TEMA 4.

APROVISIONAMIENTO Y PROVEEDORES
1. APROVISIONAMIENTO
Aprovisionar es el conjunto de operaciones orientadas a la adquisición de los materiales necesarios para la actividad de la empresa, así como
su almacenaje, a la espera de que arranque el proceso de producción o comercialización. El objetivo es suministrar al departamento de
producción los bienes adecuados y al departamento de ventas los productos finales que comercializará.
La garantía de que la empresa dispondrá de todo aquello que necesite ha de ser permanente en el tiempo, el proceso de aprovisionamiento
es continuo y las operaciones de aprovisionamiento que se repiten se denominan reaprovisionamiento.
Para aprovisionar eficazmente, hay que tener en cuenta: objetivos estratégicos de la empresa, tiempo y espacio y el coste económico. Para
que el aprovisionamiento sea eficiente hay que dar respuesta a las siguientes preguntas:
• ¿Qué comprar?: Cantidad y Calidad de productos.
• ¿Cuándo comprar?: Periodicidad, almacenaje.
• ¿A quién comprar?: Seleccionar proveedores.
• ¿Cómo comprar?: Proceso de compras y forma de pago.
Podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son
entregados los productos vendidos a los clientes. En el caso de una empresa comercial el ciclo de aprovisionamiento implica menos
movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir, una actividad de compraventa sin ninguna
transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.

Objetivos del aprovisionamiento.

- Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para la actividad empresarial.
- Invertir en existencias.
- Reducir las pérdidas en existencias.
- Mantener unas normas de calidad adecuadas.
- Normalizar procesos de compras.
- Buscar, mantener y gestionar proveedores.
- Gestionar un plan de transporte.
- Comprar al precio más bajo posible.
El plan de aprovisionamiento
Es un documento escrito de trabajo para un periodo concreto, cuyo objetivo final es la elaboración e implementación del programa de
compras que responda a las necesidades de la empresa. El contenido del plan de aprovisionamiento puede ser:
I) ANALISIS PREVIO
a) Estimación de los objetivos estratégicos de la empresa.
b) Valoración del plan anterior.
c) Estudio del resto de planes de la empresa para ver las necesidades.
II) REDACCIÓN DEL PLAN
a) Establecer objetivos operativos a corto plazo.
b) Enumeración de estrategias para determinar los sistemas de aprovisionamiento, criterios de almacenaje y la gestión de stocks.
III) PUESTA EN MARCHA
a) Desarrollo del proceso de compra.
b) Aplicación de modelos apropiados para gestionar stocks.
c) Utilizar tecnologías de la información y comunicación.
IV)VALORACIÓN Y CONTROL
a) Verificación del proceso.
b) Aplicar estándares de calidad.
c) Valoración económica de resultados.
Clasificación de las compras.
• Rutinarias: adquisiciones para atender el “día a día”, suelen ser cantidades pequeñas en las que el comprador gestiona el
aprovisionamiento y el control de existencias.
• Especiales: son adquisiciones que no se realizan para transformar o artículos para la venta, sino que son bienes de uso (maquinaria,
vehículos, mobiliario). La inversión es grande y la decisión de compra se consulta con los usuarios del bien.
• Anticipadas: son adquisiciones que se realizan antes de que tengamos necesidad. Si conocemos qué y cuándo adquirir en el futuro, puede
ser una estrategia empresarial.
• Estacionales: son adquisiciones de productos de temporada. En ocasiones se convierten en anticipadas ya que los fabricantes conceden
precios especiales o descuentos para evitar costes de almacenaje.
• De oportunidad: Se producen cuando los fabricantes están saturados de mercancías, necesitan dinero o tiene artículos de fin de
temporada.
• De urgencia: Imprevistos, falta de existencias. Suele ser pequeño volumen y no se suelen obtener descuentos.
Necesidades de aprovisionamiento Se calculan con la previsión de la demanda futura. El objetivo es determinar la posible cantidad de
producto demandado en el futuro. Para ello se utilizan distintos métodos, nosotros utilizaremos el de:
Medias Móviles: Se trata de hacer un pronóstico utilizando información histórica. Implica simplemente calcular la demanda promedio para
los n (número de observaciones que se toman en consideración) periodos más recientes con el fin de utilizarla como pronostico del periodo
siguiente. En este método se toman todos los valores de la serie cronológica de tantos en tantos (ej, de 3 en 3).
Con el resultado de las medias aritméticas obtenidas con los valores, se hace una nueva media aritmética y es la demanda futura.
 El cálculo de las medias móviles indica la tendencia que ha seguido la serie
de datos a lo largo del tiempo de forma que el resultado responde a la
tendencia de toda la serie de datos.

