TRD-GESTION

DOCUMENTAL
DANIELA ALEJANDRA REY LEÓN
 ¿ Que un Documento ?
• Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que
plasma las características de un hecho o circunstancia.
En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes
las autoridades, utilizamos documentos para sustentar los hechos que queremos
demostrar. El más común es el documento de identidad, donde se pueden
visualizar todos los datos personales del individuo como nombre, apellidos, edad,
sexo y domicilio.
El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés,
pudiendo entonces preservarse en el tiempo.
Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de
información contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un
pendrive o incluso la nube.
Tipos de documentos
• Primarios: Son aquellos que contienen la información original del
autor. Por ejemplo, una tesis publicada por una universidad sobre un
tema nunca antes estudiado.
• Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados.
Por ejemplo, volviendo al tema de la tesis, puede tratarse de un
resumen hecho de la misma.
• Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos
secundarios. Por ejemplo, un artículo periodístico en base al resumen
de la tesis que ya mencionamos.
Gestión Documental
• Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una
forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar,
aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o
archivos involucrados en la gestión de una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los
documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y
utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida,
sistemas de recuperación de información, etc.
Objetivo
• El proceso de optimización de archivos
físicos y electrónicos de una empresa le
ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por
ello que la importancia de la gestión
documental es tan notoria en diversos
espacios. De igual manera, se conserva
de manera óptima y relevante los
archivos para que se mantengan intactos
con el tiempo.
 3. TIPOS DOCUMENTALES
| Acta: resumen escrito de los puntos tratados y acordados en una reunión.
|Acuerdo: decisión acordada por el grupo colegiado.
|Apartado postal: número que asigna la oficina de correos una caja o gaveta con llave para que se
deposite allí la correspondencia de determinada persona física o jurídica.
|Carta circular: comunicados dirigidos a gran parte de los colaboradores de una organización.
| Carta: comunicación formal entre una o varias personas dentro de una empresa o diferentes empresas.
Certificaciones: Dar una cosa por segura.
Código postal: número que le asigna la oficina de correos a cada región del país, con el fin de facilitar la
clasificación y la distribución de la correspondencia.
|Convocatoria: llamado o cita a una reunión.
|Cuerpo Colegiado: grupo determinado de personas que deben reunirse bajo reglas previamente
establecidas, con el fin de tomar decisiones por las mayorías que le establezcan sus estatutos, leyes
u organización.
|Informe: Exposición escrita del estado de un asunto.
|Invitaciones: convida a una actividad o asunto.
|Membrete: nombre o título de una persona, corporación, oficina, departamento, entre otros,
puesto a la cabeza de la primera plana de un tipo documental, con el fin de identificar y
responsabilizar a la persona, corporación, oficina, departamento, entre otros, que produce o envía
un tipo documental.
|Memorando: comunicación breve que se utiliza dentro de una
misma organización y sus dependencias; solo se usa para
comunicaciones internas.
|Orden del día: asuntos a tratarse en una reunión.
|Rúbrica: rasgo o conjunto de rasgos de figura determinada, que cada uno pone en su firma
después de su nombre
| Soporte: material en cuya superficie se registra la información.
|Tipo documental: nombre que se da a los documentos.
| Transcripción de acuerdo: escribir lo tratado en una reunión, lo cual consta en el
acta correspondiente.
LEY 594
• Obligatoriedad de la conformación
de los archivos públicos. El Estado
está obligado a la creación,
organización, preservación y
control de los archivos, teniendo
en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE
LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - LEY 1437 DE 2011
Derechos, Deberes, Prohibiciones, Impedimentos y Recusaciones
Toda persona tiene derecho de presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los
términos señalados en este Código, por motivos de interés general o particular, y a obtener
pronta resolución.

Archivos
• Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de
los archivos que se utilizan contienen información (datos) en
un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo,
un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del
archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
• Cuando el Gestor de archivos está en uno de sus modos de
vista de iconos, puede identificar el tipo de datos de un
archivo por el icono que se utiliza para representar el archivo.
Cada tipo de datos tiene un icono diferente.
La mayoría de los programas de aplicación
identifican un número limitado de tipos de
datos. Por ejemplo, un editor de documentos
probablemente no puede leer un archivo de
hoja de cálculo. El escritorio le ayuda a
reconocer diferentes tipos de archivos
mediante una base de datos de tipos de datos.
En la mayoría de los casos, cuando hace doble
clic en un archivo, el escritorio ejecuta
automáticamente la aplicación que reconoce el
tipo de datos de este archivo.
La longitud máxima permitida para un
nombre de archivo varía de un sistema a otro.
Algunos sistemas operativos no permiten
nombres de archivo superiores a 14 caracteres.
Si fuera necesario, consulte al administrador
de su sistema.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN
• El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional encargado de
formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos
y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental,
asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el
mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión
documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.”
• Como una de sus funciones se encuentra “Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a
los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés
cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter
privado; y los demás organismos regulados por la ley.”
Pros documento digital
• Son aquellos archivos que están en formato digital por sus características ofrece:

