CÓDIGO: P-DC-SGC-001

VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PAGINA: 1 de 7
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
COMPRAS

FECHA: 06/01/2021

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los criterios administrativos y definir los parámetros operacionales para la gestión de compras y
adquisición de bienes y contratación de servicios, con el fin de satisfacer las necesidades y requerimientos
de las áreas solicitantes de SIMA LLC S.A.S.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Establecer los procedimientos necesarios para dar cumplimento al macroproceso de gestión de

compras, asegurando la adquisición de productos y/o contratación servicios de calidad para SIMA LLC
S.A.S.
 Orientar a los responsables durante el desarrollo de las actividades asociadas al macroproceso de
gestión de compras, garantizando la eficiencia y sinergia entre las distintas áreas involucradas de
SIMA LLC S.A.S.
 Contribuir en el buen desarrollo de los procesos estratégicos y misionales de SIMA LLC S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras de bienes y contratación de servicios realizadas por SIMA
LLC S.A.S, así como para el registro, selección y evaluación de proveedores y contratistas.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 F-DC-SGC-001 Formato de Requerimiento de Materiales

 F-DC-SGC-002 Formato de Entrega de Materiales
 F-DC-SGC-003 Formato Comparativo de Cotizaciones
 F-DC-SGC-004 Formato de Evaluación de Proveedores y Contratistas
 F-DC-SGC-005 Formato Registro de Proveedores y Contratistas
 F-DC-SGC-006 Formato de Plan de Mejora
 L-DC-SGC-001 Lista de Chequeo de Proveedores y Contratistas
 FT-SST-60 Formato de Análisis de Trabajo Seguro (ATS)
 F-CA-SGC-001 Formato de Acta de Reunión
 Orden de Compra - SIIGO

4. DEFINICIONES

 Producto: Es un elemento tangible o intangible destinado para satisfacer alguna necesidad

 Servicio: Es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una determinada necesidad.
 Contratista: Persona natural o jurídica que es contratada para la prestación de un servicio.
 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra y abastece de bienes o productos a otras
entidades para que puedan desarrollar su actividad económica.
 Solicitud: petición formal por parte de un cliente, para la obtención de un bien o servicio.
 Cotización: Documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso
de compra o negociación
 Comparativo de Cotizaciones: herramienta grafica para comparar información de costos entre dos
o más cotizaciones.
 Parámetros de costos: Características económicas que ayudan a definir o clasificar un sistema de
costos
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 Validación: Evidencia documentada que proporciona un alto grado de seguridad en el

cumplimiento de un proceso.
 Facturación: Acción que se refiere a todos los actos relacionados con la elaboración, registro, envío
y cobro de las facturas
 Custodia: Guardar y/o vigilar un elemento bajo alto grado de seguridad.
 Almacenamiento: Manejo temporal de mercancía
 OC (Orden de Compra): Documento electrónico emitido por el comprador al proveedor
confirmando la compra de un bien o servicio.
 ATS (Análisis de Trabajo Seguro): Método para identificar los peligros que generan riesgos de
accidentes o enfermedades potenciales durante el desarrollo de actividades.
 SG-SST: Siglas de: Sistema de Gestión de Seguridad, y Salud en el Trabajo
 HSE (Healthy, Security & Environment): Qué en español indica: “Salud, Seguridad y Medio
Ambiente”
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5. PROCEDIMIENTO

N
PROCESO N° SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESPONSABLES DOCUMENTO REGISTRO
°
1 Solicitud de bien 1.1 Envío de la solicitud Se envía vía correo electrónico el requerimiento del bien o servicio Coordinadores. F-DC-SGC-001: Correo Corporativo
o servicio diligenciado en el formato establecido por la empresa, indicando Formato de
información relevante asociada al motivo de solicitud. requerimiento de
materiales:
Si se trata de una solicitud de cotización, el emisor deberá
especificarlo en el asunto y cuerpo del correo, y solicitar al
responsable de la gestión la cotización y comparativo de
cotizaciones.

1.2 Validación de datos Se valida que todos los campos de la solicitud emitida en los Auxiliar Lineamientos de Correo Corporativo
formatos estén debidamente diligenciados, y, que la información Administrativa y control de
registrada en cada sección del formato sea coherente a la Contable requerimiento de
actividad asociada al proyecto o servicio. Si esto se cumple, se materiales
solicita revisión y aprobación al Coordinador Administrativo y
Financiero para iniciar el proceso de cotización; de lo contrario, se
debe realizar la observación inmediatamente al responsable del
requerimiento, y solicitar el reenvío del formato corregido.