Ej: En una empresa se vende un determinado producto. Se desea saber la demanda

futura del mes de julio, para ello se sigue la técnica de medias móviles de amplitud 4,
sabiendo que los datos son:

2. BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
Previamente al inicio de la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se desean adquirir, de qué
calidad y en qué cantidad, para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características.
Toda empresa debe buscar al proveedor adecuado antes de realizar la compra.
El proceso de búsqueda se inicia recopilando información sobre aquellos proveedores que suministran el producto, bien o servicio, que la
empresa necesita adquirir. Una vez localizados seleccionaremos un número adecuado de los mismos para solicitarles información sobre
condiciones económicas, técnicas, servicio posventa… y llevar a cabo la evaluación y selección final del proveedor al que se le comprará la
mercancía.
¿Cuándo buscar proveedores?:
1. Al iniciar la actividad.
2. Al comprar un producto la primera vez.
3. Cuando queremos aumentar la cartera de proveedores para incrementar nuestro poder de negociación.
Las empresas suelen repartir los pedidos entre varios proveedores, para garantizar el suministro; de esta forma se puede evitar el
desabastecimiento y el perjuicio económico que supone para el proceso productivo.
El inconveniente que presenta repartir los pedidos es que los rappels son menores.
Debemos tener un fichero de proveedores potenciales en el que consten las características de cada uno de ellos, para obtener rápidamente
los datos de los suministradores para solicitar presupuesto, información o enviar los pedidos. También debemos tener una ficha de producto,
que utilizaremos para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas.
Técnicas de búsqueda
Pueden ser online u offline, estos dos métodos no son alternativos, sino complementarios.
Online: utilizando buscadores en Internet a través de la descripción del producto. Internet nos posibilita encontrar proveedores a nivel
mundial.
Offline: Prensa, radio, TV, Publicaciones Especializadas, empresas especializadas…
3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden dar diversas situaciones:
• La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.
• La empresa tiene unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos. Buscamos otros
proveedores con mejores ofertas o condiciones.
• Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de
mejorar la gestión comercial.
Las nuevas tendencias en selección de proveedores apuntan hacia:
• Una reducción drástica en el número de proveedores que suministran a la empresa. Preferimos pocos proveedores pero que nos den mejor
suministro.
• El establecimiento de unas relaciones a largo plazo. No cambiar frecuentemente a los proveedores
• La evaluación de los proveedores teniendo en cuenta el coste total, más que el precio del producto. No solamente hay que tener en cuenta
el precio, sino también los gastos y posibles descuentos.

3.1. Modelos de selección de proveedores

Se basa en el cálculo de la media ponderada de 17 atributos que tendrían importancia distinta dependiendo del producto:
1. La reputación general del proveedor.
2. Condiciones financieras.
3. Flexibilidad del suministrador para adaptarse a las necesidades de la empresa.
4. Experiencia con el suministrador en situaciones análogas.
5. Servicio técnico ofrecido.
6. Confianza con el vendedor.
7. Comodidad en el suministro del pedido.
8. Datos sobre la adecuación del pedido.
9. El precio.
10. Especificaciones técnicas.
11. Facilidades de uso del producto.
12. Preferencias del usuario principal del producto.
13. Formación ofrecida por el suministrador.
14. Tiempo de formación requerida.
15. Confianza en la fecha de entrega prometida
16. Facilidad del mantenimiento.
17. Servicio Posventa.
Modelo de valoración de las experiencias adquiridas.
La empresa realiza la valoración más exacta a través de las experiencias acumuladas y tendrá en cuenta el grado de cumplimiento de los
proveedores:
1. Rapidez del suministro.
2. Devoluciones de la empresa que devolverá la mercancía cuando ésta no reúna las condiciones acordadas con el proveedor respecto a
calidad, cantidad, plazo de entrega.
3. Mercancía deteriorada.
4. Pedidos no servidos.

3.2. Criterios de selección de proveedores

Los criterios que se suelen tener en cuenta, por orden de importancia, son:
 Precio, teniendo en cuenta la calidad. Hay que tener en cuenta que dentro del precio también van incluidos una serie de gastos:
transporte, embalajes, palet, envases, seguros... Se incluirán dentro del coste de adquisición si el cliente ha de pagarlos. No
obstante, muchos de estos conceptos son susceptibles de devolución, cuando se retornan, conllevan la devolución de su importe
por el proveedor al cliente. También más coste gastos de instalación y montaje de ciertas maquinas, lo normal es que estén
incluidas en el precio, pero puede que no sea así.

