MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS

INTEGRANTES:

JONATHAN FERNEY MOLINA DIAZ

LYNA MARCELA RUBIO CRUZ

PABLO ANDRES VARGAS GARCIA

JESSICA PAOLA PRIETO GUARIN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FICHA: 2282670

TUTOR (A): DANIEL DAZA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

2021
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PROCEDIMIENTOS ÁREA DE Fecha de actualización

LOGÍSTICA-ALMACENAMIENTO Septiembre de 2021

INDICE

Pag

I. Introducción ---------------------------------------------------------------- 2
II. Organización --------------------------------------------------------------- 3
III. Descripción del procedimiento ------------------------------------------ 4-8
1. Objetivos
2. Normas
3. Requisitos y documentos
4. Descripción de las operaciones y sus participantes
5. Diagrama de flujo
IV. Responsabilidad ---------------------------------------------------------- 9-10
V. Medidas de seguridad y autocontrol ---------------------------------- 11
VI. Informes de costos ------------------------------------------------------ 12-13
VII. Supervisión -------------------------------------------------------------- 14

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I. INTRODUCCIÓN

Una de las principales áreas de la empresa es Logística, gracias a su gestión se

pueden dar cumplimiento a todos los pedidos y a los proyectos que se planifican para el

crecimiento de Exportaciones JALJ. Uno de los procesos de este departamento es el

almacenamiento este se presenta en cuatro momentos cruciales, cuando se reciben los

insumos, cuando se termina el producto final, cuando se alistan los pedidos y al recibir las

devoluciones.

El proceso de almacenamiento inicia con la recepción de materias primas, su

verificación y su inventario, se distribuye y organiza de acuerdo a las políticas de la

empresa en el almacén de materias primas, el segundo momento en que el área de

almacenaje se pone en función es cuando se termina de preparar el producto luego de su

análisis de calidad y del inventario correspondiente bajo normas especificadas se almacena

en el almacén de producto final. El tercer momento se da cuando ingresa un pedido, los

otros procesos de logística comienzan a efectuar todas sus funciones y una vez el pedido

está listo para su distribución se almacena en el almacén de preparación y distribución de

pedidos. La última intervención de almacenaje en el proceso de Logística se da cuando se

hace la recepción, comprobación e inventario de la devolución, la cual se almacena por un

tiempo corto en el almacén de devolución.

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II. ORGANIZACIÓN

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III. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Objetivo

El área de almacenaje es creada para mantener la mercancía resguardada bajo

especificaciones de ley implantadas por la empresa, en espacios adecuados solo para este

fin. Por lo consiguiente se elabora el manual de procesos y procedimientos en el cual se

reúnen las funciones y normas que deben conocer los que se desempeñan en esta área y

demás funcionario de Exportaciones JAJ.

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2. Normas:

NORMA DESCRIPCIÓN
Norma británica por la cual se establecen medidas de prevención
de riesgos, control de riesgos y su identificación componentes
OHSAS 18001- 2007
claves de un Sistemas Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Norma que se encarga de estandarizar los sistemas de gestión de
ISO 9001-2015
calidad de organizaciones públicas y privadas.
Requisitos para conformar el Sistema de Gestión Ambiental en
ISO 14001-2015 las organizaciones proporcionado equilibrio entre nuestro entorno
ambiental y socioeconómico.
Norma colombiana por la cual se establecen medidas de
prevención de riesgos, control de riesgos y su identificación
ISO 45001-2018
componentes claves de un Sistemas Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Especificaciones para el diseño y utilización de estanterías en
NTC 5689-2009
acero.
Protección contra incendios, señales de seguridad, esta norma es
NTC 1931-1997
equivalente a la ISO 63º9-1987.

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3. Requisitos y documentos

Requisitos:

 Políticas de seguridad.
 Software.
 Manual de funciones.
 Equipo de oficina.
 Maquinaria adecuada para el traslado de mercancía.
 Señalización en los almacenes.
 Espacios adecuados que permitan la movilización de la carga y el descargue sin
obstáculos.
 Estantería bien armada.

Documentos:

 Orden de pedido.
 Orden de devolución.
 Orden de salida
 Orden de entrada.
 Inventarios.
 Kardex.

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4. Descripción de las operaciones y sus participantes

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5. Diagrama de flujo

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IV. RESPONSABILIDAD

CARGO FUNCIONES
Supervisar diariamente la evolución del equipo de
trabajo. Gestionar y monitorizar la distribución y el
Jefe de logística transporte. Atención al cliente y sus necesidades.
Saber cómo proyectar la empresa en el futuro a través
de una planificación estratégica.
Llevar a cabo las acciones de preparación y
almacenamiento en cuanto a productos. Responsable
de operaciones de compra y abastecimiento.
Controlar las operaciones de transporte y distribución.
Asistente de logística Adaptar las infraestructuras para que la empresa
siempre esté al día según las nuevas necesidades.
Archivar los registros originales y entregar copias a
las áreas implicadas. Realizar levantamiento de
inventario físico en las bodegas a su cargo.
Encargarse de la ubicación estratégica de cada
almacén. Adecuar los estantes y señalización.
Supervisor de Zonas Distribuir las estibas en cada almacén. Apoyar la
organización de las rutas de distribución.
Encargarse del almacenaje y el control del inventario.
Asignar áreas en el almacén para el almacenamiento
Supervisor Almacén
de diferentes productos. Mantener registros sobre los
Materia Prima bienes recibidos y enviados. Encargarse de realizar
las devoluciones a los proveedores.
Encargarse del almacenaje, el control del inventario y
recibir el producto debidamente envasado. Asignar
áreas en el almacén para el almacenamiento de
Supervisor Almacén
diferentes productos y del retorno de devolución.
Producto Final Mantener registros sobre los bienes recibidos y
enviados. Tomar nota de los productos que entran y
se envían.
Supervisor Almacén Encargarse del control del inventario, del stock, así
preparación y como del procesamiento de pedidos. Asignar áreas en
el almacén para el almacenamiento de diferentes
distribución
pedidos. Mantener registros sobre los pedidos.

