Código: GF-PR-004

PROCEDIMIENTO
Versión: 4

PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR Fecha de vigencia:

01/May/2015

PROCESO: 9. GESTION FINANCIERA SUBPROCESO: 3. CUENTAS POR PAGAR

1. OBJETIVO
Realizar el adecuado manejo y control de las cuentas por pagar, garantizando la veracidad de los saldos a nivel nacional.

2. ALCANCE
Inicia con la recepción de las facturas o documentos equivalentes y termina con la entrega de la causación a tesorería y la
conciliación mensual de las cuentas por pagar.

3. RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN E INTERACCIÓN:

Coordinador Nacional
de Cuentas por Pagar, Con todos los procesos del
RESPONSABLE DE LA
Gerente Regional y INTERACCIÓN: sistema integrado de gestión de
IMPLEMENTACIÓN:
Vicepresidente Redetrans.
Financiero.

4. DEFINICIONES
• DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas
realizadas con no obligados a facturar como 1. Los tiquetes de máquina registradora. 2. Las boletas de ingreso a espectáculos
públicos. 3. Los tiquetes de transporte. 4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de
educación reconocidos por el Gobierno. 5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
pago. 6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos
de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías. 8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).
• NOTA CRÉDITO.: Son documentos o comprobantes para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o
por el cambio de condiciones que generan un mayor valor de la respectiva cuenta.
• RUT: El Registro Único Tributario constituye el nuevo y único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos
 de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• RÉGIMEN COMÚN: Personas jurídicas que están obligadas a facturar, deben solicitar autorización ante la DIAN, cobrar
IVA, declarar y llevar contabilidad.
• RÉGIMEN SIMPLIFICADO: Personas naturales que no están obligados a facturar.
• RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN: Es la solicitud ante la DIAN que aplica para todas las personas naturales o entidades
que sean responsables del impuesto sobre las ventas, que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o
presten servicios inherentes a éstas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera independientemente de su
calidad de contribuyentes o no contribuyentes, las cuales deben expedir una factura o un documento equivalente y conservar
copia de ésta por cada una de las operaciones que realicen.

5. CONTENIDO

5.0 Condiciones Generales

5.0.1 Tiempos máximos de retención de la factura:

• Recepción: Los documentos radicados antes de las 4:00 p.m. se deben entregar el mismo día, aquellos recibidos después de
este horario se deben entregar al día hábil siguiente en horas de la mañana.
• Gerencia General: 1 día.
• Cuentas por Pagar: Dos días en tiempo corriente, en días de cierre tres días.
• Impuestos: 1 día.
• Control Interno: 1 día.

5.0.2 Firma en facturas y cuentas por pagar: La firma de verificación, autorización y/o aprobación debe ser original; no se
aceptan sellos como sustitución de firmas en facturas y cuentas por pagar.

5.1 Recepción, verificación y envío de documentos a cuentas por pagar

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Recepción de factura y registro en el • RADICACIÓN DE FACTURAS
sistema: PROVEEDORES GF-CP-FO-1
Todas las facturas y documentos equivalentes de Recepcionista o responsable
proveedores deben ser radicados en la recepción asignado en cada regional
de cada regional, sea por el proveedor   -Compra de materiales o servicios a
directamente o por un funcionario que reciba la terceros del régimen simplifica-do
factura o deba radicarla. no obligados a facturar forma 1-211
La Recepcionista o quien haga sus veces,
verifica que la factura o el documento
equivalente, cumpla los requisitos mínimos de
ley de acuerdo con el artículo 617 del estatuto
tributario y de ser así coloca el sello de radicado
en un espacio diferente a “Aceptado” de la
factura. Si no cumple con los requisitos, no se
recibe.

