SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, COMPRAS, EVALUACIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
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1. OBJETIVO.

Describir el procedimiento para realizar la Selección, evaluación de proveedores o

contratistas y compras de insumos y servicios necesarios para el óptimo desarrollo de las
actividades de METALCIVIL DE COLOMBIA SAS y establecer las pautas para desarrollar
la selección y evaluación de proveedores.

2. ALCANCE.

Este documento aplica a toda la organización para todas las compras y adquisiciones de
los diferentes bienes y servicios que realice METALCIVIL.

Además, aplica a los proveedores y contratistas que seleccione METALCIVIL para

conocer su desempeño en HSE y en caso de requerirse tomar como referencia para otro
tipo de evaluación entre ellas: financiera, administrativa, aseguramiento de calidad y
riesgos.

3. NORMAS Y REFERENCIAS.

Este procedimiento tiene referencia con los siguientes documentos:

 Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.4 parágrafo 2 Articulo 2.2.4.6.28 numeral 1.

 Decreto 723 de 2013. Reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos
Laborales.

4. RESPONSABILIDADES.

 El Auxiliar Administrativo es el responsable del cumplimiento de este

procedimiento.
 Todos los colaboradores de METALCIVIL, deben seguir los lineamientos incluidos
en este procedimiento de compras y adquisiciones.
 El Comité de compras conformado por: Gerente, Auxiliar Administrativo, Lider y
Supervisor HSE, evaluaran las ofertas y tomara la decisión de la selección del
proveedor.
 La Gerencia debe apoyar el proceso de selección y evaluación de proveedores.

5. DEFINICIONES.

Producto / Servicio: Cualquier bien o servicio que es percibido como capaz de satisfacer
una necesidad que presenta la oferta de una empresa y/o persona natural.

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Requisición: Requerimiento que expresa la necesidad de adquirir un producto o servicio,

se realiza a través del correo corporativo.

Orden de Compra: Documento mediante el cual se formalizan y se comunican los

requerimientos al proveedor; generalmente se utiliza en la compra de bienes tangibles.

Proveedor: Persona y/o empresa que proporciona un producto y/o servicio necesario
para el desarrollo de las actividades de una empresa.

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

REQUISICIÓN:

6.1 Recepción solicitud de compra/servicio.

Por medio del documento ADM-F-016 Formato de Requisición de Compra, Bienes y

Servicios, el Coordinador HSE y el Oficial de obra, dan a conocer una necesidad de
compra de productos o servicios, la cual es enviada por escrito al área de Gerencia quien
da su autorización para que el auxiliar administrativo proceda a dar trámite a la solicitud.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

6.2 Selección de proveedores o contratistas.

Para seleccionar al proveedor o contratista se debe remitir al documento ADM-F-017

Base de Datos de proveedores y contratistas, con el fin de identificar y solicitar la
cotización del producto o servicio con las características técnicas que se requieren.

En caso de no contar con un proveedor para el producto o servicio requerido, se realizará

la búsqueda del mismo a través de los diferentes medios de comunicación. Si el
requerimiento trata de un nuevo producto o servicio se debe seguir lo establecido en el
siguiente numeral.

6.3 Registro de proveedores o contratistas nuevos.

Cuando un proveedor o contratista es nuevo, se solicitan dos o tres cotizaciones

diferentes, si aplica, y se selecciona con base en los criterios establecidos en el instructivo
“Criterios de Selección de Proveedores y contratistas", verificando las condiciones
técnicas y comerciales.
Cuando es un proveedor o contratista nuevo en HSE se verifica si es un proveedor
"CRITICO" de acuerdo el paso siguiente.

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6.4 Determinar si el proveedor o contratista es crítico en HSE

Los siguientes son considerados proveedores o contratistas "CRÍTICOS" en HSE y debe

realizarse selección y evaluación:

• Transporte de personas, productos y Herramientas.

• Realización de actividades de alto riesgo (eléctricas, alturas, espacios confinados,
manejo de sustancias químicas cancerígenas o radioactivas).
• Servicios disposición final de residuos sólidos y líquidos.
• Realización Exámenes Médicos Ocupacionales.
• Mantenimiento y/o compra Equipos y Herramientas Críticas.

6.5 Clasificación de Proveedores en HSE

Para la selección de proveedores y contratistas en HSE se tiene en cuenta la siguiente

clasificación.

