PROCEDIMIENTO DE

ALMACENES
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OPERATIVO
ABASTECIMIENTO

PROCEDIMIENTO CODIGO REVISION

AI.00 01
ALMACENES

CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 1
2. ALCANCE ......................................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................................ 1
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................... 2
5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................ 3
5.1. Recepción y Verificación del Producto ......................................................................... 3
5.2. Codificación de los Productos Recepcionados ............................................................ 3
5.3. Salida de los Productos del Almacén ............................................................................ 4
5.4. Seguridad Física, Almacenamiento y Maniobra de Carga ........................................... 4
5.5. Control en Calidad ........................................................................................................... 5
5.6. Control en Seguridad y Salud Ocupacional .................................................................. 6
5.7. Control en Medio Ambiente ............................................................................................ 6
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................. 6
7. MODIFICACIONES Y CONTROL ..................................................................................... 6
8. ANEXOS ............................................................................... Error! Bookmark not defined.

Elaborado por: Aprobado por: INDICE

Revisado por: Sección ó Dpto.: Fecha de Revisión: 22/07/18

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1. OBJETIVO

Establecer métodos y técnicas que permitan oportunamente abastecer de materiales,

equipos, herramientas e insumos a los diferentes servicios en la que se encuentre
brindando La Empresa a sus clientes.

2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser aplicado por todo el personal de la compañía, en especial
por personal que es responsable de los almacenes ubicados por Proyecto, Base Santa
Cruz y sucursales
El procedimiento abarca las actividades de Recepción, Verificación, Codificación,
Registro y Actualización en Inventario de los materiales, equipos, herramientas e
insumos que son entregados por los proveedores en el almacén de La Empresa Base
Santa Cruz. También están consideradas normas básicas para la distribución física y
acopio de dichos materiales, equipos, herramientas e insumos y las consideraciones
en seguridad industrial para las maniobras y manejo de carga.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Almacén: Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada

de manera lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, custodia,
conservación y distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la
producción de servicios o de bienes económicos.
Áreas Físicas de Almacén: Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas
que permitirán implantar una organización técnica y el flujo de recursos de acuerdo a
normas establecidas.
Recepción y Salida: Es el lugar donde se recibirán los materiales tanto adquiridos a
proveedores y aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De
igual forma es aquí donde se efectuará la entrega de los materiales a los usuarios para
su consumo o activación en los casos que corresponda. Las zonas de recepción y
asddespacho
Asadada deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la
aceptación y expedición de materiales
Zona de Almacenaje: Es el lugar físico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo
éstos ser: Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, y otros que se deban
adecuar a las características de los materiales en resguardo.
Aceptación: Acción de aceptar o rechazar el ingreso de un bien, proporcionado por un
proveedor, al almacén de la Empresa, en base al proceso de verificación y control de calidad
realizado previamente. No se podrá aceptar un bien que no cumpla con las características
físicas, químicas, funcionales o administrativas detalladas en la Orden de Compra
correspondiente.
Producto: Equipo, Material, Herramienta e Insumos.
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4. RESPONSABILIDADES

Responsable de Almacén:

Debe cumplir con todas las actividades referentes al ingreso, almacenamiento,

preparación de pedidos, traspaso y salida de materiales, equipos, herramientas e
insumos del almacén.
Inventariar y controlar saldos de Materiales, Herramientas, y repuestos, para
garantizar la provisión de los mismos de manera oportuna para la Ejecución de los
Proyectos, Servicios y las correspondientes a las necesidades de La Empresa.
Recepción del pedido de insumos de cada sector a través del registro Solicitud del
MES.
Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén por compra
de importación.
Supervisa la clasificación y organización de los productos en el almacén.
Informar al responsable de compras de la solicitud del MES, en caso de la no
existencia del material.
Mantiene actualizados los saldos de los materiales de importación.
Registra las salidas de Herramientas, Insumos, Materiales y Equipos a las
dependencias que realizan las requisiciones.
Elabora y actualiza los inventarios (existencias) en el almacén.
Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.

