CURSO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL SENA

"Paralelo Clases de Documentos"

Evidencia para la Actividad No 2

“De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad

de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las
clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el
uso de cada documento”.

DEFINICIONES:

Documento de archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón
de sus actividades o funciones.

Documento electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

PARALELO:

Entre las dos clases de Documentos (DE Archivo y Electrónico) hay

varias similitudes y diferencias, por sus características y por la función
que cumplen de acuerdo a su origen. Es decir, a como fueron creados.

Ya sabemos que por documentos físicos se entiende todos aquellos que

están elaborados en papel y que luego van al archivo, según sea su
clasificación. Gestión, central o histórico.

Pero al mismo tiempo, estos pueden ser creados en medio electrónico.

Un documento puede existir en ambas formas, físico y electrónico. En
este caso el medio físico servirá como soporte o evidencia el electrónico.
Por ejemplo, un acta puede ser creada inicialmente en medio electrónico
en formato WORD y luego ser pasado a papel (impresora) o también a
formato PDF.

Ambas formas de estado del documento, sea digital o fisco, sirven como
medio de comunicación, comunican las ideas que desea el productor,
pueden incluir textos y/o imágenes.
Ambos tipos de documentos requieren para su organización y
clasificación documental, de personal idóneo y cualificado.

Para el ejercicio de la consulta, ambos tipos de documentos prestan la

misma eficacia en cuanto a la presentación de la información requerida.

DIFERENCIAS:
• El documento físico de Archivo no necesita un medio electrónico para
ser consultado o leído. A diferencia del Electrónico, si no tienes un
equipo electrónico como computador o teléfono, no lo puedes leer.

• El documento de fisco de archivo, no se puede modificar, en cambio

el electrónico, sí.

• El documento electrónico, puede conservarse mas tiempo que el

Documento físico de archivo.

• El documento físico de Archivo, requiere mucho trabajo manual de

preparación para ser conservado, limpieza, foliación, alistamiento.
Etc.

• El documento electrónico requiere ser codificado y ordenado para ser

subido a la Nube o al Share, para su conservación.

• Al portabilidad y transferencia del documento digital es mucho mas

fácil y rápida.

• El documento electrónico puede usarse en varios tipos de equipos

electrónicos, como scanner, correo electrónico,

• La conservación del documento electrónico, no requiere espacio físico

Elaborado por Luis Francisco Rico Rodriguez.