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Aplicación de las habilidades gerenciales en la organización

por medio de una técnica creativa.

Aplicado en la
Empresa Social Del Estado
Hospital
Susana Lopez De Valencia
Popayan-Cauca.

Universidad Del Areandina

Auditoria En Salud
Gerencia Organizacional
Eje IV

Licet Catherine Pulido Álvarez

Lisbeth Danitza López
Lina Tatiana Varón Portela
Francia Elena Santis Chamorro

03 de mayo de 2021
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1. Objetivos

Objetivo General.

Afianzar y poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el eje N. 2 y 4,

basados en las habilidades gerenciales, que a grandes rasgos busca orientar al equipo en

la aplicación de las herramientas al interior de una organización, y que sirven como

espejo para reflejar la iniciativa misional, ser excelentes influenciadores del manejo de

los procesos, fomentando el buen trabajo en equipo, fortaleciendo estrategias que

contribuyan a la construcción de resultados positivos y efectivos.

Objetivos Específicos.

 Adentrarnos en una institución de salud, conocer su estructura organizacional, su

razón de ser, de donde viene, para donde va y su actividad economica.

 Desarrollar un diagnostico situacional de la organización y una de sus áreas, para

conocer sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

 Identificar habilidades gerenciales en el personal que labora en la institución y

aprender a describirlas.

 Aplicar las técnicas de pensamiento creativo dentro la organización elegida para

la elaboración del trabajo y analizar sus características y su aplicabilidad dentro de

la institución.

 Aplicar las herramientas gerenciales dentro de la empresa escogida y analizar la

efectividad de la herramienta en dicha empresa.

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2. Breve descripción de la empresa

ESE Hospital Susana López De Valencia.

Por ordenanza 001 de 1995 y en cumplimiento de la ley 100 de 1993 se crea como un

Establecimiento Público del orden descentralizado, dotado de Personería Jurídica,

autonomía administrativa y patrimonio independiente para prestar servicios de salud en el

segundo nivel de atención. La denominación original se cambia por la de Hospital Susana

López de Valencia – ESE., en memoria de la esposa del presidente Guillermo León

Valencia.

Ubicación:

Se encuentra ubicada en el suroccidente colombiano, en el departamento del Cauca, en la

ciudad de Popayán, Comuna N°. 6

Actividad Económica.

Institución Prestadora de Servicios de Salud

Misión.

“Prestamos servicios integrales centrados en el usuario y en el marco del mejoramiento

continuo”.

Visión.

“Seguiremos camino hacia la excelencia ofreciendo servicios integrales y garantizando la

sostenibilidad financiera”.

Principales Servicios.

Prestación de servicios tales como:

 Apoyo diagnóstico y complementación terapéutica

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 Consulta externa

 Hospitalización.

 Quirúrquicos.

 Transporte asistencial básico y medicalizado.

 Urgencias.

 Unidad Medica Pediátrica.

3. Diagnostico

En la ESE Hospital Susana López de Valencia se evidencia una situación en el área de

facturación y es que los sistemas de información y comunicación relacionados con el

software que actualmente utilizan para digitalizar su facturación es obsoleto, situación

que trae traumatismos a la hora de cobrar las facturas de producción.

4. Hallazgos

 Se pueden presentar errores en el momento de liquidar las cuentas medicas porque

puede generan un reporte inoportuno y sin calidad, en la entrega de liquidación de

cuentas para la salida de los pacientes de urgencias y hospitalización.

 Diligenciamiento incompleto de los rips para la validación y cargue de cuentas

para su respectiva radicación, lo cual puede causar traumatismos ante las EAPB,

convirtiendo este último en giros tardíos por atenciones prestadas en el hospital.

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 Radicación de cuentas fuera de los tiempos establecidos perdiendo el norte de un

sostenimiento financiero fundamental, reflejados en la cotización de prestaciones

y pago de salarios de forma inoportuna a los empleados y proveedores.

 Problemas de seguridad que se pueden generar, Esto significa que, ante cualquier

problema, la institución tiene que hacer frente a los costes de reparación y

solución de incidencias. A ello se suma el gasto que implica que las actividades se

paralicen durante el tiempo que sea necesario para arreglar los daños.

 En conversaciones con el líder expresa que “las constantes rotaciones

administrativas han detenido la adquisición de un software actualizado, habiendo

vencido la licencia del actual” se evidencia gestión de solicitud para adquirir un

sistema moderno que brinde la integralidad para el funcionamiento del área de

facturación.

