Tema 3

EL APROVISIONAMIENTO

1. INTRODUCCIÓN
En toda empresa existen diferentes departamentos, que tienen asignadas distintas
funciones y competencias. Los más habituales son el departamento de administración,
el departamento de recursos humanos, el departamento de producción, el
departamento comercial, etc.

Dentro del departamento de producción se suele ubicar una unidad dedicada a las
compras, y dentro de esta, a su vez, adquirirá gran importancia la función de
aprovisionamiento.
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2. OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO

El aprovisionamiento es la actividad que abarca las siguientes tareas:
El aprovisionamiento abarca la
gestión de compras, el
almacenamiento de los
materiales y el mantenimiento
del stock
• Gestión de compras.
o Selección de proveedores.
o Negociación de precios y términos de compra.
• Almacenamiento de los materiales necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
• Mantenimiento de stock en las mejores condiciones de coste y operatividad.

Por tanto, debe perseguir los siguientes objetivos:

1. Minimizar el coste de la gestión de compras.

2. Contribuir a los objetivos comunes de la empresa.

3. Mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa.

4. Encontrar proveedores competentes y fiables.

5. Reducir los gastos por exceso de stock y los riesgos de rotura.

6. Gestionar los proveedores de forma que se reduzca el coste y se mejore la

calidad de los productos y servicios.

7. Controlar los plazos y condiciones de entrega.

3. LAS COMPRAS
A menudo se establece una unidad de compras independiente de la de
aprovisionamiento, aunque ambas estarán en continua comunicación.

Esta unidad recibirá las solicitudes de los materiales necesarios para la ejecución de
las instalaciones encomendadas a la empresa, buscará los proveedores más
adecuados y se encargará de todas las gestiones necesarias para que los materiales
tengan la calidad demandada, se entreguen en el plazo oportuno y con una relación
óptima entre calidad y precio.

Además, se encargará de cuestiones como los medios y facilidades de pago y las

condiciones de transporte.

En cierto modo, podríamos decir que el aprovisionamiento se encarga de la gestión y

decisión de cuándo, qué y cuánto material será necesario para la actividad de la
empresa y se lo indicará al departamento de compras, cuya misión es conseguirlo a
tiempo con las mejores condiciones posibles.

El sistema de gestión de la
calidad ISO 9001 incluye
procedimientos relacionados con
el proceso de compras
Los sistemas de gestión de la calidad IS0 9001 reconocen la importancia de las
compras dentro del servicio de la empresa, incluyendo procedimientos para ordenar
el proceso de compras, la información de las compras y la verificación de los
productos comprados.

2 | José Ignacio Vega Blanco

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4. GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO

La gestión del proceso de aprovisionamiento tiene un papel fundamental en los La gestión del proceso de
esfuerzos para reducir el coste de funcionamiento de la empresa, y, por tanto, es muy aprovisionamiento comienza con
importante identificar las distintas fases de este proceso: el análisis de necesidades y
finaliza con el pago de las
facturas
1. Análisis de necesidades
2. Selección de proveedores
3. Emisión y gestión de pedidos
4. Recepción y verificación
5. Aprobación y pago de facturas

4.1. Análisis de necesidades

En esta fase es necesario estimar la cantidad de artículos que la empresa va a

necesitar en el futuro. Para ello pueden utilizarse distintas técnicas:

• Peticiones directas desde el departamento de producción/operaciones.

• Técnicas estadísticas basadas en la experiencia de la empresa. Para estimar la cantidad de

productos que se van a necesitar
se pueden usar técnicas
o Medias móviles: consiste en realizar la media de parte de los últimos datos estadísticas
de demanda. Esto permite adaptarse a las tendencias del mercado (si se
eligen los datos más recientes) y eliminar fluctuaciones puntuales
(eligiendo un conjunto más amplio de datos).

o Método de los mínimos cuadrados: se trata de encontrar una función que

siga la forma de los datos de demanda, minimizando el error cuadrático
medio.

Lo ideal es una combinación de ambas, es decir, mantener una previsión inicial basada
en la tendencia de la empresa y modificarla en función de las necesidades
comunicadas por el departamento de operaciones.

