INDUSTRY & LOGISTICS MANAGEMENT S.A.

Sistema Integrado de Gestión

PI-AL-PT-IN-002

INSTRUCCIÓN PARA LA RECEPCIÓN,

ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN,
DESPACHO Y EMBARQUE DE PRODUCTO
TERMINADO PARA LA EXPORTACIÓN

Elaborado por: Revisado por:

Aprobado por:
Luis Medina Katherine Quispe
Nelson Bazan Ferrer
Velásquez Paucar
Supervisor de
Puesto Coordinador SIG Jefe de Operaciones
almacén

Fecha:

FECHA: / / . FECHA: / / . FECHA: / / .

Toda la información contenida en el presente documento es propiedad de INDUSTRY & LOGISTICS MANGEMENT S.A, estando
prohibida su reproducción total o parcial sin autorización del área del Sistema de Gestión. Todo documento impreso se considera una
documentación sin control.
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CONSERVACIÓN, DESPACHO Y EMBARQUE DE Fecha:
PRODUCTO TERMINADO PARA LA EXPORTACIÓN
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1 PROPÓSITO

Establecer y definir las acciones a seguir para la recepción, almacenamiento, conservación,

despacho y embarque de producto terminado para exportación.

2 ALCANCE

El presente documento se encuentra asociado a las siguientes actividades correspondiente al

procedimiento de preparación y despacho de lote.

• 26) Validar el ingreso de unidades de transporte.

• 27) Ejecutar el pesaje de unidad de transporte vacío (tara).

• 28) Cargar y confirmar unidades despachadas en SAP usando PL (Packing List).

• 29) Ejecutar pesaje del camión lleno (destara).

• 30) Validar pesos de tara y destara.

• 32) Verificar datos e imprimir documentos de despacho.

3 RESPONSABLES.

El personal responsable para la ejecución de la presente instrucción es:

Jefe de Operaciones: Es el responsable de proveer recursos necesarios para el desarrollo del

presente procedimiento y asegurar su cumplimiento.

Supervisor de almacén: Es responsable de administrar y orientar los recursos para la correcta

ejecución de la presente instrucción, además hacer el seguimiento y control con la finalidad de
mejorar la calidad, la eficiencia y la seguridad.

Líder de Operación: Es responsable de coordinar la correcta ejecución de la presente instrucción,

además de hacer el seguimiento respectivo con la finalidad de mejorar los procesos para una
mejor calidad, eficiencia y seguridad.

Coordinador SGC: Es responsable de llevar el control de la documentación del Sistema de Gestión

de Calidad del área.

Personal operativo de almacén: Ejecutar sus actividades teniendo como premisa lo indicado en el
presente documento e informar las desviaciones que puedan surgir durante el desarrollo de sus
actividades.

4 DOCUMENTOS DE CONSULTA:

No aplica.

5 DEFINICIONES

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No aplica.

6 FLUJOGRAMA.

No aplica.

7 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Para la ejecución de la presente instrucción se estructura lo siguiente:

7.1 RECEPCIÓN DEL PRODUCTO TERMINADO PARA EXPORTACIÓN

Para la recepción de los productos terminados, se tendrá en cuenta la Instrucción

PI-AL-PT-IN-001: Instrucción para la Recepción, Almacenamiento y Conservación de los
Productos Terminados, los acápites 7.1, 7.2, 7.3 y 7.4.
7.2 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO PARA EXPORTACIÓN

Para el almacenamiento de los productos terminados, se tendrá en cuenta la Instrucción PI-

AL-PT-IN-001: Instrucción para la Recepción, Almacenamiento y Conservación de los
Productos Terminados, el acápite 7.4 , 7.7 , 7.10 y 7.12
El líder de operación realiza inventarios cíclicos dejando como evidencia el FUTIC (formato),
de encontrarse desviaciones se procede según Instructivo de toma de inventarios cíclicos
(ALGT02-I002).