• Mantiene la información segura y protegida en un mismo lugar sin destinar un

espacio específico para su resguardo.
• Se pueden firmar electrónicamente sin importar la ubicación de la persona que
requiere firmarlos.
• Permite consultar cualquier documento en el momento en el que se necesite
desde cualquier dispositivo tecnológico.
Contra documentos físico
• La información puede ser robada o revisada por personal que no está autorizado
a acceder a su contenido.
• Los datos puede perderse en caso de accidentes o desastres naturales como
inundaciones, temblores o incendios.
• Los archivos pueden deteriorarse con el paso del tiempo ya que el papel es
vulnerable ante las inclemencias del tiempo, sobre todo si no tienen un
resguardo adecuado.
Tratamiento Archivistico
• El tratamiento archivístico consiste en un conjunto de operaciones y tareas que
se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto su
conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles. El
objeto de estudio se ha dirigido desde los archivos a los acervos orgánicos de la
documentación; y desde sus procesos en la fase final de la vida, es decir, en los
archivos históricos.
Fases de los archivos
• Las fases de archivo por las que pasan los documentos generados por un organismo o
institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al
final, ingresan en un archivo histórico. Estas son:
• Archivo central
• Archivo intermedio
• Archivo histórico
• Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas
varían el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.
• El flujo constante de documentos entre una y otra fases constituye un sistema archivístico.
Los plazos de transferencia deben respetarse dentro de lo posible con el fin de evitar la
aglomeración de documentos en las oficinas, a las que hay que descargar de aquellos que
no son de uso frecuente por parte del gestor.

• El funcionamiento de las dos primeras fases, Oficina y Central, influye en las otras dos de
manera decisiva, ya que, si los documentos están correctamente creados, clasificados y
transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en el resto de las fases de
archivo se podrás dedicar más al análisis y valoración de series, al expurgo –en su caso- y
a la conservación de los documentos.
SISTEMA DE GESTIÒN ELECTRÒNICA
DE DOCUMENTOS
• Es un sistema de información o un conjunto de estos que ofrece las funcionalidades
necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo, en otras palabras,
permite la "planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación" (Ley 594 de 2000), a través del ciclo vital y
observado los procesos de la gestión documental (en el caso del Distrito Capital se
denominan Operaciones de acuerdo con el Lineamiento 13 del Sistema Integrado de
gestión Distrital) definidos en el Decreto Nacional 2609 de 2012 hoy compilado en el
Decreto Nacional 1080 de 2015, planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.
VALORACION DOCUMENTAL
• La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de
baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la
primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis
intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de
la institución, su evolución orgánica, competencias administrativas y atribuciones. Esta
parte se desarrolla con la consulta de decretos, reglamentos, manuales de organización,
manuales de procedimientos, lineamientos internos y legislación. Posteriormente se
clasifican y ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el cuadro clasificador
y catálogo de disposición documental, donde se estipulan las funciones sustantivas y
comunes de la institución, agrupándolas en expedientes homogéneos.
Principio de procedencia y orden original
• El principio de procedencia y orden original trata de dos términos utilizados en la archivística que
se refieren a que los documentos de un fondo documental correspondientes a una institución o
persona no deben mezclarse con los de otro fondo. Asimismo, señalan que tiene que respetarse la
estructura y la clasificación, los cuales deben responder a la organización y "orden original" en que
fueron generados como resultado de las actividades realizadas por sus creadores.

• El uso y aplicación del término configura la orientación y fundamento de la archivística como

disciplina1​y es uno de los elementos que la distingue de la bibliotecología. Estos conceptos rigen
la clasificación de los fondos,2​y aunque ha sido aceptado internacionalmente, también ha sido
discutido en sus aplicaciones prácticas.