ROSAURA ARIAS AZUAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2275598)

DOCUMENTO

“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CALI (VALLE)
2021
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Definición de Documento: escrito en papel u otro soporte físico que por su alcance
informativo adquiere la valoración de patrimonio documental. Hoy en día, gracias a
la tecnología la noción de documento rebasa la concepción de un “escrito”, ya que,
los medios tecnológicos de información disponibles, brindan gran variedad de
posibilidades de transporte de información mediante soportes multimediales,
archivos informáticos y páginas web, entre otros.

Clases de Documentos: Se considera que el documento por su estructuración, es

a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su
principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico
o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden
identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo Documento Electronico

Toda la informacion generada,

Se determina por el lugar donde
se encuentra toda la informacion
producida o recibida de una
Clases de Documentos
entidad publica o privada, en
razon de sus actividades o
funciones
enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electronico.
Tambien se encuentran
documentos electrónicos de
archivo que cumplen su accion
durante todo el ciclo vital
documental, como son los
archivos: de gestión, central e
historico.
 Documento de Archivo
*Se encuentran registrado en
soporte fisico el cual es accesible
manualmente.
*El contenido de este no se
puede separar de su soporte
fisico.
*se pueden encontrar anexos
como imagenes, videos, casetes ,
Diferencias
CD , DVD , USB con audios o
imagenes,
*Por ninguna razon debe ser
alterado y lo avala una firma del
productor del mismo.
*Estos se archivan en carpetas las
cuales a su vez se guardan en
archivadores.
* Permite conservar informacion
que puede ser requerida por las
organizaciones ya sean publicas o
privadas.
* Deja testimonio y memoria de la
entidad .
* Se utiliza para la planificacion,
Usos
elaboracion de nuevos proyectos,
toma de decisiones, control
administrativo.
*Se utilizan amplios espacios y
archivadores fisicos para
conservar dichos archivos ya sean
centrales o historicos.
Documento Electronico
* Sus registros se encuentran de
forma digital y para poder acceder
a ellos necesitamos de una
computadora o dispositivo digital.
*Su contenido se puede llevar por
medio de una impresora a un
soporte fisico como el papel.
* Su veracidad depende del
haware donde se haya creado.
*Estos se archivan en carpetas
electronicas las cuales se
encuentran en un ordenador,
servidor o Nube.
* Se puede extraer de la
computadora por medio de CD,
DVD, USB.
* Permite facil acceso a la
informacion.
* permite guardar la informacion
de manera mas sencilla y se
puede conservar en excelentes
condiciones por mas tiempo.
* Se controla su acceso por medio
de contraseñas.
*En los ultimos años su utilizacion
esta en aumento en las diferentes
entidades.
 BIBLIOGRAFIA

• Clases y características de los documentos (SENA)

• Gestión documental https://youtu.be/DGRZsfzGE9Y
• Ciclo vital de los documentos https://youtu.be/-ACRFQjjQ68