Si el proveedor es una persona natural que no

está obligada a facturar, debe presentar cuenta de
cobro y firmar la forma 1-211 “Compra de
materiales o servicios a terceros del régimen
simplificado no obligados a facturar”, - RUT
adjuntando copia del RUT cuando el proveedor - Bases de datos visor de pagos
es nuevo. Silogtran
 
La recepcionista o quien haga sus veces radica la
factura o documento equivalente en el sistema
ingresando al visor solicitud de pago.

Todas las facturas y documentos equivalentes de

proveedores externos e internos se radican en
Recepción. Coloca sello de radicado en un
espacio diferente a “Aceptado” de la factura.
Registra las facturas y documentos equivalentes
en consecutivo, en el formato Radicación
facturas proveedores GFCPFO01, y el Analista
de cuentas por pagar o quien haga sus veces
recoge en la recepción en la mañana y en la
tarde. 
2. Entrega de factura o documento Recepcionista o responsable • RADICACIÓN DE FACTURAS
equivalente al Gerente Regional asignado en cada regional PROVEEDORES GF-CP-FO-1
 
La Recepcionista o quien haga sus veces entrega
relacionadas las facturas al Gerente Regional,
quien firma al recibirlas en la impresión del visor Impresión Visor solicitud de pago -
solicitud de pago. documentos 
 
3. Autorización de la factura por parte del
Gerente Regional:

El Gerente Regional autoriza con su firma la

factura o documento equivalente.
Si la compra es de un bien o un servicio verifica
la información con el Responsable del Proceso
que realiza la solicitud de compra.
Si la factura es aprobada la envía a Control
Interno para revisión y aprobación en las
regionales que aplique, posteriormente se entrega
nuevamente la documentación al Gerente
Regional para enviar en el paquete diario de
correspondencia a la Dirección Nacional de
Gerente Regional
Cuentas por Pagar (físicos con los respectivos • COMUNICACIÓN INTERNA
Auditor Control Interno
soportes). PC-FO-2 
 
En la Regional Centro y Nacional, el Analista de
Cuentas por pagar, recoge las facturas de
recepción, realiza la causación y las pasa por
todos los procesos relacionados para visto bueno,
luego son entregadas a la gerencia Regional para
ser revisadas y autorizadas con la firma. Las
facturas y o documentos equivalentes de
servicios públicos, libranzas, embargos
judiciales, impuestos y liquidaciones de
prestaciones sociales originales se conservan en
la regional (actualmente en las siguiente
regionales Occidente, costa Norte, Costa Caribe,
Norte de Santander, Santander sur, costa media)
y se escanean a la Coordinación Nacional de
Cuentas por pagar.

Las facturas de servicios públicos originales se

conservan en la Regional y se envía fotocopia a
la Coordinación Nacional de Cuentas por Pagar.

La entrega de esta documentación a la

Coordinación Nacional de Cuentas por Pagar
debe realizarse a través de comunicación interna
relacionando las cuentas por pagar enviadas.
 
4. Devolución de la factura al proveedor:
Si la factura y/o documentos equivalentes no
cumplen los requisitos necesarios para ser
aceptada o no se hizo la compra del bien o
servicio, el Gerente Regional la devuelve al
proveedor por escrito, envía correo informando a
cuentas por pagar de la devolución del
Comunicación escrita membrete de
documento, teniendo en cuenta que por
Redetrans.
cumplimiento de la ley 1231 de 17 de julio de Gerente Regional
Lista de verificación cuentas por
2008, Redetrans cuenta con diez días calendario  
pagar fijas de la Regional
para rechazar la factura, de lo contrario se
 
entiende aceptada.

