Fabrizio Vásquez Castope 170261K

Gestión de Compras
a) Función de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento está compuesta por aquellas actividades que se ejecutan

con la finalidad de seleccionar, adquirir y almacenar las materias primas necesarias en el
proceso productivo, donde mantener una buena política de aprovisionamiento es clave
por varias razones:

 Es la principal relación de la empresa con el proveedor.

 Desde el punto de vista comercial, a la empresa le conviene tener el menor
stock de materiales inmovilizados, pues una gran cantidad de existencias en
el inventario puede incurrir en costes excesivos.

Objetivos de la función de aprovisionamiento

 Minimizar costes: Minimizar la inversión en inventarios, reducir al máximo los

costes de almacenamiento, minimizar la pérdida por daños, minimizar los costes
salariales del departamento.
 Maximizar el servicio: Conseguir un inventario suficiente para que la producción
no se vea afectada por desabastecimiento de materia prima, optimizar la inversión
para que la producción no carezca de materias primas, tener un sistema eficiente
de información de inventarios.

b) Función de compras:

Consiste en buscar las diferentes fuentes de suministro y adquirir las mercancías

suficientes para el desarrollo de la actividad empresarial con el fin de satisfacer la
demanda. También podemos decir que la función de compras es la responsable del
proceso de adquisición de insumos y materiales, en la cantidad necesaria, con la calidad
adecuada y a un precio conveniente, puestos a disposición de la empresa en el momento
requerido.

Departamento de compras: Es el encargado de recibir las solicitudes de los materiales

necesarios de buscar los proveedores adecuados y de realizar las gestiones oportunas
para que lleguen a los inventarios de la empresa
Objetivos de la función de compras

La función tiene fijado los siguientes objetivos:

 Dar continuidad al abastecimiento

 Asegurar la calidad y cantidad de los suministros
 Definir el nivel de inventarios, evitando roturas de stock y mermas por
obsolescencia y deterioro
 Estudiar nuevas fuentes de suministro
 Mantener los costes de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles
adecuados

Donde para alcanzar los objetivos anteriores es necesario que se tomen decisiones
respecto a:

 Las especificaciones de los productos a adquirir, si los productos son estándar

deberán existir reglas claras preestablecidas, si no lo son, se deberá asignar a las
personas encargadas de realizar las descripciones necesarias para su adquisición.
 Los detalles sobre las autorizaciones de solicitudes y órdenes de compras, y la
colocación de las mismas con el proveedor seleccionado.
 Las políticas de control de calidad en las que se fijan estándares, se evalúa la
capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida
de los suministros, de forma que el proveedor no solo debe dar un buen precio,
sino también satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega en el tiempo
oportuno.

Actividades de la función de compras

 Estudio de las fuentes de suministro

 Búsqueda, selección y evaluación de proveedores
 Control de las especificaciones de calidad requeridas
 Gestión de negociación incluye precios, condiciones de pagos y plazos de entrega
 Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos establecidos con
el proveedor
 Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a
características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y
condiciones de entrega y pago
 Realización de pedidos, determinando los volúmenes y fechas de lanzamiento
previstos
 Recepción del pedido y control de calidad.
Ciclo de compras (Joan Escrivá- Gestión de compras)

El ciclo de compra es la secuencia temporal de actividades que da lugar a la realización de

una compra. El hecho de adquirir las mercancías o materiales necesarios para el desarrollo
de la actividad empresarial, implica poner en funcionamiento una serie de fases
concatenadas que se inician cuando surge la necesidad de abastecerse y concluye cuando
el producto y la factura de compra llegan al almacén. Las fases del ciclo de compras son:

1. Solicitud de compra: Cuando cualquier departamento detecta la necesidad de compra

para el desarrollo de su actividad, se procede a realizar una solicitud de compra, que es un
documento interno y que se envía desde el departamento que tiene dicha necesidad al
departamento de compras.

2. Evaluación y selección del proveedor: El departamento de compras analiza la solicitud

de compra y empieza a buscar el proveedor que se ajuste a los requerimientos. Se solicita
información a los posibles proveedores sobre las condiciones económicas (precio,
descuentos) de crédito (forma de pago, intereses) y otras condiciones (plazo de
entrega,calidad). Recibidas las ofertas realizadas de los posibles proveedores se evalúan y
se selecciona a la que más se ajuste a los requisitos estipulados por la empresa

3. Negociación de las condiciones de compras: Tras escoger la oferta adecuada, se

procede a la negociación fase cuya finalidad consiste en concretar y acercar posiciones en
aquellos puntos en los cuales el proveedor y el comprador sostienen posiciones distantes,
logrando un acuerdo que beneficie a ambos.

