Auditoria Operativa y Administrativa

Cuestionario de evaluación a proveedores, compras.

Empresa Sigma Alimentos S.A. Encargada de producción y distribución

de alimentos refrigerados, congelados y preparados.

1-¿Existe un manual de procedimientos de compras?

Sí. El proceso de compras consta de las siguientes fases:

 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las

necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

 Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de

solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones

que puedan afectar a la economía de la empresa.

 Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas,
analizarlas, compararlas y examinarlas.

 Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección
son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que
suministrará el producto.

 Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos

puntos de la oferta que pueden ser negociables.

 Solicitud del pedido.

 Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido
todo el material (materias primas solicitadas, que se corresponde a las características
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

2-¿Existe, en la organización, un presupuesto para compras?

Sí. Un presupuesto de compras: Contiene todo lo relacionado a materiales (materias

primas, componentes, suministros y servicios de producción, que tienen que adquirirse
con el fin del buen desempeño de la compañía.

Elementos del presupuesto de compras:

1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones que se deben tomar para definir la

información de precios en los presupuestos son:

-Contratos de material que contengan cláusulas de escala de precios

- Exactitud de las fuentes estadísticas.
- Factores políticos y económicos.
- Situación laboral.
- Historial de los precios.
- Posición de la compañía en la industria.
- Disponibilidad de mercancías.
3-¿Quién establece y revisa los objetivos y políticas de operación con
proveedores?
Es el departamento de compras.

4-¿Con que frecuencia se revisan estos objetivos y políticas?

Constantemente, ya que de nuestros objetivos y políticas de operación dependen el

departamentos de compras con los proveedores de que se cumplan correctamente dichos
objetivos para el adecuado funcionamiento de producción.
Uno de los objetivos es:
Minimizar costos de entrada, aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las
operaciones. Y este punto es de suma importancia de evaluar el precio constantemente.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción:

A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc,

junto con el departamento mantención.

Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda comprar de
manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte en los proveedores.

5-¿Cuándo fue revisado por última vez?

El 29/02/2016

7-¿Existe un sistema de información, sobre proveedores?

Claro en este sistema de información, está contenida la responsabilidad que tiene el

departamento de compras con los proveedores.

1. Evaluar y seleccionar los proveedores.

2. Revisar especificaciones.
3. Actuar como el contacto principal con los Proveedores.
4. Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra.

8-¿Qué vía utiliza para accesar a información de proveedores?

Vía correo electrónico.

9-¿Cuáles funciones adicionales realiza el departamento de compras?

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de

materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los
productos terminados, el objetivo es no sólo obtener las materias primas al precio más
bajo, sino que reducir el costo final del producto, o sea, comprar de forma inteligente y
alineado con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o la
operación diaria de la empresa.
Además de esto este departamento debe establecer y revisar los objetivos y políticas de
operación con proveedores.
10-¿En cuales casos se obtienen descuentos o precios especiales de los
proveedores?

Sigma Alimentos S.A. Tiene implementados cuatro tipos de descuentos.

 Descuento por volumen.
 No acumulativos.
 Acumulativos.
 Descuentos por pronto pago.

11-¿Quién automatiza el pago a los proveedores?

En esta empresa hay tres firmas que automatiza el pago a los proveedores:
El gerente de área, el contralor y el gerente de finanzas dependiendo el monto.

12-¿El presupuesto de la organización contempla el calendario de pago

a proveedores?
Los pagos a proveedores se realizan quincenalmente el segundo y el cuarto viernes de
cada mes. La política de la compañía es pago a 30 días después de recibida la factura en
las oficinas de Santiago.

13-¿Qué vía se utiliza para informar la modificación de políticas de

funcionamientos con proveedores?
Por vía correo electrónico.

14-¿Quién aprueba medidas de orden emergente, en cuanto a: pagos,

compras, cancelaciones, devoluciones, cambios en las condiciones de
operación, integración y sustitución de proveedores?

El director general de la empresa.

15-¿De cuáles tratados internacionales se aprovechan las ventajas?

Nuestros productos cuentan con una protección arancelaria promedio del 35%, sin
embargo, la mayor parte de los tratados internacionales firmados en el país con nuestra
empresa permiten la entrada de contingentes arancelarios que garantizan un acceso
mínimo del producto a los mercados, mediante la aplicación de aranceles preferenciales.