1.3 Aprobación de la Se verifica que los requerimientos relacionados en el formato Coord. Administrativo Ninguno Carpeta digital
solicitud correspondan a actividades específicas asociadas a la empresa. Si y Financiero Carpeta física AZ
estos requerimientos corresponden, entonces se imprime el
formato, se firma, y se guarda constancia de aprobación; de lo
contrario, se rechaza la solicitud y se le notifica el motivo al
emisor.

2 Cotización 2.1 Solicitud de Cotización Se solicita la cotización vía correo electrónico a los proveedores Auxiliar F-DC-SGC-005: Correo Corporativo
inscritos que mejor se adapten a los requerimientos (Mínimo tres Administrativa y Formato de registro
(3) cotizaciones). Esta solicitud debe estar redactada únicamente Contable de proveedores y
bajo especificaciones de descripción, referencia, unidad y cantidad contratistas.
emitidas en los formatos. No se deberá adjuntar los formatos, ni
mencionar ninguna otra información relacionada en ellos, con el L-DC-SGC-001: Lista
fin de mantener la confidencialidad. de Chequeo de
Proveedores y
Si el producto o servicio requerido no es suministrado por los Contratistas
proveedores inscritos, se deberá realizar la gestión de registro
solicitándole a los nuevos proveedores el diligenciamiento y envío
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N
PROCESO N° SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESPONSABLES DOCUMENTO REGISTRO
°
del Formato de Registro de Proveedores y Contratistas, y la
entrega de los documentos relacionados en la Lista de Chequeo

2.2 Recepción y validación Se recibe la cotización formal emitida por parte del proveedor, y se Auxiliar Ninguno Correo Corporativo
de la Cotización valida que la información relacionada corresponda a la solicitud. Si Administrativa y Carpeta digital
esto se cumple, se aprueba la cotización y se selecciona para Contable
incluirla dentro de un comparativo de cotizaciones; de lo contrario,
se solicita al proveedor el reenvío de la cotización corregida de
acuerdo a las observaciones indicadas por el responsable de la
gestión.

2.3 Comparación de Se registra dentro del formato comparativo la información Auxiliar F-DC-SGC-003: Correo Corporativo
Cotizaciones relacionada en las cotizaciones emitidas por los proveedores, Administrativa y Formato Carpeta digital
indicando los datos, y detalles de condiciones generales para cada Contable Comparativo de
proveedor seleccionado. Se envía el formato vía correo Cotizaciones
electrónico, y se espera notificación de compra por parte del
Coord. Adtvo y Financiero.

2.4 Notificación de compra Se revisa el cuadro comparativo de cotizaciones, y se emite un Coord. Administrativo F-DC-SGC-003: Correo Corporativo
concepto de aprobación o rechazo basado en parámetros de y Financiero Formato
costos, y condiciones generales del proveedor registradas en el Comparativo de
formato. Si la notificación emitida es de aprobación de compra, Cotizaciones
deberá indicar detalladamente al responsable las especificaciones
de compra relacionadas al elemento y proveedor en el mismo
formato; De lo contrario, deberá emitir un concepto de rechazo, y,
si es el caso, solicitar al responsable nuevamente la gestión del
subproceso (2.1)

3 Compra 3.1 Emisión y seguimiento Se emite la OC al proveedor y se realiza el seguimiento hasta la Auxiliar Orden de Compra - Correo Corporativo
de la OC confirmación de envío del producto, o recepción del servicio Administrativa y SIIGO
Contable
3.2 Recepción y validación Se reciben los productos suministrados por el proveedor, o las Auxiliar Orden de Compra - Carpeta AZ
de la solicitud personas que prestarán el servicio, y se valida que estos Administrativa y SIIGO
correspondan con la información solicitada en la OC vs la Remisión Contable
por parte del proveedor. Remisión del
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Proveedor
Si todo corresponde, se realiza custodia y/o almacenamiento para (Documento Externo)
posterior entrega al área correspondiente; de lo contrario, se
realiza la devolución de forma inmediata al proveedor, hasta que
este corresponda con las especificaciones registradas en la OC.
N
PROCESO N° SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESPONSABLES DOCUMENTO REGISTRO
°
3.3 Custodia y Se realiza custodia de los productos recibidos, se almacenan en las Auxiliar FT-SST-60: Formato Registro de
almacenamiento zonas destinadas por la empresa, y se realiza el registro asociado. Administrativa y de Análisis de Trabajo custodia,
Estos espacios deben garantizar la seguridad e integridad del Contable Seguro ATS almacenamiento y
producto, y la del responsable del subproceso. entrega
Coordinadora HSE
Si se trata de un servicio, se debe asignar inicialmente la custodia Registro de
del personal a la Coordinación HSE para brindar la inducción SG- inducción SSTA
SST, y el diligenciamiento de ATS’s.