7.3 DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO PARA EXPORTACIÓN

7.3.1 EN LA ZONA EXTERNA

7.3.1.1 El despacho en la zona externa está a cargo de los Operadores de Montacargas que
son contratados para la exportación, los cuales tendrán como soporte a operarios
despachadores que ayudarán en la ubicación del producto, destapado de mantas,
colocación de tacos y en las maniobras de izaje. El Operario también se encarga de la
lectura del código de barras en la etiqueta de los productos.
Si fuera el caso de despachar en una nave de almacenamiento N°1 o N°2 se realizará a través
de las grúas con imán, para ello tener en cuenta la Instrucción PI-AL-PT-IN-003: Instrucción
para el despacho de los Productos Terminados, el acápite 7.3.

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7.3.1.2 Para el inicio del despacho en la zona externa el operario de despacho seguirá la
secuencia de carga que se encuentra especificado en el plan de estiba (el operario de
despacho cuenta con una copia para la secuencia de carga).
7.3.1.3 Una vez ubicados los productos a despachar, el Operador de Montacargas y el
Operario PT deberán verificar el estado de los productos utilizando la Cartilla de
Niveles de Oxidación proporcionada por el Área de Control de Calidad (Ver Anexo 1),
en la cual se especifica que un producto con un nivel de oxidación superior a B3 es un
producto no apto para el despacho; de notarse que se trata de un nivel de oxidación
leve el Operador de Montacargas junto al operario y con el apoyo del personal de
acondicionado de productos terminados procederán al cepillado del material con
escobillas metálicas o de nylon y limpiarlo con trapos industriales humedecidos en
thinner, para así poder cumplir con el nivel de calidad exigido por el cliente. En caso
de duda se deberá comunicar al líder de operaciones y a su vez el líder de operaciones
comunicará al Supervisor de almacén para dar el visto bueno de la salida del material.
7.3.1.4 De encontrarse paquetes de productos con varillas dobladas estos no podrán ser
despachados por lo que serán separados y se informará al líder de Operaciones del
producto separado indicándole los números de los paquetes (lotes), a su vez el líder de
Operaciones informará por correo al Supervisor de almacén para que realice el control
de Productos Terminados deteriorados. Para el caso de los paquetes de productos con
varillas dobladas los Operadores de Montacargas podrán arreglar dichos paquetes
dejándolos óptimos para el despacho para lo cual coordinarán con el líder de
Operaciones y se informará sobre el producto, código y número de paquetes (lotes)
arreglados a fin de asegurar que dichos paquetes se despachen lo más pronto posible.
7.3.1.5 El operario de despacho deberá verificar el estado del material a despachar antes de que
se cargue al camión de acuerdo con el Manual de criterios de control de calidad. Si el
material no está en las condiciones necesarias el operario de despacho indicará al gruero
o montacarguista separar el material observado en una zona vacía del lote, acomodar en
sistema en una ubicación definida de material observado e informar al supervisor Líder
de operaciones de turno. Si existe incertidumbre en la comparación del físico con el
manual debe consultar al supervisor de almacén, quien en caso de duda consultará al
área de control de calidad.
7.3.1.6 Una vez dada la conformidad del material por despachar, el Operador de Montacargas
solicitará a través de la radio el ingreso de la unidad de transporte al líder de
Operaciones indicando la zona de carguío a la cual deberán dirigirse la unidad de
transporte.

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7.3.1.7 Para el carguío de la unidad de transporte el Operador de Montacargas procederá a

manipular los paquetes de productos utilizando las herramientas de izaje adecuadas
según lo indicado en el siguiente cuadro:
7.3.1.8 Si el Operador de Montacargas usa la barra de izaje con cadena o eslinga, esta se la
colocara a 50 centímetros sobre la ruma para que el Apoyo de Despacho realice el
enganche con facilidad y seguridad. También se deberá tener en cuenta la carga máxima
para cada montacargas que se puede ver en la Instrucción PI-AL-PT-IN-001:
Instrucción para la Recepción, Almacenamiento y Conservación de los Productos
Terminados, acápite 7.1: Recepción y Manipuleo de Productos Terminados.
7.3.1.9 El Operador de Montacargas, antes de manipular los rollos, colocará los postizos a las
uñas del montacargas para evitar dañar los rollos durante el despacho.
7.3.1.10 El operario PT guiara al Operador de Montacargas para la colocación de los paquetes en
la unidad de transporte, teniendo en cuenta la cantidad de paquetes, dimensiones de los
productos, y también ordenará los tacos de la forma que sea necesaria para el adecuado
carguío de la unidad de transporte.
7.3.1.11 Durante el carguío además se deberá colocar todos los paquetes con las tarjetas a un
solo lado del camión (parte posterior) para facilitar la lectura de los paquetes (lotes) con
el PDT.
7.3.1.12 El líder de operaciones valida el material cargado con el packing list dejando como
evidencia su firma en señal de conformidad, en caso de detectar observaciones se
informa al supervisor de operaciones, líder de operaciones y COMEX.
7.3.1.13 En cada despacho de exportación el equipo asignado valida el estado del material en
caso de detectar observaciones comunica al área de control de calidad por correo el cual
valida la conformidad de estos.

