Sistemas de Información Guía de Trabajos Prácticos 2017

CASO N° 37
Tema N° 11: Diagrama de flujo de datos
Sistema de Compras
La empresa Estelares S.A. ha logrado un importante ritmo de crecimiento durante los últimos
años debido a la diversificación de sus actividades.
La compra de materias primas y materiales es actualmente realizada a través de un sistema
manual por personal que tiene muchos años en la empresa. La experiencia y confiabilidad del
personal del sector de Abastecimiento permite manejar la actividad con un bajo costo, pero en la
actualidad se necesita superar los frecuentes atrasos en la recepción de insumos, así como la
dificultad para evaluar a los proveedores y realizar el seguimiento de las Órdenes de Compra.
Con estos objetivos en mente se ha decidido iniciar el desarrollo de un sistema de información de
compras que de soporte a las compras de materiales. Los usuarios del sistema serán el Jefe de
Abastecimiento y los Compradores. La empresa sólo realiza compras a proveedores del país.

El nuevo sistema debe tener la siguiente funcionalidad:

 Cuando un Jefe de cualquier sector envíe un formulario de Solicitud de Compra, el Jefe
de Abastecimiento se lo entregará a un Comprador para su gestión. El Comprador
registrará en el sistema la Solicitud de Compra recibida, ingresando la descripción de
cada ítem, obteniendo del sistema una lista de posibles Proveedores para cada uno de
esos ítems.
 El Comprador ingresará al sistema los códigos de los proveedores a quienes se les
enviarán los Pedidos de Cotización, que contendrán los bienes solicitados, sus cantidades,
la fecha de apertura en que se evaluarán las cotizaciones recibidas. Junto con los Pedidos
de Cotización (que el sistema envía automáticamente por correo electrónico) se adjuntará
una clave para que los proveedores puedan ingresar al sistema y cargar directamente sus
cotizaciones antes de la fecha de vencimiento de las ofertas.
 Al iniciar las tareas de cada día, cada Comprador debe adjudicar las compras cuya Fecha
de Apertura sea en ese día. Para esto debe consultar en el sistema ingresando con su clave
personal la lista de Pedidos de Cotización que vencen ese día, con el detalle de las
respectivas cotizaciones recibidas. El sistema seleccionará la cotización más conveniente,
y el propio sistema emitirá una Orden de Compra para el proveedor seleccionado.
 Para efectuar el seguimiento de las Órdenes de Compra a su cargo, cada Comprador
podrá obtener un Informe de Seguimiento de Órdenes de Compra. Este informe indicará
las Órdenes de Compra vencidas y pendientes de recepción, cada orden a vencer en los
próximos 3 días, y también el resto de las órdenes de compra ordenadas por fecha de
vencimiento.
 El sistema deberá permitir también que el Jefe de Abastecimiento pueda incorporar
nuevos proveedores asociados a un material determinado.

Consigna:

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Construya el modelo ambiental (declaración de propósitos, diagrama de contexto y lista de

acontecimientos) y el modelo de comportamiento sólo hasta el modelo preliminar.
Modelo de solución propuesta

MODELO AMBIENTAL

Declaración de propósitos

El sistema debe asegurar la recepción en el tiempo estipulado de los insumos comprados

agilizando la gestión de reposición desde que ingresa la Solicitud de Compra hasta que los
proveedores entregan lo solicitado, facilitando el seguimiento de las Órdenes de Compra y la
posterior evaluación de los proveedores.

Lista de acontecimientos

N° Terminador Descripción del Flujo de datos Flujo de datos

acontecimiento entrantes salientes
1 Comprador Jefe de sector envía 1 - Solicitud de Compra 3 – Posibles
solicitud de compras 2 – Descripción de cada proveedores
ítem

2 Comprador Comprador selecciona 4 – Códigos de

proveedores para envío proveedores
de pedidos de cotización seleccionados

2 Proveedor Comprador selecciona 5 – Pedidos de

proveedores para envío Cotización
de pedidos de cotización

3 Proveedor Proveedor envía 6 - Cotizaciones

cotización

4 Comprador Vencimiento de plazo 7 – Consulta con clave 7 – Consulta

de ofertas personal con clave
personal

4 Proveedor Vencimiento de plazo 8 – Orden de

de ofertas compra

5 Comprador Seguimiento de órdenes 9 – Informe de

de compra seguimiento de
órdenes de
compra

6 Jefe de Jefe de Abastecimiento 10 - Incorporación de

Abastecimiento incorpora nuevos nuevos proveedores/
proveedores/materiales materiales

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Diagrama de contexto

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Modelo de comportamiento preliminar

1° Paso

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2° Paso

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