UNIVERSIDAD TECNICA DE COMERCIALIZACION Y DESARROLLO

FACULTAD POLITECNICA

DOCUMENTO
ELECTRONICO

MATERIA: Derecho Informático

PROFESOR: Abg: Hugo Sanabria

INTEGRANTES:

 Oliver Acosta
 Luz Báez
 Micaela Gómez
 Lourdes Jiménez

FERNANDO DE LA MORA- PARAGUAY

2018
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN
Un documento electrónico, es una archivo el cual se guarda en diferentes formato, igual tiene un
lenguaje codificado, combina información con multimedia.

Es creado por un usuario y puede corregirse, y almacenar digitalmente y solicitar en el

momento.

ETIMOLOGÍA
El documento electrónico está compuesto por contenido, estructura, contexto y presentación, en
donde es primordial el soporte de visualización.

HISTORIA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El documento electrónico empezó sus orígenes al suplantar lo archivos o documentos, los cuales
era por materia prima, como los que eran creados con papel y bolígrafo, estos mejoraron su existencia y
sobre todo su cuidado, sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y
el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el
documento en un soporte diferente de papel.

COMPONENTES DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los componentes del documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e
incluso del sistema. Los principales son:

 Contiene un Mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema, fotografía, etc.)

 Está expresado en un lenguaje convencional.
 Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta, disco, memoria USB, DVD, etc.)
 Está destinado a durar todo el tiempo.
CARACTERÍSTICAS
 Interactivo Carácter: El documento electrónico permite que el usuario pregunte por
contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital
puede, además reaccionar ante exigencias del lector, por ejemplo, pueden cambiar aspecto del
formato a petición de quien lo consulta, presentar parte de la información que contiene como
respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el
usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento.
 Carácter Multimediático: Los documentos digitales permiten integrar en un solo ambiente
información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido; Los
documentos digitales permites que quien los elabora, combine distintas formas de presentar
información en un solo, documento. Puede combinar texto, imágenes y sonido 
 Carácter Hipertextual:  Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: en un libro
se lee desde la primera página hasta la última, en un documento electrónico es posible
establecer relaciones entre una palabra o una frase que aparezca en un lugar, Párrafo, pagina o
sección ; De hecho en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras,
frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento e información textual
 Carácter Omniaccesible: Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de
extender sus discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y
otros autores:
 Escritura 
 Alterabilidad
 Copias
 Respaldo y conservación del material 
 Disminución d costos y necesidad de espacio físico
 Tratamiento automatizado en recuperación 
 Facilidad para duplicar formatos digitales 
 Grabables 
 Re utilizables 
 Actualizables.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y
económica.

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo
a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una
sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato

digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa
información hasta el lugar de atención.
ALGUNAS DESVENTAJAS DE MANTENER LOS ARCHIVOS EN PAPEL Y
NO TRANSFORMARLOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
 Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
 Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso
genera.
 Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
 Retraso en firmas y autorizaciones,
 Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de
cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
 Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se
hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

VENTAJAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 Elimina el extravío de documentos.
 Permite un rápido y fácil acceso a la información.
 Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
 Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
 Firmas digitales.
 Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los
archivos.
 Índices de búsqueda de la información.
 Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
 Resguarda la documentación.
 Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una
máquina.
 Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
 Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
 Ordena de manera lógica los expedientes.
 Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
 Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
 Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
 Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
 Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

APOSTILLAS
La Apostilla es la certificación mediante la cual el Ministerio de Relaciones Exteriores - de la
República del Paraguay - legaliza la autenticidad de la firma y el título con que ha actuado el
funcionario público firmante, certificando así el origen de un documento público, que tendrá validez en
el país donde será presentado.
Instrumentos legales:

 Ley N° 4.987/13 del 18 de junio de 2013, por la cual se “Aprueba el Convenio Suprimiendo la
exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros”
 Decreto N° 520/13 del 22 de octubre de 2013, “por el cual se designa al Ministerio de Relaciones
Exteriores a través de la Dirección General de Asuntos Consulares, como autoridad competente
para la expedición de la Apostilla”. Del 22 de octubre de 2013, “por el cual se designa al Ministerio
de Relaciones Exteriores a través de la Dirección General de Asuntos Consulares, como autoridad
competente para la expedición de la Apostilla”.