TIPO 1: Se encuentran ubicados en ciudades capitales, son aquellos contratistas y

proveedores que poseen una organización formal, con sistemas de gestión
implementados no necesariamente certificados o que realice controles en materia de
HSE.

TIPO 2: Aquellos contratistas que se encuentran ubicados en municipios o ciudades

capitales o intermedias. Este rango se caracteriza por contar con proveedores o
contratistas únicos en su alcance.

6.6 Criterios de Selección

Serán evaluados en una escala de 1-10 con base a los siguientes criterios:

• Sistema de Gestión ISO 9001

• Precios
• Forma de pago
• Experiencia
• Tiempo de entrega
• Legal
• HSE
• Responsabilidad social

6.7. Inscripción de Proveedores o Contratistas

Si la calificación es igual o superior a 70 puntos, aprobará y se le hará el registro en la
Base de Datos de proveedores de METALCIVIL y se le enviará ADM-F-019 Formato
Inscripción De Proveedores.

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COMPRA DEL BIEN O SERVICIO

6.8 Elaboración de orden de compra o servicios.

Se debe elaborar la Orden de Compra u Orden de Servicio, en donde indique: información

del proveedor, descripción de articulo o servicio, documentos de referencia, cantidades,
términos y condiciones comerciales.

Nota: Esto aplica para compras superiores a Cien mil pesos ($100.000), moneda corriente

Aprobación:

Se remite la Orden de Compra u Orden de Servicio a la Gerencia, para la revisión de las

condiciones comerciales y legales y posterior aprobación de manera física, digital o vía
telefónica.

6.9 Solicitud de Documentación a Proveedores.

Solicitar para los nuevos proveedores o contratistas, RUT, Cámara de Comercio y los que
les aplique según el instructivo " Criterios de Selección de Proveedores y contratistas".

NOTA: En caso de encontrarse en campo se realizará la adquisición del servicio local de

hospedaje, lavandería y alimentación.

MONITOREO

6.10 Monitoreo a contratistas.

- Durante la ejecución del servicio contratado se monitorea el trabajo del contratista

verificando el cumplimiento de las normas en seguridad, salud y ambiente
establecidas por la empresa. Si se detecta alguna falta o desvió en el servicio se
realizará una notificación al contratista sobre lo encontrado. (En caso de que la
empresa vincule un contratista para la ejecución de una actividad).

ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO

6.11 Entrega del Bien o Servicio

- El proveedor entrega, almacena o presta el bien o servicio.

- Cuando aplique, registrar el trabajo realizado por el contratista.
- Verificar las especificaciones solicitadas comparando con la requisición y orden de
compra.

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- El proveedor o contratista entregara la factura original para verificación y posterior

pago de acuerdo a las condiciones acordadas.
- Remitir los bienes o productos comprados al lugar donde se solicitaron cuando
aplique.

EVALUACIÓN.

6.12 Evaluación de Proveedores o Contratistas

Alimentar el archivo de " Evaluación Desempeño De Proveedores/Contratistas" y realizar

la evaluación de acuerdo a los criterios establecidos. Para la evaluación en HSE solo se
realizará evaluación a aquellos proveedores y contratistas con los que se hallan trabajado
durante el año y los seleccionados como críticos, igualmente se debe seguir lo dicho en el
registro de "Evaluación de Proveedores"

Informar al proveedor sobre los resultados obtenidos en la evaluación.

6.13 Reevaluación de Proveedores o Contratistas

Aquellos proveedores y contratistas que lleven más de un año prestando los servicios a la
empresa se les realizará una reevaluación para verificar el cumplimiento de los criterios
establecidos, en el formato “Evaluación de Proveedores”.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

 ADM-F-016 Formato de Requisición de Compra, Bienes y Servicios.

 ADM-F-017 Base de Datos de proveedores y contratistas
 ADM-F-018 Registro de Proveedores y contratistas
 ADM-F-019 Formato Inscripción De Proveedores.
 ADM-F-021 Orden de Compra u Orden de Servicio.
 ADM-F-020 Evaluación Desempeño De Proveedores/Contratistas

8. REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE APROBACIÓN

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1 Creación Aux Administrativo Asesor SST Gerente 24/10/2022

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