El Gerente Regional aplica un control de las

cuentas por pagar fijas (lista de chequeo) como
arrendamientos servicios públicos, etc. Para
verificar que los cobros se hagan en el mes que
corresponden.  
5. Recepción de Cuentas por Pagar- • COMUNICACIÓN INTERNA
Coordinación Nacional de Cuentas por Pagar: PC-FO-2
Director Nacional Cuentas por
Pagar 
La Dirección Nacional de Cuentas por Pagar
recibe a diario las facturas o documentos Visor Solicitud de Pago
equivalentes de cada una de las regionales, se los
entrega al analista de cuentas por pagar quien
firma la comunicación interna de la
documentación recibida y registra su recepción
en el visor Solicitud de Pago.
El subproceso Cuentas por Pagar hace control
mediante Check-List de las cuentas por pagar
fijas de cada regional (arrendamientos, servicios,
etc.) e informa al Gerente Regional por correo
electrónico durante la semana de aquellas Correo electrónico
pendientes por recibir.  
Si la factura recibida o documento equivalente
no cuenta con los requisitos necesarios se
informa por correo electrónico al Gerente
Regional quien gestionará la consecución de los
documentos. Si pasados 3 días no se reciben los
documentos o autorizaciones correspondientes la
factura o documento equivalente será devuelto al
Gerente Regional con comunicación interna.
 

5.2 Contabilización de cuentas por pagar

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Revisión de anticipos
Verificar si el proveedor tiene anticipos
pendientes por legalizar y hacer la legalización
Analista de cuentas por pagar.  Base de datos Silogtran 
en la respectiva causación.

 
2. Contabilización de la factura o documento Coordinador Nacional de Cuentas
equivalente por pagar
Realizar la contabilización revisando que la Base de datos 
aplicación de impuestos corresponda al tipo de Analista de cuentas por pagar
contribuyente centro de costo según la regional a  
la que pertenezca y fecha de vencimiento de la
factura según la política de pagos de Redetrans y
utilizando las cuentas respectivas para cada tipo
de gasto o costo.  
3. Registros al diferido o al activo fijo
Cada vez que un Analista de cuentas por pagar
realice un registro al diferido o al activo fijo,
debe informarse al Analista de amortizaciones en Analista de cuentas por pagar.  Control de diferidos. 
Contabilidad. Enviar copia de la factura o
documento equivalente al Analista contable de
Diferidos en al regional centro.  

5.3 Entrega de documentación a Tesorería y conciliación de cuentas por pagar

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Entrega de Documentación a Impuestos:
El Analista de Cuentas por Pagar entrega al
Analista Nacional de Impuestos las facturas o
documentos equivalentes para su respectiva • COMUNICACIÓN INTERNA
verificación. El Analista Nacional de Impuestos Analista de Cuentas por Pagar. PC-FO-2
recibe el documento y registra el recibido en el
visor Solicitud de Pago. Una vez Impuestos Responsable de Control Interno o a
verifica la correcta aplicación tributaria entrega quien haga sus veces. Visor solicitud de pago
la documentación a cuentas por pagar para ser  
entregadas al responsable de Control Interno o  
quien haga sus veces, quien recibe e indica
recibido en el visor solicitud pago.
 
2. Recepción de documentación de Control
Responsable de Control Interno o
Interno: Visor solicitud de pago
quien haga sus veces.
El Analista Nacional de Cuentas por Pagar recibe Base de datos Excel
Analista de Cuentas por Pagar
del responsable de Control Interno las facturas o  
 
documento equivalentes con las autorizaciones
respectivas, registra recibido en el Visor
Solicitud de Pago del sistema.
El Analista de cuentas por pagar elabora control
en el sistema o por Excel de las cuentas por
pagar en trámite en subproceso de Impuestos y/o
el proceso Control interno, haciendo seguimiento
de la agilidad del trámite de la información.
 
