DESPACHO DE FERTILIZANTES A GRANEL Código: INS-ALM-005

Fecha de Vigencia:
Versión 01
09/11/2021

DESPACHO DE FERTILIZANTES

INS-ALM-004

Control de firmas para la elaborar, revisar y aprobar el documento

Elaboración Revisión Aprobación

Rolando Del Carpio Montalvo Darwin Rivera Llacsahuanga Ana María Ochoa Navarro

Jefe de Almacén Coordinador de HSEQ Jefa de Operaciones

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1.0. OBJETIVO:

▪ El presente instructivo tiene como objetivo asegurar el correcto despacho de mercadería,

cumpliendo con los requerimientos del cliente y los estándares establecidos por la empresa.
▪ Informar sobre el instructivo específico de despacho de mercadería a todos los implicados en
el proceso, de modo que este sea realmente seguro y eficiente.
▪ Realizar las actividades de descarga de fertilizantes a granel en condiciones seguras para los
trabajadores y cuidando el medio ambiente.

2.0. ALCANCE:
Aplica al personal que interviene en el proceso de despacho de fertilizantes en el área de alma-
cenes-operaciones en las sedes y/o instalación Equilibra Perú.

3.0. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• No Aplica.

4.0. DEFINICIONES

4.1. DESPACHO: Despacho es el acto de entregar mercadería(s) según las Instrucciones de

Despacho del área de distribución (presentación y cantidades establecidas por ellos). El
despacho de mercadería(s) puede desarrollarse a través de Líneas de Estiba (para el caso de
mercaderías ensacadas), a través de un cargador frontal (para el caso de mercaderías a
granel) o a través de montacargas con accesorio de horquillas o Push pull (para el caso de
mercaderías almacenadas en pallets o laminas).

4.2. INSTRUCCIONES DE DESPACHO: Dependiendo del Cliente, pueden tratarse de:

▪ Instrucciones Electrónicas flete Equilibra enviadas con Solicitud de Negocio o

Facturas: Las Instrucciones de Despacho detallan con claridad el tipo de mercadería a
despachar, la presentación a despachar (ensacado o granel), el lote a despachar, la
cantidad a despachar (expresada en TNM), el destinatario y los datos del transportista que
retirará la mercadería. (ANEXO 01).Este despacho sale con GR Equilibra.

▪ Instrucciones electrónicas cliente Recoge: Enviadas con SN o factura pero el flete es a

cargo del cliente. Las Instrucciones de Despacho son enviadas por el área de distribución
en donde indican con claridad el tipo de mercadería a despachar, la presentación a
despachar (ensacado o granel), el lote a despachar, la cantidad a despachar (expresada
en TNM), el destinatario y los datos del transportista que retiraran la mercadería. (ANEXO
01).Este despacho sale con GR del cliente.

▪ Traslado entre Almacenes: Es la instrucción de despacho que envía el área de

distribución en donde indican con claridad el tipo de mercadería a despachar, la
presentación a despachar (ensacado o granel), el lote a despachar, la cantidad a
despachar (expresada en TNM), esta mercadería sale con GR Equilibra.

5.0. RESPONSABILIDADES

▪ JEFE DE OPERACIONES: Responsable de que se lleven a cabo las operaciones en el

almacén y se cumpla el presente instructivo. Asegurar el cumplimiento de los estándares en
materia de seguridad, salud en el trabajo y cuidado del medio ambiente.

▪ ANALISTA DE INVENTARIOS: Responsable de llevar el control de los indicadores de

despacho y mediante ellos evaluar operativa y económicamente este servicio.

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▪ SUPERVISOR DE OPERACIONES: Responsable de supervisar el desarrollo de las

diferentes actividades en el almacén, coordina el desarrollo del servicio según instrucciones
de despachos recibidas y comunica a los responsables del almacén el servicio a realizar.
▪ Asegurar que el personal bajo su cargo cumpla con los lineamientos de seguridad, salud en el
trabajo y medio ambiente establecidos en el instructivo.

▪ ANALISTA DE DESPACHO: Es el que recibe directamente las Instrucciones de Despacho

(Órdenes de Despacho, Números de Factura, etc.) del área de distribución. Coordina los
despachos según Instrucciones de Despacho recibidas y comunica a los responsables del
Almacén el despacho a realizar.

▪ COORDINADOR / SUPERVISOR DE HSEQ: Responsable de verificar los controles de

seguridad establecidos en el presente instructivo. Asegura que el personal que realiza los
trabajos operacionales cumpla con los controles de SST y MA, así mismo asegura que se
utilice los equipos de protección personal y cuente con permiso de trabajo respectivos, EMO,
SCTR, etc que le corresponda, para la realización de sus actividades.