4. Seguimiento de pedido: Una vez enviado el pedido al proveedor, se realiza un

seguimiento de los pedidos (mediante tecnologías de comunicación o en persona) para
conocer en todo momento cómo evoluciona la preparación de la mercancía solicitada, o si
se cumplirá el plazo de entrega

5. Recepción de la mercancía: A la llegada de la mercancía a la zona de recepción de la

empresa compradora, se realiza el recuento e inspección de la misma, comprobando que
la cantidad y la calidad de los artículos recibidos se ajustan a lo descrito en el pedido
realizado (cotejo de la mercancía). Si todo es correcto, se procede a dar entrada al
almacén, en el caso contrario, se hará constar en el documento correspondiente
denominado albarán.

6. Recepción de la factura de compra: El ciclo de la compra finaliza con la transacción de

compra y la recepción del documento denominado factura, expedido por el proveedor
como prueba que se ha realizado la compraventa correspondiente. En la factura se detalla
la mercancía finalmente adquirida así como los precios
Proceso de compra (Francisco Lobato - Gestión logística y comercial)

1. Análisis de las necesidades

Los procesos de compra responden a una necesidad de aprovisionamiento y, por ello, el

primer paso consiste en detectar la necesidad que implica una compra y analizarla con el
fin de determinar su influencia en los objetivos de la empresa. Las necesidades que surgen
en la empresa pueden incluirse en dos grandes grupos:

 Necesidades estratégicas: relacionadas con los objetivos estratégicos de la

empresa. Las más importantes son: disminución de costes, aumento de la calidad
y aumento de la rentabilidad.
 Necesidades de desarrollo de la actividad de explotación de la empresa: la más
importante es el aprovisionamiento para la producción y la comercialización.

Las necesidades surgen en todos y cada uno de los departamentos de la empresa y son los
responsables de cada departamento quienes deben proceder a su análisis.

2. Desarrollo de las especificaciones

Una vez analizadas sus necesidades, el departamento que precisa aprovisionarse debe
hacer una descripción detallada de las características específicas del producto que
necesita, centrándose en:

 Las características técnicas del producto.

 La cantidad de producto necesaria.
 La calidad objetiva y/o certificada del producto.
 Los envases, embalajes y etiquetado.
 El periodo de prueba del producto.
 El alcance de la garantía.
 La calidad del mantenimiento poscompra.
 Formación de los operarios que deben utilizar el producto en caso de ser
necesario.
 Fecha en que es preciso disponer del producto.

Estas especificaciones deben entregarse por escrito, utilizando un documento de régimen

interno denominado requisición de compras, al departamento de compras, que es el que
se encarga de seguir con el proceso.
 3. Fuentes de aprovisionamiento

El departamento de compras, a la vista de las requisiciones recibidas de otros

departamentos, debe localizar las fuentes de aprovisionamiento adecuadas para
establecer relaciones comerciales que den lugar a contratos de compra y
aprovisionamiento.

*Proceso de localización de fuentes de suministro

3.1 Establecimiento de criterios

Lo primero que hay que hacer es establecer los criterios básicos que deben cumplir el
producto que se necesita adquirir y la empresa suministradora. Los criterios más
habituales que hacen referencia al producto son calidad, precio, garantía, etc. En cuanto a
la empresa suministradora, debe analizarse la localización geográfica, la ética empresarial,
las condiciones laborales, la solvencia, el prestigio, la capacidad de prestación de servicios,
etc.

3.2 Identificación de suministradores potenciales

Establecidos los criterios, es preciso buscar aquellas empresas que los cumplen. Para ello
se realizan las siguientes acciones: Listado preliminar, se analizan fuentes de información
adecuadas, como ficheros de la empresa, censos empresariales de las cámaras de
comercio, ferias y exposiciones, contactos del departamento comercial y sugerencias de
los departamentos interesados en el aprovisionamiento. De este análisis se obtiene una
lista preliminar de empresas; Listado depurado, a las empresas del listado anterior se les
aplican, de forma rigurosa, los criterios establecidos, para obtener una lista de aquellas
que cumplen con todos los requisitos.

3.3 Petición de ofertas

A las empresas del listado depurado se les solicita una oferta que debe incluir las
especificaciones técnicas del producto y las condiciones de la operación (forma de pago,
lugar y fecha de entrega, modo de transporte, etc.). La oferta es vinculante para el
proveedor que la firma y su plazo de validez suele ser inferior a 90 días.

3.4 Selección de proveedor

Una vez recibidas las ofertas de las distintas empresas, se lleva a cabo un proceso de
selección de proveedores que tendrá como base los criterios establecidos para la
elaboración de las listas y las condiciones de la operación. El desarrollo de este proceso se
analiza de forma pormenorizada en epígrafes posteriores de esta unidad.
 4. Ejecución de la compra

Una vez seleccionado el proveedor, es el momento de realizar la compra. Sin embargo,

hay una etapa previa denominada preparación de la compra que consiste en el desarrollo
de un proceso de negociación entre la empresa compradora y el proveedor seleccionado;
este proceso se analiza en la Unidad 6 dedicada a las relaciones con los proveedores.