Lista de Documentos que pueden ser Apostillados

1. Certificados de Estudios Primarios, Secundarios, Universitarios o de otros niveles emitidos por

Instituciones Educativas.

2. Títulos, Constancias y otras certificaciones emitidos por Instituciones Educativas.

3. Certificados de Nacimiento, Matrimonio o Defunción, emitidos por la Oficina de Registros Civiles.

4. Certificados y Constancias de Soltería emitidos por el Poder Judicial.

5. Certificados Médicos

6. Certificados Fitosanitarios o zoosanitarios.

7. Certificado de Antecedentes Penales.

8. Certificado de Antecedentes Judiciales.

9. Certificado de Antecedentes Policiales.

10. Documentos Notariales.

11. Documentos emitidos por las Entidades Públicas

12. Documentos provenientes de actuaciones judiciales.

Apostilla de La Haya está vigente en Paraguay, el Ministerio de Relaciones Exteriores

comunicó el 1 de septiembre del 2014 fue implementado el Convenio Suprimiendo la Exigencia de
Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, también conocido como la Convención de la
Apostilla de La Haya. Siendo 107 países signatarios de la Convención.

Clasificación de los documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser originalmente
impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido creados directamente en medio electrónico.

Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión (ver "Definición General"),
genera características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en las formas
mediáticas que el documento puede contener (ver "carácter multimediático"). De acuerdo a estas
características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se distinguen aquí los tres
tipos que se describen a continuación: digitalizados, digitales para imprimir y multimediáticos.
 1. Impresos Digitalizados

Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un

documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar, es una imagen (fotografía digital) del
documento impreso. Tal imagen sirve para guardar en medio electrónico el documento o para volverlo
a imprimir tal cual era originalmente. Pero en tanto imagen, no tiene las capacidades de hipertexto de
un documento "textual" digital; como imagen, además, ocupa mucho espacio, lo que hace ineficiente la
digitalización, sobre todo, si el documento tiene varias páginas.

Para obtener, de un documento impreso, un documento digital con todas sus características (ver
"Características de los Documentos Digitales") es necesario, una vez procesado con el "scanner",
volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las
letras y las palabras, en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas que
cumplen esta función son llamados de “Reconocimiento Óptico de Caracteres” u OCR, por las siglas
que identifican en inglés al tipo de programa.

El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino
como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga.

 2. Digitales para Imprimir

Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico, con programas
del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft, pero con el objetivo de imprimirlo
luego.

De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de palabras" tiene las
características de un documento digital y podría también ser consultado en línea. Sin embargo,
históricamente, estos programas fueron concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las
máquinas tipográficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la producción de documentos
impresos.

En la actualidad se utiliza este tipo de documento electrónico para guardar en medio electrónico
y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando las capacidades de comunicación
global que ofrece Internet.

 3. Digitales Multimediáticos

Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos

digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser
consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su
condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva
manera de comunicarse.

Los documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente
concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", “Director” o “Flash”, de
“Macromedia”. Especialmente importantes son los documentos electrónicos creados utilizando un
lenguaje que permite crear directamente vínculos de hipertexto, llamado HTML por las siglas de su
nombre en inglés.

Requisitos del documento electrónico administrativo

Para que la validez del documento electrónico sea efectiva desde el mismo momento de su
producción e incluso desde el mismo momento de la definición de los procesos que deben dar lugar a la
tramitación administrativa electrónica.

