PARALELO: CLASES DE DOCUMENTOS.

Aprendiz: OSMAN OMAR SANDOVAL LARA.

Instructor: DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO.

SENA.

Servicio Nacional de Aprendizaje.

PROGRAMA.

Administración Documental en el entorno laboral.

Requisito para adquirir la aprobación en la segunda actividad-evidencia 3,

presentación de un paralelo “clases de documentos”.

AGUACHICA CESAR

JULIO 2022.
 INTRODUCCION.

En la clasificación de las clases de documentos; se puede afianzar en lo

tradicional que son los documentos de archivos plasmados en un texto
físico especificando su contenido ceñido a la ley; cumpliendo su ciclo vital
en el área de archivos para su conservación tangible y de fiel cumplimiento
legal y administrativo cumpliendo su objetivo de servir como expediente en
cualquier caso que sea requerido.

Mientras los documentos electrónicos es lo moderno porque aplican la

información tecnológica; su contenido es plasmado, almacenado en un
dispositivo llamado computador; también tienen que cumplir con todo el
ciclo reglamentario para guardar estos archivos por medios de copias de
seguridad, USB, DVD, cintas, discos, memorias y otros soportes
electrónicos. Tienen la misma validez legal, administrativa y sirven como
expedientes a la hora que se requieran por cualquier organismo del estado.
Los archivos electrónicos tienen una medida de seguridad para que no se
modifiquen que es el uso de contraseña.

CONTENIDO.

Introducción.
Objetivos:

-General.

-Específicos.

Documentos.

Clases de documentos:

-Documentos de archivos.

-Documentos electrónicos.

Paralelo documental.

Conclusión.

Bibliografía.

OBJETIVOS.
GENERAL.

Saber que un documento es un testimonio material que se constituyen, en

un soporte y sirve como fuente para la administración de una empresa
resaltando que toda la información es registrada, guardada, almacenada
para su posterior consulta como expediente en el área de archivos.

ESPECIFICOS.

-Tener en cuenta las clases de documentos que existen y cuáles son sus
diferencias a la hora de definirlas.

-Conocer su ciclo vital y funcionalidad dentro del área de archivos.

-Tener el conocimiento de la aplicación del uso de la informática.

-Saber redactar un documento, plasmarlo y guardarlos en sus soportes

electrónicos para dar cumplimiento al ciclo vital, legal y administrativo.

-Adquirir adiestramiento en el manejo de agilidad a la hora de buscar un

archivo tangible o físico.

DOCUMENTOS.

Es un material conservado en un soporte físico, su alcance es brindar

información adquiere la valoración de patrimonio documental, por el cual
los profesionales de la documentación procuran garantizar su conservación
mediante un almacenamiento con el objetivo de facilitar su recuperación
para posterior consulta y toma de decisiones.

Hoy en día los documentos tienen una noción de concepción de un escrito

ya que los medios tecnológicos de información están disponibles;
brindando una gran variedad de posibilidades de transportar la información
mediante soportes multimediales, archivos informáticos páginas WEB y
entre otros dispositivos.

CLASES DE DOCUMENTOS.

Los documentos se consideran es por su estructuración es a la vez el medio

de comunicación de información y conocimiento que se caracterizan por
sus dimensiones de: soportes físicos o material, el mensaje conlleva y da la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento a grandes
rasgos que se puedan identificar en las dos clases de documentos que
existen en el archivaje de una empresa.

1-Documentos de archivos.

2-Documentos electrónicos.

PARALELOS: CLASES DE DOCUMENTOS.

Documentos de archivos. Documentos electrónicos.