La ejecución de la compra se desarrolla con el lanzamiento de la orden de compra por

parte de la empresa que va a adquirir el producto. Este documento, también denominado
nota de pedido, tiene su origen legal en el contrato de compraventa entre las dos
empresas (verbal o escrito) y su origen documental en los documentos generados hasta el
momento: la requisición de compra, la petición de oferta, la oferta y el contrato de
compraventa.

Por tanto, la nota de pedido es la solicitud de mercancías que el comprador hace al

vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas. Sus características son:

 La expide el comprador y la recibe el vendedor.

 Como solicitud que es, no tiene que responder necesariamente a una forma
determinada, por lo que puede ser escrita o verbal.
 Especifica las mercancías objeto de la compra y las condiciones de la operación
comercial; por tanto, concreta los derechos y deberes de las partes.
 Nace de un pacto previo entre las partes.

5. Seguimiento y control de la compra.

El proceso de compra no finaliza con el lanzamiento del pedido sino con el pago de la
factura generada en la operación. Entre la emisión de la nota de pedido y la recepción y el
pago de la factura es preciso desarrollar un seguimiento del proceso que, por un lado,
verifique que todo se ha desarrollado de acuerdo a lo previsto y que, además, aporte
información relevante para la mejora continua de la función de aprovisionamiento.

*Proceso de seguimiento y control de la compra

5.1 Seguimiento del pedido

El pedido se puede lanzar utilizando cualquier medio de comunicación al alcance de la

empresa: correo, teléfono, Internet, fax, etc. Una vez lanzado el pedido, es necesario
verificar que ha llegado a su destino en el tiempo previsto y que el proveedor acepta las
condiciones definitivas establecidas en el documento. En el caso de que no se reciba la
aceptación en el plazo previsto, hay que ponerse en contacto con el proveedor.

5.2 Recepción de la mercancía

Cuando la mercancía llega a la empresa, es preciso realizar las siguientes acciones:

descargar la mercancía, verificar que la mercancía recibida se corresponde con la pedida
(esto se hace contrastando la realidad con la información contenida en el albarán,
denominado también nota de entrega), verificar la documentación que acompaña a la
mercancía, depositar la mercancía en el almacén e introducir los datos en los registros
correspondientes.

5.3 Orden de pago

Una vez realizadas la recepción de la mercancía y la comprobación de que todo es

correcto, el departamento de compras emite una orden de pago al departamento
financiero para que pague la factura. Con esta orden de pago se adjunta una copia de la
orden de pedido y otra de la orden de entrega.

5.4 Control de incidencias

Para finalizar el proceso es conveniente analizar su desarrollo con el fin de determinar

aquellas incidencias que hayan podido hacerlo ineficiente. Para ello, se analizan las
incidencias que se hayan dado respecto a plazos de entrega, estado de los embalajes,
diferencias entre la cantidad pedida y recibida, posibles devoluciones por no conformidad
con el cumplimiento de las condiciones de compra, etc.

5.5 Análisis de resultados

Se analiza y valora el resultado de la compra en función de la satisfacción de las

necesidades de la empresa y del cumplimiento de los acuerdos por parte de los
proveedores. Los resultados de este análisis pueden ser dos: cumplimiento, por lo que se
tendrá en cuenta al proveedor para compras futuras, o incumplimiento de las condiciones,
que puede dar lugar a reclamaciones y/o anulaciones.
Calidad en la gestión de compras

La función de aprovisionamiento constituye, como se ha ido viendo, una de las funciones

básicas de la empresa, por tanto, es muy importante que se desarrolle con los mínimos
errores posibles o, lo que es lo mismo, bajo un criterio de calidad total. Las normas de
calidad ISO 9000 y 9001 aplicadas al aprovisionamiento definen un procedimiento de
calidad denominado habitualmente gestión de compras y evaluación de proveedores, que
es el referente para implementar buenas prácticas en la función de aprovisionamiento.
Este procedimiento general se suele dividir en dos específicos: la gestión de las compras y
la evaluación de los proveedores.

- Modelo de calidad en la gestión de compras

El procedimiento de la gestión de compras engloba dos tareas que se pueden diferenciar

de forma clara: la gestión de compras y la evaluación de proveedores. La aplicación de una
norma de calidad ISO ha de adaptarse a un modelo concreto, en cada uno de sus
procedimientos

 Objeto: El objeto señala la finalidad del procedimiento de calidad que se desea

implantar en la empresa. En el caso de las compras, se suele definir como el
procedimiento que describe la forma en la que se deben hacer las solicitudes de
necesidades de mercancías, equipos, suministros y servicios, así como la posterior
tramitación de los pedidos, logrando como resultado final la obtención de
productos que cumplen todos los requisitos de la empresa.