5. Selección de una habilidad gerencial a trabajar

 Liderazgo: Teniendo en cuenta que ser líder no es, como erróneamente se cree,

una capacidad personal para hacer que otros los sigan ciegamente. Un líder es, en

cambio, la posibilidad y la decisión personal de comprometerse a ayudar a otros a

utilizar en sus propias vidas el potencial creador que duerme dentro de ellas, de tal

manera que puedan comportarse en función de sus propios principios y

prioridades. El encargado, como Líder, se caracteriza por ser Democrático: hace

participación proactiva, tiene iniciativa al momento de comenzar procesos nuevos

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y marcar pasos para que el equipo aprenda a desarrollarlos, también les brinda

confianza para que se sientan acompañados durante el ejercicio de la labor,

dejando abierta la posibilidad de trabajar por un mismo fin pero poniéndole su

sello personal.

6. Aplicación de técnica con su soporte teorico

Seis sigma

Six Sigma es un término acuñado por el ingeniero Bill Smith, de Motorola, en la década

de los años ochenta. Fue así como la compañía denominó a su propuesta de reducción

radical de defectos en los productos. Luego experimentó un nuevo impulso hacia fines

del siglo XX, al ser aplicada por General Electric en toda su organización, tanto para la

fabricación como para los servicios, logrando espectaculares resultados.

En pocas palabras, Six Sigma es un método basado en datos que examina los procesos

repetitivos de las empresas y tiene por objetivo llevar la calidad hasta niveles cercanos a

la perfección. Es más, se propone una cifra: 3.4 errores o defectos por millón de

oportunidades. Y se distingue de otros métodos en el hecho de que corrige los problemas

antes que se presenten.

Sus principales características son:

 Se implementa una estructura de entrenamiento.

 El enfoque que se aplica es proactivo.

 Se emplea una metodología estructurada con diversos instrumentos.

 Se enfoca mediante variables clave dentro de un proceso.

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 La máxima es trabajar con características críticas de la calidad.

 La calidad se obtiene en proceso y no en inspecciones.

 Las salidas del proceso dependen de las entradas.

De esta manera, Lean Six Sigma es una filosofía poderosa, una metodología y un

conjunto de herramientas. Integra el conocimiento de alto valor generado en la historia de

la mejora. Esto lo convierte en un sistema eficiente y simple.

La metodología puede proporcionar una ventaja competitiva y se está transformando en

uno de los indicadores y estrategias más importantes para las empresas, que están

consiguiendo avances.

El objetivo primordial del método Lean Six Sigma es suprimir todos los aspectos que

impidan o dificulten que el producto no se ajuste a los requerimientos del cliente. Reduce,

por ello, los defectos en la entrega final.

Los desperdicios que trata de eliminar son:

 Defectos.

 Sobreproducción.

 Esperas.

 Talento no empleado.

 Transportes no necesarios.

 Inventario.

 Movilidad innecesaria.
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La metodología Seis Sigma es aplicable al campo de la tecnología para la salud,

encuentra defectos en dispositivos y disminuye a un nivel mínimo los errores; es por esta

razón que consideramos que esta herramienta se ajustaría muy bien al problema

presntado en el área de facturación en el Hospital Susana López de Valencia.

Como estrategia, no solo busca mejorar los ingresos de la empresa sino también asegurar

la calidad de los procesos y satisfacer a los clientes con productos y servicios de

excelente calidad. Por esto se enfoca en tres campos de acción: la satisfacción del cliente

(en este caso los trabajadores que se ven afectados por el pago inoportuno de su salario)

la reducción en los tiempos de ciclos y la disminución de defectos.

Como consecuencia de la aplicación de esta estrategia se obtiene, además de los

beneficios económicos logrando el cobro de las facturas a tiempo, la satisfacción del

cliente, la normalización de los procesos, que permite una producción más eficiente y

limpia.

La estrategia se desarrollaría por medio de proyectos de mejoramiento que cuenten con el

decidido liderazgo de la alta gerencia, y que al ejecutarlos demuestren los beneficios en

un periodo determinado.

Para la implementación del proyecto sigma se seleccionarán aquellos empleados que han

demostrado capacidad de análisis de datos, afinidad por las actividades en equipo y alto

compromiso con la empresa.

El grupo de trabajo estará conformado por:

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El líder del proceso, quien será el responsable de verificar que las acciones de mejora que

se instauren son las establecidas, y que estas no serán modificadas sin basarse en los

resultados validados en otros análisis.

Un Promotor, que facilite la gestión del equipo. Es, por decirlo de alguna manera, el

gerente administrativo del proyecto, y se espera que él asegure los recursos necesarios

para el logro de los objetivos.

El Master Black Belt, quien deberá presionar para el cumplimiento de los cronogramas y

objetivos, además de consolidar y demostrar los resultados de los proyectos

desarrollados.

Green Belts que son los facilitadores del equipo. Recibirán entrenamiento en las técnicas

básicas de Seis Sigma y se pueden dedicar al proyecto de forma parcial.