7.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES

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7.4.1.1 Si durante la operación el personal de despacho tiene que subir a las rumas,
procederán hacerlo por la cabeza o cola del paquete para prevenir que si un paquete
está colocado muy al borde de la fila ruede pudiendo provocar accidentes, y si la
altura es mayor a 1.8m tendrá que usar el arnés de seguridad apropiado, el cual
sujetará en un paquete al extremo opuesto del que estén trabajando.
7.4.1.2 El operario utilizará escaleras para subir al camión para el desenganche de los
paquetes.
7.4.1.3 El operario de despacho verificará que los tacos estén puestos para efectuar la carga
de material.
7.4.1.4 El operario de despacho verificará que la plataforma del transporte esté limpia (sin
manchas de grasas, polvo u otra sustancia).
7.4.1.5 El gruero o montacarguista deberá verificar el óptimo estado de funcionamiento de la
grúa o montacargas antes de iniciar la carga de los camiones. Así mismo, para
validar la verificación lo registrará en su registro TPM de la grúa o montacargas
correspondiente.
7.4.1.6 El gruero o montacarguista deberá de realizar maniobras de carga seguras que no
atenten contra la seguridad de la operación.
7.4.2.7. Solo se despacharán los productos terminados que hayan sido liberados por Control de
Calidad en el Sistema SAP. No se despacharán productos dañados por un mal manipuleo, ni
productos deteriorados por un almacenamiento prolongado, estos deberán ser separados.
Para el despacho de productos terminados, solo se podrán despachar los paquetes (lotes)
que estén conformes. En el caso de encontrarse, al momento del despacho paquetes con
tarjeta celeste, el personal del almacén no moverá el indicado paquete hasta que el
personal de Calidad defina acondicionarlo o clasificarlo como no conformes y lo no
conforme será movido a la zona de producto no conforme.

7.4.2.8. Por ningún motivo se cambiarán las tarjetas de Códigos de Barras entre paquetes o rollos, o
se sacara una tarjeta para colocar a otro paquete o rollo que no tiene tarjeta.
Considerándose como falta a sancionar ya que afecta la trazabilidad del producto.

7.4.2.9. La configuración de las cargas de paquetes según su zona de despacho será la siguiente:

Zona Longitud del paquete Configuración del despacho

Lote 15 y zona externa 20’’ (1) 16-16-4
Lote 15 y zona externa 6 mtrs. (2) 8-8
Lote 15 y zona externa 40’’ / 12 mtrs. / 9 mtrs. 8-8
ATL – Lote 8 y zona externa 6 mtrs. 8-8
10 perpendiculares y 5 horizontales
Zona externa Rollos (3)
a la plataforma.

(1) Para paquetes de 20’’ con peso de 0.980 tn.

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(2) Para paquetes de 6mtrs. con peso de 1.980 tn.

(3) Para el caso de rollos con peso de 2.200 tn.

Para los puntos 1,2 y 3 considerar que la configuración de la carga variará según la tara de la unidad.

7.4.2.10. En la estiba de camiones cada nivel de material deberá estar soportada por una totalidad
de 15 tacos de modo que se evite el contacto entre niveles. De la misma forma, para los
rollos se utilizarán una totalidad de 12 fajas para poder asegurar en la plataforma de la
unidad.

7.5 LECTURA DE PAQUETES

7.5.1 Una vez que los productos hayan terminado de cargarse en la unidad de transporte, tanto en
la zona externa como en la nave de despacho, se procederá a la lectura de los paquetes con el
PDT (en Excel) antes que la unidad de transporte ingrese a balanza, para luego descargarlo en
la PC y poder cruzar con la data de los paquetes que han sido facturados. De esta forma se va
actualizando el avance del despacho de exportación y se asegura la totalidad del despacho de
todos los paquetes facturados.