3. Entrega de documentación a Tesorería:
Entregar a Tesorería las facturas o documentos
equivales con la orden de pago impresa, la
causación y los soportes correspondientes al
Coordinador Nacional de Tesorería 2 o quien
haga sus veces entre las 4:30 p.m. y las 5:30 • COMUNICACIÓN INTERNA
p.m., todos los días. Aplica para las regionales PC-FO-2
Occidente, Barranquilla, Centro, Nacional. Para
Director Nacional de Cuentas por
las demás regionales el horario se coordina con
Pagar
el subproceso de GF- Tesorería. Orden de compra SGCOFO03,
En la factura se debe especificar el número de la SGCOFO01 Solicitud de Compra u
Analista de cuentas por pagar
solicitud de compra u orden de compra (aplica Orden de mantenimiento
 
para la Dirección Nacional de Servicios SGMIFO02 o Contrato
Generales), orden de mantenimiento, el bien o
servicio adquirido, proceso y subproceso, el  
colaborador responsable del uso o custodia y
aclarar si es para uso personal, especificando la
cantidad de cuotas a descontar por Gestión
Humana.
 
4. Informe de Tesorería sobre cuentas por
pagar
El responsable del subproceso Tesorería en cada
regional debe emitir un informe mensual (a más Coordinador Regional de Tesorería  Informe a Cuentas por pagar  
tardar el quinto día hábil) a la Dirección
Nacional de Cuentas por Pagar, de las facturas
físicas y documentos equivalentes que quedaron
pendientes de pago al corte de cada periodo
contable. 
5. Conciliación de las cuentas por pagar Coordinador Nacional de Cuentas
Registro en el software contable.
Conciliar mensualmente la información que se por pagar.
tiene en el módulo de cuentas por pagar con los Analista de cuentas por pagar.
 
físicos que tienen en Tesorería.    

5.4 Documentos que deben entregarse a Cuentas por Pagar

La fecha límite para la entrega de documentos a Cuentas por Pagar es el día 24 de cada mes, exceptuando proveedores como
re-expedidoras, servicios públicos y comisiones quienes podrán radicar en recepción las facturas hasta el último día del mes.
Todas las cuentas por pagar se deben entregar especificando el centro de costo, el porcentaje o cantidad a cargar a cada
regional, proceso y/o subproceso. Cuando la compra se realice para algún colaborador en la factura se debe especificar el
número de la solicitud de compra, el bien o servicio adquirido, proceso y subproceso, el colaborador responsable del uso o
custodia y aclarar si es para uso personal, especificando la cantidad de cuotas a descontar por Gestión Humana.

Las legalizaciones de los anticipos en caja se deben realizar máximo dos días hábiles después de la entrega del dinero, a
excepción de las reexpediciones que cuenta con ocho días máximo, de lo contrario se reporta a Gestión Humana para aplicar
la acción correspondiente. Las facturas para legalización de caja sin importar el valor, se deben radicar en Recepción y
entregar a Cuentas por Pagar con firmas de autorización de gerencia y el responsable del gasto, para ser tramitadas
inmediatamente.

La legalización de anticipos generados con cheque se debe realizar máximo a los dos días hábiles siguientes, entregando la
factura o documento contable del proveedor que soporte el egreso, de lo contrario se escala con el superior inmediato para
aplicar la acción correspondiente.

Se debe dar prioridad al trámite de cuentas por pagar, tales como servicios públicos, arrendamientos, obligaciones
financieras, libranzas, ya que pueden generar la suspensión del servicio o acarrear sanciones y/o intereses de mora.

Como requisito para el trámite de pagos a personas naturales se debe solicitar el pago de Seguridad Social con fecha vigente
con forme a los requisitos de la Ley 1607 del 26 de Diciembre de 2012y su Decreto Reglamentario 3032 del 27 de Diciembre
de 2013.
ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. OPERACIONES Director Regional de Operaciones Régimen simplificado o impreso del
1.1 Urbanos:   software de cuentas por pagar 
Operaciones envía a Cuentas por pagar el
consolidado de días laborados por vehículo para
revisión contra la información en el sistema, así:
Del 1 al 15, el 17.
Del 16 al 31, el 2 de cada mes.
La factura o documento equivalente de urbanos
los genera Cuentas por Pagar mediante el
software y deben devolverse firmados a Cuentas
por pagar a más tardar el segundo día hábil
siguiente con la firma del director de operaciones
y firma del tercero.
Operaciones debe cumplir diariamente el
manifiesto en el sistema y Cuentas por pagar
realiza la liquidación quincenalmente.
Los manifiestos de rutas regionales y nacionales
son enviados por todas las regionales a la
Dirección Nacional de Contabilidad se verifican
y liquidan por el analista de contabilidad, luego
son entregados a cuentas por pagar para el
respectivo trámite. 
1.2 Legalización viajes de conductores
nacionales:
Conductor nacional  - 
Ver procedimiento de Contabilidad GFPR07
 