El documento a través del cual se comunican las necesidades de adquisición recibe el El documento a través del cual
nombre de boletín de compras, y deberá estar aprobado preferentemente por el se comunican las necesidades de
director del departamento que origina la demanda. adquisición recibe el nombre de
boletín de compras
El departamento de compras procesará todos los boletines recibidos para agruparlos
por materiales y proveedores.

Ejercicio 1
Diseñar en Ms Excel un boletín de compras (ver ficha 2)

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4.2. Selección de proveedores

Una vez analizadas las necesidades de la empresa y obtenida la relación de materiales

que deben comprarse, entra en acción el proceso para seleccionar qué proveedor es
el más apropiado de entre todos los existentes en el mercado. A la hora de seleccionar
al proveedor, debemos atender, al menos, a los siguientes criterios:

• Calidad.
• Precio.
Para seleccionar al proveedor se
deben utilizar criterios como
calidad, precio, plazos de
• Plazos de entrega.
entrega y servicio
• Cantidad: algunos proveedores establecen un pedido mínimo y otros, por el
contrario, no tienen capacidad para servir cantidades elevadas.
• Servicio.

Aunque también es importante prestar atención a otros como:

• Estabilidad financiera.

• Socios de negocio: en grandes proyectos es frecuente que existan alianzas o

relaciones estratégicas entre la empresa instaladora y algunos proveedores o
fabricantes de material.

• Localización geográfica.

• Transporte empleado.

• Formación: algunos proveedores ofrecen formación a los clientes sobre los

equipos y materiales adquiridos.

• Ética: cada vez más empresas integran en sus sistemas de gestión programas de
La Responsabilidad Social
Corporativa (RSC) es una política
voluntaria de las empresas que
busca mejorar las condiciones
sociales, económicas y
ambientales de su entorno
responsabilidad social. La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) o
Empresarial (RSE) es una política voluntaria que llevan a cabo algunas empresas
con el objetivo de mejorar las condiciones sociales, económicas y ambientales
de su entorno. Lógicamente, la empresa también consigue con ello un valor
añadido que la distinga de la competencia (triple resultado), mejorando la
percepción social de la empresa.

Existen modelos para seleccionar proveedores, como el de Lehman y O'Shaughnessy,

que realiza la media ponderada entre 17 atributos o características del proveedor.

Ejercicio 2
Busca en internet los 17 atributos de Lehman y O'Shaughnessy

4 | José Ignacio Vega Blanco

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4.3. Emisión y gestión de pedidos

Una vez procesados todos los boletines de compra y teniendo en cuenta el análisis
estadístico de la demanda de materiales de la empresa, el departamento de compras
deberá solicitar oferta a los proveedores seleccionados.

El procedimiento de pedir ofertas a distintos proveedores para evaluarlas antes de

La petición de ofertas a distintos
realizar el pedido aporta las siguientes ventajas a la empresa: lugares permite conocer nuevos
proveedores, evaluar la situación
• Conocer nuevos proveedores, aunque no interese utilizarlos en ese momento. real del mercado y fomentar la
competencia.
Eso permitirá una mayor independencia en el futuro, ya que la empresa no
tendrá por qué depender de un proveedor único para un determinado material.

• Evaluar la situación real del mercado y el margen de precios y condiciones

adicionales en los que se mueven los distintos proveedores.

• Fomentar la competencia: los proveedores, al conocer que una empresa está

evaluando distintas opciones, tendrán que esforzarse realmente en ofrecer las
mejores condiciones.

Otro punto importante a tener en cuenta es la negociación de los precios y

condiciones con el proveedor. En cuanto a la negociación es importante tener en
cuenta los siguientes factores:

• Tamaño relativo de nuestra empresa: cuanto más grande sea nuestra empresa
más fácil será obtener mejores condiciones.

• Fama de solvencia de nuestra empresa: una empresa que sea conocida como
solvente en el mercado proveedor tendrá ventaja en una negociación respecto
de empresas de las que se conocen incidentes de pago.