Habrá que establecer una serie de especificaciones que garanticen con respecto a los
documentos electrónicos su autenticidad, integridad, originalidad y seguridad.
Autenticidad: Es decir, la garantía de que la información contenida en un documento es cierta, sea
cual sea su soporte. Hasta ahora esa garantía venía dada por la firma del autor del documento, sin
embargo en los nuevos documentos electrónicos tendrá que configurarse con una serie de elementos de
seguridad determinados, en lo que se conoce como firma electrónica reconocida, considerándose como
tal la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un
dispositivo seguro de creación de firma, y que tendrá respecto de los datos consignados en forma
electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

Integridad: Que se encarga de garantizar que el documento electrónico no haya sufrido alteraciones en
lo que se refiere a las informaciones en él contenidas durante la transmisión entre distintos sistemas una
vez el documento electrónico haya sido autenticado mediante la firma electrónica del autor. Estos
sistemas pueden ser tanto sistemas de la misma organización donde se ha generado el documento,
como redes públicas o privadas de comunicación con terceras personas (física o jurídica). Según el
artículo 3.2 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, mediante la firma electrónica
avanzada se puede identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior sobre los datos
firmados, además está vinculada al firmante y a los datos a que se refiere de manera única y al ser
creada por medios que sólo el firmante mantiene bajo su exclusivo control, no es posible alterar el
documento sin el consentimiento del propio autor.

Originalidad: Es una característica que viene determinada por la génesis del documento, en este caso
electrónico, dentro de un contexto determinado de producción. Sin embargo, un original electrónico no
tiene por qué mantener la estructura de disposición de la información desde el momento de su génesis
hasta el de su comunicación en contra de lo que viene sucediendo con los documentos en papel; el
documento electrónico no tiene por qué ser conservado en el mismo programa informático en que fue
producido, su forma de presentación podría variar según los criterios de gestión y conservación que se
establezcan en los sistemas de archivos, y es que una vez finalizada la tramitación administrativa y
transferido el archivo se pueden definir formatos de conservación diferentes al formato de creación. De
esta forma se podrían asegurar la perdurabilidad del documento y por lo tanto su acceso, y evitar
constantes migraciones debidas a la obsolescencia de los programas informáticos. La forma de
comunicación de los documentos será otro elemento de juicio importante para determinar la
originalidad de los documentos electrónicos. Mientras el acceso se realice mediante redes públicas o
privadas de comunicación se estará accediendo al documento original, sin embargo, si la comunicación
del documento electrónico se realiza mediante el correo electrónico, CD-ROM, disquete, papel, etc., se
trataría del acceso a una copia del documento, que es posterior de la creación del originar ya que no
solo cambia su soporte o aspecto externo, sino que también se puede alterar su estructura interna, así
como los metadatos que contribuyen a hacerlo “único”. Partiendo de un original con sus metadatos
propios, se pueden expedir o enviar “copias” que serán consideradas como tales porque se les añaden
nuevos elementos de validación como la firma electrónica del notario o la persona de la administración
que valida la copia, que es lo mismo que compulsa de una copia o fotocopia en papel. Respecto a la
originalidad de los documentos, según el art. 46 de la Ley 30/1992, tienen la consideración de
documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las
Administraciones Públicas. El artículo 6 de la Ley 24/2001 va un poco más allá cuando aborda los
problemas de la emisión, copia y almacenamiento de los “documentos automatizados”, desde una
óptica que persigue otorgar a dichos documentos idéntica validez y eficacia que los comúnmente
reconocidos y aceptados: los documentos en soporte papel. En este artículo, documento electrónico
público es: Cualquier documento emitido por los órganos y entidades del ámbito de la Administración
General del Estado, que se haya producido por medios electrónicos, informáticos y telemáticos en
soportes de cualquier naturaleza y que serán válidos siempre que quede acreditada su integridad,
conservación y la identidad del autor, así como la autenticidad de su voluntad, mediante constancia de
códigos u otros sistemas de identificación7. Esta definición puede ser considerada como la de un
documento electrónico original, ya que en ella queda reflejada la voluntad primera del autor.
 En cuanto a las copias electrónicas, de las que anteriormente ya se ha dicho que son documentos
posteriores a la creación del original, se dará consideración de copia auténtica a todas aquellas que
cumplan con lo establecido en el art. 46 de la Ley 30/1992, aunque en el art. 30 de la Ley 11/2007 se
avanza en la definición de copia ya que establece algunas nuevas especificaciones respecto a las copias
realizadas por medios electrónicos por las Administraciones Públicas. Entre estas especificaciones se
encuentra el hecho de que la copia debe contener información de firma electrónica y, en su caso, de
sellado de tiempo que permitan comprobar la coincidencia con el documento original.

