Pasos para la implantación y certificación de un sistema de gestión de

Calidad
NORMA ISO 9001:2015-Norma ISO 14001:2015
Paso 1: Diagnóstico

• Es la fase más importante, ya que de ella va a depender el desarrollo

del proyecto de implantación, por lo que es fundamental
el compromiso y colaboración de la alta dirección, especialmente en
el intercambio de información con el consultor:
•   Intercambio efectivo de información entre consultor y empresa.
•   Comparativa entre requisitos de la norma ISO a implantar y las
prácticas actuales de la organización.
•   Definición del alcance del sistema de gestión.
•   Conocimiento del contexto de la organización.
Paso 2: Planificación de la implantación

• Con los resultados del diagnóstico, se elabora un plan de trabajo que

tiene que ser presentado tanto a la alta dirección como los empleados
implicados.
• En él quedarán reflejadas:
•   El cronograma de ejecución, indicando objetivos y plazos.
•   La asignación de roles y responsabilidades.
•   Los recursos necesarios y su asignación.
•   Programa de formación.
Paso 3: Determinar los procesos y definir el sistema de gestión

• Deben identificarse todos los procesos relacionados con el sistema de

gestión y sus interrelaciones:
•   Determinar alcance y objetivo de los procesos.
•   Entradas y salidas.
•   Proveedores y clientes.
•   Elaboración del mapa de procesos (representación gráfica de los procesos).
•   Establecimiento de procedimientos y primeros registros.
•   Definición de indicadores, controles y seguimiento, así como
el tratamiento de las no conformidades.
Paso 3: Determinar los procesos y definir
el sistema de gestión
• Para terminar de definir el sistema de gestión, también se deben
conocer:
•   Organigrama.
•   Las partes interesadas.
•   Riesgos y oportunidades.
•   Definir los objetivos a incluir en la política.
Paso 4: Documentar el sistema de gestión

• En el cuarto paso, se elabora y redacta la documentación propia del sistema,

algunos de ellos son:
•   Alcance y contexto de la organización.
•   Política y objetivos
•   Requisitos y expectativas de partes interesadas.
•   Manual del sistema de gestión.
•   Procedimientos.
•   Indicadores.
•   Registros.
•   Documentos requeridos por la empresa (instructivos, planes, formularios, etc.)
Paso 5: Implantación del sistema de
gestión
• Una vez se tiene toda la documentación, se establece un plan de
implantación, que es presentado por la consultora a la alta dirección
y al resto de implicados en una reunión.
•   Se deja patente el compromiso de los departamentos y sus
responsables, así como de la alta dirección.
•   Se establecen fechas y plazos y roles y responsabilidades por ambas
partes.
•   Programación de reuniones formativas y de asesoramiento.
Paso 6: Seguimiento y medición del sistema de gestión

• El sistema de gestión empieza a rodar, por lo que es importante:

•   Planificar auditorías internas periódicas para verificar (mediante
medición de indicadores) el buen funcionamiento del sistema de
gestión, de cara a la auditoría de certificación.
•   Detectar posibles desviaciones (no conformidades) que difieran de
los objetivos definidos y establecer acciones correctivas si procede.
•   Revisión por la dirección de los resultados de las auditorías internas.
•   Seguimiento de las acciones: abordar los riesgos y oportunidades
(mejora continua).
Paso 7: Auditoría de certificación. Mantenimiento