7.5.2 En caso de que no pueda leerse la tarjeta de algún paquete (lote) de productos se deberá
separar dicho paquete e informar la situación al líder de Operaciones, el cual a su vez
reportará el incidente al Supervisor de almacén quien realizará las coordinaciones necesarias
para la reimpresión de la tarjeta.

7.5.3 Para todos los productos que cuenten con tarjeta de código de barra, queda terminantemente
prohibido hacer el ingreso manual de los datos del paquete (lote) en el PDT.

7.5.4 Solo personal calificado y designado para realizar la lectura de paquetes de producto
terminado a exportar.

7.6 PESAJE DE CARGA

7.6.1 Terminado el carguío y la lectura de los paquetes, la unidad de transporte se traslada a la

balanza en donde el chofer entrega su ticket de balanza al Apoyo de Balanza. El auxiliar de
Balanza verificará el peso atendido y en el caso que haya un exceso o faltante considerable se
verificará la cantidad de paquetes.

7.6.2 Además de la tolerancia, el auxiliar de Balanza también verificará que el peso bruto no
sobrepase el peso que exige el Reglamento de pesos y medidas, dictado por el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones (Ver Anexo 2); si sobrepasa el peso reglamentado, la unidad de
transporte camión regresa a la zona de carguío, para descargar un paquete (lote) o para revisión de la
carga según las indicaciones del administrativo de balanza o del Apoyo de Balanza.

7.6.3 El auxiliar de balanza después de registrar el peso neto de cada pesada registrará una nueva
tara y volverá a repetir el proceso de carguío para cada pesada según orden pendiente de
cargar hasta culminar la atención del transportista.

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7.7 EMISIÓN DE LA GUÍA DE REMISIÓN

7.7.1 Con el ticket de balanza, el auxiliar Operador de Balanza procede a emitir la Guía de Remisión
con las lecturas del PDT (en Excel) que previamente se realizaron. Luego para realizar la
impresión de la guía de remisión se actualiza el Excel que es compartido por el controller de
turno a cargo de la exportación, donde figura todos los paquetes facturados e información
para el embarque (DUA, nota de embarque, nombre del barco, puerto destino, conductor,
placa, etc.). Del mismo Excel se tomará la data para la impresión del packing list.

7.7.2 La Guía de Remisión es firmada por el auxiliar de Balanza, el chofer firmará en el recuadro
“Recibí Conforme” y colocará el número de su documento de identidad.

7.7.3 El auxiliar de balanza distribuye la documentación de la siguiente manera:

Para exportación:

 Guía de Remisión (Serie N° 009):

 Para el chofer, el Original (destinatario), copia Sunat, Control Administrativo y
Transportista.
 Para el archivo queda la copia de Remitente.
 Packing List:
 Para el chofer el Original.
 Ticket de balanza:
 Para facturación el original (Despacho terrestre).
 Para el archivo queda la copia (Despacho terrestre).

7.7.4 El encargado de esclusa solicitará los datos del transportista (placa, nombre del conductor y
RUC).

7.8 INGRESO Y SALIDA DE PLANTA.

7.8.1 El agente de seguridad patrimonial realiza la inspección de la unidad con el formato de

inspección unidades de transporte. En caso de detectar observaciones, el agente de seguridad
seguirá los lineamientos establecidos en el plan de emergencias y contingencias – seguridad
patrimonial – GHSP-I001.

7.8.2 Terminada la comprobación, el chofer entregará la documentación al personal de seguridad

quienes verificarán los (lotes) paquetes de productos que han de transportarse y darán el visto
bueno para la salida del camión de la planta.

8 REGISTROS ASOCIADOS

 Registro en Excel de llegada de camiones a Zona Sur. (Registros CAASA)

 Registro de incidencias-balanza. (Registros CAASA)
 Registro de guías manuales. (Registros CAASA)

9 ANEXO

 Anexo 1: Cartilla de Nivel de Oxidación

 Anexo 2: Tabla de dimensiones y carga

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Anexo 1
Cartilla de Nivel de Oxidación

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Anexo 2
Tabla de dimensiones y carga

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