• Tiempo: cuanto más tiempo tengamos para negociar mayores serán las
posibilidades de conseguir mejorar las condiciones iniciales propuestas por el
suministrador.

• Información: se debe disponer de toda la información posible en la negociación.

A la hora de estudiar las ofertas,
A la hora de estudiar las distintas ofertas, hay que tener en cuenta que la mayoría se tendrán en cuenta los
incluirán elementos comunes como son los descuentos comerciales, costes de envío, descuentos, los costes de envío,
el seguro, los embalajes, etc. El
seguro o de embalajes. Para poder obtener el precio unitario se utiliza habitualmente precio unitario se obtendrá por
la técnica de prorrateo de elementos comunes mediante la constante de la técnica de prorrateo.
proporcionalidad.

Coste total de la factura

k=
Importe bruto de la factura

Donde el importe bruto de la factura corresponde a la suma de los precios de cada

producto (multiplicado por la cantidad solicitada) y en el coste total se restarán los
descuentos comerciales y se sumarán los portes, seguros, embalajes,

Así, podemos expresar el coste unitario como:

Cn = k · Precio producto

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El pedido es la solicitud en firme
de materiales o servicios que
realiza una empresa a otra.
Existen tres tipos principales:
pedido normal, programado y
abierto
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Ejercicio 3
Realiza el ejercicio de la ficha 3
4.3.1. Formalización del pedido
Una vez analizadas todas las ofertas, se seleccionará la que se considere más
ventajosa y se formalizará el pedido. El departamento de compras continuará el
seguimiento del pedido hasta su recepción.
El pedido es la solicitud en firme de materiales o servicios que realiza una empresa a
otra, una vez estudiadas todas las ofertas recibidas. Es imprescindible que vaya
numerado, deberá anotarse en el libro de pedidos de la empresa y se enviarán dos
copias al proveedor para que devuelva una firmada.
Se distinguen tres tipos principales de pedido:
• Pedido normal: es el pedido de materiales que van a consumirse en un periodo
relativamente corto de tiempo.
• Pedido programado: se emplea para materiales cuya demanda se conoce
estadísticamente y consiste en una petición para que cada cierto tiempo se
sirva una cantidad determinada de ese material.
• Pedido abierto: es el que se hace por cantidades orientativas, que se irán
concretando en función del consumo real, con el compromiso de suministro en
un breve periodo de tiempo, y en el que el proveedor deberá mantener un
stock mínimo. Este tipo de pedidos suele hacerse en grandes proyectos,
acordando un precio constante durante todo el plazo de vigencia del contrato.
6 | José Ignacio Vega Blanco
 Tema 3. El aprovisionamiento

La información que debe figurar en el documento de pedido es la siguiente:

• Datos del comprador: nombre o razón social de la empresa, CIF o NIF, domicilio
dirección completa (código postal, ciudad, provincia, teléfono, fax, correo
electrónico)

• Número de orden: puede ser correlativo para todos los proveedores o con una En el documento de pedido
deben figura los datos del
numeración para cada uno. Además, el número del pedido debe figurar en toda comprador y del vendedor, el
la correspondencia, documentos y facturas relacionadas con el mismo. número de orden, la fecha, la
relación de artículos solicitado y
las condiciones comerciales. Este
• Fecha de expedición y referencias: la fecha será la de emisión del documento documento debe ir firmado por
de pedido. el comprador en señal de
aceptación.

• Datos de identificación del vendedor: nombre o razón social, CIF o NIF,

domicilio fiscal o dirección completa.

• Relación de los artículos solicitados: nombre del producto o descripción en

unidades de venta (según el embalaje), referencia o código de cada artículo,
cantidad que se solicita de cada artículo, precios unitarios y en algunos casos
importes parciales y totales.

• Condiciones comerciales: en este apartado se incluyen los descuentos que

aplicará el vendedor, quien pagará los gastos de embalaje, transporte, seguro,
la forma de pago y cualquier otro acuerdo que se haya pactado de forma oral o
que figure en el contrato.

