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PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO, GESTIÓN Versión: 01

DE INVENTARIOS Y DESPACHO DE PRODUCTOS Fecha: 18-11-2020
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1. OBJETIVO
Establecer las condiciones necesarias para realizar el almacenamiento, control de inventarios
y despacho de los productos que comercializa la compañía.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al proceso logístico inicia con la recepción y almacenamiento de
los productos adquiridos, la gestión de inventario y finaliza con el despacho, transporte y
entrega de los productos comercializados a los clientes.

3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad y la responsabilidad de la gestión de inventarios y el control de los despachos,
es decir, de realizar el ingreso y salida de los productos del sistema de inventarios y de la
recepción de la orden de servicio y aprobación del despacho es del Coordinador(a) de
logística.

Es responsabilidad de la recepción, almacenamiento, alistamiento, carga, transporte y

entrega de los productos el jefe de bodega, almacenista y conductor.

4. DEFINICIONES

4.1 Recepción: Es el punto de transferencia entre el proveedor y el cliente, es una etapa de

control documental y es importante para garantizar la conformidad de la mercancía antes de
su integración a las existencias de la empresa.
4.2 Almacenamiento: Acción de ubicar y mantener en áreas determinadas, depósito o
almacén, materias primas, materiales, productos, etc., en disponibilidad para su destino
posterior. (Anexo Técnico Resolución 03113 de 1998).
4.3 Inventarios: Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación
en proceso de producción con vistas a esa venta o en la forma de materiales o suministros
para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios (Decreto
3022 de 2013).
4.4 PEPS: Método de primeras en entrar primeras en salir. Este método consiste
básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero,
por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

5.GENERALIDADES

5.1 Almacenamiento e inventarios

5.1.1 El centro de acopio dispone de un espacio debidamente acondicionado y separado

para el almacenamiento de los productos que requieren mayor cuidado y seguridad, por
ejemplo: los servidores, cámaras, computadores y otros equipos.
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5.1.2 Todos los productos deben pasar por las siguientes etapas de revisión antes de ser
almacenados:

a) Verificar la orden de compra con la remisión entregada del proveedor.

b) Revisar las cantidades entregadas y referencia de los productos.
c) Revisar el empaque no venga abierto y si el producto maneja serial, comparar el
del producto con la remisión.

De presentar alguna novedad en dicha revisión deberá ser informada al proceso de compras
para que le sea comunicada al proveedor.

5.1.3 Para realizar los inventarios se debe tener en cuenta la siguiente clasificación de los
productos de acuerdo con su grupo de inventario.

 Grupo 1: tuberías y accesorios

 Grupo 2: canaletas y accesorios
 Grupo 3: materiales eléctricos y ups
 Grupo 4: cableado estructurado y fibra óptica
 Grupo 5: equipos tecnológicos e informáticos.

5.1.4 Todos los productos que lleguen al centro de acopio deben ser registrados en el
sistema de inventarios Pymes+

5.1.5 Con el fin de llevar un control de los bienes con los que cuenta la compañía los
inventarios son realizados de la siguiente manera:
 Inventarios Semestrales.

5.1.6 Si existe alguna discrepancia entre lo que se encuentra físico con lo que está registrado
en el sistema, se debe realizar la respectiva investigación y ajuste.

5.2 Despacho

5.2.1 Se debe tener en cuenta el sistema PEPS para el despacho de los productos
comercializados.

5.2.2 Cuando se realiza el despacho de la mercancía, se le debe entregar al conductor o

cliente final, el producto con la documentación debidamente diligenciada.
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5.2.3 Coordinador(a) de logística realiza una inspección, revisión y autorización para la salida
del producto.

5.2.4 Si se presenta, una no conformidad en la entrega relacionada con el producto solicitado

el cliente deberá solicitar la debida devolución.

5.2.5 Una vez entregado el producto se debe entregar la factura al proceso financiero,
firmada y recibida a conformidad por el cliente.

6. DESARROLLO DEL PROCESO/METODOLOGÍA.

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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS
EN EL CENTRO DE ACOPIO
INICIO
1. Recibir en el área de recepción y
despacho los productos por parte del Jefe de bodega

1. RECIBIR LOS proceso de compras.

PRODUCTOS DEL
PROCESO DE
Solicitud de
COMPRAS 2. Revisar que las cantidades
Jefe de bodega compra
entregadas con factura del proveedor
2. VERIFICAR LAS
correspondan a las requeridas, el estado
CANTIDADES y las condiciones del producto.
ENTREGADAS Coordinador(a) de
logística Registro digital
3. Ingresar los productos al sistema de
3. INGRESAR LOS
inventarios.
PRODUCTOS AL
SISTEMA DE
Jefe de bodega
INVENTARIOS 4. Ubicar los productos según el lugar Almacenista Rótulos de
asignado en el almacén del centro de identificación
acopio.
4. UBICAR LOS
PRODUCTOS EN EL Jefe de bodega
ALMACÈN
5. Estibar según sistema de rotación. Almacenista