▪ INSPECTOR DE CARGA: Coordina con balanza los despachos de mercadería de modo que
estos sean conformes a las instrucciones de despacho. Responsable del despacho de
mercadería, verifica que el despacho se realice según presentación y cantidades indicadas
previamente por el analista de despacho.

▪ SUPERVISOR EMPRESA TERCERA: Responsable de que el personal tercero involucrado

en el despacho cumpla con lo establecido en el presente instructivo. Asegurar que el personal
a su cargo cumpla con los lineamientos de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente.

▪ ESTIBA: Personal tercero responsable de estibar y de guiar al operador del montacargas

para la correcta ejecución del proceso. Cumplir con los lineamientos de Seguridad, Salud en
el Trabajo y Medio Ambiente establecidos por Equilibra Perú.

▪ OPERADOR DE MONTACARGA: l Encargado de operar el montacargas utilizando el

accesorio adecuado para el despacho (Horquillas o Push pull). Cumplir con los controles de
seguridad, salud y medio ambiente aplicables al equipo mecánico asignado.

6.0. PROCEDIMIENTO

6.1. Actividades Previos al Desarrollo del Servicio.

▪ Antes de iniciar los trabajos operacionales el Supervisor de Terceros o responsable del

área, deberá asegurar que se cuente en el área de trabajo obligatoriamente con la
“Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos-IPER” (MT-HSEQ-001) y
“Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos-IAEI” (MAT-HSEQ-002)
de las actividades a ejecutar, en caso se trate de una actividad operacional nueva, se
deberá incluir esta información en la Matriz IPER y Matriz IAEI.

▪ Previo al desarrollo del servicio y de carácter obligatorio, se realiza la charla de

seguridad o de inicio de jornada (Charla de 5 minutos), donde se refuerza conocimiento,
sensibiliza y se brinda recomendaciones en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente para que puedan realizar los trabajos en condiciones seguras,
saludables y preservando el cuidando al medio ambiente. El responsable de dictar la
charla será de acuerdo a la programación del mes elaborada por el área de HSEQ. Al
termino de esta reunión se dejará registrado la asistencia del personal, para ello se
utilizará el formato “Registro de Inducción Capacitación Entrenamiento y Simulacro” (FO-
HSEQ-005).

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▪ El Supervisor de Operaciones o responsable del área, es quien garantiza la elaboración

de “Análisis de Trabajo Seguro” (ATS) (FO-HSEQ-003) y los “Permiso de Trabajo de Alto
Riesgo” (FO-HSEQ-046) que corresponda, con la participación de los trabajadores y se
asegura de que cuente con las aprobaciones correspondientes antes del inicio de los
trabajos. Esta información podrá servir posteriormente para alimentar la Matriz IPER y
Matriz IAEI durante su actualización.

▪ El personal para iniciar sus actividades debe contar con los equipos de protección
personal que resulten necesarios contemplados en el punto 6.2.

▪ Previo a los trabajos el operador deberá verificar los equipos mecánicos a utilizar durante
los trabajos (Cargador Frontal, montacargas) haciendo uso de los formatos “Inspección
de Seguridad de Cargador Frontal” (FO-HSEQ-035) e “Inspección de Seguridad de
Montacarga” (FO-HSEQ-036) respectivamente.

▪ Si durante las actividades se llegara a generar residuos sólidos, estos deberán de ser
dispuestos adecuadamente siguiendo los lineamientos del procedimiento “Manejo de
Residuos Sólidos” (PR-HSEQ-006). En caso el lugar de trabajo cuente con tachos de
colores para disposición de residuos sólidos, se deberá hacer uso de ellos. En caso el
lugar no cuente con los recipientes o contenedores indicados, el Supervisor de
Operaciones o jefe del área garantizará la disposición de los residuos generados hasta la
zona de almacenamiento primario más cercano o lugar adecuado en las instalaciones de
Equilibra Perú.

6.2. Equipos de Protección Personal (EPP):

Los equipos de Protección Personal (EEP) necesarios a utilizar para las actividades de
despacho de fertilizantes a granel debe ser:

Para despacho de sacos:

− Casco de seguridad.
− Barbiquejo.
− Calzado de seguridad.
− Guantes para riesgos mecánicos.
− Mascarilla quirúrgica.

Para despacho de bidones:

− Casco de seguridad.
− Barbiquejo.
− Calzado de seguridad.
− Guantes para riesgos químicos.
− Lentes de seguridad.
− Mandil impermeable.
− Mascarilla quirúrgica.

