“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”.

Clase de documentos
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación
de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir difundir ese conocimiento; de manera que, a
grandes rasgos se pueden identificar resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por
una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico:
toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e
histórico.

Diferencia entre documento de archivo y documento electrónico: Documento

de archivo Documento electrónico

Documento de archivo Documentos electrónicos

El registro esta acogida en un medio, cuya
información se hace accesible a través de
símbolos implícitos en él.
El contenido es inseparable de su medio
o soporte.
Su valor probatorio se mide por las
características de autenticidad, entre ellas
la firma.
Recoge información en un medio cuyos
símbolos solo pueden ser leídos por un
ordenador.
Su contenido puede ser separado de su
soporte original, para ser transferido a
otros.
Su autenticidad depende del hardware y
software en el cual fue creado, y esta solo
se podrá mantener si se conserva en su
estructura original.
Características de los documentos de archivos y los documentos virtuales
electrónicos
Documentos de archivos
El documento debe ser auténtico y ser lo
que afirma ser. Asimismo, se tiene que
poder comprobar que la organización o la
persona que se indica que ha creado el
documento sea quien realmente lo ha
hecho.
Los documentos de archivo han de
representar de forma exacta aquello que
dicen testimoniar. Cabe tener en cuenta
aquí que, como no puede ser de otra
forma, este testimonio será narrado a
través de la perspectiva del autor.
Los documentos deben encontrarse
completos e inalterados, y que el
contenido que en ellos se encuentra sea
suficiente para que se obtenga, en
general, un conocimiento coherente de los
hechos que representa. Lamentablemente,
no todos los documentos de archivo se
conservan al 100%.
El documento debe ser físicamente
accesible y estar en condiciones óptimas
para poder ser utilizado cuando alguien lo
necesite. Para ello, es importante
mantenerlo en un medio en el que se
conserve sin importar lo que pueda pasar
(catástrofes naturales, guerras
Documentos electrónicos
Autentico: se debe reconocer en el la
permanencia de los aspectos originales
del documento respecto al contexto, la
estructura y el contenido.
Fiable: La misma capacidad del
documento debe servir de prueba
fidedigna para hacer referencia a su
autoridad y veracidad como prueba.
Integro: que el documento este completo y
no haya sido alterado *Disponible: La
capacidad de ser localizado, recuperado,
presentado e interpretado.
la información en un documento se
presenta exactamente como se muestra
en la pantalla lo que permite obtener con
exactitud el documento que se desea, en
el medio electrónico de su elección.
podemos cambiar o modificar cualquiera
de las características del documento para
adaptar su aspecto al gusto del usuario
 Ventajas de los documentos de archivo y los documentos electrónicos
Documentos de archivo Documentos electrónicos

Son más fiables y auténticos - Reducción del espacio físico dedicado a

papel, lo que evita costes directos e
indirectos.
No existe un estándar - Eliminación de los procesos de impresión
y gasto de papel.

Son más difícil de modificar. En el sentido - Se evita la pérdida de tiempo profesional

de fraudes y muchas cosas mas
Son de fácil consulta y de conservacion
centenaria
en la búsqueda manual de datos y
documentos.
- Permite acceso on-line a los documentos
desde cualquier lugar del mundo a través
de Internet. Se elimina la necesidad de
distribuir múltiples copias de un mismo
documento.

Desventajas de los documentos de archivo y los documentos electrónicos

Documentos de archivo Documentos electrónicos
La información puede ser robada o revisada - Incompatibilidad: no existe un estándar
por personal que no está autorizado a universal.
acceder a su contenido.
Los datos pueden perderse en caso de -Complejidad del documento electrónico.
accidentes o desastres naturales como
inundaciones, temblores o incendios.
Los archivos pueden deteriorarse con el -Control de fiabilidad y autenticidad
paso del tiempo ya que el papel es
vulnerable ante las inclemencias del
tiempo, sobre todo si no tienen un
resguardo adecuado.
Falta de espacio de almacenamiento -Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida
Los documentos en papel pueden ocupar por la manipulación.
una cantidad significativa de espacio, y la
cantidad de papel aumentará día a día.
Además, los documentos generalmente
deberán almacenarse a mano para que se
pueda acceder rápida y fácilmente.
Propenso a daños -Control de fiabilidad y autenticidad.
Los documentos manuales se pueden
dañar, perder, extraviar o robar fácilmente.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.
También son importantes porque nos sirven para:

Toma de decisiones
Imagen confiable
Respaldo legal
Memoria Institucional
Fuente Cultural
Refleja Resultados
Procedimientos Únicos
Historia
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
Reunir ordenadamente los documentos de archivo Asegurar una perfecta
conservación de la información Permitir una rápida localización de la información
Servir la información de manera ágil y oportuna
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Económicos: deben servir a las necesidades de la empresa
Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible
Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y
consultar
Exactos: deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente
Técnicos: deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del
encargado, por lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.
FINES DE LOS ARCHIVOS
Los archivos están llamados a ser:
Centros activos y dinámicos de información: Porque conservan el patrimonio
histórico de la empresa
Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria. Aunque
exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los documentos
originales
Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a la
gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos: Social, económico, educativo,
cultural, religioso y político, para el desarrollo del país no se hace esperar.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información Institucional sea recuperable para uso
de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
- Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la
memoria fugaz de los empleados.
- Soportar la toma de decisiones: Una buena decisión siempre depende de una
buena información. Por ello, las decisiones basadas en políticas y procedimientos
definidos requieren de información registrada en documentos.
- Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la
información que se requiere para defender los intereses de la entidad ante
eventuales reclamaciones.
-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La información que se administra en los
archivos permite evaluar alternativas.
- Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir con
regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de
documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones
económicas.
- Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran información del
pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se
tendrá que partir de sus puestos.
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora.
CARMEN ROSA ALVAREZ BLANDOM

C.C 1077459482