5. ESTIBAR DE
ACUERDO
CON
ROTACION

FIN
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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
GESTIÓN DE INVENTARIOS

1. Informar a los directores el día en el Coordinador(a) de

INICIO cual se va a realizar el inventario. logística
Jefe de bodega
2. Realizar el conteo físico de todas las
1. INFORMAR LA Jefe de bodega
REALIZACIÒN DEL unidades pertenecientes a cada una de
INVENTARIO Almacenista
las referencias y registrar el saldo
existente en el listado de referencias que
Registro de
corresponda.
2. REALIZAR EL Coordinador(a) de inventario físico y
CONTEO FISICO
DE TODAS LA logística y sistema
UNIDADES POR
REFERENCIA DE
3. Comparar el listado de inventarios Jefe de bodega
PRODUCTOS diligenciado, con lo que se encuentra
registrado en el sistema Pymes+.
3. COMPARAR LOS Coordinador(a) de
RESULTADOS DEL
CONTEO FISICO CON
4. Validar a la fecha las unidades que logística y
LOS DATOS DEL
SISTEMA corresponden con lo disponible en el Jefe de bodega
sistema Pymes+ para que sean
conocidas por el proceso de comercial y
servicio al cliente. Coordinador(a) de
¿EXISTEN NO 4. VALIDAR LAS logística y PDV
DIFERENC UNIDADES EN EL
IAS
ENTRE EL
SISTEMA 5. Detectar las diferencias entre el Jefe de bodega
INVENTA
RIOS inventario físico y el del sistema. Reporte de cierre
FÍSICO Y
EL
de inventarios
DIGITAL?
6. Volver a contar físicamente las Jefe de bodega
SI
Almacenista
referencias que presentan diferencias en
5. REALIZAR DE el saldo.
NUEVO EL CONTEO
FÍSICO
Coordinador(a) de
7. Realizar la investigación y el ajuste de
logística y
los saldos de la referencia el sistema de Jefe de bodega
inventarios. Tomar las acciones
6. REALIZAR LA
INVESTIGACIÓN Y EL correctivas pertinentes.
AJUSTE DE SALDOS EN
EL SISTEMA

7. TOMAR LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS

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Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
DESPACHO
INICIO
1. Recibir la orden de compra del cliente. Coordinador(a) de
logística y

1. RECIBIR 2. Verificar que las cantidades estén

ORDEN DE
COMPRA
disponibles según pedido,
Coordinador(a) de
logística y Orden de
3. Informar al proceso de compras para
servicio
que realice la adquisición del producto
2. VERIFICAR
DISPONIBILIDAD DE sino no hay disponibilidad del producto
LAS CANTIDADES
en el almacén.
Jefe de bodega
4. Realizar alistamiento de los productos Almacenista
garantizando que estos estén conforme
a la orden de compra, de igual forma
NO
¿CANTI 3. INFORMAR DE LA asegurar la calidad y cantidad de los
DADES NECESIDAD DE
DISPON COMPRA AL productos. Coordinador(a) de
IBLES? PROCESO DE
COMPRAS logística Factura
5. Registrar las salidas de los productos
del sistema de inventarios.
SI Coordinador(a) de Registro de
4. ALISTAR
PRODUCTOS SEGÚN
6. Revisar y aprobar la salida de los logística y control de
ORDEN DE COMPRA productos del centro de acopio Jefe de bodega salidas
verificando el estado y las cantidades
con relación a lo facturado.
Coordinador(a) de
5. REGISTRAR LAS logística
SALIDAS EN EL 7. Entregar y revisar en presencia del
SISTEMA Conductor Planilla de rutas
conductor la ruta de despacho.
y movimientos

8. Cargar los productos al vehículo Almacenista

6. REVISAR Y garantizar que sean almacenados y Conductor
APROBRAR SALIDA
DE PRODUCTOS
dispuestos de tal forma que no sufran
deterioro durante el recorrido, así mismo Factura
deberá revisar que existan las tres
copias de la factura.
7,8 y9. CARGAR Y
TRANSPORTAR Conductor
PRODUCTOS 9. Transportar y entregar los productos
al cliente.

10. Hacer firmar la factura de recibo a Conductor

10. ENTREGAR
PRODUCTOS Y conformidad. Si llegase a presentar
FACTURA AL CLIENTE
alguna no conformidad en la entrega en Factura
referencia al producto recibir la PQR y el Formato de

FIN
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Diagrama de flujo Document

Responsab
Descripción de la actividad o y/o
le
registro
producto devuelto. registro de
PQR`S

7. DOCUMENTOS REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2015
Anexo Técnico Resolución 03113 de 1998
Decreto 3022 de 2013

8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión No. Cambios Realizados Fecha
V01. Documento inicial 18-11-2020

9.CONTROL DE REGISTROS

REVISO APROBO
NOMBRE: Walberto Páez Torres Carlos Osorio Jaramillo
CARGO: Auditor Externo Gerente General