• Si tras las auditorías internas realizadas por la consultora todo está

correcto, se procede con la auditoría de certificación, en la cual
un auditor externo de la entidad de certificación valorará el
cumplimiento de los requisitos de la norma implantada:
•   El certificado se obtiene si el resultado de la auditoría externa es
correcto. Si quedase alguna No Conformidad tras la auditoría, se
deberá presentar un Plan de Acciones Correctivas.
•   Un certificado tiene una validez de 3 años, y se renueva mediante la
auditoría de renovación (realizada por el auditor externo de la
certificadora).
Paso 7: Auditoría de certificación.
Mantenimiento
• Una vez conseguido el certificado no es el final del trayecto.
• Para mantener el certificado, la empresa debe pasar una auditoría
de seguimiento al año (obligatoria) para comprobar que todo sigue
conforme y en proceso de mejora continua.
• Estas auditorías internas, puede realizarlas la propia empresa con
personal interno cualificado o contratar a una consultora externa.
EJERCICIOS
¿Por qué es importante el mantenimiento
ISO?
Es habitual en algunas organizaciones que, una vez superada la auditoría externa (de
certificación, de seguimiento o de renovación de certificado, según el caso), se entre en un
estado de “relajación” en relación con el cumplimiento de los requisitos normativos y/o de la
propia organización.
Como consecuencia, y pasado el tiempo y ante la proximidad de la siguiente auditoría, las
organizaciones se ven abocadas a un sentimiento de “alarma” ante la aparición de posibles
incumplimientos y/o de debilidades del sistema que pudieran poner en riesgo la continuidad
de la certificación. Esto provoca, a su vez, una situación de estrés en la organización, y la
realización de un esfuerzo extra (y el consiguiente coste en recursos) para tratar de alcanzar
un estado de “mínimos aceptables” de cara a la inminente auditoría.
Por todo esto, es recomendable un mantenimiento y vigilancia continuadas del correcto
desempeño de los procesos, del cumplimiento de los requisitos normativos y de los
establecidos por la propia organización.
• Además, durante las visitas de mantenimiento de un sistema de
gestión, se detectan elementos susceptibles de mejora, y se
planifican acciones o actividades para su implementación.
• El principal beneficio de contratar un servicio de mantenimiento del
sistema de gestión es tener la garantía de que éste se mantiene, en
todo momento, en una situación de funcionamiento óptimo,
susceptible de ser auditado por clientes o entidades en cualquier
momento y sin necesidad de realizar esfuerzos suplementarios.
Por qué es importante el mantenimiento
ISO?
• El proceso que proponemos a las organizaciones para implementar y certificar un
Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
• Etapas del proceso para implementar y obtener la Certificación ISO 9001:2015.
• Cada vez más, las empresas se enfrentan a demandas de rentabilidad, calidad y
tecnología que contribuyan al desarrollo sostenible. Un sistema de gestión
eficiente le puede ayudar a convertir esas presiones en una ventaja competitiva.
• La Norma ISO 9001: Requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es
un modelo de gestión que permite asegurar de manera consistente la mejora del
desempeño y la eficacia de las organizaciones, a partir de la planificación, control
y mejora de sus procesos, y con base en el cumplimiento de los requisitos del
producto/servicio, la satisfacción de los clientes, y la mejora continua.
Proceso de implementación del SGA-SGC
•:
• Paso 1 - Diagnóstico y Planificación:
• La primera etapa es realizar un diagnóstico para conocer cuál es el
grado de cumplimiento que tiene la organización con los requisitos de
la norma ISO 14001: 2015, 9001:2015, a partir del mismo trazar un
plan de trabajo, donde se detallan las actividades, con sus plazos y
responsables, que se llevarán a cabo a lo largo del proyecto.
• Paso 2 - Diseño del SGA-SGC:
• En esta etapa se definen los elementos clave del Sistema de Gestión
de la Calidad (SGC) y Sistema de Gestión Ambiental y se establece el
soporte documental del Sistema.
• Paso 3 - Implementación del SGA-SGC:
• A medida que el SGA-SGA se diseña, se van implementando las
metodologías y registros en todos los procesos y áreas funcionales
dentro del alcance definido.
Paso 4 - Auditoria interna:
Luego que se haya implementado el SGA-SGA en la organización, se llevará a cabo la realización de
la auditoría interna de todo el SGC-SGA, con el objetivo de determinar si el Sistema de Gestión de la
Calidad cumple los requisitos de ISO 9001:2015, 14001:2015 y se aplica de manera consistente en
todo el proceso involucrado.
Paso 5 - Certificación:
Una vez que se haya verificado que el SGC o SGA cumpla con los requisitos de la norma ISO
9001:2015, 14001:2015 y se encuentre en funcionamiento en la organización, ésta se pone en
contacto con algún organismo de certificación para comenzar con el proceso de certificación.
Después de conseguir la Certificación ISO 9001 o ISO 14001 es necesario su mantenimiento. Como
hemos apuntado al principio, este certificado se puede utilizar para mostrar al público y generar
publicidad positiva ya que pone en conocimiento la calidad de sus productos y/o servicios, si la
organización es amigable con el medio ambiente y si cumple con los requisitos legales ambientales.