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Procedimiento de Adquisición y Logística.

Montajes Quintana y Cía Ltda.

El presente documento y todo su contenido son de exclusiva propiedad intelectual de Montajes

Quintana Cía. Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras
personas sin la expresa autorización de la gerencia general.
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CARGO FECHA FIRMA

ELABORA Encargado Adquisición y Marzo 2015

Logística.
REVISA Gerente General Marzo 2015

APRUEBA Gerente General Marzo 2015

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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS
4. RESPONSABILIDADES
5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
7. REGISTROS
8. ANEXOS
9. CONTROL DE MODIFICACIONES

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento que defina los requisitos que deben seguir todas las
compras de productos bienes o servicios realizados por Montajes Quintana Cia. Ltda., y
que afectan directamente en los servicios prestados por esta empresa.
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2. ALCANCE

El presente procedimiento, tiene como alcance todas las compras que afectan en forma
directa los servicios efectuados por Montajes Quintana Cia. Ltda. , desde la necesidad de
una compra hasta el almacenamiento.

3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 SC/S: Solicitud de Compra y/o Servicio, es un documento en el cual se detalla

la descripción, cantidad, valor, proveedor, forma de despacho y fecha de entrega
de un producto, bien y/o servicio solicitado.
 OC/S: Orden de Compra y/o Servicio, es un documento generado en excel en
el cual se detalla la descripción, cantidad, valor, proveedor y forma de entrega, de
un producto, bien o servicio. Con este documento se materializa la compra o el
servicio una vez enviada formalmente al proveedor.
 LP: Lista de Proveedores.
 OT: Orden de trabajo asignado a un proyecto en Maestranza.
 Faena: Trabajo de mantención en plantas mineras ocasionales.
 Calidad: Evaluación del producto o Servicio (Precio, respuesta ante emergencia y
problemas, tiempo de entrega, presentación etc.)

4. RESPONSABILIDADES

Secretaria Técnica, es responsable de:

 Solicitar información técnica a proveedores de productos, bienes o servicios, y

selección del proveedor.
 Emitir SC/S, Solicitud de Compra y/o Servicio.
 Cotizaciones para escoger entre la mejor opción precio, calidad & stock

Encargado de Adquisición y Logística, es responsable de:

 Completar correctamente el requerimiento de Secretaria Técnica, Gerente o

Encargado de Maestranza.
 Emitir OC/S, remitir al proveedor la OC/S.
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 Gestionar el pago de proveedores nuevos o esporádicos

Gerente de Servicio / Gerente General / Encargado Maestranza, es responsable

de:
 Determinar las necesidades de compras de las áreas a su cargo.
 Solicitar a Secretaria Técnica cotizar el producto y solicitar la mejor opción de
compra.
 Proveer las áreas e instalaciones necesarias para el almacenaje y manipulación
de los productos.

Departamento de Contabilidad, es responsable de:

 Recepción y registro de solicitudes de compra y servicio.

 Confirmar el proveedor sugerido.
 Generar las órdenes de compra y/o servicios.
 Remitir las órdenes de compra y servicio tanto a solicitantes como proveedores.

Encargado de Mantención de Equipos, Vehículos y Maquinarias es responsable de:

 Solicitar materiales, repuestos que necesite para la mantención de Equipos,

Vehículos y Maquinarias, según lo necesite.
 Enviar solicitud de compra al encargado de Adquisición y Logística.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Por medio de la siguiente matriz se establecen las responsabilidades directas del
Sistema del procedimiento de Adquisiciones.
Secretaria Encargado Adm. de Encargado Gerente Bodeguero
Técnica de Contrato Maestranza General
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Adquisición Gerente de
y Logística Servicio
Seleccionar y Cotizar
X X X X X
Proveedores
Emitir Solicitudes de
X
Compra o Servicio
Autorización de la Solicitud
X
De Compra o Servicio
Confirmar Proveedor y Emitir
X X X
Orden de Compra y/o Servicio
Control y Seguimiento de
X X X X
Compras
Retiro y Verificación de lo
X X X
Comprado
Almacenamiento X X

5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE

• Punto normativo 7.4 NCh-ISO9001.Of2009

• Manual de Calidad MA-SGC-00

6. METODOLOGIA / DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1 Cotización y Emisión de la Orden de Compra

Frente a la necesidad de adquirir un producto, bien o servicio por parte del solicitante, la
Secretaria Técnica, efectúa cotizaciones a diferentes proveedores de acuerdo a la Lista
de Proveedores, según procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores PC-
ADQ-02. Los criterios de decisión para la selección de un proveedor son: el precio,
características técnicas, calidad, garantías, tiempo de entrega y stock.

Una vez que el proveedor ha sido seleccionado, la Secretaria Técnica y emite la SC/S.
El Departamento de Contabilidad, guarda archivo de todas las SC/S y de todos los
correos electrónicos enviados por la Secretaria técnica / Gerente / Administrador, en los
que hacen sus requerimientos. Una vez que el Departamento de Adquisiciones recibe
una SC/S, procede a la confirmación del proveedor, dando una última revisión a los
criterios de decisión de selección de proveedor (precio, características, calidad, garantías
y tiempo de entrega), para luego proceder a la confección de la OC/S.

Una vez confeccionada la orden de compra firmada y escaneada, se envía por correo al
proveedor y a todos los involucrados en la compra materializándose de esta forma la
compra.

6.2 Control y Seguimiento

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Control y seguimiento, consiste en verificar que todos los productos o servicios

comprados a proveedores, sean entregados al destinatario solicitante en la forma,
condiciones, cantidades, y plazos establecidos en la OC/S. Esta labor la cumple el
Bodeguero y Secretaria técnica, con el apoyo de todos los involucrados directamente en
el proceso.

6.3 Recepción y Verificación

Para recepcionar y verificar los productos, bienes o servicios comprados, se debe verificar
la OC/S con la entrega física del bien, producto o servicio, asegurando cantidad, estado,
condiciones físicas y características solicitadas en la OC/S, esta actividad la realiza el
Bodeguero o Secretaria Técnica, una vez recibido los materiales el solicitante deberá dar
aviso al Departamento de Contabilidad de la recepción total o parcial de la respectiva
OC/S mediante fotocopia de la guía de despacho del proveedor.

Cuando los requerimiento del producto o servicio no cumple con lo solicitado en la OC/S,
los responsables de la recepción deben dar aviso al solicitante, el cual tomara la decisión
final. Del incumpliendo del proveedor se dejara registro según lo indicado en el
procedimiento de Selección y Evaluación de proveedores (PC-ADQ-02).

Los materiales recepcionados son ingresados a bodega.

7. REGISTROS

 RC-ADQ-01-01 Orden de Compra

 RC-ADQ-01-02 Solicitud de Materiales - Insumos

8. ANEXOS
Anexo 1.
Orden Compra
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Anexo 2
Solicitud de Materiales – Insumos
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9. CONTROL DE MODIFICACIONES

Versión N° Fecha Descripción del Cambio

0 Marzo 2015 Origen del Documento