6.3. Equipos y Herramientas

Para el desarrollo de las actividades se requiere del uso de los siguientes equipos y/o
herramientas:
− Montacarga con Horquillas o push pull
− Parihuelas
− Eslingas + parantes
− Palos
− Tacos y conos para el vehículo.
− Escaleras
− Recogedor
− Palana

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− Escoba
− Bolsa para residuos

6.4. Actividades Realizadas Durante el Desarrollo del Servicio.

▪ En caso de contar con Instrucciones de despacho, el analista de despacho imprime la

hoja de instrucción y la tiene lista para ser entregada al transportista en el momento
que se presenta en la balanza

▪ El Analista de Despacho, recibe Instrucciones de Despacho, genera en el sistema la

Orden de despachos y constata que esté liberada de lo contrario, gestiona la
liberación., Esto es fundamental pues evitará que el despacho este libre y no haya
problemas de créditos.

▪ AVP de turno coordina el ingreso de la unidad al Almacén no sin antes revisar toda la
documentación necesaria para la atención de la unidad:

-Brevete
-DNI
-SCTR
-Tarjeta de propiedad
-Revisión técnica
-Permisos MATPEL si transportará productos peligrosos.
-Guía de Remisión transportista.
-Guía de Remisión remitente si es cliente recoge

▪ Una vez revisada la documentación y si cumple con todas ellas coordina con balanza
si tiene orden de despacho y si es así para que pueda autorizar el ingreso de la
unidad.

▪ Cuando se trate de unidades de proveedores y/o terceros se deberá seguir los

lineamientos del Instructivo “Requisitos para el Ingreso de Contratistas, Proveedores,
Transportistas y Visitantes” (INS-HSEQ-003).

▪ Si todo está en orden, el Analista de Despacho autoriza el ingreso vehicular del

Transportista al Almacén para su atención. Si no se tienen las Instrucciones de
Despacho, informa por correo electrónico al encargado de distribución y al área
comercial la llegada del Transportista y solicita la confirmación de atención a través
de las Instrucciones de Despacho.

▪ Ingresa la unidad de transporte a balanza camionera para el pesaje de la misma.

▪ El Analista de Despacho, registra el peso tara de la unidad de transporte en EL

TICKET (ANEXO 2) peso de balanza. Determina la capacidad máxima de carga de la
unidad de transporte, tiene cuidado de no exceder lo que establece el MTC según
configuración vehicular.

▪ El Analista de Despacho imprime la hoja de tarja con las Instrucciones de Despacho

previamente recibidas, coloca en ella información relevante:

a) Fecha de atención
b) Razón social del Cliente
c) Razón social del Transportista
d) Nombre del conductor
e) Placa de la unidad de transporte
f) Código de la mercadería

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g) Descripción de la mercadería a entregar

h) Presentación de la mercadería a entregar
i) Cantidad de mercadería a entregar
j) Razón social del Destinatario
k) Números de SN y/o Factura
l) Hora de inicio y termino etc.

▪ El Analista de Despacho indica al Transportista la Zona de Despacho a la que debe

dirigirse para su atención. Comunica al inspector de carga el ingreso de la unidad de
transporte a despacho, coordina su atención.

▪ El Inspector de Carga verifica la unidad de transporte a fin de garantizar que cumpla

con los estándares de calidad necesarios para un despacho de mercaderías:

a) Unidad de transporte Limpia

b) Unidad de transporte en buen estado
c) Unidad de transporte libre de sustancias tóxicas, etc.

▪ El Inspector de Carga Recepción a la Hoja de tarja y revisa que contenga toda la

información necesaria para asegurar un despacho exitoso. En base a las
Instrucciones de Despacho determina:

a) Qué despachar
b) Cuánto despachar
c) De dónde despachar
d) Si necesitara montacargas con horquillas o push pull,
e) Personal estiba para el despacho.

▪ El Inspector de Carga, indica al supervisor o al AD si la mercadería sale con Nro. de

lote, envía una imagen para que puedan generar el Certificado de calidad

▪ El Inspector de Carga Registra en la hoja de despachos toda la información relevante

para su respectivo proceso de datos.(ANEXO 5)

▪ El Inspector de Carga inspecciona el proceso de despacho de mercaderías (ya sea

éste de producto ensacado o de producto a granel). Verifica que el producto:

a) sea el que indica la HOJA de tarja y las Instrucciones de Despacho,

b) esté en buen estado, es decir que no esté roto, que esté limpio y que este suave.

▪ El Inspector de Carga finalizado el despacho firma la hoja de tarja y las Instrucciones

de Despacho en conformidad de que se realizó la atención y que esta se desarrolló
dentro de los parámetros y procedimientos establecidos. Solicita al Transportista que
verifique que lo que se le ha entregado esté cuantitativa y cualitativamente correcto.
De haber alguna observación comunica de inmediato al Supervisor de Operaciones.

▪ El Inspector de Carga comunica a Balanza la finalización del despacho y que la

unidad de transporte está dirigiéndose a Balanza para el pesaje de salida.

