COMPRAS

Proceso, control e
indicadores.
La gestión de compras constituye
unRequiere
proceso complejo
una serie de acciones y decisiones, que se
basan en las siguientes preguntas:

¿Qué comprar?
¿A quien?
¿Cuánto?
¿Cómo?
¿Cuándo?

A pesar de que el proceso de compras variará de una

empresa a otra, los criterios básicos que expondremos
en la siguiente presentación, deberán servir como
orientación general para realizar el proceso de compras.
 EL PROCESO DE
COMPRAS ENTRA EN
CONTACTO CON
OTRAS AREAS DE LA
EMPRESA
LA DIRECCIÓN COMO:
GENERAL:
Políticas generales
Procedimientos y análisis de las tendencias y
cambios en el entorno

MERCADOTECNIA:
Tendencias del mercado
Cuándo van a subir o bajar los precios de los
materiales
Las tendencias de compra en el consumidor.
 EL PROCESO DE
COMPRAS ENTRA EN
CONTACTO CON
OTRAS AREAS DE LA
FINANZASEMPRESA COMO:
Fijación de las políticas financieras con las
compras
Requerimientos de fondos y presupuesto del área.

CONTABILIDAD
Para el control de inventarios.
Costeo de materiales y valorizaciones.
Provisiones de las compras de bienes y/o servicios
ingresados en un período a la empresa.
 EL PROCESO DE
COMPRAS ENTRA EN
CONTACTO CON
OTRAS AREAS DE LA
EMPRESA
RECEPCIÓN Y ALMACENES COMO:
Administración de la logística de movimientos
Coordinación de necesidades de espacio
Planificación de entregas y embarques de
mercaderías.

PRODUCCIÓN
A través de información sobre plazos de entrega Costo
de materias primas
Calidad disponible
Fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento
de los programas productivos del sector.
 El término Comprador (Buyer) ha
pasado a segundo plano, siendo
reemplazado por dos nuevos
términos que, sobre todo, se utilizan
en su versión en inglés.

•Purchasing (Compras)
• y Procurement (Aprovisionamiento)
 ¿No es lo mismo pero
con otras palabras?

¿?
Purchasing (Compras)
y Procurement (Aprovisionamiento)
Si una empresa::

• No tiene una visión estratégica

• No posee objetivos de mejora
• No realiza acciones para ser más
eficientes en todos los aspectos
• No utiliza la planeación ni
pronósticos

Entonces ambos procesos podrían

considerarse, ERRÓNEAMENTE, lo mismo.
De lo contrario surgen las diferencias.
PROCESO DE COMPRAS
Proceso encargado de la adquisición de bienes o
servicios destinados al buen funcionamiento de una
empresa. Se divide en:
• Recepción de requerimientos y
necesidades
• Creación y envío de la Orden de
Compra
• Recepción de Nota de Envío
• Recepción de bienes/servicios
• Registro de Facturas
• 3 Way Match
• Pago a Proveedores
PROCESO DE
APROVISIONAMIENTO
No se queda en la simple adquisición
de bienes o servicios.

Enfoca sus esfuerzos en aquellos

aprovisionamientos clave para la
organización de acuerdo a los
objetivos determinados por la
dirección ejecutiva.
Funciones del
aprovisionamiento
• Prever las necesidades en la
empresa.
• Planificarlas en el tiempo.
• Expresarlas en términos
adecuados.
• Buscarlas en el mercado.
• Adquirirlas mediante una orden de
pedido.
• Asegurarse que son recibidas en
las condiciones demandadas.
• Pagarlas.
 PROCESO DE
COMPRA
El proceso de compra no conlleva
las tareas de previsión y
planificación en el tiempo.
Se encarga de optimizar el coste de
suministro.
& APROVISIONAMIENTO
El proceso de aprovisionamiento
de la empresa realiza estas tareas
(Pronósticos y Planeación) y
enlaza la gestión de compras con
la gestión de stocks.
Se encarga de la continuidad del
suministro.
Por ello el aprovisionamiento es considerado una
parte imprescindible de la estrategia corporativa de
cada empresa.
El proceso de aprovisionamiento se compone de las siguientes fases:
1. Requerimiento de suministro de materiales o
identificación de necesidades.

El proceso inicia cuando el

departamento de compras recibe
la solicitud de materiales o
servicios externos de acuerdo a
las necesidades de la empresa.
2. Autorización de
requerimientos de
materiales.

Después de la requisición
de compra o solicitud de
servicio se realiza la
verificación de datos,
firmas, presupuesto y
posteriormente se
determina la procedencia.
3. Verificación de
especificaciones.

Se lleva a cabo una

evaluación de los
requisitos técnicos del
producto. Aquí se
describen a detalle la
especificaciones que
debe tener el producto
a adquirir.
4. Verificación de existencias.

El Jefe de Compras y Almacén verifica que se

cuente con el stock mínimo de materiales o
insumos para cumplir con las solicitudes.
En caso de no contar con la cantidad
suficiente, se realiza el pedido al proveedor.
5. Aprobación de la
solicitud de compra.
El departamento de compras recibe, registra
y autoriza las solicitudes de compras.
La aprobación de este documento está
sujeta a las políticas de autorización que
establezca la empresa.
6. Identificación de
proveedores /
Recepción de ofertas.
Se definen los posibles proveedores
con base en las especificaciones de
materiales requeridos.
Se Identifican aquellos que son
capaces de suministrar los artículos.
Se deben agrupar los productos que
sean proporcionados por el mismo
proveedor.
7. Cotización de materiales.

Se solicitan cotizaciones a los proveedores

escogidos cuando sea necesario.

