GESTIÓN LOGISTICA Y COMERCIAL

UNIDAD 2: EL APROVISIONAMIENTO Y SUS COSTES

1. EL APROVISIONAMIENTO EN LA EMPRESA

El área comercial de la empresa es la encargada de ponerla en contacto con el exterior

y de gestionar todas sus relaciones.

Dentro de esta área están comprendidas la función de aprovisionamiento y la de venta.

Definimos el aprovisionamiento como el conjunto de operaciones que tienen como

misión buscar y adquirir stock necesarios y precisos, en la cantidad y tiempo oportuno.

Por ejemplo: En la adquisición de stocks en cantidad y tiempo oportunos. ¿A qué

momento oportuno nos estamos refiriendo?

 Empresa industrial, que se dedica a la fabricación y venta de productos, dichos

stock se deben adquirir en cantidad y tiempo oportunos para poder cumplir con
la función técnica o de producción de la empresa.
 Empresa comercial, se deben adquirir las mercaderías en cantidad y tiempo
oportunos para poder cumplir el plan de ventas.

Para cumplir con dicho objetivo, la gestión de aprovisionamiento se desgrana en una

serie de tareas que permiten a la empresa alcanzarlo de manera eficaz y eficiente. Así,
la gestión de aprovisionamiento comprenderá las siguientes tareas:
 Operaciones anteriores a la compra, tales como sondeos de mercado,
previsiones de necesidades, selección de proveedores, determinación de
modalidades de compra, etc.
 La compra como acto jurídico a través del cual se adquiere la propiedad o el
disfrute de un bien o servicio a cambio del pago de un precio determinado.
 Operaciones posteriores a la compra, tales como recepción de materiales,
aceptación y conformidad de la documentación relacionada con la operación de
compraventa, reclamaciones, gestión de almacenes y todo lo que comporta eso
que se denomina gestión de stocks y que se estudiará en las unidades sucesivas.
S

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El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde que se detecta la

necesidad de materias primas o productos terminados hasta el momento en que el producto final
es vendido y entregado al cliente.

FASES DEL APROVISIONAMIENTO

Operaciones internas Operaciones externas
 Analizar necesidades.  Analizar ofertas.
 Recepcionar requisiciones.  Llevar a cabo un seguimiento de
 Seleccionar proveedores. las ofertas.
 Realizar, recibir y verificar  Realizar los pagos acordados.
pedidos.
 Recepcionar y comprobar la
compra.

Fases del ciclo del aprovisionamiento:

- Análisis de necesidades:

Antes de comenzar la búsqueda y selección de proveedores se ha de tener muy claro

cuáles son los productos que es necesario adquirir. Debe de conocerse la calidad y la
cantidad, ya que es la forma de poder comparar ofertas y llevar a cabo una selección de
productos objetiva y adecuada.

Siempre se deben conocer las respuestas a las preguntas qué, cuánto y cuándo pedir,
siempre en función de los procesos productivos y/o de los planes de ventas.

Las preguntas que se realizan para ver las necesidades de aprovisionamiento:

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- Requisición o nota interna de pedido:

Es el documento interno mediante el cual un departamento se pone en contacto con el

departamento de aprovisionamiento para solicitar que adquiera la mercancía.

Para pequeñas compras o compras de bajo coste de necesidad urgente, los

departamentos cuenten con un pequeño presupuesto y capacidad suficiente para
realiza dichas compras.

Las compras de importancia se deben gestionar a través del departamento o área de

aprovisionamiento.

- Selección de nuevos proveedores y análisis de ofertas:

Lo más habitual es comprar a aquellos proveedores a los que la empresa ya ha adquirido

anteriormente productos. En ocasiones por ejemplo la fabricación de un nuevo
producto, las empresas pueden verse en la necesidad de buscar proveedores en el
mercado.

El análisis de las ofertas de los productos, habituales o bien recién llegados a la empresa,
es importantísimo para una buena política de compras.

- Control de pedido.

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Seleccionado el proveedor se le realiza el pedido, hay que llevar un control o

seguimiento del mismo. Para mejorar el control de los pedidos se emplean ficheros
informatizados o programas de gestión comercial.