▪ El Transportista dirige su unidad de transporte a Balanza para completar el proceso

de despacho.

▪ El Analista de Despacho registra el peso bruto y el peso neto de la unidad de

transporte en el sistema SG AGRO. Verifica que el peso neto entregado corresponda
a lo indicado en la hoja de tarja y las Instrucciones de Despacho. De estar todo en
orden finaliza la atención firmando y sellando la Guía de Remisión ya sea cliente
recoge o flete Equilibra.

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▪ De haber diferencias entre lo que indican la hoja de tarja y las Instrucciones de

Despacho y lo que se ha entregado físicamente en Analista de Despacho informa al
Inspector de Carga a fin de que se determine las causas de diferencia y de que estas
se corrijan oportuna y eficazmente.

▪ De ser el caso el Analista de Despacho emite la Guía de Remisión del Cliente (anexo
3) y la Constancia de Pesos y Medidas (anexo 4) según las cantidades despachadas.

▪ Superadas las diferencias, el Analista de Despacho, entrega toda la documentación

recibida y generada durante el despacho al Transportista. Esta documentación
incluye: Ticket de balanza, Guía de Remisión, Constancia de pesos y Medidas y la
documentación del transportista recibida previo al despacho, de ser necesario entrega
también la FDS,CC,FT.

▪ El Analista de Despacho comunica a Garita de Vigilancia la finalización del despacho

y que la unidad de transporte está dirigiéndose a dicho punto para su salida.

▪ El AVP de turno, revisa que la unidad de transporte este cargada con lo que indica la
Guía de remisión y revisa la cabina de la unidad a fin de verificar que la unidad no
lleve as de lo indicado. Solicita la copia de la GR y de la hoja de traja, revisa que
contenga toda la información necesaria para la realización de un buen despacho y
que esta contenga las firmas del IC, del AD y del Transportista y valida la salida de la
unidad de transporte.

6.5. Actividades Realizadas Finalizado el Desarrollo del Servicio.

▪ El Analista de Despacho, actualiza el Cuadro Control de Despacho, registrando la

información generada durante el despacho. Esto es de vital importancia para evitar
una potencial duplicidad de despacho así mismo llena el cuadro de control de
unidades atendidas durante el día.

▪ El Analista de Despacho, actualiza el correlativo de Guías de Remisión y finalizado el

mes el archivo correlativo debe ser rotulado indicando el mes, los números de la
primera y la última guía de entrega que conforma dicho archivo.

▪ De ser necesario el Analista de Inventarios, informa al cliente el consolidado de

despachos realizados por periodos (según solicite el cliente).

▪ Terminado el despacho de mercadería a granel o ensacada el IC (realizar conteo para

verificar stock), verifica que la zona de trabajo quede completamente limpia y que si
hubiera algún saco roto producto del despacho sea trasegado, cosido y devuelto a su
respectiva ruma.

6.6. Desarrollo de Indicadores de Gestión Relacionados al Desarrollo del Servicio.

El Analista de Inventario o Supervisor de Operaciones Actualiza indicadores de gestión

para la evaluación de nuestro servicio de despacho.

Entre los indicadores de gestión que se aplica a este servicio tenemos:

Ratio de Despacho

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Número de unidades despachadas por mercadería

________________________________________

Tiempo total de operación

7.0. REGISTROS Y ANEXOS

• Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos-IPER (MT-HSEQ-001)

• Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos-IAEI (MAT-HSEQ-002)
• Análisis de Trabajo Seguro (ATS) (FO-HSEQ-003)
• Permiso de Trabajo de Alto Riesgo (FO-HSEQ-046)
• Inspección de Seguridad de Cargador Frontal (FO-HSEQ-035)
• Inspección de Seguridad de Montacarga (FO-HSEQ-036)
• Registro de Inducción Capacitación Entrenamiento y Simulacro (FO-HSEQ-005).
• Anexo N° 01: Instrucciones Electrónicas de Despacho.
• Anexo N° 02: Ticket de Balanza
• Anexo N° 03. Guía de Despacho – Equilibra
• Anexo N° 04. Constancia de Pesos y Medidas.
• Anexo N° 05. Hoja de Tarja de Despacho

8.0. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIOS EFECTUADOS APROBADO

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ANEXO N° 01. INSTRUCCIONES ELECTRÓNICAS DE DESPACHO

➢ Correo enviado por Distribución

ANEXO N° 02. TICKET DE BALANZA

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ANEXO N° 03. GUÍA DE DESPACHO – EQUILIBRA

ANEXO N° 04. CONSTANCIA DE PESOS Y MEDIDAS

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ANEXO N° 05. HOJA DE TARJA DE DESPACHO.

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