Para las compras que tienen proveedor

exclusivo, no se requieren cotizaciones. Pues ya
se conocen precios mediante transacciones
anteriores.
 8. Selección del
proveedor.

• Se escoge al mejor proveedor

con base en el análisis de las
cotizaciones recibidas y tras
haber hecho negociaciones
estratégicas entre ambas partes.
• Cuando ya se tiene un contrato a
largo plazo, este paso no es
necesario.
9. Contratos.

Ambas partes acuerdan los contratos

establecidos de compra-venta, la cantidad,
precio, forma de envío, formas de pago, servicio
post ventas, reposiciones y tiempo del acuerdo.

Al final del contrato, se tiene la opción de

renovarse, renegociar los acuerdos o romper
relaciones.
 10. Orden de pedido
al proveedor.
Una vez aprobada la orden de compra, es enviada
al proveedor.
El proceso puede ser complejo y lento, o bien muy
sencillo.
En algunas situaciones de alta utilización, el
proveedor envía embarque diarios incluso sin la
necesidad de ordenes de compra.
 11. Rastreo del pedido.
Su objetivo es evitar los retrasos en la entrega, o desviaciones con respecto a las
cantidades solicitadas en el pedido. Se contacta constantemente a los
proveedores. Es especialmente necesario en compras cuantiosas, cuando un
retraso puede significar un retraso en la producción o implicar la posible pérdida
de alguna venta o cliente.
 12. Recepción del pedido
• (3 Way Match)

• Se verifica que los productos recibidos y relacionados en la factura y/o remisión cumplan con las
características y condiciones relacionadas en la orden de compra y el recibo de pedido.

• En caso de que los productos no reúnan las condiciones requeridas, el jefe de compras tiene que
decidir hacer la devolución al proveedor o bien aplicar las sanciones acordadas.
• Para el caso de los proveedores de servicios se verificará la calidad y satisfacción del servicio
adquirido a través del encargado de su supervisión.
13. Recepción y
registro de factura de
materiales.

Después de revisarse la compra, se

envía una notificación a compras, la
unidad que hizo la requisición,
control de inventarios, y
contabilidad, para tener una buena
administración.
Compras debe de estar en estrecha
relación con contabilidad para
asegurarse de que a los proveedores
se les pague de manera correcta y
puntual.
 14. Evaluación de
proveedores y reevaluación
de materiales.
Los registros sobre puntualidad,
discrepancias en la calidad y cantidad, y
referentes a precios, deberán ser
actualizados como parte de la evaluación
continua de los proveedores.
 Hay fases del Proceso de Aprovisionamiento que
son comunes al Proceso de Compra; pues el
segundo es parte del primero.

Las fases en el Proceso de Compra pueden

realizarse siempre de la misma forma,
independientemente de la empresa.

En cambio, el Proceso de Aprovisionamiento

es únicas de cada empresa.
PROCESO DE APROVISIONAMIENTO
 a los que
están expuestos los compradores
Falta de políticas en las compras.

Las políticas representan un conjunto

de normas que se deben cumplir en
el proceso respecto a las condiciones
de costo, elección de proveedores,
tiempos, modalidades de
financiamiento y de operación, como
canjes y devoluciones.
No estandarizar proveedores.

Se debe medir la capacidad en el manejo de

información, respuesta, disponibilidad de
materiales y confiabilidad en los tiempos de
entrega.
Para evitar riesgos en la calidad de
materiales y servicios para la continuidad de
las operaciones.
 No visitar a los proveedores.

Al depender de las visitas de los

proveedores, arriesgamos la capacidad de
respuesta ante cambios inesperados del
mercado.
Si en cambio nosotros acudimos a ellos de
vez en cuando, podemos conocer su
verdadero funcionamiento y elegir la
mejor opción.
No evaluar constantemente el desempeño de
los proveedores.

Es necesario llevar un registro de

evaluación cuantitativa por cada
abastecimiento de los proveedores
considerando factores de tiempo de
reposición, cantidades atendidas,
calidad, cumplimientos comerciales,
entre otros.
No intercambiar información.

Al anticipar la demanda del

mercado mediante información,
obtenemos ventajas para
establecer el abastecimiento en
beneficio de establecer acuerdos
comerciales sobre el costo
unitario de compra.
Limitar la negociación a los descuentos.

Cuando los materiales no son

considerados críticos o no están
expuestos a escasez, es preciso
evaluar el impacto sobre el
incremento del volumen de compra
por descuentos en el costo unitario.
Estas propuestas esconden
excedentes de inventarios, lo cual
puede incrementar el costo de
almacenamiento.
El proceso de abastecimiento no termina en
la orden de compra.
• Muchos compradores responden
a sus clientes que la orden de
compra ya ha sido generada y hay
que esperar a que el proveedor la
atienda, respuesta que los
impacienta.
• Para evitarlo se debe monitorear
el cumplimiento de los acuerdos
establecidos en la orden de compra.
Errores en el catálogo.

Los códigos contienen información

técnica y funcional de primera fuente.

Por lo tanto, ignorar su grado de

complejidad nos conllevará a duplicar
el inventario mediante dos códigos
distintos para un mismo artículo.
Buscar un nivel de servicio del 100%
Tener la capacidad de atender todo lo
que requieren nuestros clientes no es
lo más apropiado.
Realizar una sola comprar sin
considerar la rotación, nos enfrentará a
posibles inmovilizaciones de
inventario, acrecentándose las
incidencias por obsolescencias,
vencimientos o falta de liquidez.
Gestión sin indicadores.
Estas herramientas nos permitirán
concentrar nuestros esfuerzos en
los errores previamente
identificados.