- Recepción de la mercancía:

Cuando la mercancía se recibe tiene que ser evaluada por una serie de controles y
auditorías.

2. TIPOS DE APROVISIONAMIENTOS

Para poder afrontar las dificultades comentadas, las empresas pueden recurrir a
tres modalidades de aprovisionamiento en función del tipo de producto.

•El aprovisionamiento se realiza en el mismo momento en

el que se necesita el producto, ya que su falta no pone en
Puntual riesgo el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, el
material de oficina, los productos de limpieza, etc.

•El aprovisionamiento se lleva a cabo en función de un

acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y
Pactado en la cantidad de mercancía para equilibrar los criterios
técnico, económico y espacial.

•El aprovisionamiento se anticipa a posibles retrasos en las

De seguridad entregas de mercancía por parte de los proveedores
mediante la generación de un stock de seguridad.

3. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA GESTIÓN DE

APROVISIONAMIENTO

La adecuada gestión del aprovisionamiento repercute en una serie de ventajas para la

empresa.

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Económicas •Reducir los costes trabajando con proveedores más

Una buena gestión de aprovisionamiento permitirá a la económicos.
emrpsa tomar decisiones que revierten en una serie de •Aumentar el beneficio manteniendo los precios.
ventajas competivias en los siguientes aspcetos •Maximizando los recursos propios.

Técnicas
•Evitando la rotura de stock.
La organización eficiente del aprovisionamiento •Optimizando el espacio.
permitirá a la empresa maximizar sus recursos de la •Maximizando los recursos propios
siguiente manera:

Relacionales •Una información fluida sobre el estado de los

La buena realación con los proveedores proporciona pedidos, las nuevas mercancías y la resolución de
problemas.
una actividad comercial satisfactoria para ambas •Un mejor abastecimiento.
partes, que redunda en:

Una gestión inadecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de inconvenientes que
afectan a todos los agentes implicados:

Se puede llegar a producir un desabastecimiento de materiales en el proceso productivo

o de productos terminados, lo que incapacita a la empresa para hacer frente a la
demanda de los clientes. Los costes derivados de una demanda insatisfecha son:

• Costes laborales. Al no disponer de materias primas, el proceso productivo debe

ser interrumpido, sin embargo, se mantienen los salarios y el pago de las cuotas
a la Seguridad Social.
• Costes de rotura. El cliente desea comprar un producto del que no hay
existencias, esto ocasiona una pérdida de confianza, una posible pérdida del
cliente, mala reputación, etc.
• Es necesario volver a optimizar los costes de almacenamiento tanto para los
proveedores como para las empresas.
• La empresa deberá pagar un precio superior por los mismos materiales o
productos al tener que recurrir a proveedores menos habituales y con peores
condiciones comerciales, lo que repercutirá en el precio final que pagarán los
clientes (será más elevado).
• La información del inventario resultará imprecisa, lo que origina diferencias
entre la información del almacén y el programa de aprovisionamiento.

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4. LOS COSTES DEL APROVISIONAMIENTO

Gastos: desembolso que realiza la empresa para la adquisición de bienes y servicios de cara a
fabricar o vender sus productos, o viene para prestar un servicio.

Coste: valoración monetaria de los recursos empleados para conseguir un objetivo.

Los costes de aprovisionamiento en una empresa, que son los que se originan del mismo
proceso de adquirir mercancías, son múltiples y diversos.

Se pueden concretar en tres grandes áreas:

Coste de compras
• Coste del pedido
• Coste de emisión de
pedido.
Costes de ruptura de
Coste de almacenaje
stocks
• Costes financieros. • Costes de inactividad
• Costes de servicios.
• Costes de almacén.
• Costes de riesgo.

a) Los costes de la compra

Es el coste total que se origina cada vez que la empresa efectúa un pedido.

Esta formado:

- Coste de pedido (coste variable). Es el precio de comprar la mercancía.

Coste de pedido = Precio del producto + Gastos accesorios + Impuestos que graven la
operación no recuperable de la Hacienda Pública (el IVA no).

