SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO

ESTUDIO DE PROPUESTAS
PR-GO-33

REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

00 01 de Septiembre de 2008 Primera Edición
Se incorpora punto 6.5 solicitud de boleta de garantía. Se elimina de
01 11 de Febrero del 2010
PR-GO-35
02 15 de Abril 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001
03 Se elimina la obligatoriedad de los registros de Visita a Terreno y
30 de Agosto 2010
Registro de Revisión de Oferta.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Osvaldo Quiñones A. Rodrigo González R. Fernando Miguel F.

Responsable Dirección Gerente de Operaciones Gerente General

.
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE
CALIDAD FECHA 30 de Agosto de 2010

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1.- OBJETIVO

Establecer la metodología para la revisión de ofertas y contratos para asegurar que:

 Se hayan definido y documentado en forma completa e inequívoca los requisitos del Cliente.
 Se disponga de la capacidad suficiente para satisfacer los requisitos establecidos por el Cliente.
 Se haya resuelto cualquier diferencia entre los términos de la oferta y los del contrato en forma
escrita.
 Se hayan establecido los mecanismos para poder resolver posibles diferencias que se presenten
durante la ejecución del Contrato.

2.- ALCANCE

Es aplicable a todos los Contratos que vinculen a la empresa con el Cliente.

3.- RESPONSABILIDADES

Gerente General
 Es el Representante máximo de la Empresa ante el Cliente.
 Coordina los procesos relacionados con el Cliente siendo el responsable final de los mismos.
 Aprueba las ofertas conjuntamente con el Gerente de Operaciones antes de ser presentadas al
Cliente.
 Aprueba los contratos.
 Designa al Administrador de Obras/Responsable de Obra conjuntamente con el Gerente de
Operaciones.
 Analiza los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente para tomar las acciones correctivas
y/o preventivas necesarias.

Gerente de Operaciones
 Solicita información, realiza el análisis de factibilidad y decide, con el consenso del Gerente
General, si cotizar o no.
 Verifica que la Empresa esté en condiciones de suministrar la capacidad técnica y productiva
necesaria para cumplir con todos los requerimientos contractuales.
 Realiza la revisión de la oferta.
 Notifica al Cliente la aceptación del contrato.
 Acuerda con el Cliente las modificaciones entre la oferta y el Contrato.
 Es responsable de las modificaciones de contrato.
 Es responsable de la documentación entregada al Cliente.
 Mantiene el contacto con el Cliente durante la etapa posterior a la obra, genera la encuesta de
satisfacción del Cliente y canaliza sus inquietudes y reclamos.

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Gerente de Administración y Finanzas

 Mantiene, junto con el Gerente de Operaciones, el contacto con el Cliente durante la etapa de la
oferta.
 Es el responsable de la presentación de la oferta en los términos administrativos especificados en la
licitación.
 Mantiene el contacto con el Cliente durante la etapa posterior a la obra, genera la encuesta de
satisfacción del Cliente y canaliza sus inquietudes y reclamos.

Administrador de Obra
 Acuerda en obra con el Cliente las modificaciones al Contrato (trabajos complementarios y
reducciones de obra), con visado del Gerente de Operaciones.

Encargado de Estudio de Presupuestos

 Registra el ingreso de licitaciones.
 Realiza las solicitudes de información necesaria para cumplir con el pliego.
 Elabora el presupuesto.
 Genera la documentación técnica de licitación y centraliza toda la documentación necesaria para
completar los requisitos exigidos en la Licitación.
 Participa en la revisión de la oferta.
 Prepara el legajo técnico de obra de las ofertas aceptadas.

4.- DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento de Planificación y Programación de Obras – PR-GO-34

Procedimiento de Control de Documentos – PR-GC-03

5.- TERMINOLOGIA

TÉRMINO DEFINICIÓN
Notrasnoches Software computacional para realizar el presupuesto
Licitación y/o Documentos entregados por el Cliente en los cuales constan antecedentes
Propuesta Pública o administrativos y técnicos que rigen el estudio.
Privada

6.- PROCEDIMIENTO

6.1.- Elaboración de la Oferta

Recibida una petición de Oferta, el Gerente General, envía al Gerente de Operaciones la información
recibida, el cual en reunión comercial se deciden las acciones a seguir. En caso que en la misma se decidiera
no cotizar, el Gerente de Operaciones agradece al Cliente la invitación y envía una disculpa, mediante la
carta excusa.

