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PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO, GESTIÓN Versión: 00

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1. OBJETIVO
Establecer las condiciones necesarias para realizar el almacenamiento, control de inventarios
y despacho de los productos que comercializa la compañía.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al proceso logístico inicia con la recepción y almacenamiento de
los productos adquiridos, la gestión de inventario y finaliza con el despacho, transporte y
entrega de los productos comercializados a los clientes.

3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad y la responsabilidad de la gestión de inventarios y el control de los despachos,
es decir, de realizar el ingreso y salida de los productos del sistema de inventarios y de la
recepción de la orden de servicio y aprobación del despacho es del Coordinador(a) de
logística y PDV.

Es responsabilidad de la recepción, almacenamiento, alistamiento, carga, transporte y

entrega de los productos el jefe de bodega, almacenista y conductor.

4. DEFINICIONES

4.1 Recepción: Es el punto de transferencia entre el proveedor y el cliente, es una etapa de

control documental y es importante para garantizar la conformidad de la mercancía antes de
su integración a las existencias de la empresa.
4.2 Almacenamiento: Acción de ubicar y mantener en áreas determinadas, depósito o
almacén, materias primas, materiales, productos, etc., en disponibilidad para su destino
posterior. (Anexo Técnico Resolución 03113 de 1998).
4.3 Inventarios: Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación
en proceso de producción con vistas a esa venta o en la forma de materiales o suministros
para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios (Decreto
3022 de 2013).
4.4 PEPS: Método de primeras en entrar primeras en salir. Este método consiste
básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero,
por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
(Pedraza)

5.GENERALIDADES

5.1 Almacenamiento e inventarios

5.1.1 El centro de acopio dispone de un espacio debidamente acondicionado y separado

para el almacenamiento de los productos que requieren manejo de cadena de frio y los que
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no requieren manejo de cadena de frio.

5.1.2 Todos los productos deben pasar por las siguientes etapas de revisión antes de ser
almacenados:

a) Verificar la temperatura del producto, (temperatura la cual deberá estar entre rango
-2 a 4 grados centígrados)
b) Revisar lote y fecha de vencimiento actividad que registrara en el libro control para
quesos.
c) Revisar el empaque verificando que este no se encuentre roto, garantizando las
características del producto.

De presentar alguna novedad en dicha revisión deberá ser informada al proceso de compras
para que le sea comunicada al proveedor.

5.1.3 Debe llevarse registro a diario de los niveles de temperatura del cuarto frio en el
formato control limpieza y temperaturas con el fin de controlar las condiciones ambientales
necesarias para garantizar la calidad y la inocuidad de los alimentos perecederos. El rango
de temperatura establecido para el cuarto frio es el siguiente:

RANGO DE CONTROL
NIVEL MINIMO NIVEL MAXIMO
-2º 4º

Si los niveles de temperatura no están dentro de este rango se deberá reportar al

Coordinador(a) de logística y PDV de dicha situación para que se tome las acciones
pertinentes, coordinando con el proveedor el mantenimiento y validación del equipo.

5.1.4 La validación del cuarto frio y la calibración de las básculas de pesajes y los
termohigrómetros se realizan con un proveedor externo debidamente avalado por
organismos certificados y reconocidos.

5.1.4 Para realizar los inventarios se debe tener en cuenta la siguiente clasificación de los
productos:

 Quesos: Catalogando todos los quesos frescos y maduros como lo son Doble crema,
Pera, Campesino, Cuajada, Mozzarella, Costeño, Sabana, holandés, etc.
 Lácteos diferentes a quesos: Son todas las bebidas lácteas, yogurt, kumis, leche,
leche saborizada, entre otros.
 Embutidos: Hace referencia a todos los cárnicos, salchichas, jamones, perniles,
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tocineta.
 Panadería: Panes, tostadas, tortillas, arepas, envueltos, almojábanas, harinas.
 Desechables: Porta comidas, vasos, platos, cubiertos, servilletas, bolsas, los
productos de aseo entran en esta categoría.
 Bebidas: Agua, Jugos, Gaseosas.
 Bebidas alcohólicas.
 Salsas: tártara, mayonesa, rosada, mostaza, BBQ, sal y condimentos.
 Pastelería: Esencias, tinturas, colorantes, etc.
 Mantequilla.
 Fruver: Frutas y verduras.
 Granos y frutos secos: Arroz, frijol, lenteja, almendra, pistachos, nuez, uvas pasas,
ciruelas, ajonjolí, marañón, arándano.
 Mercados: servicios especiales con listas de productos específicos.

5.1.4 Todos los productos que lleguen al centro de acopio deben ser registrados en el
sistema de inventarios HELISA

5.1.5 Con el fin de llevar un control de los bienes con los que cuenta la compañía los
inventarios son realizados de la siguiente manera:
 Inventarios Mensuales.