Seguridad: Vendrá determinada por la política de seguridad de acceso a los sistemas de producción
administrativa de la organización donde se generen los documentos electrónicos, y por la firma
electrónica como garantía de identificación fehaciente de la autenticidad del firmante, y de la integridad
de la información registrada en el soporte electrónico. Así mismo la autenticidad e integridad serán dos
elementos que manifiesten la originalidad de estos documentos. Con el objetivo de garantizar la
conservación y accesibilidad a lo largo de todo el ciclo vital del documento, se ha puesto en marcha
una iniciativa, quizás la más extendida actualmente, que supone la conversión del documento
electrónico de tal forma que mientras que el documento tiene una apariencia en su producción, el
almacenamiento en el sistema de archivo se produce de forma desestructurada y cuando ese documento
es necesario, una vez identificado, pueda ser accesible y presentado en un formato de lectura que no
tiene por qué coincidir con la forma original de creación. Todos estos pasos se darán una vez finalizada
la tramitación administrativa de los documentos y a partir del momento en que se procede a la
transferencia de los mismos al sistema de archivo correspondiente de la organización. Para poder llevar
esto a cabo, se considera que mejor medio de acceso y comunicación de los documentos es la web, de
tal manera que la comunicación y la forma de presentación del documento esté basada en normas y
lenguajes tecnológicos de comunicación de carácter universal. Uno de los lenguajes que se está
imponiendo es la norma XML (extensible Markup Language), que como característica a destacar
permite liberar a los documentos electrónicos generados del formato original en que se crearon,
dejando al conjunto de datos legibles de forma estable en el tiempo a través de un navegador web,
cuestión muy practica desde el punto de vista archivístico.

ALGUNAS PROBLEMATICAS
Hablar en la actualidad de la preservación
de los documentos electrónicos, pone en evidencia
diversos puntos de discusión, los aspectos técnicos
estarán relacionados con la tecnología bajo la cual
operan.

En su base podríamos hablar de dos

aspectos, mismos que son el software y el hardware, de esta base derivaran sus diversas problemáticas
por nuevas versiones de estos. La repercusión se presenta directamente en la forma y los medios de
preservación. Sin embargo, esta es solo una de varias problemáticas a las que nos enfrentamos en la
preservación de los documentos electrónicos.

A diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos

encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable. La diferencia del
problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en el caso del
patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (software) e incluso del
equipamiento de conversión (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad que la degradación
del soporte.
 En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su
destrucción. La preservación de un medio digital, en la actualidad parece no depende de cuánto pueda
durar el soporte en el que se encuentra, sino en la capacidad del documento en ser transferido de un
soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

Los modos y las formas que se utilizan para el almacenamiento de soportes digitales y en papel
son muy diversos, aunque ambos requieren de metodologías para su preservación, algunos aspectos
como podrían ser los desastres naturales afectaran tanto a electrónicos como en papel. Aunque en el
caso de los formatos podríamos apelar al cómputo distribuido y mantener copias de seguridad en
diversas ubicaciones geográficas.

Para llegar al punto de utilizar recursos electrónicos debemos tener presente que para la
conservación de recursos en papel el espacio físico es vital y dado que las bibliotecas y centros de
información en la actualidad tienen problemas para lograr el máximo aprovechamiento de espacios en
muchos casos existe una tendencia por pasar a los formatos digitales, esto como parte de un proceso
evolutivo que a nuestros días se ha convertido en algo completamente normal.

Llegar al momento en que muchos de los recursos que se utilizan en la actualidad pasan a
digital o nacen en electrónicos nos lleva a pensar en modos y formas para preservar los documentos
que desde luego requerirán un tratamiento específico.

En la preservación digital, se hace estrictamente necesario agregar un valor de uso de la

información digital a los criterios de selección. Ninguna institución, por muy grande que fuera la
cantidad de recursos destinados a la conversión y preservación digital de sus colecciones, podría asumir
el costo que representa la preservación de la totalidad del patrimonio.

