIRMA

ELABORÓ HENRY E. CAICEDO R. ASESOR SGI

APROBÓ CAMILO ADOLFO GALLEGO P. GERENTE

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