Ejemplo: realizar la ficha de coste nº 234, calculando el precio de coste total y unitario para la empresa
RUTILANTE, S.A. que desea adquirir los siguientes artículos: 200 trajes de caballero negros “Amadeo
Lomba” a 650 € c.u., IVA 21%, transporte 300 € y el seguro 60 €.

 Descuentos. “Descuento por cantidad”: Cuando un comprador adquiere una cantidad superior a la normal “Rappels”. Es decir, a
medida que aumenta la cantidad comprada, el precio disminuye.
- Descuentos por pronto pago: Se suele conceder cuando el comprador paga al contado o en breve plazo (en términos comerciales se
considera contado el pago efectuado hasta 90 días).
- Descuento Comercial: Son ofrecidos por el fabricante a miembros del canal de distribución que lleven a cabo determinadas funciones, tales
como venta, almacenamiento y mantenimiento de la mercancía.
- Descuento Estacional: Reducción del precio a compradores que adquieren los productos fuera de temporada.
- Descuentos Diferidos: Con frecuencia se ofrece a los consumidores la posibilidad de obtener descuentos a través del envío de cupones o de
vales de descuento, con objeto de estimular las ventas dentro de un determinado periodo de tiempo.
- Bonificaciones: El comprador entrega un producto viejo por el que recibe una bonificación y compra otro producto nuevo.

· Calidad del producto. Es el factor más importante en las empresas de transformación y producción. La calidad es el conjunto de propiedades
particulares de un material o producto. El departamento de compras debe fijar con claridad las características del producto.
· El plazo de entrega, tiempo que transcurre desde que se solicitan los materiales hasta que se reciben en el almacén del comprador. Este
debe ser el adecuado para que estén disponibles cuando se necesiten, minimizando costes asociados a su almacenamiento.
· El plazo de pago. Periodo que media desde que se realiza el pedido hasta que éste debe hacerse efectivo al proveedor. Pueden ser: al
contado y Aplazado (letras, recibos domiciliados, pagarés).
· Calidad del servicio. Asistencia técnica, servicio postventa. Muy importante en maquinaria, equipos industriales y de oficina, etc.
· Plazos de entrega. En muchos casos es importante que la entrega sea rápida, ya que se precisan menos materias primas paradas en
almacén.
· Otros criterios: prestigio de la marca y el producto.
En función de la operación que se realice, todos los criterios de selección no tienen la misma importancia de forma que es necesario priorizar
unos sobre otros mediante algún tipo de medida.

Métodos para el cálculo del presupuesto

El presupuesto enviado por el proveedor generalmente no indica el precio unitario por artículo, pero refleja el importe total de los gastos y,
para comparar las ofertas de varios proveedores, debemos conocer el coste unitario.
Para conocer el coste unitario hay que repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes…. Entre los distintos artículos. Para ello se
utilizan 3 métodos:
• Simplificado: Se divide el importe de los gastos por el número de unidades. Este método solo se puede utilizar en el caso de que la oferta se
incluye un solo artículo o varios si son similares en cuanto a peso y volumen.
Ej: El Figón de Ismael de Sepúlveda, ha comprado latas de Cerveza Mahou 5 estrellas, Coca-Cola y Fanta de Naranja en pack de 24 latas. Las condiciones
han sido las siguientes:

• Prorrateo de Gastos Comunes: Consiste en repartir proporcionalmente los gastos entre los distintos artículos utilizando normas especiales
para imputar cada tipo de gasto y repartos proporcionales mediante una regla de tres directa.
Ejemplo: Recibimos de un proveedor la siguiente información:

4.3.3 Criterios de valoración

Consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre las variables que la empresa considere en función de la importancia que tenga
cada uno de ellos.
Para ello, antes de proceder a evaluar los factores de selección se establece el baremo o
criterio de puntuación, según el peso específico que sobre el total representa cada una de las
variables consideradas.

Ej: TRIPRI, S.L., ha solicitado a varios fabricantes presupuesto y muestras para comprar 100 Unidades del
artículo “Perezoso”. Para la empresa los factores principales son el precio, la calidad y el servicio rápido. La
información más importante que se ha
extraído de las ofertas preseleccionadas es la
siguiente:

4.4 NEGOCIACION CON

PROVEEDORES
La negociación es el arte de lograr
ventajas mutuas entre comprador y
vendedor sin crear hostilidad. En la negociación dos o más partes reconocen divergencias en sus intereses, y deciden intentar un acuerdo a
través de la comunicación.
Un análisis DAFO de los proveedores resultara muy útil para abordar un proceso de negociación.
Una vez seleccionados los posibles proveedores, se deben negociar con los proveedores una serie de condiciones:

4.4.1 Tipos de estrategias

La estrategia indicará la pauta que se desarrollará a lo largo del proceso.
• Ganar/Ganar: El objetivo es conseguir un beneficio equilibrado por ambas partes. En la negociación hay un clima de confianza.
• Ganar/Perder: El objetivo es la máxima ganancia por una de las partes, sin tener en cuenta las pérdidas de la otra parte. En la negociación
hay ambiente de confrontación.
• Perder/Ganar: Se comienza con una negociación haciendo concesiones o renunciando a beneficios, pero el objetivo final será ganar.
• Perder/Perder: En este caso, ninguna de las partes cede, llegando incluso a preferir la pérdida propia y ajena antes que la ganancia ajena.

4.4.2 Proceso de negociación

Van desde las posiciones iniciales al acuerdo.
1. Preparación: Se establecen y clasifican objetivos (se tienen que conseguir, se pueden conseguir y nos gustaría conseguir).
2. Discusión: Reconocido el conflicto por las partes, se intercambian opiniones y se produce el primer intento de acercamiento.
3. Señales: Interpretar mensajes verbales o gestuales.
4. Propuestas: Pueden ir variando a lo largo de la negociación, se deben exponer alternativas, aportar soluciones a las controversias.
5. Paquete: Son las respuestas a las proposiciones de la otra parte. Se deben incluir concesiones.
6. Bloqueo: Es bastante habitual que en la negociación nos encontremos en dificultad de acuerdo. En el primer caso para desbloquear hay
que acercar a las partes y reconsiderar objetivos iniciales. En el segundo caso hay que buscar puntos de acuerdo y profundizar en ellos para
resolver los desacuerdos, también tomarse un tiempo para reconsiderar estrategias o estilos de negociación.
7. Concesiones mutuas: Las concesiones deben ser condicionadas, nunca gratuitas. Hay que conceder para obtener otra cosa.
8. Cierre: Dependerá de los objetivos establecidos. Una vez conseguidos los acuerdos dentro del límite razonable. Hay que cerrar, más
concesiones pueden llegar a ruptura. La negociación puede finalizar con ruptura, es una posibilidad que no hay que desechar.
9. Acuerdo: Plasmar por escrito los puntos del acuerdo.
4.5 ANALISIS DAFO
Definir los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa. Considerando como:
• Debilidades las características internas de la empresa que puedan constituir barreras para la consecución de objetivos. Es la situación en la
que se encuentra la empresa cuando está en desventaja respecto de la competencia en algún aspecto del negocio.
• Amenazas las situaciones que se puedan presentar en la empresa y que puedan perjudicar negativamente en la consecución de los
objetivos que se fijen. Es decir, la posibilidad de que se presenten situaciones desfavorables para la empresa.
• Fortaleza las características internas de la empresa que faciliten y ayuden para la consecución de los fines u objetivos. Es la situación en la
que se encuentra la empresa cuando presenta ventajas respecto a la competencia en algún aspecto.
• Oportunidades las situaciones que se presentan en el entorno de la empresa y que pueden ayudar para la consecución de los objetivos
fijados. Permitiendo a la empresa alcanzar una posición que le permita conseguir una ventaja competitiva.

Una vez realizado el análisis con debilidades y/o amenazas, aquellas que se logren solucionar se transformaran en puntos fuertes u
oportunidades.

4.6 EL CONTRATO DE COMPRAVENTA

Aquel contrato por el que no de los contratantes se obliga a entregar
una cosa determinada y el otro a pagar por ello un precio cierto en
dinero o signo que lo represente. Nuestras leyes diferencian 2 tipos de
contrato de compraventa: civil y mercantil. Diferencias:
 OBLIGACIONES DE LAS PARTES

CLAUSULAS.
Son cada una de las disposiciones o condiciones de un contrato. La
cláusula de salvaguardia o de escape, tiene por objeto prever
circunstancias extraordinarias que permitan la suspensión de los
términos iniciales previstos en el contrato.

EXTINCIÓN
1. Cumplimiento: realización de las prestaciones acordadas por los
contratantes.
2. Resolución unilateral: Cuando una de las partes no cumple sus
obligaciones, la otra puede resolver el contrato.
3. Rescisión: Una de las partes puede pedir la extinción del contrato
cuando sufra una lesión en sus intereses con la devolución de las
mercancías u objetos materiales del contrato.
4. Novación: Reemplazar un contrato por otro sustituyendo una obligación por otra que extingue o modifica la anterior.
5. Compensación: Cuando los contratantes son a la vez deudores y acreedores, la deuda se extingue en la cantidad concurrente.
6. Condonación: Supone el perdón de la deuda.