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COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO
Factores generadores de cambios en el
comercio mundial

CLIENTES MAS EXIGENTES
INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL
INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD
LA GLOBALIZACION TLCs
USO DE ESTNDARES MUNDIALES
Ahora los clientes QUIEREN:

Velocidad al instante entregas rpidas
Servicio - entregas completas
Customizacin - a su medida
Mejores precios - ganar ganar
La Logstica del aprovisionamiento se ocupa
del proceso de adquisicin y almacenamiento
de productos que pueden ser materias primas,
materiales, partes, piezas, etc, desde los
proveedores hasta el cliente.

Dada su importancia existe la necesidad que su
diseo sea flexible, sincronizado con los
sistemas de produccin, control y reduccin de
costos.
GESTION DE COMPRAS Y
APROVISIONAMIENTO
Aprovisionamiento es la funcin logstica
que proporciona a las reas de la empresa,
de los insumos, repuestos y materiales
necesarios para el cumplimiento de su
misin productiva

Aprovisionamiento como parte del
proceso logstico
Aprovisionar es una actividad que brinda
productos, bienes o servicios para el pleno
desarrollo logstico de la empresa, para ello
se requieren:

Tener en cuenta necesidades
Planificarlas
Expresarlas
Buscarlas
Adquirirlas
Pagarlas

Compras es un proceso en el que
participan el solicitante que formula el
requerimiento de un bien tanto de
patrimonio como un bien para el consumo
en el proceso de su actividad dentro de
la compaa.
Compras es el proceso de adquisicin de
insumos, repuestos y materiales en la cantidad
necesaria, de la calidad adecuada y al precio
conveniente, puestos a disposicin de la empresa
en el lugar y momento requerido.
Compras como parte de la funcin de
Aprovisionamiento
DEFINICION DE LA FUNCIN DE
COMPRAS
Consiste en suministrar de manera
ininterrumpida materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos de manera directa o
indirecta a la cadena de comercializacin o de
produccin.
Deben proporcionarse en las cantidades
adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio y calidad en el lugar acordado.
Continuidad del abastecimiento
Negociar precios convenientes
Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y
mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad
Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro
en funcin a nuevos procesos productivos
Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de operacin
Objetivos de Compras
Desarrollar la estrategia de compras
Implantar la estrategia de compras
Seguimiento de las acciones
Ajuste del objetivo


Responsabilidades de la funcin de
compras
Gestin de Compras
Planeacin : Generacin,
planes y estrategias
Ejecucin: Implementar
tcticas y acciones.
Control y seguimiento:
Mecanismos de seguimiento.
Sistemas de Compras
Modelo centralizado: Unidad
bsica de compras. Se encarga de
todas las asignaciones

Modelo descentralizado: Unidad
independiente en cada
departamento.
Compras
Financiero
Produccin Comercial
Administrativo
Modelo Centralizado de Gestin de Compras
Modelo Descentralizado
Financiera
Administrativo
Produccin
Mercadeo
Compras
Compras
Compras
compras
FUNCIN COMPRAS
La funcin de compras se inicia en el
momento en que un bien o servicio es
buscado en el interior de la empresa y
culmina al cesar los derechos y obligaciones
establecida con el proveedor.

Operaciones
previas
- Conocimiento detallado de las necesidades.
- Determinacin de las condiciones en que esas necesidades deben ser
satisfechas.
Preparacin Investigacin del mercado.
Preseleccin de los posibles proveedores.
Realizacin Anlisis y comparaciones de las ofertas.
Negociacin con los oferentes.
Eleccin del proveedor.
Confeccin del pedido.
Seguimiento Vigilancia y reclamacin de las entregas.
Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.
Conformacin de las facturas.
Eventual devolucin de los productos no hallados conformes.
Operaciones
derivadas
Recuperacin y enajenacin de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.
FASES DEL PROCESO DE COMPRA
OPERACIONES PREVIAS
Se establecen las condiciones en las cuales
las necesidades deben ser satisfechas y
culminadas.
Adquirir un conocimiento previo de cada
necesidad.

