Tema 10.

Proceso de compras en empresas industriales, comerciales y de

servicios.
Introducción

En toda organización, es recomendable que se realiza continuamente una evaluación, selección y mejora
continua de los proveedores., ya que el procedimiento de compras tanto para las empresas industriales,
comerciales y de servicios, es el primer paso dentro del proceso comercial de una empresa y si este no es el
adecuado difícilmente los procesos de ventas, marketing y distribución serán efectivos.

1. Proceso de compras en empresas industriales, comerciales y de servicios

Las organizaciones, según actividad se pueden clasificar en tres tipos de empresas: industriales, comerciales
y de servicios.

- Las empresas industriales son aquellas que se basan la extracción y/o transformación de materias primas,
y podemos dividirlas en extractivas y manufactureras. Las extractivas se dedican a la explotación de los
recursos naturales; sin embargo, las manufactureras se dedican a la transformación de los recursos naturales
en productos terminados.

- Las empresas comerciales son aquellas que se utilizan como intermediarios entre productores y
consumidores, dedicándose a la distribución de productos; a través de mayoristas, minoristas y
comisionistas.

- Las empresas de servicio son aquellas que venden algún servicio a la comunidad, entre los que destacamos
el Transporte, Turismo, Servicios Financieros, Servicios Públicos, Servicios Administrativos Privados,
Educación, Finanzas, Salud...

El aprovisionamiento de productos, que se lleva a cabo con la planificación de las compras, es una de las
principales funciones del proceso de compra. Dependiendo del tipo de empresa, el aprovisionamiento
conlleva una función diferente; en las empresas comerciales se trata de un aprovisionamiento de productos
para la reventa, en las empresas industriales aprovisionamiento para la producción, y en las empresas de
servicios aprovisionamiento para el funcionamiento.

La planificación de las compras está directamente relacionada con las necesidades de los clientes y la
demanda previa de los productos que componen la oferta comercial de la empresa. Es muy importante que
no se lleve a cabo una excesiva adquisición de productos que no se puedan revender en un plazo razonable
de tiempo, ya que podría provocar pérdidas a la empresa o falta de productos para satisfacer la demanda, lo
cual llevaría a perder clientes y, por lo tanto, ingresos.

El proceso de compra debe realizarse de forma coherente y sistemática. Se inicia con la identificación de
las necesidades por parte de la empresa y su comparación con los recursos de los que dispone para hacer
frente a estas necesidades, y finaliza comprobando que todo el proceso se ha desarrollado en la forma
adecuada.

2. Políticas de compras: Parámetros de decisión

Si nos encontramos ante una empresa coyuntural u oportunista, cuyo objetivo es el de sacar el máximo
beneficio de una acción concreta, la política de compras se centrará en alcanzar el precio más económico. Si
la empresa tiene una política de futuro o de continuidad, no se centra en conseguir el precio más
económico; ya que podría tener graves repercusiones, ya que una empresa de este tipo se mide por acciones
estratégicas y períodos de tiempo largos.

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- Política de Continuidad: dado que la política de la empresa es la continuidad, trabaja con proveedores
que ofrecen colaboración y continuidad; es decir, una relación contractual a largo plazo. No se busca el
beneficio puntual.

Esto conlleva una serie de consecuencias, debido a que el departamento de compras está razonablemente
satisfecho de la gestión de aprovisionamiento actual. Los cambios de proveedor sin que medie un cambio de
material o alguna circunstancia extraordinaria son muy raros.

Política Coyuntural: dado que el objetivo de la empresa es el mayor beneficio, el departamento de compras
procura siempre minimizar el coste integral de aprovisionamiento. Si se encuentra una situación de
aprovisionamiento más económica, se modifica rápidamente el aprovisionamiento a esta nueva situación.

Esto conlleva una serie de consecuencias, debido a que el el departamento de compras está cuestionándose
la gestión de aprovisionamiento actual. Los cambios de proveedores son muy frecuentes.

En definitiva, la política de continuidad genera la posibilidad de obtener colaboración con proveedores y de

establecer estrategias a medio y largo plazo. Y la política de oportunidad genera la posibilidad de mejorar en
un plazo inmediato la gestión de compras, minimizando continuamente el coste integral de
aprovisionamiento y de realizar investigación de mercado

3. Costes de aprovisionamiento

Los costes de aprovisionamiento deben ser minimizados en la medida de lo posible, dentro del departamento
de compras.

Desde que se recibe el pedido por parte de algún departamento de la empresa, hasta que el material o servicio
está a su disposición, éste irá acumulando gastos y costes directa o indirectamente imputables o asignables,
que adecuadamente repartidos significará el coste de aprovisionamiento unitario.

Entre los principales costes de aprovisionamiento encontramos:

- El Precio, que se define como el valor monetario de pago por cada unidad de producto. Se debe tratar de
buscar un buen precio, para no deteriorar al resto de componentes.

- Coste de pedido: incluye las actividades necesarias para su emisión y recepción.

