Administración documental en el entorno laboral

Documento “Paralelo Clases de Documentos”

Elaborado por: Eduardo Padilla

La presente actividad de aprendizaje se explica las clases de documentos y el uso de cada documento y sus
diferencias mediante la elaboración de un paralelo. Los aspectos más importantes de un documento es su
estructuración ya que sirve de medio de comunicación informativo y de conocimiento y puede ser dimensionado
a un soporte físico o material o electrónico como por ejemplo CDs (discos compactos). El mensaje e información
conlleva la facultad intrínseca de trasmitir y difundir dicho conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
puede identificar y resumir dos clases de documentos: Documento de Archivo y Documento Electrónico.

a) Documento de Archivo, determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada.
b) Documento Electrónico, toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada en un
medio electrónico (discos compactos, disco duros, etc).

En la Tabla 1 se muestra un cuadro comparativo entre las clases de documentos que se manejan a nivel
organizacional, así como sus similitudes y diferencias.

Tabla 1. Cuadro comparativo de las clases de documentos

Documento de Documento
Similitud Diferencia
Archivo Electrónico

Es el lugar donde se Se refiere a toda Tienen el mismo En el documento de archivo, el

encuentra toda la información objetivo, registro se encuentra en un
información producida generada, enviada, mantener la medio cuya información es
en cualquier fecha, recibida, información accesible a través de la escritura
lenguaje, forma o almacenada o organizada y manual y se mantiene en papel.
soporte, por una acumulada en un protegida, a fin de El contenido no se puede
entidad pública o medio electrónico. que sea fácil su separar de su soporte, por lo
privada. Es una También se localización en el cual se garantiza la integridad
expresión testimonial encuentran momento de que de la información en el
de carácter auténtico, documentos sea requerida la documento. El valor
objetivo e imparcial. Es electrónicos de información. Se documental se puede
independiente ya que archivos que debe disponer de determinar por su autenticidad,
esta condicionado. En cumplen su acción los elementos entre ellas por la firma. Los
cumplimiento de sus durante todo el necesarios de documentos se mantienen en
funciones jurídicas o ciclo vital del equipo, espacio y carpetas tangibles que se
administrativas, documento como personal para el almacenan en el mueble del
conservando como son los archivos de desarrollo de la archivo.
prueba información y gestión, central e función
continua gestión. histórico. archivística. En el documento electrónico, la
Igualmente se información se almacena en un
deben crear medio cuyo símbolos solo
archivos para pueden ser leídos por medio de
clasificar la la computadora. Su contenido
información que puede ser desglosado de su
se producen como texto original para llevarse a
la que se recibe. otro documento, siendo así más
Se realiza la fácil de vulnerar su contenido
misma alternándolos o perdiendo la
clasificación información. Los documentos
documental. se archivan en carpetas
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electrónicas y se conservan en
formatos digitales. La
autenticidad del documento
depende del programa en el
cual se haya creado.