4 Entrega 4.1 Entrega de bienes y/o Se entregan los productos recibidos al responsable de la solicitud, Auxiliar F-DC-SGC-002: Registro de
servicios junto con el formato de entrega de materiales. El encargado de Administrativa y Formato de entrega custodia,
compras tendrá un (1) día hábil para realizar la entrega al área Contable de materiales almacenamiento y
solicitante. entrega

Si se trata de un servicio, el responsable de compras deberá

reasignar la custodia del personal, y formalizar la entrega del
servicio al área solicitante.

4.2 Verificación de entrega Se verifica que los productos entregados por el responsable de Coordinadores. F-DC-SGC-002: Carpeta digital, y
de bienes y/o servicios. compras correspondan a los requerimientos emitidos. Si estos Formato de entrega Carpeta física AZ
corresponden, el solicitante deberá firmar el formato de entrega de materiales
de materiales; de lo contrario, deberá notificar inmediatamente al
encargado de compras la inconsistencia, y recibir únicamente los
elementos que correspondan en nuevo formato.

Si se trata de un servicio, el solicitante deberá notificar al

encargado de compras el recibido a satisfacción.

5 Facturación 5.1 Recepción de Se recibe la facturación y se revisa que corresponda a la remisión Auxiliar Ninguno Carpeta física AZ
facturación emitida por el proveedor, si esto se cumple, se registra en “Siigo”, Administrativa y Siigo
se le aplican las deducciones correspondientes (Si aplica), y luego Contable
se solicita aprobación de pago de factura; de lo contrario, se
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solicita al proveedor reenvío de la factura corregida.

5.2 Pago de factura Se aprueba y se realiza el pago de la factura, y se emite el Coordinador Comprobante Correo Corporativo
comprobante de pago al Auxiliar Administrativo y Contable. Administrativo y Bancario
Financiero
5.3 Registro de pago de Se recibe el comprobante de pago, se le redirecciona al proveedor, Auxiliar Comprobante Correo Corporativo
factura y se registra en “Siigo” Administrativa y Bancario Siigo
Contable Carpeta física AZ
N
PROCESO N° SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESPONSABLES DOCUMENTO REGISTRO
°
6 Evaluación del 6.1 Evaluación y Se califican los proveedores de acuerdo al grado de cumplimiento Auxiliar F-DC-SGC-004: Carpeta digital, y
proveedor calificación de los parámetros establecidos en el formato, y se evalúan de Administrativa y Formato de Carpeta física AZ
acuerdo a la estimación de su desempeño o rendimiento durante Contable evaluación de
la gestión del suministro de bienes, o en la provisión de servicios. proveedores y
Estos resultados deberán ser notificados al proveedor. contratistas

Las evaluaciones a proveedores y contratistas se deben realizar

trimestralmente.

6.2 Retroalimentación y Se les notifica los resultados a los proveedores vía correo Auxiliar F-DC-SGC-004: Correo Corporativo
Plan de mejora electrónico. Administrativa y Formato de
Contable evaluación de
 Si los resultados se encuentran en los rangos de “Excelente” o proveedores y
“Bueno”, se les felicita mediante un mensaje de contratistas.
agradecimiento.
F-DC-SGC-006:
 Si los resultados se encuentran en los rangos de “Reevaluar” o Formato de Plan de
“No cumple”, se debe diseñar un plan de mejora, y dejar mejora
evidencia escrita de la retroalimentación emitida al proveedor
en un acta. F-CA-SGC-001:
Formato de acta de
 Si los resultados se encuentran en el rango de “Descartar” el reunión
encargado deberá retirar al proveedor de los listados.
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VERSIÓN: 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE PAGINA: 7 de 7
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COMPRAS

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6. NATURALEZA DEL CAMBIO

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1 Creación del documento 06/01/2021

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Rubén David Ditta Pérez Nombre: Sandra Beltrán Arboleda Nombre: Rafael Julio Gamarra
Cargo: Analista de Control Interno Cargo: Auxiliar. Adtva y Contable Cargo: Coord. Adtvo y Financiero
Fecha: 06/01/2021 Fecha: 07/01/2021 Fecha: 11/01/2021