- Coste administrativo del departamento: para emitir los pedidos a lo largo del periodo de cálculo
establecido en la empresa, hacen falta unos recursos materiales y humanos, estos derivan en gastos en
función del número de pedidos al año y el resto de actividades del departamento.

- Coste de transporte: cada cantidad recibida se ve afectada por el coste de colocarla en nuestras
instalaciones. Este coste pude ser asumido por el vendedor o comprador, según lo pactado entre las partes.

- Coste de recepción, generado por la ser comprobación de la recepción del pedido, tanto en calidad como
cantidad

- Coste de almacenamiento, es aquel derivado de cuantificar y controlar las existencias en el almacén. Se

incluyen el Coste de almacén, que deriva de los gastos y operaciones del almacén, hasta su entrega al
solicitante y el Coste financiero del inmovilizado, utilizado para mantener el capital de la empresa-

- Otros costes, como el coste de ruptura sobre costes de emisiones o pedidos urgentes, que se deben
considerar en la toma de decisiones.

4. Etapas del proceso de compras

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a) Determinación de las necesidades: el departamento usuario (departamento donde se determina la
necesidad) remite al departamento de compras el documento de Requisición de compra.

b) Selección de fuentes de suministro: el departamento de compras recibe el documento de requisición de

compra y empieza a ejecutarse el protocolo. Este protocolo que tiene diversas partes:

 Identificación de proveedores potenciales. El departamento de compras a través de su “área

comercial y de investigación de mercado” comienza a buscar qué posibles proveedores pueden
potencialmente servir el producto a comprar. Este proceso evidentemente comienza con la búsqueda
de esos recursos dentro de la propia organización; a continuación se buscaría entre los proveedores-
socios que pudieran estar en la estructura de la organización; sino se buscaría en el conjunto de
proveedores que ya hubieran trabajado con la organización; y finalmente se buscaría un nuevo
proveedor dentro del mercado que pudiera surtir los materiales.

 El departamento de compras junto con el departamento usuario preparará la oferta de compra que
se remitirá a los proveedores seleccionados.

 Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados, se debe esperar un tiempo
para la contestación a esta oferta.

 Las ofertas recibidas serán analizadas por un Comité de decisión que contará con la ayuda para la
toma de decisión final de un Análisis comercial, realizado por el departamento de compras, y de un
Análisis técnico realizado por el departamento usuario.

 El comité de decisión elige el proveedor más adecuado y el departamento de compras comienza la

negociación con este proveedor para cerrar un acuerdo de compra-venta o pedido. Debe estar
controlado por el departamento legal de la empresa, o por el asesor legal.

c) Emisión y seguimiento de pedido u orden de compra: el departamento de compras, emite el pedido al

proveedor, al departamento usuario, a recepción de almacén, al departamento de control documental del
propio departamento de compras, y también a tesorería. El departamento de compras se dedicará a realizar el
seguimiento del pedido, y a velar por su cumplimiento

d) Recepción e inspección del pedido: el proveedor entrega el pedido y albarán en el lugar acordado por la
empresa compradora y en recepción del almacén envían dicho albarán al departamento de compras y éste a
su vez al área de gestión de facturas, y tras ser revisado convenientemente se envía a Tesorería para que
procedan a su abono. El proceso de compra no se podrá dar por finalizado hasta que el departamento usuario
no comunique su conformidad con el pedido recibido.

5. Petición de precios y ofertas

La preparación de la oferta es uno de losaspectos más críticos y que hay que cuidar con mayor detalle ya que
en la oferta deben de quedar claros todos los parámetros de la compra, y es el documento en el que deben
de basarse los proveedores para empezar a preparar su contra-oferta.

El modelo de documento de oferta también suele ser un documento diseñado por cada organización, aunque
suele tener casi siempre los mismos campos en casi todos los modelos de todas las organizaciones. Todos los
modelos de documentos de petición de oferta tendrán un bloque de datos técnicos y otro de datos
comerciales. La parte técnica contiene casi todos los datos del modelo de requisición de compra, y la
comercial se divide en:

 Condiciones generales de la oferta: persona responsable de emitir la oferta, número de copias en

papel de la oferta y fecha límite de recepción de ofertas de los proveedores.

 Condiciones económicas de la oferta:precio por unidad, impuestos incluidos, precios sujetos a

revisión, fórmulas de revisión e índices de referencia de precios, y condiciones de pago.
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  Condiciones de revisión, entrega y penalización del pedido: posibilidad de inspección del pedido
en fábrica, indicar medio de transporte preferido, asunción de cláusulas de penalización por retraso
en entrega, y asunción de cláusulas de rechazo por no conformidad técnica.

6. Selección de ofertas y proveedores

La selección de proveedores es un asunto que afecta a todas las empresas pero principalmente para Aquellas
que realicen inversiones considerables al montar su infraestructura (maquinaria, desarrollos informáticos a
medida, etc.) y las que efectúen importantes volúmenes de compras a sus proveedores.