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 Verificar la firma y fecha de distribución de pedidos.
Garantizar que las mercancías y los envíos sean
manejados en perfectas condiciones de embalaje y
contenido.
Encargarse del almacenaje y el control del inventario
de devolución. Asignar áreas en el almacén para las
Supervisor almacén
devoluciones. Mantener registros sobre el porqué los
devolución pedidos devueltos. Encargarse del retorno al almacén
de producto final.
Asistir al supervisor en la recepción de insumos.
Encargarse de los inventarios según el almacén
asignado. Realizar la documentación pertinente del
Auxiliares almacén asignado. Realización de pedidos y
organización para su despacho. Organización de los
almacenes.

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V. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y AUTOCONTROL

Medidas de seguridad

 Conocer e identificar las señalizaciones de la empresa.

 Identificar posibles riesgos y darlos a conocer al supervisor.
 No realizar funciones bajo efectos de alcohol o sustancias alucinógenas.
 Atender y replicar las enseñanzas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
 Utilizar oportunamente el EPP.
 Realizar pausas activas.
 Utilizar herramientas y maquinarias adecuadamente.

 Asistir y exigir orientaciones y capacitaciones.

Medidas de Autocontrol

 Limpieza y desinfección del puesto de trabajo.

 Mantener el puesto de trabajo debidamente organizado.
 Cuidar y portar el EPP.
 Solicitar oportunamente cambio del EPP.
 Identificar y reportar fallas en herramientas y maquinaria.
 Buenas prácticas de manipulación del producto.
 Buenas prácticas de almacenaje de comestibles.

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VI. INFORMES DE COSTOS

Costos de almacenaje

Producto Costo
Alquiler o Cuota del Predio $2.500.000
Financiación $800.000
Mantenimiento $350.000
Seguros $1.500.000
Impuestos $630.000

Total gastos de Almacenaje: $5.780.000

Estos son los gastos directos en el lugar del almacenamiento de exportaciones JALJ

Costos de instalaciones

Producto Costo
Herramientas (Cintas, estibas, línea de $2.300.000
producción)
Sistema de almacenaje ( 60 Estibas ) $840.000
Software empresarial (Siesa) $170.000

Total Costos instalaciones $3.310.000

Son los gastos probables de implementación en las instalaciones de Exportaciones JALJ

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Costos de manipulación

Producto Costo
Costo del personal ( 22 personas x $22,329,560
$1.014.980)
Equipos (herramientas, maquinaria) $18,700.000
Suministros de trabajo $2,400.000

Total Gastos De manipulación: $43.429.560

Estos son los gastos que se manejaran en el talento humano en las instalaciones de
Exportaciones JALJ

Costos de stock

Producto Costo
Costo del stock ( 50 x 8,332,000) $416,600.000
Costo de los Seguros $56.000.000

Total Costos del Stock $26.000.000

Los costos directos del stock son directamente Los seguros con los que se va a realizar el
respaldo y protección de la mercancía.

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VII. SUPERVISIÓN

Exportaciones JALJ es supervisada por entidades del gobierno como:

 Departamento Administrativo de la Función Pública.

 La Superintendencia de Industria y Comercio.
 Contraloría General de la Nación.
 Ministerio de Hacienda.
 Ministerio de Comercio, Industrio y Turismo.
 Departamento Nacional de Planeación.

También es supervisada por Auditores de las normas ISO y NTC,

adicionalmente por los responsables de Auditoria Interna y por Gestión de la
Calidad.

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REFERENCIAS

INCONTEC (1997) Norma Técnica Colombiana 1931. https://docplayer.es/34256585-

Norma-tecnica-colombiana-1931.html
INCONTEC (2009) Norma Técnica Colombiana 5689. https://acl-logistica.com/wp-
content/uploads/2013/08/Norma-tecnica-colombiana-NTC5689.pdf
ISOTOOLS (2021) Norma Ohsas-18001.https://www.isotools.org/normas/riesgos-y-
seguridad/ohsas-18001/
ISOTOOLS (2021) Norma ISO-9001. https://www.isotools.org/category/sistemas-de-
gestion-normalizados/calidad-sistemas-de-gestion-normalizados/iso-9001/
ISOTOOLS (2021) Norma ISO-14001. https://www.isotools.org/normas/medio-
ambiente/iso-14001
ISOTOOLS (2021) Norma ISO-45001. https://www.isotools.org/normas/riesgos-y-
seguridad/iso-45001/
Secretaria de Relaciones Exteriores (2004) Guía técnica para la elaboración de manuales de
procedimiento.https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_man
u_proc.pdf

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