• RADICACIÓN DE FACTURAS
2. Servicios Generales: PROVEEDORES GF-CP-FO-1
Las facturas de régimen simplificado, orden de • ORDEN DE MANTENIMIENTO
Director Nacional de Servicios
mantenimiento SGMIFO02 o contrato. SG-MI-FO-2
Generales 
a) Facturas de servicios públicos.
b) Facturas de los diferentes proveedores.  
-Contrato 
3. Sistemas y Comunicaciones: • RADICACIÓN DE FACTURAS
Director Nacional de Sistemas y
a) Equipos: Facturas de los diferentes PROVEEDORES GF-CP-FO-1
Comunicaciones 
proveedores con la autorización del Director
Nacional de Servicios Generales. Se debe llevar
inventario actualizado de los celulares
comprados. Sistemas y comunicaciones debe
realizar el traspaso del equipo comprado por el
colaborador una vez efectúe el pago total del
mismo.
b) GPS: Factura del proveedor con la firma de
revisión del Director Nacional de Seguridad.
c) Facturas de telefonía celular: Se deben
Facturas autorizadas. 
entregar a Cuentas por Pagar el 26 de cada mes
con la distribución correspondiente y las facturas
que conforman los otros servicios causar antes de
enviarlas a la ciudad que genera el pago.
Facturas de telefonía fija, internet y otros
servicios deben ser radicados en recepción con
firma de autorización y distribución.
 
4. Mantenimiento de parque automotor: • RADICACIÓN DE FACTURAS
a) Mantenimiento y repuestos vehículos Coordinador Mantenimiento de PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
livianos: Las facturas de mantenimiento y Parque Automotor.
compra de repuestos de vehículos y demás Director Regional de Operaciones
documentos equivalentes, firmados por el Gerente regional
responsable de mantenimiento de parque Gerente general de Transexpress y/o
automotor, Director Regional de Operaciones,
Gerente Regional y/o Gerente general de Socio a cargo del mantenimiento de
Transexpress y/o Socio a cargo del parque automotor
mantenimiento de parque automotor
especificando la placa del vehículo.
Coordinador Mantenimiento de
b) Mantenimiento y repuestos vehículos Parque Automotor
pesados: Las facturas de mantenimiento y Director Regional de Operaciones
compra de repuestos de vehículos y demás Gerente regional
documentos equivalentes, firmados por el Gerente general de Transexpress y/o
responsable de mantenimiento de parque
automotor, Director Nacional de Operaciones y Socio a cargo del mantenimiento de
Gerente general de Transexpress y/o Socio a
cargo del mantenimiento de parque automotor
especificando la placa del vehículo.
parque automotor
b>c) Las facturas de combustible (para las
regionales que aplique): Se deben radicar en
recepción (original y dos copias) hasta el día 30
Proveedor,
ó 31 de cada mes.
Coordinador Mantenimiento de
Parque Automotor
d) La copia rosada de los vales de combustible
de vehículos de rutas urbanas de terceros:
deben ser entregadas diariamente a Cuentas por
Pagar (en regional Centro), especificando la
Coordinador Mantenimiento de
placa del vehículo.
Parque Automotor
 