Además los métodos tradicionales de preservación, como el depósito legal utilizado por las
bibliotecas nacionales para que se conserven copias de todos los materiales impresos, no puede
aplicarse tal cual al material digital por varios motivos, principalmente porque algunas “publicaciones”
en Internet aprovechan a menudo datos almacenados en servidores en diferentes partes del mundo. Otro
problema que se plantea es el del volumen mismo de los datos, pues se estima que, en Internet, existen
mil millones de páginas cuya duración de vida media es muy corta, se calcula que entre 44 días y dos
años.

Algunos otros aspectos que estarán íntimamente ligados a la preservación de las colecciones
digitales como pueden ser los costos tanto de mantenimiento como de migración.
Los formatos en los cuales se tendrá que hacer el almacenamiento, mismo que al paso del tiempo
pueden cambiar y en base a esos aspectos se tendrá que tomar en cuenta:

 Soporte físico (CD, discos duros, etc.)

 Sistema operativo (Linux, Windows, OS, etc.)
 Formato de almacenamiento (Binario, ASII, sonido, video, etc.)
 Codificación de los datos del sistema (HTML, XML, etc.)
 Metadatos (estilo de codificación MARC, DC, PREMIS, etc.)

Además de los aspectos mencionados tendremos que verificar los aspectos administrativos que
se asocian a la selección, conformación y preservación de la información, partiendo de la idea del ciclo
de vida de la información y de los documentos, ya que para evaluar si un documento es migrado, se
tendrá que sopesar si vale la pena hacerlo y en que plataforma se estará integrando para poder hacerlo
accesible.

Así mismo el rápido crecimiento de las colecciones nos lleva a plantear políticas para lograr una
preservación más adecuada, así como poder recuperar y leer documentos pasado mucho tiempo. En el
medio tradicional la información es contenida en medios que son durables y pueden ser legibles con
relativa simpleza, sin embargo cabe la pregunta ¿Serán legibles en 10, 20 o 100 años como lo son los
recursos que se encuentran en papel?
 La accesibilidad será una pieza vital como parte de la preservación de los documentos en
formato digital, ya que si los documentos logran sobrevivir al paso del tiempo (la continuidad – por
cuanto tiempos será un formato “valido”) podrán ser usables y accesibles. Bien es cierto que para que
esto suceda se requerirá hablar de la autenticidad y la integridad de información.

La integridad de la información, plantea un desafío cuando se trabaja con documentos digitales.

En los materiales tradicionales, los equipos dedicados a la conservación agotan esfuerzos para lograr la
distinción del original respecto de las intervenciones realizadas a manera de evitar un falseamiento
histórico de los documentos originales.

En el caso de los documentos digitales, para garantizar la integridad, personal especializado

bibliotecólogos y archivistas, deberán documentar mediante metadatos toda la información generada a
partir de la documentación electrónica, además de desarrollar estándares y políticas normalizadas que
permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la información así como de sus
modificaciones a través del tiempo.

FORMATOS PARA UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

 PDF .- Portable Document Format
 GIF .- Graphics Interchange Format 
 HTML .- Hyper Text Markup Language
 JPG .- Joint Photographic Group
 JPEG .- Joint Photographic Expert Group
 DOC .- Miccrosoft Office
 XLS .- Miccrosoft Office
 PPT .- Miccrosoft Office
 ODF .- Open Document Format 
 PNG .- Portable network graphics
 RTF .- Rich Text Format 
 TIFF .- Tegged Image File Format 
CONCLUSIÓN
WEB-GRAFÍA

https://sites.google.com/site/doc03electronicos/tipos-de-documentos-electronicos

https://www.contenidoweb.info/documentos-electronicos

http://www2.mre.gov.py/index.php/tramites/la-apostilla

http://www.abc.com.py/edicion-impresa/politica/apostilla-de-la-haya-esta-vigente-en-paraguay-
1327550.html
ANEXO

Partes del Documento Electrónico

Ejemplo de apostilla paraguaya digitalizada