Para el desarrollo del proyecto se deberá implementar el ciclo DMAIC que consiste en

cinco fases (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) propio de la metodología Seis

Sigma, con la cual se busca reducir las demoras o retrasos en el proceso de facturación

con el fin de mejorar dicho proceso.

DEFINIR. En esta primera etapa del proyecto se define y delimita el problema en

cuestión, brindando una primera idea de cómo es el comportamiento del proceso actual,

identificar los beneficios esperados, las métricas a utilizar, la variable a estudiar, la meta

propuesta y por último el cronograma del proyecto.

MEDIR En esta fase se recolecta toda la información necesaria para establecer la

capacidad del proceso, con el fin de determinar si el proceso cumple con los
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requerimientos establecidos por los clientes, al terminar esta fase se obtendrá los datos

necesarios para realizar un análisis de capacidad basado en el porcentaje de facturas

demoradas.

ANALIZAR Para esta etapa se analizan las facturas demoras con el fin de encontrar las

causas principales que afectan la variabilidad del proceso de facturación. Esta fase del

ciclo DMAIC se enfoca en hallar la causa raíz dentro de las muchas causas triviales.

MEJORAR. Respondiendo a la pregunta: ¿Qué que hay que hacer para mejorar el

proceso? se buscan soluciones al problema.

CONTROLAR En esta etapa se evidencia que tan efectivas resultaron ser las propuestas

de solución, a través del estudio del indicador de porcentaje de facturas demoras.

7. Reflexión sobre la experiencia y aprendizaje

Seis Sigma representa hoy, igual que hace veinte años, una forma válida de gestionar las

organizaciones que, en conjunto con otras estrategias, han demostrado resultados

favorables desde el punto de vista financiero y en la satisfacción del usuario.

Son muchas las empresas prestadoras de servicios de salud que han incursionado en el

campo de Seis Sigma con beneficios cuantificados, aplicados en diferentes áreas de

atención, como formulación y dispensación de medicamentos, reducción de tiempos para

la oportunidad de citas médicas, disminución de costos en los insumos y reactivos que se

utilizan en los laboratorios clínicos y en las salas de cirugía y descenso en la facturación

de cuentas médicas para las empresas aseguradoras.

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Son esta las razones que nos llevan a determinar que si utilizamos la técnica adecuada.

Con respecto a que en que otro contexto es aplicable la técnica; como ya se menciono, en

las empresas de salud es aplicable en cualquier área, tan solo se requiere del

convencimiento de sus beneficios y de persistir en los objetivos por encima de lo

“urgente”, que en la actualidad toma la mayor parte del tiempo de los directivos en las

organizaciones. El beneficio adicional de aplicarlo es que en el futuro la empresa

experimentará un cambio cultural y podrá contar con personal que tome decisiones con

base en hechos y datos. Sin embargo, exissten factores que impiden la implementación de

Seis Sigma en las organizaciones de salud, tales como:

 Falta de recursos financieros

 Falta de recursos humanos

 Falta de tiempo

 Falta de liderazgo

 Escasa formación

 Selección de proyectos pobres

 Resistencia interna.

En cuanto a los aspectos a mejorar, creemos que es una técnica gerencial muy completa

ya que es una manera rápida, eficaz y rentable de lograr los objetivos propuestos,

produciendo claros beneficios en términos de mejora de la eficiencia operativa, la

rentabilidad y la mayor calidad de los proceso; si se cuenta con el apoyo incondicional de

la alta gerencia para garantizar su permanencia y diseminación dentro de la empresa.

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Referencias Bibliograficas

Arango, R. N. (2015). Habilidades gerenciales en los líderes de las medianas empresas de

Colombia. Pensamiento & gestión, (38), 119-146.
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Gabriunas, I. P. (2008). Competencias para el liderazgo gerencial. Sotavento MBA, (11),

78-97.

Jiménez Vivas, A. (2009). Un modelo creativo para la toma de decisiones en orientación

profesional universitaria.

Rodriguez, M., & SECUNDARIA, C. Y. E. (1997). El pensamiento creativo. México:

Editorial MC Graw Hill.

Chiavenato I. (2010). Innovaciones de la administración: tendencias y estratégicas nuevo

paradigmas.

Duarte, A.C. (2013). Ensayo Habilidades gerenciales y su importancia para el éxito de

una organización.
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/10099/DuarteRodriguezAnaC
onstanza2013.pdf?sequence=2

Pagina virtual. ESE Hospital Susana Lopez de Valencia.

https://www.hosusana.gov.co/resena-historica

Empresa Evolutive Advanced Software Solutions S.L. Ventajas de trabajar con un

software de facturación en su empresa. https://onerp.es/ventajas-software-de-facturacion/
Correo electrónico info@onerp.es