TEMA: PARALELOS CLASES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ: Jeider Enrique De La Hoz Torres

INSTRUCTOR: DEIRIS BEATRIZ LOPESIERRA AGAMEZ

FORMACION: Administración Documental en el Entorno

Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Agosto – 2022
 PARALELOS CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento paralelo por su estructuración, que al mismo tiempo
es un medio y comunicación de información tanto físico como electrónico, de
manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones:
su soporte físico o virtual, el mensaje e información que conlleva y la facultad
intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento. Es importante saber que el
documento es exactamente igual por eso se le llama paralelo y que con mucha
facilidad se puede identificar que son idénticos, un ejemplo: cuando enviamos una
correspondencia física de documentos judiciales y con trámite legal a cuando
enviamos la misma correspondencia de manera física por correo certificado.

Documento de Archivo: El determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones totalmente ajustable a sus políticas.
Son el conjunto de documentos que se usan de manera frecuente por la
organización emisora y/o receptora y por las entidades públicas, privadas y/o
personas naturales interesadas. Pueden hacer parte de ellos los documentos
electrónicos, pero también hacen parte los documentos textuales que se trasmiten
a través de medios magnéticos o evidencias físicas. El valor documental se
determina de acuerdo a su autenticidad y el contenido de los documentos debe
permanecer con sus soportes, esto permite que se mantenga la integridad de la
información que reposa en el documento. Comparten los mismos objetivos, los
cuales son el mantener y preservar la información de manera organizada y
preservada. En ambos casos se debe contar con el personal idóneo para su
manipulación al igual que con los equipos para su mantenimiento.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Su diseño y creación se realiza, en la mayoría de los casos para ser interpretados

visual, auditiva e incluso manualmente y como reflejo y/o prueba de lo plasmado de
manera escrita. Puede ser que no todo documento electrónico se convierta en un
documento de archivo, además que no son físicos, si no que se hacen visibles u
oídos a través de herramientas como pantallas (computadores, Tablet, iPhone, tv)
o de audio (grabadoras, celulares, computadores, entre otros). Su contenido solo
puede ser leído mediante un dispositivo electrónico, ya sea iPad, ordenador o móvil.
Su autenticidad depende del hardware o software utilizado para su creación,
además que solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.
NOTA IMPORTANTE: El proceso de clasificación documental se desarrolla de igual
forma para ambos tipos. Se deben realizar archivos para su clasificación.