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En caso que se decida participar, el Gerente de Operaciones provee los recursos para elaborar la oferta al
Encargado de Presupuestos y genera el siguiente listado:

Listado de Documentos Controlados para el Estudio de la Propuesta – LM33-GO-01.

Todos los antecedentes enviados por el cliente deben ser identificados según lo estipula el Procedimiento
de Control de Documentos – PR-GC-03, además cualquier información enviada durante el transcurso de la
licitación debe ser ingresada en el LM33-GO-01.

Nota: El Gerente de Operaciones puede designar, para la elaboración de una oferta a una persona ajena al
Encargado de Presupuestos quien se desempeña como responsable del mismo. En este caso el Gerente de
Administración y Finanzas asegura que se cumplan las especificaciones de este procedimiento durante la
elaboración y presentación de la oferta.

El Encargado de Presupuestos, estudia las bases, y completa el:

Formulario de Licitación - F033-GO-01

y coordina la confección de la oferta correspondiente, y realiza el análisis tomando como base lo siguiente:

 La Base de Datos de “Precios de materiales”, que se encuentra en el Sistema Informático y de las

Referencias obtenidas en Sistema de Presupuestos Notrasnoches.
 Los informes de ítems no incluidos en lista de insumos primarios, solicitados por el Encargado de
Presupuestos a Departamento de Abastecimiento.
 Los informes de obras anteriores, que se encuentran en base de datos del Departamento de
Compras referenciados a la fecha de que datan.

El Encargado de Presupuestos realiza las solicitudes de información necesarias para cumplir con el pliego
de antecedentes indicados en las Bases Administrativas o documento enviado por el cliente, para lo cual
emite, de ser necesario, los pedidos de información de seguros, precios especiales al departamento de
abastecimiento, disponibilidad de personal, disponibilidad de maquinarias, etc., a los responsables de cada
departamento.

El Encargado de Presupuestos coordina la visita a obra según lo estipulado por el Cliente, la que se realiza
siguiendo las bases del siguiente Informe:

Formulario Informe de Visita al Terreno – FO33-GO-02.

El Gerente de Operaciones, en casos extraordinarios, puede decidir la no necesidad de realizar una visita a
obra, con lo cual no se debería llenar el registro respectivo.

El Encargado de Presupuestos, con la información recibida de los diferentes sectores, genera la

documentación técnica de licitación y centraliza toda la documentación necesaria para complementar los
requisitos exigidos en la Licitación.
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Con los antecedentes anteriormente descritos elabora la oferta siguiendo los siguientes alcances:

 Cubicaciones: El Encargado de Presupuestos será responsable de la cubicación completa del

proyecto, para esto podrá disponer de personal técnico capacitado para que realice las cubicaciones.
Finalmente, deberá entregar un listado de ítems y sus respectivas cantidades de obras incluyendo las
observaciones y criterios adoptados, adjuntando los documentos y planos utilizados.
 Precio Unitario: El Encargado de Presupuestos será responsable de la conformación del análisis de
precio unitario, para esto utilizará el programa Notrasnoches. Se deberán obtener los siguientes
informes:
o Listado de precios unitarios
o Listado personal de obra
o Listado equipos y maquinarias
o Listado materiales nacionales e importados
o Listado de subcontratos
o Listado de cotizaciones
 Planificación: Con la información de las bases técnicas y metodología de la obra se confeccionará la
planificación del proyecto, la cual incluye las actividades a desarrollar y su duración en el tiempo. Se
utilizará para representar las actividades MS Project u otro programa computacional. Deberán
graficarse en Carta Gantt y/o CPM, además deberá incluir los hitos que obliga el proyecto.
 Armado de Propuesta: El Encargado de presupuestos y el Gerente de Operaciones, son los
responsables del armado de la propuesta de acuerdo a las bases y/o requerimientos del cliente.