La gestión de compras y stocks son una de las claves de éxito del negocio, ya que un importante volumen de
compras a proveedores supone un factor de riesgo, teniendo un impacto en los resultados.

Toda organización se debe plantear el objetivo de comprar con eficacia, consiguiendo un aprovisionamiento
óptimo para los costes generados. Además, este tipo de empresas debe modificar a sus proveedores con cierta
frecuencia. Para seleccionar a un proveedor es aconsejable en primer lugar conseguir un mínimo de tres
presupuestos para poder comparar. El contacto y la negociación con los distintos proveedores pueden ser
muy valiosos tanto como proceso de aprendizaje sobre el sector y la actividad.

Se deben valorar determinados aspectos:

- Aspectos técnicos, como Calidad del producto o servicio suministrado y grado de adecuación a nuestras
necesidades, Capacidad técnica del proveedor y su personal, Calidad acreditada (certificados ISO y
similares), Capacidad de adaptación, Flexibilidad y Plazos de entrega.

- Aspectos comerciales y económicos, como los Precios, Forma y plazos de pago, Servicio postventa y
Garantías.

- Aspectos empresariales: Estabilidad, Proximidad, Facilidad de entendimiento, Importancia como cliente

que tenemos para ellos y Referencias de terceros.

7. Formulación de pedidos

Ante la necesidad de adquirir un determinado bien, la organización debe solicitar diferentes ofertas a
distintos proveedores y, posteriormente seleccionar al proveedor que más se ajuste a las necesidades. Por
tanto, es el momento de formular un pedido.

Mediante la formulación del pedido, ambas partes adquieren una serie de responsabilidades. Un pedido
es una petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que éste suministre los bienes o servicios
solicitados. El pedido contiene una solicitud de compra efectuada al departamento de compras por el de
almacén o producción. A través de este documento se solicita el suministro de mercancías o servicios. El
departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de tramitar, controlar y gestionar los
pedidos hasta que éstos se reciban en el almacén.

Al formular un pedido, se debe indicar en él todas aquellas condiciones de compraventa que considere más
importantes, como: descuentos, formas de pago, lugar y fecha de entrega, precios, cantidades, calidad,
portes, seguros, embalajes, envases; así como las mercancías que desea comprar.

Algunos detalles, sobre todo en lo referente a las condiciones generales, pueden no ser necesarios en caso de
proveedores y géneros con los trabaje habitualmente. El pedido puede formalizarse de las siguientes
maneras:

 Por teléfono: para confirmar el pedido es conveniente enviar una carta o una comunicación escrita
tras la llamada.

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  Por carta/fax o correo electrónico: esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer
una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operación.

 Con una nota de pedido: se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios para
facilitar al máximo la compraventa.

 Mediante agente comercial o representante: el agente comercial cumplimenta el pedido, el cliente

firma el original y se queda con la copia (propuesta de pedido).

8. Control presupuestario en compras

El control presupuestario de las compras constituye una fase fundamental dentro del proceso de compra y
está orientado a:

 Comparar los datos reales con los objetivos fijados: los resultados obtenidos se tendrán que
comparar con los objetivos preestablecidos en el proceso de planificación, determinando las
desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.

 Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: cualquier desviación debe ser siempre
cuantificable, pudiendo ser positivas o negativas, analizando las causas y responsables de las
mismas.

 Adoptar las medidas correctoras oportunas: es necesario decidir las acciones correctoras que
consigan reducir las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los
objetivos establecidos.

 Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se produce una

retroalimentación del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.

9. Conclusiones

En el presente tema hemos visto que la planificación de las compras, sea cual sea la naturaleza de la
actividad de la empresa, está estrechamente relacionada con las necesidades de los clientes y la demanda

5
previa de los productos que componen la oferta comercial de la empresa. La política de compras sigue las
políticas y estrategias de la empresa donde se encuentra.

El coste de aprovisionamiento incluye: precio, coste de pedido, coste administrativo del departamento,
Coste de transporte, Coste de recepción , Coste de almacenamiento,

El proceso de compras tiene cuatro fases: determinación de las necesidades, selección de fuentes de
suministro, emisión y seguimiento de pedido y recepción e inspección del pedido.

Los documentos de petición de oferta tienen dos bloques bien diferenciados: uno de datos técnicos y otro de
datos comerciales. En la selección de las ofertas se tendrán en cuenta estos aspectos técnicos y comerciales,
y también lógicamente aspectos económicos y empresariales. Lo más frecuente es realizar el pedido
mediante un impreso, una carta o e-mail.

El control presupuestario de compras compara los objetivos de la empresa con los resultados obtenidos con
el fin de corregir las desviaciones.

10. Bibliografía

- GESTIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA, ANDER ERRASTI , 2012, Pirámide

- Logística integral. La gestión operativa de la empresa, Julio Juan Anaya Tejero, 2015, ESIC.

- Libro de texto Operaciones Administrativas de CompraVenta. Editorial Editex (2017)