Para el procedimiento de cuantas por pagar de la
Serviteca en al Regional Centro – Mosquera, ver
numeral 5.5  
5. Mercadeo y ventas:

a) Las facturas o documentos equivalentes de los

arrendamientos de los CER deben estar Director Regional de Mercadeo y
radicados en recepción, sin excepción el primer Ventas, • RADICACIÓN DE FACTURAS
día hábil del mes. Coordinadores Regionales de CER PROVEEDORES GF-CP-FO-1

b) Las comisiones deben ser liquidadas por la

dirección nacional de cartera mensualmente y Directora nacional de cartera Liquidación de comisiones
radicadas en recepción dentro del mismo mes.

c) Los recibos de los servicios públicos de los Director Regional de Mercadeo y Factura o
CER deben ser radicados en recepción en el mes Ventas, Régimen simplificado. 
correspondiente y antes del vencimiento del Coordinadores Regionales de CER 
mismo. Para los servicios públicos que son
liquidados y pagados parcialmente, el
arrendatario debe enviar factura o régimen
simplificado solicitando reintegro del servicio
público. Para las regionales Occidente,
Barranquilla y Centro los gastos generados por
los CER deben ser enviados a la Regional de
origen a diario, revisados por control interno en
donde aplique y enviados a más tardar el
segundo día hábil a la fecha del reembolso a la
Dirección Nacional de Cuentas por Pagar. 
6. Seguridad:
Las facturas y/o régimen simplificado de los
seguimientos de vehículos nacionales, se deben
radicar en su totalidad y en los dos cortes: Director Nacional de Seguridad,
Del 1 al 15 (1er corte) radicar en recepción el día Coordinador Regional de Seguridad.
16 de cada mes. • RADICACIÓN DE FACTURAS
Del 16 al 31 (2do corte) radicar en recepción el PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
día 1 del mes siguiente.
Las facturas de GPS deben devolverse a Cuentas Director Nacional de Seguridad 
por Pagar revisadas y con las observaciones
correspondientes a más tardar el día hábil
siguiente a la fecha de recibo. 
7. Gestión Financiera – Cartera:
a) Entregar la liquidación de comisiones y los
Director Nacional de Cartera,
rodamientos de los mensajeros de cartera en • RADICACIÓN DE FACTURAS
Coordinador Regional de Cartera.
recepción a más tardar el último día hábil del PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
 
mes.
 
8. Gestión Humana:
a) Las facturas de proveedores y demás facturas
generadas por el proceso. Para dotación se debe
Director Regional de Recursos
indicar en la factura o en archivo adjunto la • RADICACIÓN DE FACTURAS
Humanos
distribución por regional, proceso, subproceso y PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
 
cantidad en reserva.

b) Los préstamos a empleados deben ser

entregados en cuentas por pagar para la
causación respectiva. 
8. Mensajería Expresa:
a) Las facturas de régimen simplificado de los
motorizados, camionetas de ruta urbana de
mensajería, se deben radicar en recepción a más
tardar el 24 de cada mes, teniendo en cuenta Coordinador Mensajería Expresa. • RADICACIÓN DE FACTURAS
liquidar todo el mes, proyectando los días que   PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
faltan.
b) Reexpedidoras de Redmail: Radicar en
recepción las facturas hasta el último día del mes
y a más tardar el día hábil siguiente del mes.  
10. Servicio al Cliente:
a) Las facturas o documentos equivalentes de
clientes por indemnizaciones y siniestros se
deben radicar en recepción y seguir el trámite Director Nacional y Regional de
descrito en el instructivo de indemnizaciones Servicio al Cliente. • COMUNICACIÓN INTERNA
SCIS03. Las facturas deben indicar el centro de GC-FO-2 
costo, el proceso, subproceso y el % si se debe  
distribuir al cargar el gasto.
b) Si el proveedor es nuevo debe adjuntarse el
RUT. 

5.5 Cuentas por pagar Serviteca, Regional Centro

ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTROS
1. Generar régimen simplificado y orden de
trabajo: Régimen Simplificado.
Generar Régimen Simplificado y adjuntar orden Auxiliar de Inventarios Serviteca  Orden de trabajo de Serviteca
de trabajo por mecánico a diario (Día 1).  
 
