SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Fecha: 12-09-2022

RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS CODIGO: FA-PR-04

CAJA MENOR Versión: 2

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION

1 12-09-2022
2 17/02/2023
Versión inicial
Se ajusta compras mínimos para solicitar RUT.
Se agrega los impuestos que se deben tener en
cuenta para compras.
Se agrega Planilla de Gastos.

1. OBEJTIVO

Definir los lineamientos para la administración de la caja menor en el Consorcio Hidrogestión

Cúcuta.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los gastos menores que no ameriten pago con giro o cheque
o que deban ser pagados de forma inmediata y no permiten la programación de pago junto con el
cronograma establecido para pago a proveedores compras y contrataciones que realice el Consorcio
Hidrogestión Cúcuta.

3. GENERALIDADES

Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes
pasos:

1. La gerencia fijará mediante Acta, el monto de la caja menor con el respectivo responsable de su
manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo posible alcance para los gastos
del mes.

2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo asiento contable.

3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 40% del monto del Fondo de Caja
Meno.

4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte

5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.

6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede procederse a hacer un
nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
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7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en su totalidad, se

elaborará una Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no llevar
gastos de un mes a otro.

8. Los anexos deben organizarse por fecha

9. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así mismo se
registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor. Todos los soportes deberán llevar el sello
“CANCELADO” ó “PAGADO” en el anverso.

12. Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo tanto deben pegarse
en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.

13. Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse porque este
papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.

14. El contador practicará arqueos de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes, los
cuales contabilizará estableciendo las debidas responsabilidades.

15. La contratación de servicios que superen el valor estipulado del Impuesto de Retención en la
Fuente y Retención de impuestos de industria y comercio avisos y tableros (RETEICA), deberán
aplicarse con su debido proceso.

4. DESARROLLO

ACTITIVIDAD DESCRIPCION REPONSABLE

La gerencia fijará mediante acta, el monto de la caja menor con

Asignación del
el respectivo responsable de su manejo, de acuerdo con el
fondo de Caja Gerencia
promedio de necesidades, para que en lo posible alcance para
Menor
los gastos del mes.
Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas,
recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor
o el prestatario del servicio deberán cumplir los siguientes
requisitos:

Utilización de la a) Las facturas, cuentas de cobro, recibos y demás Auxiliar Operativo y

caja menor comprobantes, deberán estar elaborados en original y Logístico
contendrán los siguientes datos mínimos:

 Nombre, apellido o razón social del vendedor e

identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía
 Dirección
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 Identificación del Consorcio Hidrogestión Cúcuta

 Lugar y fecha de expedición
 Detalle y especificación del gasto
 Valor del servicio o bien

Los documentos no podrán presentar enmendaduras o

tachones

b) RUT

En caso de exceder en el 40% del fondo en un gasto, se deberá

registrar en el formato FA-FO-14 Planilla de Gastos y entregar
el mismo día al área contable

Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los

establecimientos comerciales debidamente autorizados, se
aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando
cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos
eventos.

Nota 2: En caso de que el valor pagado sea igual o inferior a

NOVENTA Y NUEVE MIL PESOS ($99.000.00), y el beneficiario
del pago no esté obligado a expedir factura, se aceptará como
soporte un Recibo de Caja Menor.

Nota 3: En caso de que el valor acumulado anual pagado

supere CIEN MIL PESOS ($100.000.00) se deberá exigir el RUT.

No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes

operaciones:

a. Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una

misma fecha.
b. Realizar pagos por concepto de servicios personales,
contribuciones de ley, gastos asociados a la nómina y viáticos,
PROHIBICIONES excepto del pago de servicios por procesos de suma urgencia Auxiliar Operativo y
como mantenimientos, reparaciones o cualquier otro Logístico
imprevisto que implique la erogación de servicios personales.
c. Efectuar préstamos.
d. Realizar cualquier pago por concepto de contratos.
e. Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
f. Contratar obligaciones a crédito.
g. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los
montos autorizados.
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h. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del

gasto señalado en este procedimiento.
i. Pagar gastos que no contengan los documentos y soporte
exigidos para su legalización.
La solicitud de reembolso se efectuará máximo una vez se haya
gastado el equivalente al 80% del monto autorizado. Se hará a
través del formato diseñado para el efecto, el cual llevará
anexo las facturas, recibos y demás soportes con la firma del
responsable de la caja.

Se entrega al responsable del manejo de la caja menor el valor

neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos
efectuados en el período, disminuido en el valor de las
deducciones realizadas, las que deberán ir relacionadas en el
formato de reembolso.FO-FA-09

El responsable de caja mejor debe revisar que:

SOLICITUD DE Auxiliar Operativo y
REEMBOLSO Logístico
− Que los documentos presentados sean originales, tengan el
nombre/razón social, el NIT del Consorcio Hidrogestión Cúcuta
y del proveedor o prestador del servicio, el objeto, la cuantía.

− Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al

periodo que se está legalizando.

− Que el gasto se haya efectuado después de haberse

constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

El formato de solicitud de reembolso se presentará con todos

sus soportes originales. El reembolso será autorizado por la
Gerencia y revisado por el contador.
Los arqueos son realizados por el contador público y pueden
desarrollarse ordinariamente (semestralmente) y
extraordinariamente (sorpresivo y selectivo) en el formato FA-
FO-10
ARQUEOS DE Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en Contador Publico
CAJAS MENOR presencia de la persona responsable de la caja, se deberá
realizar en el formato expreso en el cual se consignará la
conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser
suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya
realizado el arqueo.
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Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos

deberán ser comunicadas por escrito con el fin de adoptar
medidas correctivas pertinentes.

5. REGISTROS

CODIGO NOMBRE
FA-FO-09 Reembolso de Caja Menor
FA-FO-10 Arqueo de Caja Menor
FA-FO-14 Panilla De gastos