DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

APRENDIZ
MARÍA ANGÉLICA MOLINA

INSTRUCTOR
PEDRO ABEL MEDINA RIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVO
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
FICHA 1693620
02 DE DICIEMBRE DE 2019
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTALES

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz

debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro,
y explicar el uso de cada documento.

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

USO

 Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa.

 Nos permite comunicación, a otras unidades de administración o terceros interesados, ya
sea personas jurídicas públicas y privadas personas jurídicas naturales.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión,
central e histórico.

USO

 Permite fácil acceso a la información

 Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.

DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA

ARCHIVO ELECTRONICO
Determinado por el Toda la información
lugar donde se generada, enviada , los documentos.
encuentra toda la recibida, almacenada o
información acumulada por medio
producida o electrónico, también se
recibida por una encuentran documentos
entidad pública o electrónicos de archivo
privada en razón a que cumplen su acción
sus actividades o durante todo el ciclo vital
funciones documental, como son los
archivos de gestión,
central e histórico.
Similitud en la organización de
Tiene el mismo objetivo el cual
es mantener la información
organizada y protegida, a fin de
que sea fácil su localización en el
momento de que sea requerida
la información.
Se debe disponer de los
elementos necesarios de equipo
En el documento de archivo:
El registro se encuentra en un
medio cuya información es
accesible a través de la escritura
manual y se mantiene en papel.
El contenido no se puede
separar de su soporte, por lo cual
se garantiza la integridad de la
información en el documento.
espacio y personal para el El valor documental se puede
desarrollo de la función determinar por su autenticidad,
archivística. entre ellas por la firma.

Igualmente se deben crear Los documentos se mantienen

archivos para clasificar la en carpetas tangibles, que se
información, tanto la que se archivan en archivadores.
produce como la que se
recepciona. En el documento electrónico:

Se realiza la misma clasificación La información se recibe en un

documental. medio cuyos símbolos solo
puede ser leídos por medio de la
computadora.

Su contenido puede ser

desglosado de su texto original,
para llevarse a otro documento,
siendo así más fáciles de
vulnerar su contenido
alterándolos o perdiendo la
información.

Los documentos se archivan en

carpetas electrónicas o virtuales
y se conservan en formatos
digitales.

La autenticidad del documento

depende del programa en el cual
se haya creado.
 BIBLIOGRAFÍA

https://jjbg300910.blogspot.com/2018/02/documento-paralelo-clases-de-documentos.html. (s.f.).
Obtenido de https://jjbg300910.blogspot.com/2018/02/documento-paralelo-clases-de-
documentos.html.