 Alcance: El alcance indica las actividades sobre las que incide directamente el
procedimiento de calidad. Es, por tanto, una descripción de las actividades que se
deben realizar con acuerdo a la norma de calidad. Además se indica qué otras
actividades de la empresa están afectadas por las definidas para el proceso. En el
caso de las compras determinaría todas las actividades asociadas a la identificación
y definición de necesidades de compras y contratación de servicios, así como la
tramitación de los pedidos, la recepción de los mismos y la verificación y
evaluación de los productos y servicios recibidos por la empresa. Todas las
actividades de la empresa estarían afectadas por el proceso.

 Responsabilidades: Las responsabilidades determinan quién debe realizar cada

una de las tareas del proceso de gestión de compras de la empresa, de forma que
se eliminan todas las duplicidades y ambigüedades que se puedan dar a lo largo de
su desarrollo.
  Procesos relacionados: Los procesos relacionados son el resto de los grandes
procesos que lleva a cabo la empresa que dependen directamente del que se ha
definido como de calidad. En el caso de la gestión de compras, el proceso
directamente relacionado y dependiente es el de la gestión de almacenes.
 Desarrollo: El proceso de desarrollo se define de forma gráfica en un esquema, un
diagrama de flujo, en el que se señalan los puntos críticos y los documentos que es
preciso realizar en cada caso.
 Archivo: El almacenamiento y la conservación de la documentación generada en
un proceso es fundamental para el desarrollo de las operaciones administrativas
de una empresa, tanto desde el punto de vista legal (la ley obliga a conservar
durante cierto tiempo determinados documentos), como desde el punto de vista
de la organización y gestión de la información. Por ello, en los protocolos de
calidad se determina cuáles son los documentos que se han de archivar y quién
tiene la obligación de hacerlo. En el caso de la gestión de compras, toda la
documentación generada en el proceso de compras (notas de pedido, correos
electrónicos, contratos de suministro, etc.) será archivada por el departamento de
compras. La documentación de control del proceso (incidencias, cuestionarios de
evaluación, etc.) es archivada por el departamento de calidad.

- Control de calidad en la gestión de compras

Para determinar si el proceso de compras se realiza en un marco de calidad, es preciso

realizar un control riguroso del mismo dentro del marco de calidad total de la empresa.
Para que el proceso de control tenga el suficiente rigor, es necesario llevar a cabo dos
operaciones previas de gran importancia: el registro de las incidencias surgidas durante el
proceso y la medición de los resultados según los indicadores de calidad.

1. Registro de las incidencias

Se denominan incidencias todas aquellas desviaciones sobre lo previamente establecido

que se producen en el desarrollo de un determinado proceso. Las incidencias reflejan de
forma objetiva los errores que se han producido en la gestión de compras, por lo que
permiten buscar y, por tanto, corregir las causas de esos errores. Las incidencias deben ser
comunicadas al departamento de calidad, que es el encargado de registrarlas y analizar
sus causas y consecuencias. Cada empresa determina el tipo de documento que utiliza
para el registro de las incidencias. Aquí se reproducen dos formularios (ficha individual de
incidencia y listado trimestral) que cumplen los requisitos de calidad de la norma ISO
9001.
 2. Indicadores de calidad en la gestión de compras (KPI)

Se entiende por indicador de calidad el instrumento que mide la calidad de un

determinado proceso. Existen diversos tipos de indicadores:

 Sistemáticos: la aplicación e interpretación de los indicadores debe ser capaz de

medir el nivel de cumplimento del sistema de calidad previamente definido.
 Normalizados: su aplicación debe arrojar los mismos resultados con
independencia de quién los calcule.
 Homogéneos: las unidades de medida que se utilizan deben ser siempre las
mismas.
 Periódicos: deben utilizarse periódicamente, de forma que permitan observar la
evolución de los resultados en el tiempo.

El análisis de los resultados de estos indicadores proporciona información valiosa sobre el

nivel de calidad alcanzado en los procesos de compra de la empresa. Para determinar las
causas de las desviaciones y tomar las medidas necesarias para su eliminación es
necesario complementar el análisis de estos indicadores con un análisis profundo de todos
y cada uno de los procesos en los que se hayan detectado errores.

Fuentes:
Lobato, F., & Villagrá, F. (2010). Gestión logística y comercial.

Gómez, A. J. M. (2013). Gestión logística y comercial.

Escrivá, J. (2014) Gestión de compras