Auxiliar de Almacén:

Recibe los Equipos, Materiales, Herramientas, e Insumos, entregados por el

Proveedor recabando la documentación necesaria y archivándola.
Implementar y mantener actualizado el uso de kardex para cada producto nuevo o
usado que se encuentre en almacenes de la empresa.
Recibe los Registros de Inventario de materiales y herramientas que son devueltas
desde cada Pozo y verifica su exactitud realizando un conteo físico de los mismos
asdAsadada
junto con el Supervisor del Pozo.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Supervisor de Proyecto:

Enviar cada 26 de mes el reporte de saldos de los materiales e insumos del proyecto
bajo su supervisión al Gerente de Logística y al Encargado de Inventario y Almacenes.
Antes del carguío de los equipos al salir del proyecto asignado, debe realizar un
inventario de todos los equipos que están siendo enviados de vuelta a Base SCZ para
su mantenimiento, utilizando para ello el Registro XXX en el que se identificarán los
desperfectos o arreglos preventivos que se deba realizar a cada equipo. Este registro
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debe ser enviado vía email al Gerente de Operaciones, ayudante de CDS,

Responsable de Taller y al Gerente de Logística.
Antes de salir del proyecto asignado, debe realizar un inventario de todas las
herramientas y materiales que están siendo enviados de vuelta a la Base SCZ,
aclarando el estado general de cada uno al momento del despacho (nuevo, usado en
buen estado, usado para disposición final).

Una vez las herramientas y materiales se encuentren en la Base, verifica junto con el
Encargado de Almacenes que hayan llegado conforme para realizar la transferencia
a Almacén central.

5. PROCEDIMIENTO

Verificar que se cumpla con los requisitos de compra especificado en la Orden de

Compra y la Solicitud del M.E.S. Una vez cumplida esta actividad, se procederá a su
recepción, almacenaje y entrega al gestor solicitante. Por lo tanto a continuación se
detallan cada una de estas actividades.

5.1. Recepción, Verificación del Producto

El Auxiliar de Almacén, recibirá el o los productos que entrarán al almacén,

verificando que sus características fundamentales, estado de conservación,
cantidad y procedencia, correspondan con lo que viene descrito en la Orden de
Compra que acompaña al o los productos.
El responsable de almacén e inventario firma el comprobante o nota de entrega
del proveedor en señal de conformidad. Remitiendo la documentación pertinente
a la asistente administrativa para su revisión y entrega a contabilidad.

5.2 Recepción de Insumos

El responsable de almacén o el auxiliar de almacén recibirá los insumos con el
comprobante o nota de entrega para su posterior entrega inmediata al solicitante,
asdAsadadafirmando el mismo documento como constancia de conformidad de los insumos.

5.3 Codificación de los Productos Recepcionados

Todo producto en almacén con que cuente La Empresa y los proyectos que ejecuta,
deberá ser identificado de acuerdo a la dependencia a que pertenecen y al uso para
el que han sido creado.

Esta codificación se realizará para todos los productos creados en la base de datos
del sistema de inventario de acuerdo a la división, grupo, subgrupo y nombre del
producto para su identificación en almacenes.
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Registro y Actualización de Inventarios

Una vez realizada la recepción de los productos que han ingresado al almacén,
se procederá a la actualización de saldos en el sistema Bookkeeper.

5.4 Salida de los Productos del Almacén

En el caso de insumos o productos inventariados para base, el responsable de

almacén o el auxiliar de almacén entregará al solicitante el material, haciendo
firmar el comprobante o nota de entrega como constancia de la salida de su
almacén.
En caso de insumos o productos inventariados para proyectos se realizara la
entrega o salida del almacén mediante el manifiesto de carga
Nota: La actualización en el Sistema Bookkeeper, solo se la realizará para los
productos inventariados.

5.5 Control periódico de inventarios

Los supervisores de pozo de las distintas áreas deberán actualizar de forma diaria
el archivo digital en el que se lleva el control de todos los productos e insumos que
tienen bajo su responsabilidad, haciendo llegar dicho archivo en formato digital a la
Gerencia Operativa de la cual dependen y al área de Logística el 26 de cada mes.
El responsable de almacén o el auxiliar de almacén deberán realizar por lo menos
una visita cada 2 meses a cada locación para realizar recuentos a las existencias y
verificar los inventarios.
Adicionalmente se deberán realizar por lo menos 2 inventarios generales anuales a
todos los almacenes de la empresa (tanto Bases como pozos).