5.1.6 Si existe alguna discrepancia entre lo que se encuentra físico con lo que está registrado
en el sistema, se debe realizar la respectiva investigación

5.2 Despacho

5.2.1 Se debe tener en cuenta el sistema PEPS para el despacho de los productos
comercializados.

5.2.2 Cuando se realiza el despacho de la mercancía, se le debe entregar al conductor el

producto con la documentación debidamente diligenciada.

5.2.3 Coordinador(a) de logística y PDV realiza una inspección, revisión y autorización para
la salida del producto.

5.2.4 Si se presenta una no conformidad en la entrega relacionada con el producto solicitado

el cliente deberá registrarla en el cuadro de observaciones destinado para tal fin en la copia
de la factura.
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5.2.5 Una vez entregado el producto se debe entregar la factura al proceso financiero,
firmada y recibida a conformidad por el cliente.
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6. DESARROLLO DEL PROCESO/METODOLOGÍA.

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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS
EN EL CENTRO DE ACOPIO
INICIO
1. Recibir en el área de recepción y
despacho los productos por parte del Jefe de bodega

1. RECIBIR LOS PRO- proceso de compras.

DUCTOS DEL PRO-
CESO DE COMPRAS
Solicitud de
2. Revisar que las cantidades
Jefe de bodega compra
entregadas con factura del proveedor
2. VERIFICAR LAS
correspondan a las requeridas, el estado
CANTIDADES EN- y las condiciones del producto.
TREGADAS Coordinador(a) de
logística y PDV Registro digital
3. Ingresar los productos al sistema de
3. INGRESAR LOS
inventarios.
PRODUCTOS AL SIS-
TEMA DE INVENTA-
Jefe de bodega
RIOS 4. Ubicar los productos según el lugar Almacenista Rótulos de
asignado en el almacén del centro de identificación
acopio.
4. UBICAR LOS PRO-
DUCTOS EN EL AL- Jefe de bodega
MACÈN
5. Estibar según sistema de rotación Almacenista
PEPS.

5. ESTIBAR DE
ACUERDO A
ROTACION
PEPS

FIN
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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
GESTIÓN DE INVENTARIOS

1. Informar a los directores el día en el Coordinador(a) de

INICIO cual se va a realizar el inventario. logística y PDV
Jefe de bodega
2. Realizar el conteo físico de todas las
1. INFORMAR LA Jefe de bodega
REALIZACIÒN DEL unidades pertenecientes a cada una de
INVENTARIO Almacenista
las referencias y registrar el saldo
existente en el listado de referencias que
Registro de
corresponda.
2. REALIZAR EL Coordinador(a) de inventario físico
CONTEO FISICO
DE TODAS LA logística y PDV y sistema
UNIDADES POR
REFERENCIA DE
3. Comparar el listado de inventarios Jefe de bodega
PRODUCTOS diligenciado, con lo que se encuentra
registrado en el sistema HELISA.
3. COMPARAR LOS RE- Coordinador(a) de
SULTADOS DEL CONTEO
FISICO CON LOS DATOS
4. Validar a la fecha las unidades que logística y PDV
DEL SISTEMA
corresponden con lo disponible en el Jefe de bodega
sistema HELISA para que sean
conocidas por el proceso de comercial y
servicio al cliente. Coordinador(a) de
¿EXISTEN NO 4. VALIDAR LAS UNI- logística y PDV
DIFERENC DADES EN EL SISTE-
IAS
ENTRE EL
MA 5. Detectar las diferencias entre el Jefe de bodega
INVENTA
RIOS inventario físico y el del sistema. Reporte de
FÍSICO Y
EL
cierre de
DIGITAL?
6. Volver a contar físicamente las Jefe de bodega inventarios
SI
Almacenista
referencias que presentan diferencias en
5. REALIZAR DE el saldo.
NUEVO EL CONTEO
FÍSICO
Coordinador(a) de
7. Realizar la investigación y el ajuste de
logística y PDV
los saldos de la referencia el sistema de Jefe de bodega
inventarios. Tomar las acciones
6. REALIZAR LA INVESTI-
GACIÓN Y EL AJUSTE DE correctivas pertinentes.
SALDOS EN EL SISTEMA

7. TOMAR LAS AC-

CIONES CORRECTI-
VAS

FIN
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Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
DESPACHO
INICIO
1. Recibir la orden de servicio del Coordinador(a) de
cliente. logística y PDV