Nota: Cada área participante de la licitación, es responsable tanto del contenido de la documentación por
ellos entregada, como de entregar la misma en el plazo solicitado.

6.2.- Revisión de la Oferta

El Encargado de Presupuestos verifica que se encuentren establecidos y documentados todos los requisitos
indispensables para la definición del o los productos solicitados.

A tal fin completa la siguiente planilla:

Formulario Revisión de Oferta – FO33-GO-03

Luego de efectuadas las verificaciones mencionadas y, en caso de no existir observaciones, la firma y la

envía al Gerente de Operaciones.

El Gerente de Operaciones revisa la Oferta verificando que la misma cumpla con los requerimientos del
Cliente, y firma el Formulario F033-GO-03: “Revisión de Oferta” en calidad de “Oferta revisada”.

OBS: En ocasiones, por la premura de las entrega de las ofertas, es posible que no se pueda llenar el
registro Formulario Revisión de Oferta.

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Si el Gerente de Operaciones observa diferencias, entre lo solicitado por el Cliente y lo ofertado, efectúa las
observaciones correspondientes y se comunica con el Cliente con el propósito de comunicarle y resolver en
conjunto las diferencias encontradas.

6.3.- Aprobación de la Oferta

La oferta básica es generada por el Encargado de Presupuestos, basada en un factor “U” provisorio
establecido por el Gerente de Operaciones.

Luego de elaborada la oferta y realizada su revisión, se realiza una reunión entre el Encargado de
Presupuestos, Gerente de Operaciones y el Gerente General para definir la oferta final, ajustando el factor
U y margen de riesgo.

Una vez aprobada la oferta, se procede a documentar las carpetas de presentación de la propuesta en
estudio para posterior entrega en las fechas indicadas por el cliente.

6.4.- Revisión del Contrato.

Una vez que la oferta es aceptada por el Cliente, el Gerente de Operaciones pone a disposición del Gerente
General el Contrato para su firma. Inmediatamente firmado el contrato con el cliente, el Gerente de
Operaciones dispone de toda la documentación para el Administrador de Obra y entrega según lo indican
los procedimientos de Control de Documentos – PR-GC-03 y el Procedimiento de Planificación y
Programación de Obras – PR-GO-34.

6.5.- Solicitud Boletas de Garantía [01]

Una vez adjudicado y junto con la revisión del contrato, el Gerente de Operaciones o quien designe,
completará el formulario:

FO33-GO-04: Solicitud de emisión de boleta de garantía.

El cual deberá ser enviado oportunamente a la oficina central para ser entregadas al momento de la firma
del contrato. Dicho formulario señalará claramente la glosa a considerar en cada una de las boletas exigidas
como así también montos, vencimientos, tipo de boleta, etc.

7.- CONTROL DE REGISTROS

TIEMPO DE
IDENTIFICACION DE
ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION RETENCION Y
REGISTRO
DISPOSICION
LM33-GO-01 Oficina Encargado Sin Password Encargado de 3 años /
Listado de Documentos de Presupuestos Presupuestos Destrucción
Controlados para el Estudio
de la Propuesta
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F033-GO-01 Oficina Encargado Sin Password Encargado de 3 años /

Formulario de Licitación de Presupuestos Presupuestos Destrucción
FO33-GO-02 Oficina Encargado Sin Password Encargado de 3 años /
Formulario Informe de visita de Presupuestos Presupuestos Destrucción
al terreno
FO33-GO-03 Oficina Encargado Sin Password Encargado de 3 años /
Formulario Revisión de de Presupuestos Presupuestos Destrucción
Oferta
FO33-GO-04 Oficina Sin Password Administrador Duración de
Solicitud de Emisión de Administrador de de Obra, Obra /
Boleta de Garantía Obra Gerente de Destrucción 3
Administración meses
Carta Excusa Oficina Encargado Sin Password Encargado de 1 año /
de Presupuestos Presupuestos Destrucción

8.- ANEXOS
No aplica.

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