PC-05 FACTURACIÓN Y COBROS

Versión 2 de 13.10.2021 PROPIETARIO Responsable de Control Administración Página 1/3

FINALIDAD
Regular el proceso de facturación y gestión del cobro

ALCANCE
Aplicable a departamento de facturación y cobros.

COLABORADORES DEL PROCESO CLIENTES DEL PROCESO

Departamentos Comercial, Logística y Montaje.

DESPLIEGUE DE PROCESOS PROCESOS RELACIONADOS

Logística
Montaje

DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

REGISTROS
NOMBRE REGISTRO Responsable de Archivo Lugar de Archivo Tiempo de Archivo
R-PG-05-01 Formato Valoración (certificación) Administración Servidor 3 años
R-PG-05-02 Control de facturas Administración Servidor 3 años

INDICE DE REVISIONES
EDICIÓN FECHA
0 10/12/2015
1 06/03/2017
2 13/10/2021
NATURALEZA DE LA MODIFICACIÓN
Primera versión.
Cambio de Razón Social, desvinculación del Grupo Peri. Cambio de
Responsable de Calidad.
Cambio de responsable de calidad. Identificación procesos Calidad de PG a PC.
Integración de la NI – 05/01 Pautas del Proceso de Facturación como
descripción del procedimiento.

OBJETO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Rafael Ares Cuellar Mª Carmen García Guillemat Javier Olalquiaga Miguel

(Director de Control) (Responsable de Calidad) (Director General)
PC-05 FACTURACIÓN Y COBROS
Versión 2 de 13.10.2021 PROPIETARIO Responsable de Control Administración Página 2/3

Describir las indicaciones sobre los pasos más significativos dentro del proceso de facturación:
alta de clientes, preparación de valoraciones y presentación al cliente, recepción de pedidos y
emisión de facturas.

ALTA DE CLIENTES

Las altas de clientes, y de las obras correspondientes, se realizan siempre en Administración,

donde se asigna un código de cliente.

PREPARACIÓN DE VALORACIONES

Mensualmente, el Departamento de Administración elabora las correspondientes valoraciones

de trabajos realizados (una por cliente), en la que se registran todos los partes de trabajo
recibidos durante el periodo atendiendo a las características de cada andamio (montaje,
desmontaje, alquiler, horas de administración, transporte…). A petición del cliente, el plazo de
entrega de valoraciones puede ser inferior a un mes.

Una vez finalizada la valoración, se le hace entrega de una copia al cliente en mano o vía e-mail.

RECEPCIÓN DEL PEDIDO

El requisito previo a la emisión de facturas es la recepción del pedido comercial y/o la

conformidad por parte del cliente.

EMISIÓN DE FACTURAS

Una vez recibido el pedido comercial y/o la conformidad por parte del cliente, se procede por
parte del Departamento de Administración a la emisión de la correspondiente factura (que
puede ser normal o rectificativa) y al posterior envío al cliente (prioritariamente a través de e-
mail, mensajería o correo ordinario).

Desde el Departamento de Administración se establecen los mecanismos de control que nos

permitan detectar con anticipación las posibles incidencias que pudiesen afectar a la gestión de
cobros. El objetivo principal es la reducción y control del riesgo inherente a las operaciones
comerciales a realizar, al tiempo que se intenta minimizar el periodo medio de cobro de la
cartera, fundamentando nuestra actuación en la necesaria coordinación interdepartamental
que cada caso requiera.

A tal efecto, se realizan las siguientes tareas:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Rafael Ares Cuellar Mª Carmen García Guillemat Javier Olalquiaga Miguel

(Director de Control) (Responsable de Calidad) (Director General)
PC-05 FACTURACIÓN Y COBROS
Versión 2 de 13.10.2021 PROPIETARIO Responsable de Control Administración Página 3/3

1. INFORME COMERCIAL SOBRE OPERACIONES

En el momento en el que se inicie una acción comercial con un cliente nuevo, el

comercial recabará información sobre él: Solvencia, forma de pago, etc. Esta
información se le transmitirá al director general para que apruebe o no la operación.

El comercial también realizará un seguimiento de la situación económica de los clientes

habituales, para verificar que no ha habido cambios en ella y se puedan seguir
realizando operaciones con ellos.

2. SEGUIMIENTO RUTINARIO DE LA CARTERA DE CLIENTES

Desde el departamento de cobros y en combinación con el departamento comercial, se

encargan de revisar de forma continua la situación de la cartera de clientes y mantener
actualizada la base de datos habilitada para la gestión de cobros.

3. CONTABILIZACIÓN DE COBROS

De forma inmediata, cada vez que se recibe un cobro en las dependencias centrales,
éste es contabilizado para mantener lo más actualizada posible la información contable
de la cartera de clientes.

En este mismo punto y en colaboración con el departamento comercial, se realizan

controles encaminados a comprobar si los cobros recibidos se ajustan a las condiciones
otorgadas a los clientes y se ponen en marcha los mecanismos de reclamación que cada
situación pudiese requerir.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Rafael Ares Cuellar Mª Carmen García Guillemat Javier Olalquiaga Miguel

(Director de Control) (Responsable de Calidad) (Director General)