5.6 Seguridad Física y Almacenamiento

Seguridad Física
asdAsadada
 El personal de Seguridad Física, ubicado en portería, deberá verificar
que todo vehículo propio o de terceros que se encuentre retirando un
producto de las instalaciones de La Empresa, tenga a mano el registro
manifiesto de carga del producto. Esto con el objeto de evitar la salida
no autorizada o sustracción de los productos del almacén.

Almacenamiento

 Las instalaciones de almacenamiento deberán contar en lo posible con

estanterías y estructuras que permitan almacenar productos en altura,
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ya que este tipo de almacenamiento permite un mayor aprovechamiento

del área y facilita la organización y clasificación de los productos.
 El suelo debe ser lo más plano y horizontal posible sin desniveles
bruscos, para evitar el desplome de las estanterías o tropiezos durante
la circulación por el mismo. En el caso de las estanterías se aconseja en
lo posible que deben estar ancladas al suelo para una mayor seguridad.
 Se evitará colocar en las estanterías cargas superiores al peso que estas
puedan soportar.
 Está estrictamente prohibido subirse a las estanterías o a las estibas de
productos.
 Las partes bajas de las estanterías se reservaran para las cargas
pesadas.
 Todos los productos deberán estar identificados con su código asignado
y nombre respectivo
 Se procurará no almacenar nada en los pasillos de circulación.
 Se deberá limpiar el polvo de las luminarias y fuentes luminosas de forma
regular y proceder a su sustitución si hiciese falta.
 Después de un golpe, remplazar cualquier elemento roto o deformado.
 El punto más alto del almacenamiento no podrá estar a menos de un
metro por debajo de cualquier viga, luminaria o boquilla pulverizadora.
 Se recomienda almacenar los líquidos inflamables dentro de armarios
protegidos como mínimo de una resistencia al fuego de RF-15. Los
armarios deberán llevar un letrero bien visible con la indicación de
“Productos inflamables”.
 Para los combustibles y lubricantes el almacenaje se hará en un área
separada del resto del almacén y el piso deberá estar aislado y protegido
para evitar contaminación en caso de derrames.
 Deberá existir una iluminación adecuada en toda el área del almacén de
manera que no existan sombras y se puedan leer sin dificultad las
tarjetas de identificación de los productos almacenados.
 Deberá existir una ventilación adecuada de forma que no se produzcan
temperaturas elevadas, ni acumulación de gases dentro del almacén.
asdAsadada

5.7 Control en Calidad

 Es la revisión cuantitativa y cualitativa que sirve para determinar que las

características y propiedades de los bienes recibidos estén de acuerdo con las
especificaciones técnicas solicitadas y que las cantidades remitidas sean
concordantes con las requeridas.
 En este proceso podrá participar el usuario del bien cuando se trate de materiales
especiales o de alta tecnología, a solicitud de los almaceneros.
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5.8 Control en Seguridad y Salud Ocupacional

El almacén deberá contar con extintores clasificados de acuerdo a las

características de los productos almacenados y ubicados en áreas visibles y de
fácil acceso.
Se deberá revisar periódicamente el estado de la carga, boquillas y manqueras
de los extintores para garantizar su funcionamiento óptimo.
Se deberá señalizar todas las áreas del almacén.
Todo personal que desarrolle actividades dentro del almacén deberá contar con
capacitación en Seguridad Industrial, Manejo de Almacenes y Experiencia
comprobada.
El personal de almacén debe estar con su Equipo de Protección Personal
adecuada a sus actividades.

5.9 Control en Medio Ambiente

Los envases de los productos químicos y materiales defectuosos y utilizados en

las operaciones, serán tratados y depositados según el Procedimiento Gestión de
Residuos Todos los residuos generados en el Almacén serán tratados según el
Procedimiento Gestión de Residuos
Todos los trabajadores serán capacitados en Gestión de Residuos, Flora, fauna
y sociocultural.
Se deberá contar con Licencia para Actividades con Sustancias Peligrosas.
Se deberán elaborar la Planilla Peligro - Aspecto, Riesgo - Impacto, con el objeto
de evaluar los impactos significativos e identificar las medidas preventivas a
implementarse, para ello se empleará el Registro

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO-9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad

7. MODIFICACIONES Y CONTROL
asdAsadada
Versión Fecha de
Descripción del cambio Revisado Aprobado
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