También es preciso que figure la firma del comprador en señal de aceptación o

compromiso; pues, de no ser así se puede considerar una simple propuesta de pedido.

4.4. Recepción y verificación

Una vez emitido el pedido, el siguiente paso es la recepción de la mercancía adquirida.

Esta entrega, en función de las necesidades, podrá realizarse en el almacén de la
empresa del cliente o directamente en obra.

Cuando llega un envío, antes de proceder a la descarga del vehículo, debemos

comprobar que los datos del documento (albarán o nota de entrega al transportista)
que acompaña a la mercancía coinciden con el pedido. Durante la descarga o después
de depositar las mercancías en la zona de recepción se comprueba que no existen
errores, como: falta de artículos, daños o roturas en el embalaje o en la propia
mercancía; que los artículos recibidos se corresponden con los solicitados, etc. Para
ello, se hace una inspección cuantitativa y cualitativa del envío, que consiste en:

• Contar los bultos descargados y examinar si existen daños externos. Cuando el

embalaje está deteriorado se anotan los desperfectos en la copia del albarán
que se devuelve al proveedor, y se acepta la mercancía con la condición "salvo
posterior examen".

• Hacer un recuento físico de los artículos recibidos y cotejar con los que
aparecen en el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido. El examen
consiste en verificar cantidades, modelos, tamaños, colores, referencias, etc.

CFGS: Sistemas electrotécnicos y automatizados | 7


La recepción y verificación del
pedido consiste en descargar el
material, cotejar con el albarán,
dar de alta en el inventario y
almacenarlo o prepararlo para su
envío a obra.
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El resultado del examen puede ser «conforme» o «no conforme», por mercancías en
mal estado, falta de artículos, errores en tallas o colores, etc. En función de la causa
de la anomalía se acepta la mercancía o no; pero siempre se indicará el motivo en el
apartado observaciones del albarán emitido por el proveedor.
Una vez realizado el control se procede a registrar la mercancía recibida en la hoja de
recepción y se envía una copia a los departamentos de compras y contabilidad, para
que reclamen el material que falta, gestionen la devolución de los artículos
equivocados o defectuosos. Los artículos que están en perfecto estado y se ajustan a
los solicitados, después de registrar su entrada, se acondicionan y codifican para
colocarlos en su lugar de almacenaje.
En resumen, normalmente, la recepción y la verificación consisten en las siguientes
acciones:
• Descarga del material.
• Comprobación de los albaranes de entrega del proveedor con el pedido. En
caso de existir alguna divergencia se notificará inmediatamente al
departamento de compras.
• Alta del material entrante en el inventario del almacén.
• Almacenado o preparación y etiquetado para envío inmediato a obra.
Como se puede observar, si el proveedor no sirve exactamente la cantidad y
materiales solicitados o si la documentación contiene errores, el procedimiento sufrirá
retrasos. De ahí la importancia de tener en cuenta la calidad del servicio y el medio de
entrega a la hora de elegir proveedores.
Figura: Modelo de albarán de entrega
8 | José Ignacio Vega Blanco
 Tema 3. El aprovisionamiento

4.5. Aprobación y formas de pago

Una vez recibida la mercancía y cotejada con el pedido, se entregará al responsable de

la unidad de compras la siguiente documentación:

• Albarán de entrega. El albarán es un documento que confecciona el vendedor y

lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir
como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al
cliente y también de guía para emitir la factura.

• Pedido u orden de compra, incluyendo los precios y condiciones pactadas. El

pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme
materiales o artículos a su proveedor.

• Factura del proveedor. La factura es el documento que acredita legalmente la

operación de compraventa o prestación de servicios y se confecciona partiendo
de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el
comprador

El responsable cotejará los tres documentos y si coinciden completamente formalizará

la orden de pago al proveedor.