PREPARACIN

Indagacin del mercado
Seleccin de proveedores.
Hacer una investigacin del mercado ,
preseleccionar posibles proveedores y
peticin de ofertar.

REALIZACIN
Hacer un anlisis y comparacin de las
ofertas
Negociacin
Eleccin de cada proveedor
Confeccin de los productos

NORMAS PARA REALIZAR LAS
COMPRAS
1. Calidad
2. Cantidad
3. Momento en que hay que comprar
4. Precio mas conveniente

SEGUIMIENTO
Reclamacin, control y vigilancia de cada entrega
Control cualitativo y cuantitativo
Conformacin de facturas

Operaciones derivadas

. Verificar una plena gestin de stocks de materiales
y productos adquiridos (dev. fallas)
Gestin de stocks recibidos y recuperacin de
embalajes.



RESPONSABILIDAD DE COMPRAS
Lugares de entrega
Fechas de entrega
Funcionamientos
Unidades de entrega y transporte
Condiciones
Tratamientos que requiera la
mercanca

Nivel de calidad
Uno de los principales objetivos de
una empresa es contar con una
excelente calidad para con sus
clientes.
Mantener abastecimiento
Desarrollar competencia
Reciclar desperdicios generados.

NEGOCIACION EN COMPRAS
La eleccin del proveedor adecuado se har finalmente en
funcin de la negociacin de condiciones establecidas por el
cliente.

En todo proceso de negociacin es fundamental considerar
aspectos claves, tanto tcnicos, econmicos como logsticos,
para poder ofrecer la cotizacin ms competitiva de acuerdo
a las necesidades del cliente

EVALUACION DE PROVEEDORES
El proveedor debe pasar por un proceso de homologacin
basado en una auditora de planta.
El Gestor de Compras debe realizar una clasificacin y
actualizacin de los perfiles de sus proveedores.
Evaluacin de proveedores
reas de accin
Costo de los materiales, servicios y transporte
Calidad de las materias primas
Suministro en cantidad y tiempo
Capacidad tecnolgica, tanto en los procesos de los proveedores
como en su participacin en la innovacin de los productos del
cliente
Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente
Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas
financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad
Estilo de gestin, medido como el grado de coincidencia de la
cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la
compradora.

EVALUACION DE LA GESTIN DE
COMPRAS
Evaluar permite darle direccin a las acciones:

Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que
produzcan los resultados esperados
La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una
cantidad razonable de recursos para realizar la accin
La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de
las acciones estn alineados con los objetivos globales que se
quiere atender
La consistencia de las acciones, es decir, que no sean
contradictorias entre s
EVALUACION DE LA GESTIN DE COMPRAS
Evaluar permite disear y redisear las prcticas
de trabajo de la institucin
Cuando existen evaluaciones negativas acerca
de cmo se est haciendo, por ejemplo, la
recepcin y registro de materiales en bodega, se
pueden tomar acciones correctivas y capacitar
mejor al personal.

Listado de indicadores
Duracin de los inventarios: es el nmero de das en que se
consumira los stocks disponibles de un material a los niveles de
consumo promedio de la institucin.

Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institucin
se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.

Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se
solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas.

Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que
transcurre entre que se solicita la compra de un material y se
despacha al proveedor la orden de compra respectiva.
Listado de indicadores
Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al
nmero de proveedores a los cuales se enva una peticin de
oferta para los procesos de cotizacin .

Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al nmero de
ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra.

Indicadores de satisfaccin de usuarios: corresponden a una
calificacin de la calidad de servicio percibida por los clientes
internos del rea de adquisiciones.

Indicadores de evaluacin de proveedores: corresponden a una
evaluacin de la calidad de servicio entregada por los
proveedores. Normalmente se asocia a una clasificacin de los
proveedores.

Adaptacin de los objetivos de la funcin
de compras a los objetivos de la empresa
Estudios de los mercados de compra
Elaboracin de la estrategia de compras
Organizacin del rea de compras

Estratega y Medicin de compras