2. Generar orden de mantenimiento:
Director Nacional de Parque • ORDEN DE COMPRA SG-CO-
El Coordinador Nacional de Mantenimiento de
Automotor.  FO-3 
Parque Automotor y/o El Supervisor Regional de
Mantenimiento deben verificar, autorizar y
generar orden de mantenimiento por mecánico.
El Director Nacional de Parque Automotor
verifica y aprueba las órdenes. Esta actividad se
debe realizar a más tardar en la mañana del día
hábil siguiente (Día 2).
 
3. Radicación cuentas por pagar:
Coordinador Nacional de
Radicar cuentas por pagar – Régimen
Mantenimiento de Parque • RADICACIÓN DE FACTURAS
Simplificado aprobadas en Recepción, a más
Automotor y/o El Supervisor PROVEEDORES GF-CP-FO-1 
tardar a las 2 pm (Día 2).
Regional de Mantenimiento 
 
4. Autorización de las cuentas por pagar:
Recibir Régimen simplificado, causar y pasar a
Analistas Cuentas por Pagar.
Impuestos el día hábil siguiente en la mañana del
Auditor Control Interno.
día 3. Pasar a revisión de Control Interno en la
Gerencia Regional o Asistente de - 
tarde del día 3. Pasar a verificación y aprobación
Presidencia.
de Gerencia Regional o Asistente de Presidencia
 
el día hábil siguiente, día 4.
 
5. Entrega de documentación a Tesorería:
Entregar a Tesorería para pago en la mañana del
Analistas Cuentas por Pagar.  Evidencia de entrega. 
día hábil siguiente. Día 5.
 
6. Pago a mecánicos:
Tesorería debe pagar a cada mecánico el viernes
de cada semana, los Régimen Simplificados
Director Nacional de Tesorería  Egreso contable. 
acumulados y recibidos en Tesorería hasta el
jueves de cada semana.
 

DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTRO

• CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA GF- Listado Maestro de Registros
CZ-1

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 01/Ago/2012 Creación del documento. 
Se actualizó el código del formato Radicación facturas proveedores por
GFCPFO01, pasó del subproceso Contabilidad a Cuentas por Pagar. Se
1 01/Abr/2013 modificaron y actualizaron las condiciones de los numerales 5.3 Entrega de
documentación a Tesorería y conciliación de cuentas por pagar y 5.4
Documentos que deben entregarse a Cuentas por Pagar. 
Se ajustó el numeral 4 de la actividad 5.1, indicando que el responsable de
proceso debe adjuntar la solicitud y la orden de compra a la factura.
2 04/Jul/2013
Se ajustó el numeral 5 de la actividad 5.1, especificando los pasos para la
verificación, autorización y aprobación de las cuenta por pagar 
Se elimina la orden de compra como requisito para la autorización de
3 18/Dic/2014
facturas en el subproceso Cuentas por Pagar. 
Se adiciona el numeral 5.0 Condiciones generales donde se establece los
tiempos máximos de retención de las facturas. Se adhiere a la actividad 5.1
los numerales 1. Recepción de factura y registro en el sistema, 2. Entrega
de factura o documento equivalente al Gerente Regional, 3. Autorización
de la factura por parte del Gerente Regional, 4. Devolución de la Factura al
4 01/May/2015 Proveedor, 5. Recepción de Cuentas por Pagar-Dirección Nacional de
Cuentas por Pagar. Se modificó la actividad 5.2, numerales 2 y 3. Se
modificó la actividad 5.3, numerales 1,2, y 3. Se incluyó en la actividad 5.4
la solicitud del pago de seguridad social para el trámite de pagos a
personas naturales. Se incluye la actividad 5.5 Cuentas por pagar Serviteca,
Regional Centro.  

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: 28/Abr/2015 Fecha: 30/Abr/2015 Fecha: 01/May/2015