La forma de pago será la acordada con el proveedor durante el proceso de

negociación. Las más habituales son:

• Efectivo: exclusivamente para cantidades muy pequeñas, ya que actualmente la

Ley de Prevención y Lucha Contra el Fraude Fiscal, prohíbe, el pago en efectivo
de cantidades superiores a 2.500 euros, a excepción de los que se realicen en
entidades financieras y entre particulares.
La forma de pago será la
• Tarjetas bancarias: conocidas como dinero de plástico, son de dos tipos: "tarjeta acordada con el proveedor,
de débito" y "tarjeta de crédito". Con la tarjeta de débito la transferencia de siendo las más habituales el
pago efectivo, la tarjeta
fondos, de la cuenta del pagador a la del cobrador, se realiza en el momento del bancaria, la transferencia, el
pago. La tarjeta de crédito, como medio de pago en sí, permite que el cliente cheque, las letras y los pagarés.
pueda aplazar el pago de la compra mediante liquidación mensual. Recientemente también
apareció una nueva forma de
pago a través del móvil (bizum)
• Transferencia bancaria: Mediante la transferencia el cliente ordena a la entidad
bancaria que transfiera una cantidad de los fondos de su cuenta a la cuenta del
proveedor. Esta operación conlleva unos gastos en concepto de comisión a
cargo del ordenante, que pueden ser un porcentaje sobre la cantidad
transferida o una cantidad fija de comisión mínima

• Cheque: el cheque es un documento por medio del cual el librador (persona

que lo expide) ordena al librado (entidad bancaria) que pague al tomador
(persona que figura en el cheque o el portador del mismo) la cantidad de dinero
que figura en el título. Los bancos y cajas de ahorros facilitan al titular de una
cuenta corriente cheques unidos en talonario, para que el propio titular o la
persona autorizada pueda disponer de los fondos depositados en dicha cuenta.

• Pago a crédito o aplazado: pago aplazado significa que el vendedor hace

entrega de la mercancía, pero la obligación del comprador no se cumple de
forma inmediata, el pago tiene lugar en el plazo establecido por los
contratantes.

CFGS: Sistemas electrotécnicos y automatizados | 9

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o Letra de cambio: es un medio de pago que se utiliza en las operaciones de

compraventa a crédito; se expide en papel timbrado y está regulada por la
ley

o Pagaré: es un documento que contiene la promesa incondicional de pago

por parte de una persona (física o jurídica, denominada suscriptora) a otra
persona (tenedora) de una determinada cantidad de dinero en un plazo de
tiempo determinado. Este plazo será habitualmente de 30, 60 o 90 días. De
este modo, por ejemplo, la empresa instaladora que emite un pagaré
dispondrá de un plazo de tiempo para recuperar parte de la inversión
antes de afrontar el pago. Los pagarés pueden negociarse antes de su
vencimiento mediante una línea de descuento, en la que la entidad
bancaria cobrará un porcentaje de comisión sobre su importe por
adelantar el cobro.

Ejercicio 4
Haz un esquema/resumen del proceso de gestión del aprovisionamiento que
incluya las 5 fases del mismo, desde el análisis de necesidades hasta la aprobación
y pago. El esquema debe ocupar, como máximo, una cara de un folio

5. CONTROL DE RESULTADOS
El proceso de aprovisionamiento debe evaluarse para comprobar su grado de
consecución de los objetivos, y si es necesario, introducir las mejoras que incidan en
El control de resultados consiste
en evaluar el proceso de un aumento de los beneficios de la empresa en operaciones futuras.
aprovisionamiento para
comprobar el grado de Para ello, se utilizan numerosos indicadores, como los siguientes:
consecución de los objetivos, y si
fuese, necesario, introducir
medidas correctoras. • Relación entre compras y ventas: mide qué porcentaje del coste final del
producto o servicio se debe a las materias primas y materiales necesarios. En
una empresa de instalaciones eléctricas, esta relación será del 25 % aprox.

• Periodo medio de pago (PMP): como indicábamos anteriormente, la mayor

parte de las compras realizadas por una empresa no se pagan al contado. Este
indicador mide el número de días que se tarda como promedio en pagar a los
proveedores. Se puede calcular como:

Deuda con proveedores

PMP = · 365
Compras anuales a crédito

10 | José Ignacio Vega Blanco

 Tema 3. El aprovisionamiento

• Índice de rotación: indica el número de veces que se renuevan todas las

existencias del almacén en un año. Se calcula como:

Materiales consumidos
Rotación de stock =
Stock medio

• Periodo medio de maduración (PMM): es el tiempo transcurrido entre la

adquisición de los materiales necesarios y el cobro de la instalación en la que se
han empleado. Se distingue entre periodo medio de maduración económico y
periodo medio de maduración financiero.