Es el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por
una entidad pública o privada, en
razón de sus actividades o su
funcionalidad como empresa. Aquí
los documentos se hayan plasmado es
CONCEPTO. en forma física o tangible y cuenta
con su área de archivos dentro de la
entidad.
Permiten comprobar el desarrollo de
una actuación administrativa; como
medio de comunicación con otros
órganos de la Los documentos de
archivos es un instrumento de
carácter contemporáneo que es
creado por individuos y
organizaciones en el desarrollo de sus
actividades; con el transcurrir del
tiempo estos documentos se
convertirán en una ventana que nos
USO. permite tener acceso a los eventos
ocurridos en el pasado.
Administración ya sean
jurídicas, públicas, privadas y de
personas naturales.
CONCEPTO Documentos de archivos.
Su valor documental se mide por
las características de una
autenticidad, entre ellos la firma
de puño y letra legible.
Toda la información generada, enviada,
recibida, almacenada o acumulada es por
medios de dispositivos electrónicos.
También cumplen su acción durante el
ciclo documental como son: de
GESTION de oficina, CENTRAL e
HISTORICO.
Estos documentos son utilizados en las
actuaciones administrativas y tienen el
mismo valor que los archivos
convencionales.
Actualmente son muy indispensables
para las empresas y particulares como:
instituciones educativas, de salud,
bibliotecas y entre otros.
Están transformando sus recursos
impresos o grabados en documentos
electrónicos ya que se ahorra tiempo,
dinero y esfuerzos en sus actividades
diarias y son de fácil acceso a la
información; se tienen control al acceso
de la información por medios de los
dispositivos electrónicos, mantienen
niveles de seguridad como: copias de
seguridad llamadas BACKUP, y sus
accesos son por medio de contraseñas o
códigos para desbloquear su contenido a
la información que guardan.
Documentos electrónicos.
Toda la información
enviada, recibida,
Almacenada o acumulada es por
medio electrónico.

Su contenido es plasmado,
ordenado, organizados y
archivados en sus funciones
vitales; conservados en un lugar
llamado área de archivos para su
conservación en el tiempo son
tangibles o físicos.
Las carpetas con el documento ya
elaborado se archivan en sus
correspondientes muebles de
archivador.
Determinan el lugar donde se
DIFERENCIAS encuentran toda la información
producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón
de sus actividades funcionales de la
empresa.
CONCLUSION.
Este trabajo deja como enseñanza que hay dos (2), tipos de
documentos para poder archivar: tanto lo tradicional que es el uso
de los documentos plasmados y archivados en sus respetivos
muebles archivadores. cumpliendo los ciclos determinados de las
etapas; deben estar ordenados, organizados y conservados
Su autenticidad debe ser por medio
del hardware para el cual fueron
creados.
Su contenido puede ser separado de
su soporte original para ser
transferidos a otros dispositivos.
Recogen la información en medio
cuyos símbolos solo pueden ser leídos
por medio de un ordenador.
Contienen mensajes de: textos,
alfanuméricos, diseños gráficos,
esquemas, fotografías y entre otros.
Su lenguaje es convencional.
El documento se encuentra plasmado
en un soporte llamado: servidor,
cinta, disco, memoria, USB, DVD y
entre otros
Está destinado a durar todo el tiempo.
Su carácter es interactivos y
multimediaticos e hipertextual y
omniaccesibles.
Conservan la misma gestión de los
datos en el ciclo vital de los archivos.
Brindan garantías en su integridad,
autenticidad, mantenimiento y su
conservación sin alteraciones
indebidas con la posibilidad de
cambiar su formato y su soporte.
Estos documentos electrónicos se
dejan añadir contraseñas.
tangiblemente para cualquier reclamación en el futuro y los
archivos informáticos son elaborados, plasmados, guardados en
una carpeta de un dispositivo electrónico y se dejan ver por un
procesador (computador), se pueden hacer copias de seguridad
para mayor confiabilidad de los archivos.
Los dos tipos de archivos tienen la misma validez tanto:
administrativos, legales y sirven de expedientes de información a
la comunicación requerida por cualquier organismo y cumplen su
ciclo vital en: archivos de Gestión- archivos central –archivos e
históricos basados a las normas de elaboración y conservación
de los documentos en llegar a sus disposiciones finales a través
del tiempo.

BIBLIOGRAFIA.

-Páginas WEBS.

-Material SENA, Conceptualización y normativas archivística para la

organización documental-Actividad No 2 clases y características de los
documentos.
-García, J .C (6 de marzo de 2009) Archivos y clases de documentos,
Recuperados del 28 de septiembre de 2016, dirección electrónica:
https://goo.gl/2oqJMt

-Gómez, D.(24 de octubre de 2010): https://goo.gl2SQKWQ.

-Monsalve, Y. (25 de enero de 2011). Organización de documentos.

https://goo.gl/6mBIB.