1. RECIBIR
ORDEN DE
SERVICIO
2. Verificar que las cantidades estén
disponibles según pedido, Coordinador(a) de
logística y PDV Orden de
servicio
3. Informar al proceso de compras para
2. VERIFICAR DISPO-
NIBILIDAD DE LAS que realice la adquisición del producto
CANTIDADES
sino no hay disponibilidad del producto
en el almacén. Jefe de bodega
Almacenista
4. Realizar alistamiento de los productos
garantizando que estos estén conforme
NO
¿CANTI 3. INFORMAR DE LA a la orden de compra, de igual forma
DADES NECESIDAD DE COM-
DISPON PRA AL PROCESO DE asegurar la calidad y cantidad de los Coordinador(a) de
COMPRAS
IBLES?
productos. logística y PDV Factura

5. Registrar las salidas de los productos

SI
del sistema de inventarios. Coordinador(a) de Registro de
4. ALISTAR PRODUC- logística y PDV control de
TOS SEGÚN ORDEN DE
COMPRA 6. Revisar y aprobar la salida de los Jefe de bodega salidas
productos del centro de acopio
verificando el estado y las cantidades
Coordinador(a) de
con relación a lo facturado.
5. REGISTRAR LAS logística
SALIDAS EN EL SISTE-
MA Conductor Planilla de rutas
7. Entregar y revisar en presencia del
y movimientos
conductor la ruta de despacho.
Almacenista
6. REVISAR Y APRO- 8. Cargar los productos al vehículo Conductor
BRAR SALIDA DE PRO-
DUCTOS
garantizar que sean almacenados y
dispuestos de tal forma que no sufran Factura
deterioro durante el recorrido, así mismo
deberá revisar que existan las tres
7,8 y9. CARGAR Y
TRANSPORTAR PRO-
copias de la factura. Conductor
DUCTOS

9. Transportar y entregar los productos

al cliente.
10. ENTREGAR PRO-
DUCTOS Y FACTURA Conductor
AL CLIENTE
FIN 10. Hacer firmar la factura de recibo a
conformidad. Si llegase a presentar Factura
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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
alguna no conformidad en la entrega en Formato de
referencia al producto recibir la PQR y el registro de
producto devuelto. PQR`S

7. PUNTOS DE CONTROL

Frecuenci
Activida ¿Qué se ¿Cómo se ¿Quién lo Registro-
a del
d No. controla? controla? controla? Evidencia
control
Medición de
la
Jefe de
temperatura Registro control
Bodega Cada vez
de los de recepción de
que se
productos mercancía
Estado y Almacenista recibe o
Verificación Registro de
condiciones del sale un
del lote y control de
producto Conductor producto.
fecha de salidas
vencimiento
Almacén Estado del
2 empaque de
los productos
Condiciones
adecuadas de
Revisión de la Registro de
las áreas
temperatura Almacenista Diario control de
destinadas para
de las áreas temperatura
el
Cuarto frio
almacenamient
o de los
productos
Almacén Ubicación de Se clasifican Jefe de Cada vez Ruta de
4 los productos de acuerdo a Bodega que se almacenamient
las recibe un o y ubicación
característica Almacenista producto de productos
s
fisicoquímicas
, si requieren
o no
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aseguramient
o de la
cadena de frio
y a la
identificación
establecida
por áreas
Registro de
Revisión y
lista de
rotación de
Almacén chequeo de
acuerdo al
5 Rotación PEPS Almacenista Semanal limpieza y
programa de
desinfección
limpieza y
del
desinfección
establecimiento

Comparación
del ingreso
Almacén
físico y las Cada vez
3
facturas de que se
Coordinador(a
Registro de las proveedores realiza el
Inventari ) de logística y
unidades que ingreso y Registro en el
o PDV
ingresan y Comparación la salida de sistema
2
salen en el de las salidas los HELISA
Jefe de
sistema físicas y las productos
Despach bodega
ordenes de del
o
servicio y las almacén
5
facturas a
clientes
Registro de
Conteo, inventarios
Cantidades comparación físico y del
Inventari Coordinador(a
físicas y conciliación sistema
o ) de logística y Mensual
coincidan con de cantidades
3 PDV
las del sistema físicas vs Reporte de
sistema cierre de
inventarios
Despach Estado y Medición de Jefe de Cada vez Registro de
o4 condiciones del la Bodega que sale control de
producto temperatura un salidas
de los Almacenista producto.
productos
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Verificación
del lote y
Conductor
fecha de
vencimiento
Estado del
empaque de
los productos
Condiciones
Registro
Despach adecuadas de
Chequeo del plantilla de
o los medios de Conductor Semanal
vehículo recorridos y
8 transporte de
movimientos
mercancía

8. DOCUMENTOS REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2015
Anexo Técnico Resolución 03113 de 1998
Decreto 3022 de 2013

9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión No. Cambios Realizados Fecha
V00. Documento inicial 17-03-15

10. ANEXOS: Listado de proveedores y productos

11.CONTROL DE REGISTROS

REVISO APROBO
NOMBRE: Gabriel Fernández Martin Martínez
CARGO: Director contable y financiero Gerente General
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