Paralelo clases de documentos

Daniela Solano Arango

SENA

Conceptualización y normatividad archivística para la organización documental

Junio del 2019

 Clasificación de los documentos

Según el según su
Según el soporte Según su difusión
productor o autor finalidad

Documento Documentos Sustantivos o

textuales
publico informativos especificos

Documento Documenos facilitativos o

Imagenes
privado dispositivos comunes

Dispositivos
Graficos
testimoniales

Cinta

Otros
 En la clasificación de los documentos podemos encontrar 4 clasificaciones como lo son:

Según el soporte, el productor o autor, la finalidad y su difusión; se explicarán los componentes

de cada uno a continuación:

Según el soporte: pueden ser textuales (memorando, circulares, cartas e informes), imágenes

(fotos, cuadros, diapositivas, etc.), gráficos (mapas, dibujo, planos), cintas (videos, pizarra

magnética, microfilm, cintas magnéticas etc.), otros (discos duros, material óptico y sellos).

Según el productor o autor: se encuentran dos, el documento público (documento producido o

recibido por un funcionario o ente del estado) y el documento privado (documento producido o

recibido por una persona natural o entidad privada).

Según su finalidad: pueden ser documentos informáticos (Cartas, memorandos o circulares),

documentos dispositivos (imparten normas de obligatorio cumplimiento, leyes, decretos,

ordenanzas, acuerdos, resoluciones), documentos testimoniales (sirven como prueba o testimonio

(documento contables, contratos, etc.)

Según su difusión: según su funcionalidad son documentos con el ánimo de apoyar una gestión,

como los sustantivos o específicos (soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus

diferentes áreas ej.: horarios, turnos, vuelos, agendas, ruteros, etc.) y los facilitativos o comunes

(además de apoyar la gestión empresarial también se hacen presente con contenidos diferentes

pero cumpliendo las mimas funciones ej.: nominas, libros contables, hojas de vida y expedientes)
 DOCUMENTO DE DOCUMENTO ELECTRONICO
ARCHIVO

Determinado por el lugar donde Toda la información generada, enviada , recibida,

se encuentra toda la información
producida o recibida por una
entidad pública o privada en
razón a sus actividades o
funciones
almacenada o acumulada por medio electrónico, también se
encuentran documentos electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental,
como son los archivos de gestión, central e histórico

SIMILITUDES DIFERENCIAS

 Tiene el mismo objetivo el cual es  El registro se encuentra en un medio cuya

mantener la información organizada y
protegida, a fin de que sea fácil su
localización en el momento de que sea
requerida la información.
 Se debe disponer de los elementos
necesarios de equipo espacio y
personal para el desarrollo de la
función archivística.
información es accesible a través de la
escritura manual y se mantiene en papel.
 El contenido no se puede separar de su
soporte, por lo cual se garantiza la integridad
de la información en el documento.
 El valor documental se puede determinar por
su autenticidad, entre ellas por la firma.

 Igualmente se deben crear archivos  Los documentos se mantienen en carpetas

para clasificar la información, tanto la
que se produce como la que se recibe.
 Se realiza la misma clasificación
documental.
tangibles, que se archivan en archivadores.
 En el documento electrónico:
 La información se recibe en un medio cuyos
símbolos solo puede ser leído por medio de
la computadora.

 Su contenido puede ser desglosado de su

texto original, para llevarse a otro
documento, siendo así más fáciles de
vulnerar su contenido alterándolos o
perdiendo la información.

 Los documentos se archivan en carpetas

electrónicas o virtuales y se conservan en
formatos digitales.

 La autenticidad del documento depende del

programa en el cual se haya creado.