Administración Documental en el Entorno Laboral

Actividad 3

Documento (Paralelo Clases de Documentos)

Presentado por

Hernando Méndez Jaramillo

SENA
2020
 EVIDENCIA 3. Documento “Paralelo
Clases de Documentos”.

Se realizará un paralelo entre documentos de archivo y documento

electrónico.
Se postularán las principales características, modo de disposición y
soportes.
Antes que nada es necesario realizar la definición de cada uno de las
clases de documentos para generar un punto de partida claro y preciso.
Documento de Archivo: “determinado por el lugar donde se encuentra
toda la información producida o recibida por una entidad pública o
privada, en razón de sus actividades o funciones”.

Documento Electrónico: “toda la información generada, enviada,

recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico”.

Bien así, tenemos entonces lo siguiente explicado en un paralelo:

Documento Documento Diferencias Similitudes

Archivo electrónico
Lugar donde se Se contempla “Documento Ambas clases de
encuentra toda bajo el término electrónico” documentos
la información “Documento La poseen similitud en
Producida por electrónico” información cuanto al proceso
las diferentes la información se recibe o de
dependencias generada, se genera en organización de los
de la enviada, un documentos.
organización, recibida, medio cuyos Tienen el mismo
en cualquier almacenada o códigos objetivo, al que
fecha, idioma, acumulada por binarios solo podemos definir
forma o puede ser como mantener la
soporte, por medio leídos por información
una entidad electrónico. medio de organizada
pública o También se máquinas, y protegida, a fin de
privada. Es una encuentran ordenadores, que
Expresión documentos procesadores sea fácil su
testimonial de electrónicos . localización y
carácter de Su contenido recuperación
autentico, único archivos que puede ser en el momento de
objetivo e cumplen su extraído de que sea requerida.
imparcial, es acción durante su texto Se debe disponer
interdependient todo el ciclo original, para de los elementos
e ya que está vital llevarse a necesarios de
condicionando documental, otro equipo espacio y
a los demás en como son los documento, personal para
cumplimiento archivos de siendo así el desarrollo de la
de sus gestión, más fácil de función o actividad
funciones central vulnerar en archivística.
jurídicas o e histórico. su contenido, De idéntica
administrativas, aunque en manera, se deben
ces en sí mismo los últimos crear archivos para
una prueba años, se han clasificar la
para la toma de tenido información, tanto
desiciones, alternativas la que se produce
revisión de como copias como la
información y de respaldo y que se recepciona
continuidad de seguridad en bien en cualquier
gestión la creación formato.
del texto.
Tradicionalm
ente, dichos
documentos
se archivan
en carpetas
electrónicas o
virtuales y se
conservan en
formatos
digitales. La
autenticidad
del
documento
epende del
programa en
el
cual se haya
creado.

Documento
de
Archivo:

Se dirá que el
registro se
encuentra en
un
medio cuya
información
es accesible
a través de la
escritura
manual y se
mantiene en
papel, por
ende el
contenido no
se puede
separar de su
soporte, por
lo
cual se
garantiza
la integridad
de
la
información
en el
documento.
El valor
documental
se
puede
determinar
por su
autenticidad,
entre ellas
por la
firma. Los
documentos
se
mantienen en
carpetas
tangibles,
que se
archivan en
archivadores.