• Coste total de adquisición: es la suma de todos los costes asociados a un

material, desde el análisis de su necesidad hasta la eliminación de los residuos
que haya generado.

• Coste de compras: es una medida de cuánto suponen los gastos asociados a la

existencia de una unidad dedicada a la gestión de las compras:

Coste del dpto. de compras

Coste de compras =
Volumen anual de compra

• Ratio entre proveedores y clientes: indica la relación entre el número de

proveedores activos que mantiene una empresa y el número de clientes que
tiene en cartera. El índice de devoluciones es una
herramienta muy útil para
• Índice de devoluciones: es una medida del porcentaje de productos que se han seleccionar proveedores, ya que
nos indica que porcentaje de la
tenido que devolver a su proveedor por defectos de fabricación o mala calidad. mercancía se ha tenido que
Es una herramienta útil para la selección de proveedores. devolver por errores o defectos
de fabricación

Valor devuelto
Índice de devoluciones = · 100
Valor suministrado

• Índice de retrasos: mide la proporción de pedidos que han sido entregados con
retraso respecto a la fecha comprometida.

Valor de pedidos retrasados

Índice de retrasos = · 100
Volumen de compra

• Plazo de espera medio: es una estimación del tiempo medio que emplea el
proveedor en servir un pedido.

Valor de pedidos pendientes

Plazo de espera medio = · 365
Volumen anual de compras

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RECUERDA

• El aprovisionamiento abarca la gestión de compras, el almacenamiento de los

materiales y el mantenimiento del stock.
• El sistema de gestión de la calidad ISO 9001 incluye procedimientos relacionados
con el proceso de compras
• La gestión del proceso de aprovisionamiento comienza con el análisis de
necesidades y finaliza con el pago de las facturas
• Para estimar la cantidad de productos que se van a necesitar se pueden usar
técnicas estadísticas
• El documento a través del cual se comunican las necesidades de adquisición
recibe el nombre de boletín de compras
• Para seleccionar al proveedor se deben utilizar criterios como calidad, precio,
plazos de entrega y servicio
• La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es una política voluntaria de las
empresas que busca mejorar las condiciones sociales, económicas y ambientales
de su entorno
• La petición de ofertas a distintos lugares permite conocer nuevos proveedores,
evaluar la situación real del mercado y fomentar la competencia.
• A la hora de estudiar las ofertas, se tendrán en cuenta los descuentos, los costes
de envío, el seguro, los embalajes, etc. El precio unitario se obtendrá por la
técnica de prorrateo.
• El pedido es la solicitud en firme de materiales o servicios que realiza una
empresa a otra. Existen tres tipos principales: pedido normal, programado y
abierto
• En el documento de pedido deben figura los datos del comprador y del vendedor,
el número de orden, la fecha, la relación de artículos solicitado y las condiciones
comerciales. Este documento debe ir firmado por el comprador en señal de
aceptación.
• La recepción y verificación del pedido consiste en descargar el material, cotejar
con el albarán, dar de alta en el inventario y almacenarlo o prepararlo para su
envío a obra.
• La forma de pago será la acordada con el proveedor, siendo las más habituales el
pago efectivo, la tarjeta bancaria, la transferencia, el cheque, las letras y los
pagarés. Recientemente también apareció una nueva forma de pago a través del
móvil (bizum)
• El control de resultados consiste en evaluar el proceso de aprovisionamiento para
comprobar el grado de consecución de los objetivos, y si fuese, necesario,
introducir medidas correctoras
• El índice de devoluciones es una herramienta muy útil para seleccionar
proveedores, ya que nos indica que porcentaje de la mercancía se ha tenido que
devolver por errores o defectos de fabricación

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