Tipos de descuentos
Descuento comercial Se conceden en función del cliente
Rappels Se conceden por volumen de compras
Descuento por pronto pago Se conceden por pagar pronto o antes del plazo pactado.

Otras formas de minoración del precio del precio del producto como descuentos por temporada,
descuentos de promoción, los famosos 3*2 o unidades bonificadas.

Los gastos accesorios son todos aquellos a los que el cliente ha de hacer frente para disponer de
los productos en su almacén: portes, embalajes, palés, seguros, etc.

- Coste de emisión del pedido (coste fijo). Es aquel que se origina cada vez que se
emite un pedido. Son costes administrativos y operativos (gastos telefónicos,
impresos, desplazamientos, personal administrativo, etc.

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Si multiplicamos el número de pedidos que se realizan durante un periodo de tiempo

determinado, por el coste unitario de emitir un pedido, se obtiene el coste de emisión de
pedidos para el tiempo considerado.

Coste total emisión pedido= (D/Q)*E

b) Los costes de almacenaje

Los costes de almacenamiento o posesión son los costes que tiene la empresa por el hecho de
disponer de existencias en el almacén.

- Costes de capital o financiero. Los recursos empleados en la adquisición de la

mercancía almacenada podrían ser utilizados en actividades de mayor rentabilidad
para la empresa.; tienen un coste financiero. También se le denomina Coste de
oportunidad de capital.
- Costes de servicios. El coste del seguro que cubre las mercancías depositadas en el
almacén.
- Costes de almacén. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el
almacén (luz, agua, teléfono, vigilancia).
- Costes de riesgo. Como el coste por obsolescencia, que es que se asumen por tener
en el almacén mercancía que no tiene salida, debido a los cambios en modas, gustos,
tecnológicos…, y los costes por daños y desperfectos generados por deterioros,
pérdidas, caducidad, etc., que sufren las mercancías al mantenerlas durante un
determinado tiempo en el almacén.

El coste de capital o financiero de almacenaje se expresa como un porcentaje anual del valor
del artículo:
𝑸 Q/2: Stock medio en el almacén durante el periodo
( + 𝑺𝒔) ∗ 𝑷 ∗ 𝒊 considerado.
𝟐
Ss: Stoc de seguridad
P: Precio unitario de la mercancía
i: Porcentaje o tasa anual de interés del capital financiado

El resto de costes de almacenaje: de servicios, de almacén y de riesgo, se agrupan en costes de

mantenimiento.

𝑸
( 𝟐 + 𝑺𝒔) ∗ 𝑨

A= Coste unitario anual de almacenaje calculado por la empresa.

Los costes de almacenaje:

𝑄 𝑄
(( + 𝑆𝑠) ∗ 𝑃 ∗ 𝑖) + (( + 𝑆𝑠) ∗ 𝐴)
2 2

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Sacando factor común:

𝑸
( + 𝑺𝒔) ∗ (𝑨 + 𝑷 ∗ 𝒊)
𝟐

c) Los costes por ruptura de stocks

La escasez o falta de materiales puede ser motivo de una parada o un cambio en el programa
de producción, o de pérdida de un cliente.

Se denomina coste de ruptura de stocks al coste que provoca el no tener stock de un producto.

Es un coste difícil de cuantificar y determinar.

Si la ruptura se produce en el almacén de productos terminados, la empresa se enfrenta a la

imposibilidad temporal de satisfacer las demandas de sus clientes, lo cual provoca siempre una
pérdida de imagen y a veces una pérdida de ventas.

Si la ruptura se produce en el inventario de materias primas o en productos semiterminados,

provoca una parada total o parcial del proceso de producción, Coste de inactividad.

La ruptura es tanto mayor cuanto menor es el tamaño del inventario.

Los costes totales del aprovisionamiento:

Suma los distintos costes:
CTA= Coste de la compra + Coste de almacenaje + Coste de ruptura de stocks

CTA= (P*D) + (D/QP *E) + ((A+P*i)* (Q/2+Ss))+ CR

P= Precio o coste unitario del pedido

D= Demanda del producto anual o del periodo considerado
Qp= Cantidad del producto solicitada en cada pedido
E= Coste unitario de emisión del pedido
CR= Coste de ruptura de stocks.

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